对科研单位加强内部控制管理的思考

刘洋
摘要:科研事业单位的管理和控制水平状况决定着其财政资金使用效率的高低。但是,纵观目前我国科研事业单位内部控制现状不难看出还存在诸多问题,如:内部控制意识淡薄、内部控制环节松散、内部控制效率低下等。这些问题使得科研事业单位中隐含的风险不断积累,尽快完善我国内部控制体系的构建已经成为科研事业单位中亟待关注的问题之一。本文将就我国科研事业单位内部控制管理中存在的问题进行思考与探讨,以期为促进我国科研事业单位的发展提供有价值的参考。
关键词:科研單位 内部控制管理 问题 对策思考
中图分类号:G311 文献标识码:A
近年来,随着经济的发展,内部控制已经在全球得到广泛关注和应用推广。我国在内部控制方面积极与国际接轨,并结合我国实际发展状况和国情制定出相关的内部控制规范和体系。直至2011年,我国财政部正式颁布并实施了《行政事业单位内部控制规范(征求意见稿)》,这在很大程度上说明我国行政事业单位内部控制已经纳入到国家统一的规范化管理阶段。在不断完善的财政体制支撑下,我国事业单位的改革逐渐走向规范化,我国事业单位改革先后出台了一系列相关政策,如:三公经费公开、事业单位人员薪酬制度调整等。但是在我国科研事业单位改革的过程中,一些问题逐渐凸显出来,如:资金使用安全的风险、科研专项资金被占用和挪用的风险、科研资金短缺的风险,这些问题的产生,都与科研事业单位内部控制严重缺失密切相关。因此,加强对我国科研事业单位内部控制体系的构建与完善具有重要的实际意义。
1 相关概念辨析
1.1科研单位
我国对科研事业单位的界定一般有三种情况:第一,企业化科研事业单位;第二,半企业化科研事业单位,又称之为转型期间的科研事业单位;第三,全额财政拨款的科研事业单位,这类事业单位完全靠国家财政扶持,完全符合事业单位的特点。本文研究的主要是第三种科研事业单位。
1.2内部控制
在我国《企业内部控制基本规范》中对内部控制的基本内涵描述是:所谓内部控制主要是有企业的董事会、监事会、经理层、全体员工共同实施的、主要是为了实现企业控制目标的过程。是某一单位在内部进行自我约束、自我控制、评价、调整、规划的一系列方法和措施的总称。
1.3内部控制的基本要素
企业实施内部控制的主要目的就是为了确保企业资产的安全完整,保证企业的会计信息真实可靠,保证企业的战略发展规划和目标能够得以贯彻执行。内部控制主要分为事前、事中、事后控制。内部控制主要包括:内部控制环境、风险评估、内部控制活动、信息的沟通与交流、对内部控制的监督等五要素。作为科研事业单位主要是指国家为了社会公益目的,由国家机关举办或者其他社会组织利用国有资产举办的从事科技研究等活动的社会服务组织。我国的科研事业单位是不以营利为目的的、具有公益性的社会组织,所有权归国家。
2 科研单位的基本特征
2.1公益性
在我国特殊的市场经济条件下,科研事业单位自创始就具备公益性的特征。我国最初成立科研事业单位的主要目的,就是在保证实现科研事业单位健康发展的基本前提下,不以营利为目的、并向社会公众提供公益性的支持与服务。
2.2多元性
近年来,随着全球经济一体化发展进程的加快,只有保证组织发展多元化,才能保证科技创新的不断发展。虽然我国科研事业单位发展比较缓慢,但是近年来逐渐加强了与国外研究机构的沟通与学习,逐渐实现了科技创新的多元化发展模式,为推动我国科研的跨越式发展做出了贡献。例如:我国科研事业单位向社会不断输送高质量的人才,各种科技成果转化与应用成为推动我国科技创新的重要手段,可见科研事业单位的发展面临着诸多的可能性,多元化特征较为明显。
2.3主体性
实现科学研究是我国科研事业单位发展的主要动力,不同于国外的相关组织,我国科研事业单位更加关注科研人才的创新精神,而并不是经济利益和收入。可见,我国科研事业单位在很大程度上继承与发扬了以人为本思想理念,实现科技创新才是发挥主观能动性的重要体现。我国科研事业单位中主张人才是推动科学研究的动力。
2.4服务性
如前所述,由于我国科研事业单位的运行与发展基本依赖国家财政支持,有的科研事业单位是全额财政拨款,可见,我国科研事业单位,具有较强的社会公益性。
3 科研单位与企业内部控制上的差异
3.1组织目标上的差异
我国科研事业单位进行内部控制的主要目标是由科研事业单位的管理层与全体人员共同来实施的,实施内部控制的主要目的是为了尽快提高科研事业单位的工作业务水平、防范和抵御风险的能力;企业内部控制的目标主要是为了保证企业经营管理的合法合规性、保证企业财务信息的真实性与完整性、实现资产的安全性、提高企业经营效率,最终促进企业战略发展目标的实现。
3.2资金来源上的差异
如前所述,我国科研事业单位的资金主要来源于国家财政补贴。我国企业资金的来源,主要包括企业盈利所得、企业向银行等金融机构的贷款、企业获得的其他业务收入等。
3.3控制方向上的差异
科研事业单位内部控制涉及多方面,如:保证国有资产的安全、防止人才流失、实现科研成果的转化、有效防止科研人员出现舞弊等行为。由于企业的经济活动比较单一,从采购到销售环节密切相关,因此,内部控制方向比较好掌握,只要保证企业的成本控制、盈利能力控制即可。
3.4研究成果上的差异
关于科研事业单位内部控制的研究在我国仍处于初级阶段,相关的条例细则较少。由于对企业内部控制的研究较早,因此,企业内部控制,已经构建了完善的法律规范,良好的模板式的内部控制框架。
4 科研单位内部控制现状分析——以S研究院为研究对象分析
S研究院是我国较老的国有科研单位,无论是在科学研究还是在管理上,已经形成了自己的一套行之有效的管理模式,同时,在上级主管部门的监督与指导下,该研究单位已经构建了相应的内部控制体系,具体实施现状如下:
4.1组织结构分析
目前该研究院的组织结构由于受到上级上市和非上市两个主管单位的制约,在组织结构上设立了两个层次,第一层级为院级领导,第二层级为各部门处室。另外,该研究院还设立了食堂、幼儿园、招待所等基本单位。同时,该研究院在管理部门中设立了两个分管财务业务核算的职能部门:财务中心和财务处。财务中心主要负责对该研究院的下属机构进行业务核算,财务处主要负责可研究不审的业务核算。本文的研究主要是针对财务处的内部控制体系。
4.2会计机构分析
该研究院的财务机构主要是财务处和财务中心,由于上级单位的经营管理范围不同,财务处和财务中心的核算体系各不相同。
4.3预算控制分析
预算控制是内部控制体系中最基本的控制方式。虽然该研究院在预算控制方面已经取得了较为显著的成绩,但是由于预算控制约束软化,预算控制缺乏科学性等问题的存在,导致该研究院预算管理的实施缺乏科学性、规范性。
4.4内部审计制度分析
由于该研究院并未意识到内部审计的重要性,导致该研究院的内部审计工作做得并不到位。虽然该研究院设立了“条法处”代为执行内部审计的职能,但是在其内部并未设立专业的内部审计人员。该研究院的审计人员主要是由原来的科研人员转行完成内部审计工作的,这在很大程度上影响了内部控制功效的充分发挥。
4.5财产物资管理分析
固定资产的管理与处置是该研究院中管理最混乱、最薄弱的环节,这主要是由于该研究院的大部分固定资产是由于申请国家重点项目或其他课题经费购置的,而购置这些固定资产的主要用途是为了进行科学研究,因此,在会计核算上,该研究院已经将这些购进的固定资产、仪器设备一次性计入到科研成本中,不再计提折旧。可见,该研究院对固定资产管理缺乏明细核算,再加之该科研单位固定资产管理意识淡薄,导致账实不符现象的发生。
5 科研单位内部控制中存在的问题——以S研究院为例分析
5.1内部控制环境不完善,内部控制意识不明确
内部控制环境是保证内部控制顺利实施的基本前提。虽然在该研究院中人员科研素质较高,但是真正具备内部控制意识的人员较少,甚至根本没有。如:该研究院的部分研究人员根本不知道什么是内部控制;在实际工作中存在很多失控行为;还有的科研人员认为我申请的项目资金就是我的钱,我怎么花都可以,那是我的事情,谁也管不着,只要我把项目做好就行。这些错误认识使得该研究院内部控制环境极差,内部控制无法顺利实施。
5.2内部控制体系不完善,制度建设有问题
就目前该研究院内部控制体系的建设来看,在制度建设方面还有待完善。如:虽然该研究院比较重视预算,并且在最近几年也出台了一些具有针对性的文件,但是该研究院在预算编制上缺乏科学性、规范性。财务人员每年将预算的任务交给各研究处室,而各研究处室的科研人员并不了解预算的本质,不切实际地增加业务项目上的人力物力投入。再如:该研究院在固定资产管理上也不到位,该研究院体系庞大,固定资产归国家所有,但是研究院中上至管理人员,下至普通研究人员都认为固定资产是国家的,自己不用白不用,在实际操作中不爱护固定资产,甚至出现了贪污和挪用固定资产的现象。内部控制制度是保证内部控制活动的制度基础,该研究院缺乏健全的、完善的、切合实际的内部控制制度。
5.3内部控制执行不到位,控制活动缺乏力度
S研究院在内部控制活动的执行上也存在着一定的问题,虽然经过一段时间发展,该研究院在授权制度上制定了相应的规章制度,但从制度本身来讲,还要面向社会进行公益服务,因此,该研究院的经济活動也在很大程度上必须接受社会的监督与评价。该研究院内部控制执行不到位,控制活动缺乏力度,如:该研究院自成立以来为了支援国家经济建设,为国家输送和培养了大批优秀人才,并成立了一部分新的研究单位,但是由于缺乏合理的激励机制和人才引进机制,导致该研究院人才大量流失。
5.4内部控制缺乏有效监督,奖惩机制不健全
对该研究院而言是内部审计就是一个幌子,该研究院管理人员认为,内部审计就是自己人为难自己人,从而造成该研究院内部审计流于形式、走过场。如:该研究院认为内部审计就是看谁闲着就让谁做这项工作;设立的审计部门缺乏独立性、权威性。
6 改进科研单位内部控制问题的有效策略
6.1完善内部控制环境,增强内部控制意识
这就要求该研究院的领导必须高度重视内部控制体系的构建,树立全新的内部控制意识。只有领导者的高度重视才能做到以身作则,才能为员工起到模范带头作用。如:该研究院可以定期召开内部控制工作总结会,并针对内部控制的重要性进行反复强调,为内部控制的长期有效执行给予大力支持;通过该研究院的网站宣传内部控制制度,将内部控制意识深入到每一个员工心中,为研究院的发展提供环境保障;加强并重视横向交流,不断完善该研究院内部控制体系。
6.2进行制度优化,构建完善的内部控制制度体系
对于该研究院而言,内部控制制度是保证内部控制顺利实施的关键环节。针对该研究院内部控制管理中的相关问题,为了更好地配合科研机构结构性调整与改革的顺利实施,S研究院应主动求新求变,以积极的态度面对内部控制。如:对于之前提到的预算管理制度,该研究院应结合实际情况制定相应的预算管理体系,完善预算编制,加强对预算执行的管理。
6.3构建以奖惩制度为基础的内部控制执行制度
在任何一个组织中,人力资源管理是实现组织战略发展目标的重要保障,只有合理分配和激励人才才能最大限度地提高组织的竞争力。对于组织管理而言,激励机制是非常有效的管理手段,完善的激励机制能够激发员工潜在的创造性。该研究院内部控制的顺利实施也需要给予很大程度上的激励。为了保证该研究院内部控制的执行力度,应该在内部控制制度实施过程中建立奖惩机制,并根据不同的岗位职责设立不同的奖励和惩罚。我们坚信,随着研究院内部控制制度的不断完善,内部控制执行力度也将随之增强。笔者建议,该研究院应该从领导层到基层不断强调内部控制实施的重要性,坚决杜绝有法不依、有章不循现象发生。在优良的内部控制制度之下,研究院内部控制执行力会大大增强。只有不断夯实内控基础,才能保证该研究院在社会主义迅猛发展的巨大浪潮中得到平稳可持续的发展。
6.4加强内部审计的独立性,保证内部控制监督的顺利实施
内部控制的执行与否,执行效果如何?能否适应新情况和新环境的变化?内部控制需要在哪些方面进行改进?都需要进行动态化跟踪式管理和调查。因此,这就要求该研究院必须加强内部审计的独立性权威性,并以此为契机保证内部控制监督的顺利实施。如:研究院应该至少每年组织一次内部审计,并将审计结果与经营者的年度考核奖励挂钩,这主要就是为了更好地督促研究院各级管理部门能够不折不扣地认真执行内部控制、不断提升管理水平、堵塞漏洞、为研究院经营管理目标的实现保驾护航。
综上所述,内部控制是一种有力的方法和手段,是保证科研事业单位战略发展目标实施的基本前提。随着我国经济体制改革的不断深化,科研事业单位的外部环境发生了巨大变化,这就在客观上要求我们必须尽快适应市场经济体制的变化、必须尽快适应新经济环境的要求,结合单位自身的实际情况探索并构建新时期的内部控制配套体系,为促进我国科研事业的发展贡献力量。
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