新形势下提升国企档案工作价值的途径

    熊　锐

    一、国有企业档案工作面临的环境

    1、战略性重组使国企档案工作面临新的改革环境。在并购重组过程中，企业的业务、资源、文化都需要整合，企业的领导体制、管理关系、业务流程以及企业的数量、质量也将发生巨大变化。在这一背景下，国企档案工作的领导体制、管理体系和实体结构必然面临调整或重构的艰巨任务。

    2、产业链条完善使国企档案工作面临新的结构环境。国有企业为了在激烈复杂的市场竞争中取胜并获得较为丰厚的利益，会选择旨在提高综合服务能力的纵向一体化、相关多元化等战略，逐步向主营业务的上、下游延伸，向相关的产业和国际市场拓展。在这一过程中肯定有大量的文件资料等档案资源伴生。这就需要档案部门针对不同的新业务在档案的门类设置、馆藏结构调整等方面有所考虑。

    3、管理关系变化使国企档案工作面临新的组织环境。无论是企业的战略性重组还是企业内部的适应性改革，也无论是产业结构调整还是业务链条的完善，其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。为了适应这种情况，在档案工作层面必须对原有的相关档案资料进行分析、界定，在保持统一、齐全、完整的前提下，就档案资料的分拆、移交和继承作出安排。

    4、信息化使国企档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进，各个企业在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。档案管理部门作为企业各种信息归集、编研、提供利用的部门，其管理手段、存储介质等不可能游离其外，也不应该落后于技术环境的发展。

    5、改革发展使国企档案工作面临新的人文环境。瞬息万变的信息社会，对企业信息的运转效率提出了更高的要求；国企改革破题攻坚，伴有大量的深层次历史问题，需要档案工作提供佐证；在异常激烈的市场竞争中，企业比任何时候都更加需要信息的收集、整理和利用，档案部门理应承担起这些重任。

    二、目前国企档案工作的不适应

    1、机制变革迟缓，与新的外部环境不适应。档案管理工作基本上是几十年一贯制，带有明显的党政机关档案管理的色彩。同时，实际工作中一直存在 “重藏轻用”的传统思维，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务，使得档案工作机制滞后于环境变化，档案工作的价值大打折扣。

    2、管理创新不够，与产业产品结构的调整不适应。企业根据市场导向和人们消费升级的需要，不断地进行产业或产品结构的调整。这种调整必然引起档案工作内容和管理方式的一系列变化。然而，目前档案工作的现状基本是甘居管理链条的末端而无主动延伸，拘泥于原有体系而无结构调整和细化，被动地应付，缺乏方式方法创新。这一现状使档案工作难以敏感地反映企业内外的变化和调整，对现实的生产经营活动难以起到推动促进作用。

    3、制度创新缺乏，与科学化管理的要求不适应。目前的现实是国家及行业的制度创新力度很大，企业大的制度建设有分管领导主抓，而具体到档案规制修编就很少有人问津。于是在档案管理遇到新情况新问题时，大类问题参考国家机关标准、新的业务问题随意处置的现象时有发生，严重影响了管理的科学化、法制化。

    4、工作手段落后，与高效便捷的时代要求不适应。大多数企业的档案部门往往是匆忙地配备上微机，进行电子文件接收保存，再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法成为基础性、知识性的资源被便捷利用。

    5、队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应。在显性价值标准体系下，档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或企业带来无法弥补的损失。

    三、提升国有企业档案工作价值的途径

    1、研究档案规律，创新工作机制。国企档案工作要适应日益开放和注重现实利益的环境，至少需要建立以下三种机制：一是自我营销机制，即根据企业的总体部署和阶段性安排，常做常新地宣传档案工作的作用，并在中心工作或重大活动的筹划、准备阶段提出档案工作的相关要求，以期引起领导重视，为保证档案生成质量奠定前期基础。二是主动参与机制，即改“坐商”为“行商”，把三尺兰台向上游的生成环节和下游的利用环节延伸，有形有益地参与到企业的中心工作或重大活动中去，这不仅有利于提高档案工作的质量，更有益于彰显档案工作的作用，提高档案管理的地位。三是互动、衔接、协调机制，即通过宣传和参与，与相关业务或活动的主办部门就档案工作要求达成共识，形成良性互动的行动路线；在参与实际活动过程中履行指导、监督、服务职责，使档案工作的生成加工和利用环节顺利对接。

    2、适应需求变化，深化管理变革。面对国企改革攻坚实际，档案部门要随时注意企业重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化，适时调整档案工作的领导机构，保持健全的专兼职档案管理骨干队伍，使档案工作始终有人管、有人干，有责任制，同时要做好历史档案的接转传承。为适应企业的开放性和对档案的显性化需求，档案管理应该由“闭系统”向“开系统”转变。在符合保密规定的前提下，档案部门可定期将库存的档案目录和编研的专题成果在特定或公众媒体上向用户公布，方便用户的选择和查考，使大家随时都能感受到档案的用处，充分发挥档案的作用。根据企业完善产业链和进行产业产品结构调整的需要，档案部门要对原有馆（库）结构、分类、编目等进行适应性调整，有的新业务要设立独立的档案单元，新产品要纳入产品档案细分体系。这样才能方便利用，体现档案的现实价值。

    3、融入网络运行，提高服务效率。首先，要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，克服软件应用者嫌麻烦的思想，转变管理者手工方式可靠的传统观念，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。其次，要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入企业信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与企业物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转，这不仅关系档案管理的技术进步，而且事关企业信息化建设的进程和成败。第三，抓紧解决历史问题，根据企业信息化建设整体需要，对档案部门先期采用新技术的情况进行排查，解决与企业整体信息化的系统接口、技术接口问题，使之融入网络运行环境。同时要着手解决历史档案的数据化问题，逐步实现全信息计算机检索，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要。

    4、加强制度建设，推动理性服务。首先，应着力推进制度创新。即清理原有规章制度，在合法且不违背主管上级规定的前提下，根据本单位的管理体制、机制、机构变化，甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相宜的规则，建立新兴业务的管理办法，扬弃结合，弥补缺失，反映变化，全面覆盖。其次，应重构制度体系。梳理档案领导和管理关系的变化，持续地完善领导体制、管理网络和责任制，为档案工作提供强有力的组织制度保障。在此基础上，制订电子档案管理标准，同时将这些新的制度与原有制度有机结合，形成横到边、纵到底的完整体系。第三，建立阶段性修编档案规范的制度。在档案部门外围环境不断演进变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此，我们应定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使我们的制度符合实际和行之有效。

    5、优化队伍结构，满足人文要求。合适的体制机制和制度，还必须有合适的人来执行和落实。首先应把好进口关。根据档案工作的实际需要引进、招聘有一定文化层次、有相应知识基础的人员。其次，要加强档案管理队伍的素质锻炼和培养。对现有档案从业人员本着“缺什么补什么”的原则，有计划、有重点地进行培训，更新知识，提高综合素质；还可以组织地域性、行业性的管理业务横向交流，实行系统内的岗位轮换，增强档案人员的复合能力。第三，建立优胜劣汰的用人机制。一方面要公平，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定；另一方面，要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进企业档案管理工作的良性循环。只有这样，国有企业的档案工作才有活力，价值才能不断提升。

    作者单位：中铁电气化局集团有限公司档案馆