关于档案馆灾备中心建设模式的思考等

    关于档案馆灾备中心建设模式的思考

    2008年第二期《档案管理》上黄南凤的文章指出，为了保管好档案数据，保障数据安全，备份成为解决问题的技术手段。备份中心的建设模式目前主要有三种方式：自建、共建、外包。从国际上看，特别是美国，灾备行业已经比较成熟，外包是灾备中心建设的主要方式。而我国的灾备中心建设还处于起步阶段，自建是主要的方式，同时有一部分外包，至于共建，目前的案例很少。

    1、由于档案业务的特殊性及档案的原始性、保密性，档案部门应该采用自建模式，但档案部门经费拮据、无足够的高级管理人员掌控数据安全的管理，更缺乏技术力量、技术设备用于长期维护档案数据，并且备份中心管理人员又长期处于待命状况，这显然是不合理的选择。

    外包虽然可以减少投资并可共享专业化服务，在其他行业（如金融）很受青睐，但在档案界这种看似合理的建设模式存在两个致命的弱点：第一，外包公司出于中标和利润最大化的考虑，在进行方案设计时把关注的重点集中在项目的短期效应和表面功能，缺乏长远规划和整体考虑。第二，将建设的方案直接委托给外包公司，存在很大风险，外部技术人员由于不了解档案部门的现实状况和实际需求，与内部档案人员的沟通不可能很充分，很容易造成整个建设方向的偏差。第三，暂时缺乏具体的外包规范和准入制度，相关法律保障还不健全。

    因而，档案馆部门的数据备份中心建设的最佳模式是共建。

    2、共建的方式主要有：①经济实力强的单位自建，其他部门有偿共享。国家档案馆由国家进行投资自建备份中心，其他档案馆将备份数据通过有偿服务方式托管给该备份中心。②同系统内的合作共建。同系统的文献数据具有更多的共同点与合作共建的可行性，可在系统内集资共建远程异地备份中心并互为备份，达到同城备份与跨城域备份的目的。③跨系统（如图书、情报、档案）横向合作共建。由国家统一部署或由本地区档案馆、图书馆自愿集资，选择最适合本地数据灾备特点的地方建立远端异地备份基地。④互为备份存储基地。这是从距离和环境差异来预防不可预知的灾难。两个相距很远且自然环境迥异的单位（图书馆、档案馆或情报中心），充分利用本单位数据中心的设备与资源，存储其他单位的档案数据并维护其安全。

    理性回归：“档案职业女性化”的质疑与反思

    《档案学通讯》2008年第二期饶圆的文章，针对档案界有学者提出的“档案职业女性化”的观点，进行了分析和探讨。通过分析国家档案局统计资料《1996-2005年档案人员数量及年龄情况》，作者认为，女性档案人员占65%左右比例≠档案职业女性化。原因如下：首先，从十年数据来看，女性档案人员所占比例一直比较稳定，未来这一比例是否逐步或大幅提高，不能确定，这就难以证明“档案职业女性化”走向；其次，从一些已经被社会认同的女性职业来看，如（低幼）教师、礼仪、空姐、护士等，从业者绝大部分为女性，档案职业中女性所占比例与其相比简直小巫见大巫，因此仅从女性所占65%左右比例很难得出“档案职业女性化”的结论；再次，档案职业中女性占有优势比例并不是一个值得乐观的现象，女性从事档案职业究竟是体现了性别优势，还是社会的思维定式，或是两者皆有？这是我们不得不慎重思考的问题。尤其，传统性别观念对社会分工和择业的消极影响至今尚未消除，不容忽视；最后，“档案职业女性化”的论断不利于形成正确的档案职业导向，会给人们对档案职业的认知、选择与追求带来负面影响。

    作者认为，档案职业是女性发挥性别优势的重要领域，必须客观地承认这一事实。同时，应正确引导整个社会特别是女性树立正确的档案职业观，淡化档案职业的性别色彩，吸引更多男性加入档案职业。

    试谈乡镇档案管理中的政府职能转变

    吴仁华在2008年第七期《中国档案》上撰文指出，我国档案相关法律法规明确的乡镇政府档案工作职责归纳起来有四大任务：管理好本机关档案，监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作，为基层单位和人民群众提供档案利用服务；进行政府信息公开并提供公开信息的公共服务。其中，管理和监督指导职责归类为政府的监管职能，档案利用服务和政府信息公开及提供信息的利用服务属于公共服务事业性质。以上两种不同属性的职能分类，在我国档案行政管理体制中，县（区）级以上的机构由于档案局和档案馆两个机构的同时设置已经做了明确分工。然而在乡镇一级未能从根本上得到解决，成为长期以来乡镇档案事业发展的最大难点。

    乡镇行政区域的成倍扩大和新农村建设事业的发展迫切要求拓展乡镇档案的公共服务职能。而现行的乡镇档案管理体制档案公共服务职能的发挥十分薄弱，新出台的乡镇机构编制设置方案不同程度地存在着乡镇档案公共服务职能的缺失。乡镇档案工作长期以来一直作为乡镇党政机关的工作职能，一般明确由乡镇党政办公室负责，指定一位同志兼管。这一管理体制和管理现状早已不能适应和满足乡镇经济和社会各项事业发展以及广大群众对档案信息利用服务的需求。

    笔者认为，解决问题的出路在于转变政府职能，将乡镇档案的政府监管和公共服务职能分离。首先，乡镇档案监管和服务职能分离是乡镇机构改革的基本方向。其次，乡镇档案监管和服务职能分离是发展档案服务事业、推进新农村建设和维护群众利益的重要保证。只有建立专门的档案公共服务事业机构，才能有效地保障事业发展和群众利益对档案公共服务的各项需求。在乡镇的事业中心设置档案的专业服务机构和窗口，将政府机关无力承担且又直接面向基层群众的大量档案业务管理和利用方面的事务性工作交给这个专门机构，努力拓展档案的公共服务内容。

    档案信息质量评价之指标体系构建

    王小云、王运彬在《档案管理》2008年第四期上从三个方面论述了档案信息质量指标体系构建的必要性：1、档案信息具有多维属性，需要多角度的评价指标。2、可供利用的档案质量并不明朗，需要全方位的评价指标。3、传统档案信息评价（鉴定）未能从馆藏和用户角度考虑。

    在此基础上，该文通过档案信息个体质量、集合质量和效用质量三个方面构建了比较完善的档案信息质量评价指标体系。1、档案信息个体质量指标。客观性，档案反映的事实总是某个客观事物的某一方面的属性；正确性，相对客观性而言，正确是指符合事实、道理或某种公认的标准；权威性，一指档案信息来源的权威，二指档案进馆后对档案信息的处理方式和处理手段是可靠的，三指提供档案信息来源的公信力；背景性解释，指与档案信息密切相关的背景性信息，有助于了解和表达档案信息，其本身也是档案信息的重要组成部分。2、档案信息集合质量指标。丰富性，指档案信息应该在条件允许的情况下，尽量多收集与主题范围、世界范围、地区范围、重要任务范围等相关的档案，提高可用的资源数量，实现档案类型和特色的多样性；优化性，指以最低限度的消耗，保存所需利用的最大限度的档案信息资源，对没有利用价值或对利用者无用的档案信息给予清除，提高管理效率；相关性，指档案与档案之间各信息元素的关联程度，馆藏质量高的档案信息应该具有较强的相关性；完整性，是指作为信息集合，必须具有一定的结构，这样才能完整地表达事实、描述事物。3、档案信息效用质量指标。有用性，指档案信息与用户期望的信息内容的差距；实时性，指档案信息有一定的时间限制，超出这一时间限制的档案信息可能会失去价值；适量性，指档案信息量应该尽可能适当，不管是何类型的档案用户，其需要的档案信息量都不是无限的；独特性，指档案信息是否有自己的特色，是否存在别人在别处无法获得的档案信息。