建立“北京奥运会专题档案全文数据库”的构想

    徐拥军

    北京奥运会不是一项简单的体育赛事，而是一个超大规模的、世界性的经济、科技、文化、体育盛会。它将给北京、中国和国际奥林匹克运动带来巨大而深远的影响。

    在申办、筹办、举办北京奥运会过程中，与北京奥运会有关的各种组织、机构和个人会产生数量惊人、形式多样、内容丰富的档案。北京奥运会档案作为历史记录和知识载体，真实地反映了整个北京奥运会活动的背景、经过、结果，客观地记载了北京市民和全国人民的思想、智慧，是北京、中国乃至全世界宝贵的历史财富和社会记忆，是中华民族乃至全人类珍贵的文化财富和知识宝库。收集整理和开发利用北京奥运会档案，就是保存和再现北京奥运会历史，就是珍藏和重温民族记忆，就是积累和传播奥林匹克知识，就是保护和传承中华文化。因此，做好北京奥运会档案工作具有十分重要的意义，是中国档案人义不容辞的历史责任。

    如何确保北京奥运会档案的完整收集、长久保存和充分利用？笔者认为，有必要构建“北京奥运会专题档案全文数据库”。“北京奥运会专题档案全文数据库” 是一个专门的档案资源网络与服务平台，它集中、长期保存所有北京奥运会电子档案（包括将纸质档案数字化后的电子档案），并提供全社会利用。“北京奥运会专题档案全文数据库”可以视为一个全国性、专门性的电子文件中心或数字档案馆。

    一、建立“北京奥运会专题档案全文数据库”的意义

    1、有利于维护北京奥运会档案的整体性与共享性

    目前，北京奥运会申办委员会的档案、“2008”工程建设指挥部办公室2006年以前形成的文书档案已经被北京市档案馆接收保存；部分奥运工程的前期招标文件，已移交北京市城市建设档案馆。北京市各区县档案馆和各机关、企事业单位的档案部门正在收集本区域、本单位形成的奥运会档案。北京市的一些博物馆、图书馆、民间收藏家也在征集、收藏奥运会文物、图书资料（其中一部分也属于档案）。青岛、上海、天津、沈阳、秦皇岛、香港等奥运会协办城市的档案部门都将奥运会档案收集列为今年工作重点，全国其他地区的档案部门也在大力收集有关本地区民众参与奥运活动（如传递奥运火炬）情况的档案。

    如此一来，整个北京奥运会档案资源将会被分散保存于众多地区的不同机构中，缺乏整体性、系统性；而且由于各地区、各机构之间缺乏良好协调，资源共享比较困难。建立“北京奥运会专题档案全文数据库”后，各地区、各机构可以在保管自己所收藏的奥运会档案（纸质的和电子的）的同时，将电子档案（包括将纸质档案数字化）备份一套集中保存于“北京奥运会专题档案全文数据库”。这样，既可以照顾各地区、各机构的利益及其档案的完整性；又有利于维护整个奥运会档案的整体性与系统性，促进全国范围内的奥运会档案资源共享。

    2、有利于保证北京奥运会电子档案的真实可靠性与长期可读性

    不同于传统的纸质档案，电子档案对计算机系统具有很强的依赖性，它们具有易逝性、流动性、脆弱性，容易被修改、伪造、删除。确保电子档案的真实可靠性和长久可读性是一个巨大的挑战。美国、法国、德国等国家档案馆都曾发生过大批数字档案无法识读的灾难。我国上世纪九十年代某次大型运动会的电子档案现在已经完全无法读取。根据中国档案学会、中国人民大学信息资源管理学院的调查，我国绝大多数档案部门没有技术、人才、资金条件建立起完善的电子文件管理系统。任由奥运会电子档案分散保存于许多没有电子档案管理条件的机构中，具有极大的风险。因此，国家应该集中技术、人才、资金力量建立一个功能完备的“北京奥运会专题档案全文数据库”，集中统一保存所有奥运会电子档案，以保证其的真实可靠性与长期可读性。

    3、有利于促进北京奥运会档案的开发利用

    北京奥运会是全民的奥运会，北京奥运会档案是全民的财富。本着以人为本的理念，奥运会档案应该免费供全民享用。但是，从以往经验来看，我国不少档案馆部门存在一定程度的“重藏轻用”的倾向，它们往往重视档案的收藏、保管，而忽视档案的提供利用、研究开发。而且目前看来，已经收藏的奥运会档案还没有完全对外开放。因而，在建立有效的奥运会档案开放机制的基础上，应强化“北京奥运会专题档案全文数据库”的服务功能，使之成为奥运会档案网络服务平台，方便民众随时随地在线利用奥运会档案。这样可以大大促进奥运会档案的开发利用，充分实现其价值。

    二、“北京奥运会档案全文专题数据库”的档案收集范围

    目前，我国档案部门十分重视北京奥运会档案的收集，采取了许多卓有成效的措施保证档案的完整齐全。例如，北京市档案局会同北京奥组委、“2008”工程办等有关部门制定了一系列规章制度，进行了档案检查，培训了档案人员。笔者认为，当前奥运会档案收集工作还应注意以下两点：

    1、注意一些容易被忽视、被遗漏的奥运会档案的收集或征集

    过去，我国档案部门比较注重官方机构、公众人物形成的记录，宏观、整体性的档案，以及正式文件（红头文件）的收集；而相对忽视非官方机构、普通老百姓形成的记录，微观、细节性的档案，以及非正式文件的收集。因此，以下档案可能容易被忽视、被遗漏，应予足够的关注：(1)反映有代表性的基层组织（如大中小学、企业）、民间团体以及普通居民对奥运会感受、参与奥运会活动的文件材料等；(2)奥运会官方机构形成的非正式公文，以及照片、录音录像材料、名册、统计报表、会议记录等；(3)非官方机构推出的公益性宣传片、广告等；(4)奥运会教育与培训专家编写的，未公开出版的讲义、课件、试题、案例和其他资料；(5)民间个人创作的一些有创意、有价值的文学、文艺作品，建议书，会歌、会徽、吉祥物、开闭幕式的设计方案；(6)官方和非官方网站的网页文件；(7)有关市民参与志愿服务情况的文件材料；(8)一些具有典型性的、可信度较高的博客日志、BBS发帖；(9)国外非政府组织、民众形成的记录材料；等等。

    2、突出北京奥运会、中华文化和地区特色

    北京奥运会的理念是“人文奥运、科技奥运、绿色奥运”，这是北京奥运会的特色与魅力，也是北京奥运会留给世界奥林匹克运动的精神遗产。因而，我们应注重收集能体现这三大理念的记录材料，例如，反映全国人民在奥运圣火和奥运会举办过程中心系灾区人民、积极奉献爱心情况的档案（体现“人文奥运”理念），反映北京市政府和市民加强环境保护、大力进行绿化建设情况的档案（体现“绿色奥运”理念）等。北京奥运会是一个向世界集中展现悠久灿烂、博大精深的中华文化的舞台，因此还应多收集一些蕴含中华文化元素的档案，例如以中国传统年画、剪纸、篆刻为背景的宣传画。

    为了避免进入“北京奥运会专题档案全文数据库”的各地区档案内容大量雷同，各地方档案部门在奥运会档案收集过程中应突出本地区特色。例如，在2007年上海特殊奥运会档案工作过程中，上海市静安区档案馆十分注意特色档案的收集。特奥会中最重要的“机能活动”在静安区开展，“机能活动”是特奥会历史上首次举办的项目，参赛选手都是严重智障和行动不便的运动员，这有别于在上海市其他区县举办的竞赛活动。获知此情况后，静安区档案馆决定将与这项比赛有关的文件材料作为本馆特色收藏之一。果然，由于该项活动的特殊性，特奥会主席回良玉、市长韩正和中国残联主席邓朴方等领导亲临现象观赛并为运动员颁奖，所有特奥会赞助商也都到场。静安区档案馆专门派摄制人员在比赛现场进行全程拍摄，并制作了《机能活动项目专题片》，该片集中反映了重残特奥运动员通过自身的顽强努力完成翻滚、投掷、跳跃等比赛项目的情况，画面真实，场面感人。目前该片已被世界特奥委技术委员会收藏。此外，静安区还负责招待了所有信仰伊斯兰教的运动员，静安区档案馆重点收集了按穆斯林风俗习惯开展接待工作的文件材料，如穆斯林运动员的菜谱、特殊房间布置图片等。这些档案成为静安区档案馆有别于上海市其他区县档案馆的特色馆藏，具有独一无二的价值。

    三、建设“北京奥运会档案全文专题数据库”的方式

    1、组织形式

    “北京奥运会专题档案全文数据库”应由国家档案局主管，以北京市档案馆为主体，北京市城市建设档案馆、各区县档案馆，各直接参与奥运会申办、筹办、主办工作的部门（例如中国奥委会、体育局、残联等）的档案机构、京外协办城市和全国其他各地的国家综合档案馆共同建设，一些收集、保存有北京奥运会图书资料、文物的图书馆和博物馆也可参与。

    国家档案局负责“北京奥运会专题档案全文数据库”的主管监督、统一规划、综合协调。国家档案局可组建由权威的档案管理专家、电子文件管理专家、信息技术专家、奥林匹克运动研究专家等构成的专家咨询委员会，为“北京奥运会专题档案全文数据库”建设提供智力支持。

    为了保证各有关档案部门和其他机构的积极参与、努力配合，国家档案局除借助必要的法律手段、行政手段之外，还可采取一些灵活的鼓励措施，例如，采用“共享换资助”方式，对于愿意参与此项目建设、提供奥运会档案资源共享的单位，划拨专项资助经费等。

    2、基本功能与制度规范

    “北京奥运会专题档案全文数据库”是以北京市档案馆为中心、各参与单位为节点的互联互通、共建共享的档案资源网络与档案服务平台。全部档案数据先期实现逻辑集中、物理分布，有条件时逐步实现物理集中，部分重要档案实行多套异地备份。可以随时为公众提供档案网络服务。

    国家档案局应制定“北京奥运会专题档案全文数据库”的技术标准与管理规范。尤其应健全开发利用制度，明确规定：对于不涉及国家安全、个人隐私的奥运会档案，应该即时对外开放，供社会利用；对于涉及国家安全、个人隐私的奥运会档案，应该规定具体的保密期限，对于超过保密期限的奥运会档案，应该及时予以公开；提供奥运会档案利用服务，应该免费或只收取成本费；鼓励各学术机构、个人对奥运会档案进行研究和宣传；保护奥运会档案知识产权所有人的利益。

    3、资金来源与实施步骤

    “北京奥运会专题档案全文数据库”建设的资金除了一部分由国家拨款、一部分由北京市分担之外，还可向国际奥委会、奥运会赞助商、国内外公益性基金以及民众募集。所有资金应该严格管理，接受监督，专款专用，公开透明。

    “北京奥运会专题档案全文数据库”建设是一个庞大的系统工程，需要较长的时间和较大的资金投入，宜分步实施。前期可重点建设档案目录数据库，再过渡、发展到全文数据库。可以“北京奥运会专题档案全文数据库”建设为起点与突破口，为今后建设类似的专题档案全文数据库提供示范与借鉴。

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院