巧用互联网+ 打造高效、便民的公积金档案平台

    叶耘

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）1-187-02

    摘 要 习总书记在党的十九大报告中提出：要坚持以人民为中心，坚持新发展理念，推动互联网、大数据、人工智能，为建设数字中国、智慧中国提供有力支撑。这对各级住房公积金管理事业提出了新的使命，也为档案管理工作指明了方向，尤其是住房公积金档案管理工作的数据化，便于管理部门进行档案数据的整理、归存，从而提高住房公积金档案的利用率，以及相关管理人员的工作效率。

    关键词 住房公积金档案 大数据 “互联网+” 高效管理

    一、住房公积金档案管理存在的现状以及未来的发展趋势

    档案主要是记录人类的重大社会活动，其中包括人类在历史各个领域中的相关原始信息。因此，档案工作则具有了记录历史和传承文明的工作特点，从而能够更好的服务社会和造福人民，并且档案工作为党和国家事业的发展奠定了良好的基础。因此，档案管理工作的重要性越来越被人们认知而重视。近年来，全国各地的住房公积金管理机构，已经在建设规章制度等方面取得了显著成效，进一步明确了服务范围、操作流程等方面的工作。但是，部分住房公积金管理机构在实际的管理方面仍存在诸多问题，如缺少数字化管理操作，以及存在人力资源管控、协调性、资源共享等问题。

    以江苏省扬州市住房公积金管理高邮分中心为例。该中心成立于2004年，先后与高邮市住房制度改革办公室、高邮市房产管理局合署办公，2008年机构改革直属于扬州市住房公积金管理中心。近年来，该中心档案管理工作坚持以制度化、规范化、信息化、现代化为努力方向，突出住房公积金管理特色，完善档案工作体系，强管理、重基础、抓制度，优服务，实现了档案管理工作的新跨越。截止目前，拥有办公和查阅档室面积20平方米，档案库房面积100多平方米，档案密集架80余立方米，档案管理工作实现省三星级标準单位。室藏各级各类档案有12986卷。其中：文书档案26卷，4450件，会计档案2538卷，业务档案9892卷，照片档案7册378张，光盘磁盘26张，实物档案74件，工程档案52卷。仅2017年新增业务档案有1973卷，比2016年业务档案1277卷净增 696卷，占室藏总数的15%。2017年利用档案125件，年利用率占室藏总数的0.96%。从数据来分析，该中心每年新增档案呈高速发展态势，也存在档案库房面积小，档案数字化未实现，利用效率低，业务经办与档案管理软件系统相对独立，人力资源成本大，单位和职工进行查阅归集、提取、贷款需要较长的时间周期。随着互联网行业的不断发展，部分行业已经实现了数字化，而档案管理工作作为信息资源工作，更需要实现数字化管理，从而更好的促进各地区之间的资源共享。

    二、住房公积金档案管理数字化的时代背景以及必要性

    我国社会和经济的飞速发展，推动了科学技术的进步，部分行业已经实现了数字化，而作为具有信息资源性质的住房公积金管理工作，更需要进行革新，实现管理工作的数字化。而住房公积金管理工作的数字化，能够将散碎的数据整理成数据信息库，促进数据资源的共享，从而能够完善档案内容，提高相关工作人员的办事效率，进一步能够为职工住房公积金归集、提取、贷款提供完整、有效的档案信息。因此顺应时代潮流，在公积金档案管理中引入大数据方法是非常重要的，原因有四：

    （一）大数据有利于提高住房公积金档案信息化管理工作水平

    住房公积金档案是职工公积金归集、提取、贷款的原始记录，对于用人单位而言，能够结合完善的住房公积金档案，来了解单位职工的公积金缴存信息，从而能够及时进行住房公积金缴存和管理；对于职工个人而言，能够为他们提供真实、有效的原始数据和原始资料，便于他们进行贷款等业务的操作；从住房公积金管理部门角度而言，可以在业务操作系统中使档案信息自动生成，节省更多的人工输入资源，更好地为广大缴存者提供优质服务。

    （二）大数据有利于缓解住房公积金档案存管空间不足的压力

    随着住房制度改革的平稳健康推进，住房公积金制度的政策性、互助性、保障性优势得到彰显，作为国家法律规定的住房社会保障制度，住房公积金的缴纳已成为单位用工制度的重要内容，同时，单位是否缴纳住房公积金亦已成为现今广大青年择业的重要标准之一，也是单位吸引和留住优秀人才的重要砝码。在这百姓对住房公积金缴存意识、贷款需求不断增强的现实中，档案资料数量也不断增加。因此，公积金管理部门需要进行大规模的档案室的扩建，从而能够满足日益增长的档案存储需求。

    （三）大数据有利于提升住房公积金档案信息的利用效率

    传统意义上的档案管理工作主要是针对纸质档案进行归档、存储，这也降低了档案的使用效率，从而导致在档案使用过程中，需要花费大量的时间、精力进行翻阅、查找，进一步使用人单位和职工进行归集、提取、贷款的积极性降低。而住房公积金管理工作的大数据化，能够对繁杂的信息进行归存、分析，有利于人们快速的查询到自己需要的相关信息，从而提高了住房公积金管理工作的效率，以及促进住房公积金档案信息的利用效率。

    （四）大数据有利于开发住房公积金档案的新功能、新价值

    目前住房公积金业务信息平台是反映职工住房资金存贷、提取情况的原始记录。档案信息平台是反映住房公积金管理中产生的政策、规章、财务、内部综合活动、职工住房资金存贷、提取等业务资料的原始记录。两者之间既有联系又有区别，业务信息是档案形成的基础，档案信息是业务信息的再利用，但两者操作系统且相对独立。

    三、打造高效、便民的公积金档案平台的几点设想

    （一）构建大档案标准，实现档案大数据共享

    一是构建数据收集标准。目前，由于电子化资源数据没有一个统一的标准，各住房公积金管理部门档案管理结构数据形成了“信息孤岛”，从而限制了各个住房公积金管理部门的档案数据共享。因此，住房公积管理部门需要建立统一的档案管理制度，实现档案的电子化，促进档案数据的共享。与此同时，住房公积金管理部门还需要建立统一的收集标准，减少信息交互的壁垒，提高信息资源的整合度，实现住房公积金内部软件系统平台间档案管理的共享机制。二是扩大档案收集规模。目前，由于大数据和云计算具有巨大的数据存储能力，从而提升了住房公积金档案数据的利用价值。在住房公积金大数据化的背景下，不在是进行简单的档案数据收集、保存，而是构成档案资源信息共享数据库。因此，扩大和规范各部门收集内容，建立全国统一的住房公积金档案信息网络库，开通手机APP，让缴存职工足不出户即可办理租房提取、退休提取、年对冲、月对冲、提前还贷等诸多方面的业务，有利于部门和层级之间开展业务沟通，打破传统工作中的屏障，促进行业、部门、层级之间的数据共享。三是完善档案归档流程。为了完善住房公积金档案的归档流程，相关管理部门要在数字化系统中设置档案内容和数量的预测机制，从而保障住房公积金档案信息的及时归还。与此同时，在业务办理过程时增添档案信息录入内容，并做好流程控制，以保证档案信息的完整性。

    （二）围绕大资源开发，实现资源集成库安全有效

    由于住房公积金资源集成库档案信息量大，涉及到每个家庭成员的社会保障、银行信用、房屋存量、经济收入等情况，这就需要利用云平台以及数据集成，针对不同来源和类别的档案信息进行收集、归存，从而能够建立以大数据共享、安全等级高的全国统一的档案资源集成库。一是提高管理者素质。在住房公积金管理数据化的背景下，住房公积金管理部门需要针对管理工作人员积极开展素质培训，从而提高管理工作人员的管理意识和业务素质，促进档案管理专业团队的构建。二是加大软硬件的投入使用。软硬件装置的现代化，有利于各类档案基础信息的整合，从而能够深入分析各档案数据。住房公积金管理部门要打破传统的工作方法和惯性思维，注重互联网思维的创新，能够针对档案信息平台进行深度开发，从而实现档案信息与互联网的深入融合，实行高科技、高水平管理，推动档案工作向社会化转型与发展，融入经济社会高质量发展大局。三是加强安全管理。要使“互联网+住房公积金档案”有序推进，规范存储、保管、开发、利用行为，当然在数据透明化的同时，档案信息的安全性也面临着挑战。因此，住房公积金管理部门要重视档案安全工作，要提高管理工作人员和技术人员在数据异地备份工作方面的安全防范意识，明确档案工作的安全责任体系，做到人防、物防、技防的统一，确保电子档案的安全。

    （三）树立大服务理念，主动挖掘档案使用价值

    档案管理工作的着眼点和落脚点是档案信息的开发、利用，充分发挥其的自身价值，而档案的数字化管理是以检索快捷、同步备份、提高办公效率为目的，为简化程序、信息精准、人本化服务提供基本保障。一是采用新技术，创新档案服务方式。随着科学技术的不断发展，互联网、大数据等被广泛应用在各行各业中，而住房公积金管理工作也逐步向着数据化方向发展，能够更好的解决公积金档案资源的供需矛盾，从彰显单位特色为线索，从“少跑路，不跑路”方便百姓为最终目标，积极运用大数据档案资源，实现多维信息服务。二是挖掘新资源，展示档案自身价值。住房公积金管理部门要主动融入政府公共服务平台，在海量的数据中，借助互联网的技术手段，发现档案间的联系与规律，分析国家经济、金融、国民生活质量，展示住房公积金制度历史进程，百姓居住环境变化、监督检查单位和个人公积金设立、缴存、提取、贷款等情况，从而来预测未来发展趋势，为单位和个人提供个性化的服务，为未来政府服务“一张网”打下坚实基础。

    总之，在行业数据化背景下，互联网、云计算都为住房公积金的管理提供了便利，而电子化的服务方式也将推动公积金档案的利用。我们坚信，住房公积金管理部门通过围绕“大档案、大资源、大服务”去建立统一的档案管理信息服务平台，促使职工归集、提取、贷款等信息能够自动生成，并且进行自动存储，从而实现住房公积金档案服务的“一张网”化，推动住房公积金档案管理的数据化进程，为缴存者提供更多元、更优质、更便捷的服务。

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