提高校长办公会议事效率的有效措施
祝贺
摘要：目前不少高校规定每周固定时间召开校长办公会，作为健全行政议事决策制度的核心表现形式。学校办公室作为校长办公会组织工作的主责单位，要“身在兵位，胸为帅谋”，从全局的高度，以改革的精神，采取切实有效的措施提高议事效率。
关键词：校长办公会 议事效率 流程管理 会务工作
中图分类号：C931.47 文献标识码：A
校长办公会是高校行政议事决策机构，是贯彻执行民主集中制的有效途径。学校办公室在提高校长办公会议事效率的工作中，要“身在兵位，胸为帅谋”，有效协调，及时沟通，针对影响校长办公会议事效率的体制机制，能够以改革创新的精神，主动发现问题，及时解决问题，切实推进学校科学决策、民主决策、依法决策效率。
1 流程管理是核心
校长办公会采用一题一议，逐项讨论通过的议事模式，除校长办公会组成人员和按规定列席人员外，各主责单位和列席单位分议题进入会场参会。要把校长办公会的前期准备、会中协调等各阶段工作建立一个统一清晰的流程，并照此管理，既能够提高议事效率，又能够加强规矩意识。
1.1校长办公会流程管理的基本思路
各高校组织校长办公会的形式不尽相同，但会议流程基本可以归纳为产生议题、报批议题、确定议程、通知参会、印发材料、逐项议事等六步，要以时间为节点，在规定的时间进行规定的流程，打造一条“流水线”。规定时间规定动作，对于学校领导统筹规划，学校办公室预判协调，各报文单位提前筹备均有益处，能够让方方面面都有一个清晰的工作路径。
1.2严格规范新增议题的辅助流程
以每周固定时间召开校长办公会的模式为例，在流程规定的时间之外新增议题的情况不可避免，但一定要规范好流程。《孟子》有云“不以规矩，不能成方圆”，遇到特殊情况，以现有的规章制度为依据，应找到合理的解决办法，再固定为流程制度，并坚持按此程序办事，将有效提高议事效率。以中国人民大学为例，某单位提请增加特急议题，首先报送特急件公文，由学校办公室专人盯办，请有关校领导阅签，校长批示同意后（重要议题应在会前听取党委书记意见），制作新议程，并开展后续工作。
1.3以流程为指引做好会务工作
遇到待上会议题公文，要立即做好登记，不拖延，不遗漏；在规定时间汇总上报《校长办公会待上会议题汇总表》、议程和《校长办公会参会情况统计表》；在规定时间呈阅会议材料；做好预案，增强定力，妥善应对突发事件，尤其是议程下发之后出现的议题增减、顺序调整等事项；做好会前检查，对会场设备、汇报用PPT、备用材料、参会人员等要素列表检查。
2 议题产生要扎实走好五步
《关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》（以下简称《实施意见》）规定，校长办公会议题由学校领导班子成员提出，校长确定。各高校在具体落实过程中采用的方式不尽相同，有的校长办公会议题报批独立于公文处理工作，单独报送审批；有的则是校长办公会议题产生于公文，学校领导班子成员在批阅公文的过程中，提出上会建议，最后由校长批示定夺（重要议题应在会前听取党委书记意见）。中国人民大学采用的模式是后者。
学校办公室负责议题的汇总和协调，在具体的管理实践中应重点注意“五步走”，严把入口关，在议题产生阶段把相关工作做扎实，为进一步提高校长办公会议事效率打下坚实的基础。
2.1在公文流转阶段经相关部门会签意见
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《工作条例》）规定收文审核要注意“涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签”，这项要求对于校长办公会议题公文更为重要。公文能够成为待上会议题的一个基本原则是，酝酿较为充分，意见较为统一，方案较为成熟。比如改革某本科专业培养模式的議题，若是相关职能部门会前不了解情况，意见不统一，就直接上会，议事效率必然大打折扣，很可能还会出现议而不决的情况。
2.2经专题办公会或专项领导小组（委员会）会议充分讨论
这一步可以理解为“公文会签”的升级版，作用一致。有些更为复杂的事项，仅仅通过公文会签可能力度不够，解决不好，需要召开专题办公会或专项领导小组（委员会）会议充分酝酿，统一意见，优化方案。会议成果的表现形式是会议的纪要，学校办公室要严格把关，审核纪要后方可列入议题。
2.3是否经有关领导班子成员全部批示
《实施意见》规定，“讨论决定学校重大问题，应在调查研究基础上提出建议方案，经领导班子成员沟通酝酿且无重大分歧后提交会议讨论决定。”有的时候先批示公文的校领导提出上会建议，后边的校领导在批示的时候可能会有不同意见，比如改上常委会、先召开专题办公会、补充会签等。因此学校办公室在安排议题时，不可操之过急，原则上等到公文批阅完毕后再行列入。在这个过程中，学校办公室主任要发挥有效协调、充分沟通的作用。
2.4是否符合一事一议原则
《工作条例》规定，请示应当一文一事。校长办公会议题出自公文，更应该遵循一事一议原则。原因有二，一是，一个议题只反映一个问题，有利于办公会集中精力审议、讨论、答复；二是，不同的请示事项往往涉及不同的分管校领导和办理部门，多项请示不利于办公会抓住重点，分清主次，集中决策。
2.5以《校长办公会待上会议题汇总表》为有效抓手
把以上四步的有效信息，既充分全面又简明扼要地呈现出来，让领导阅读时一目了然，便于决断，需要精心设计一张《校长办公会待上会议题汇总表》。表格的基本要素包括：公文标题、报文时间、批示汇总、缓急程度、备注等，每一要素具体写入哪些内容，考验了办公会组织人员的工作水平。
3 议程起草要精确三个要素
议程是校长办公会议事的路线图，除了时间、地点、参会人员等常规要素外，还应该重点精确列席单位、议题时长和审议与通报的区别等三个核心要素。
3.1议题列席单位要严格把关
要抓住一个主线，既要能够使主要单位不遗漏，又要能够分清主责单位和参与单位。要和专题办公会的各有关单位全面参与有所区别，又一脉相承。应有效控制会议规模，有些单位若是阅知性质的“听一下”，完全可以在会后阅读校长办公会纪要。
要把握一个原则，以公文内容判断为主，以主责单位报送为辅。作为议题汇总审核单位的学校办公室，必须仔细研究议题公文的批示和内容，从中判断哪些单位应该列席。在列席单位草拟之后，还应该再征求一下报文单位的意见，了解一下在议题等待上会期间有没有新情况。
要守住一个底线，坚决不能把校长办公会参会当成一个露脸的机会。处长带着副处长，主责副处长又带着相关科长，一个议题五分钟，列席人员却多达十几位，这就有些欠妥。
3.2议题时长要精确把控
预估每一个议题的时长，并将其分为两个部分，一个是报文单位的汇报时长，这个要明确商定，精确控制；另一个是讨论时长，由报文单位根据议题的内容、背景以及进展程度预估。预估议题时长对于校领导是一个软约束，对于主责单位领导是一个硬约束。
3.3准确判断审议与通报事项
如果是通报事项，那么报文单位就应该落实的落实，该推进的推进，该上报的上报，不必等到议题上会之后。有些单位由于不能准确理解校领导在公文批示中“通报”的含义，一定要是等到校长办公会纪要印发才进行下一步工作；有的单位则是模糊对待通报事项，仍然在会上重复请示，甚至是有意增加其他请示内容，企图浑水摸鱼，最后均影响了议事和办事效率。
4 通知参会要落实到《校长办公会参会情况统计表》
校长办公会相比于常委会，研究的事项更具体，因此议题数量和列席人员也更多。有些单位要同时参加多个议题，这会产生三种情况，一是既有需要汇报的议题，又有仅是列席的议题；二是参加多个议题但参会领导不同；三是参加多个议题但不连续（因为首先要保证汇报单位的连续性）。
因此，在通知参会单位、组织参会人员的时候要掌握好方法技巧，既要有以议题为基准点的顺序通知，又要有以参加单位为基准点的归类通知。学校办公室人员要主动统筹协调，不能放任自流，更不能自乱阵脚。会议通知之后一定要有校领导及各参会单位的情况反馈，要落实到每一个议题的汇报人和列席人，最后统一汇总到《校长办公会参会情况统计表》，并将此表提前呈送校长和学校办公室主任，便于校长统揽会议全局，也便于主任协调会议各方。
5 材料准备要抓好两个制度
會议材料好比打仗的武器，是否精良，决定了战争的成败。中国人民大学在校长办公会材料准备阶段建立了议题要点制度和会议材料三审制度，取得了不错的效果。
5.1议题要点制度
议题要点制度，主要解决了一些部门抓不住汇报重点，捋不清解决事项的问题。在实践中，确实遇到过汇报冗长，条理不清，汇报结束之后，领导们听不出报文单位需要办公会解决什么问题的情况，严重影响了议事效率。议题要点应开宗明义、简明扼要、提纲挈领，要善于抓住主要矛盾，删繁就简，去粗取精。
5.2会议材料三审制度
议题要点和所报公文印制装订之后，学校办公室文书科负责日常发文的人员负责一审，主要职责是审核上会原始公文，附件是否标清，页码是否缺失，批示是否完整；文书科科长负责二审，主要职责是核对印制公文与原始公文，不能有缺页、缺附件、顺序错乱等情况；负责校长办公会记录的校办副主任负责三审，主要职责是通读所有会议材料，既是最后把关，也是为做好会议记录打下扎实基础。
参考文献：
[1] 中共中央办公厅.关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见[Z].中办发〔2014〕55号，2014- 10- 15.
[2] 中共中央办公厅、国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].中办发〔2012〕14号，2012- 4- 16.
摘要：目前不少高校规定每周固定时间召开校长办公会，作为健全行政议事决策制度的核心表现形式。学校办公室作为校长办公会组织工作的主责单位，要“身在兵位，胸为帅谋”，从全局的高度，以改革的精神，采取切实有效的措施提高议事效率。
关键词：校长办公会 议事效率 流程管理 会务工作
中图分类号：C931.47 文献标识码：A
校长办公会是高校行政议事决策机构，是贯彻执行民主集中制的有效途径。学校办公室在提高校长办公会议事效率的工作中，要“身在兵位，胸为帅谋”，有效协调，及时沟通，针对影响校长办公会议事效率的体制机制，能够以改革创新的精神，主动发现问题，及时解决问题，切实推进学校科学决策、民主决策、依法决策效率。
1 流程管理是核心
校长办公会采用一题一议，逐项讨论通过的议事模式，除校长办公会组成人员和按规定列席人员外，各主责单位和列席单位分议题进入会场参会。要把校长办公会的前期准备、会中协调等各阶段工作建立一个统一清晰的流程，并照此管理，既能够提高议事效率，又能够加强规矩意识。
1.1校长办公会流程管理的基本思路
各高校组织校长办公会的形式不尽相同，但会议流程基本可以归纳为产生议题、报批议题、确定议程、通知参会、印发材料、逐项议事等六步，要以时间为节点，在规定的时间进行规定的流程，打造一条“流水线”。规定时间规定动作，对于学校领导统筹规划，学校办公室预判协调，各报文单位提前筹备均有益处，能够让方方面面都有一个清晰的工作路径。
1.2严格规范新增议题的辅助流程
以每周固定时间召开校长办公会的模式为例，在流程规定的时间之外新增议题的情况不可避免，但一定要规范好流程。《孟子》有云“不以规矩，不能成方圆”，遇到特殊情况，以现有的规章制度为依据，应找到合理的解决办法，再固定为流程制度，并坚持按此程序办事，将有效提高议事效率。以中国人民大学为例，某单位提请增加特急议题，首先报送特急件公文，由学校办公室专人盯办，请有关校领导阅签，校长批示同意后（重要议题应在会前听取党委书记意见），制作新议程，并开展后续工作。
1.3以流程为指引做好会务工作
遇到待上会议题公文，要立即做好登记，不拖延，不遗漏；在规定时间汇总上报《校长办公会待上会议题汇总表》、议程和《校长办公会参会情况统计表》；在规定时间呈阅会议材料；做好预案，增强定力，妥善应对突发事件，尤其是议程下发之后出现的议题增减、顺序调整等事项；做好会前检查，对会场设备、汇报用PPT、备用材料、参会人员等要素列表检查。
2 议题产生要扎实走好五步
《关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》（以下简称《实施意见》）规定，校长办公会议题由学校领导班子成员提出，校长确定。各高校在具体落实过程中采用的方式不尽相同，有的校长办公会议题报批独立于公文处理工作，单独报送审批；有的则是校长办公会议题产生于公文，学校领导班子成员在批阅公文的过程中，提出上会建议，最后由校长批示定夺（重要议题应在会前听取党委书记意见）。中国人民大学采用的模式是后者。
学校办公室负责议题的汇总和协调，在具体的管理实践中应重点注意“五步走”，严把入口关，在议题产生阶段把相关工作做扎实，为进一步提高校长办公会议事效率打下坚实的基础。
2.1在公文流转阶段经相关部门会签意见
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《工作条例》）规定收文审核要注意“涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签”，这项要求对于校长办公会议题公文更为重要。公文能够成为待上会议题的一个基本原则是，酝酿较为充分，意见较为统一，方案较为成熟。比如改革某本科专业培养模式的議题，若是相关职能部门会前不了解情况，意见不统一，就直接上会，议事效率必然大打折扣，很可能还会出现议而不决的情况。
2.2经专题办公会或专项领导小组（委员会）会议充分讨论
这一步可以理解为“公文会签”的升级版，作用一致。有些更为复杂的事项，仅仅通过公文会签可能力度不够，解决不好，需要召开专题办公会或专项领导小组（委员会）会议充分酝酿，统一意见，优化方案。会议成果的表现形式是会议的纪要，学校办公室要严格把关，审核纪要后方可列入议题。
2.3是否经有关领导班子成员全部批示
《实施意见》规定，“讨论决定学校重大问题，应在调查研究基础上提出建议方案，经领导班子成员沟通酝酿且无重大分歧后提交会议讨论决定。”有的时候先批示公文的校领导提出上会建议，后边的校领导在批示的时候可能会有不同意见，比如改上常委会、先召开专题办公会、补充会签等。因此学校办公室在安排议题时，不可操之过急，原则上等到公文批阅完毕后再行列入。在这个过程中，学校办公室主任要发挥有效协调、充分沟通的作用。
2.4是否符合一事一议原则
《工作条例》规定，请示应当一文一事。校长办公会议题出自公文，更应该遵循一事一议原则。原因有二，一是，一个议题只反映一个问题，有利于办公会集中精力审议、讨论、答复；二是，不同的请示事项往往涉及不同的分管校领导和办理部门，多项请示不利于办公会抓住重点，分清主次，集中决策。
2.5以《校长办公会待上会议题汇总表》为有效抓手
把以上四步的有效信息，既充分全面又简明扼要地呈现出来，让领导阅读时一目了然，便于决断，需要精心设计一张《校长办公会待上会议题汇总表》。表格的基本要素包括：公文标题、报文时间、批示汇总、缓急程度、备注等，每一要素具体写入哪些内容，考验了办公会组织人员的工作水平。
3 议程起草要精确三个要素
议程是校长办公会议事的路线图，除了时间、地点、参会人员等常规要素外，还应该重点精确列席单位、议题时长和审议与通报的区别等三个核心要素。
3.1议题列席单位要严格把关
要抓住一个主线，既要能够使主要单位不遗漏，又要能够分清主责单位和参与单位。要和专题办公会的各有关单位全面参与有所区别，又一脉相承。应有效控制会议规模，有些单位若是阅知性质的“听一下”，完全可以在会后阅读校长办公会纪要。
要把握一个原则，以公文内容判断为主，以主责单位报送为辅。作为议题汇总审核单位的学校办公室，必须仔细研究议题公文的批示和内容，从中判断哪些单位应该列席。在列席单位草拟之后，还应该再征求一下报文单位的意见，了解一下在议题等待上会期间有没有新情况。
要守住一个底线，坚决不能把校长办公会参会当成一个露脸的机会。处长带着副处长，主责副处长又带着相关科长，一个议题五分钟，列席人员却多达十几位，这就有些欠妥。
3.2议题时长要精确把控
预估每一个议题的时长，并将其分为两个部分，一个是报文单位的汇报时长，这个要明确商定，精确控制；另一个是讨论时长，由报文单位根据议题的内容、背景以及进展程度预估。预估议题时长对于校领导是一个软约束，对于主责单位领导是一个硬约束。
3.3准确判断审议与通报事项
如果是通报事项，那么报文单位就应该落实的落实，该推进的推进，该上报的上报，不必等到议题上会之后。有些单位由于不能准确理解校领导在公文批示中“通报”的含义，一定要是等到校长办公会纪要印发才进行下一步工作；有的单位则是模糊对待通报事项，仍然在会上重复请示，甚至是有意增加其他请示内容，企图浑水摸鱼，最后均影响了议事和办事效率。
4 通知参会要落实到《校长办公会参会情况统计表》
校长办公会相比于常委会，研究的事项更具体，因此议题数量和列席人员也更多。有些单位要同时参加多个议题，这会产生三种情况，一是既有需要汇报的议题，又有仅是列席的议题；二是参加多个议题但参会领导不同；三是参加多个议题但不连续（因为首先要保证汇报单位的连续性）。
因此，在通知参会单位、组织参会人员的时候要掌握好方法技巧，既要有以议题为基准点的顺序通知，又要有以参加单位为基准点的归类通知。学校办公室人员要主动统筹协调，不能放任自流，更不能自乱阵脚。会议通知之后一定要有校领导及各参会单位的情况反馈，要落实到每一个议题的汇报人和列席人，最后统一汇总到《校长办公会参会情况统计表》，并将此表提前呈送校长和学校办公室主任，便于校长统揽会议全局，也便于主任协调会议各方。
5 材料准备要抓好两个制度
會议材料好比打仗的武器，是否精良，决定了战争的成败。中国人民大学在校长办公会材料准备阶段建立了议题要点制度和会议材料三审制度，取得了不错的效果。
5.1议题要点制度
议题要点制度，主要解决了一些部门抓不住汇报重点，捋不清解决事项的问题。在实践中，确实遇到过汇报冗长，条理不清，汇报结束之后，领导们听不出报文单位需要办公会解决什么问题的情况，严重影响了议事效率。议题要点应开宗明义、简明扼要、提纲挈领，要善于抓住主要矛盾，删繁就简，去粗取精。
5.2会议材料三审制度
议题要点和所报公文印制装订之后，学校办公室文书科负责日常发文的人员负责一审，主要职责是审核上会原始公文，附件是否标清，页码是否缺失，批示是否完整；文书科科长负责二审，主要职责是核对印制公文与原始公文，不能有缺页、缺附件、顺序错乱等情况；负责校长办公会记录的校办副主任负责三审，主要职责是通读所有会议材料，既是最后把关，也是为做好会议记录打下扎实基础。
参考文献：
[1] 中共中央办公厅.关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见[Z].中办发〔2014〕55号，2014- 10- 15.
[2] 中共中央办公厅、国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].中办发〔2012〕14号，2012- 4- 16.
