现代档案馆功能建设与完善的思考

    王英玮　尹美京

    人们谈到某种事物的“功能”时，总是会联想到该事物的作用、价值、能力、内部结构及其与环境之间的和谐程度等等相关的概念。当事物的内部各个组成部分或要素之间匹配合理且与环境之间保持一种和谐的“能量”和“信息”交换状态时，该事物的各项功能便会通过各种形式的积极作用和价值形态显现出来；但是如果情况相反，则事物的功能就会受到压抑，甚至消亡。档案馆的功能建设是一个需要给予足够重视的研究课题。若想使档案馆的功能达到一种合理的状态，就必须搞清楚以下几个关键性问题。

    一、档案馆的新功能建设的路径问题

    档案馆的新功能可否通过建设得到增加呢?这个问题，笔者认为是可以给出肯定回答的。从某种意义上说，任何一种人造物，人们都可以通过改变它的内部结构要素的方式来改变其功能。实践表明，一个组织的新功能往往可以通过如下途径来产生出来：途径一，在组织中增加新的要素(包括新思想与新观念、新资源、新机构、新的管理机制、新的制度、新工作流程等)；途径二，组织已有要素重组；途径三，与其他组织联合。

    档案馆如果想通过上述第一个途径实现增加新功能的目标。可按照如下思路开展工作。首先，引入新思想或新观念。进一步明确档案馆建设的新目标。从实践角度来说，新思想、新观念是实现档案馆新功能建设目标的必要因素，如果没有它的引领，就不可能有良好的结果出现。例如。在建设和谐社会的时代，档案馆应具有为社会公众提供能够维护其合法权益的有效法律证据的能力，但如果我们的服务观念落后，不能在利用服务实践中坚持“档案公开原则”，那么无论档案馆拥有多么丰富的现行文件和档案资源，也是无济于事的。其次，增加新资源。没有资源支撑的功能建设目标，对于档案馆来说都会成为现实的“泡影”!例如，要使档案馆成为“公民利用政府现行文件信息的中心”，如若没有相应的现行文件(特别是政府规范性文件)资源的保证，那么就很难说档案馆已经具备了为公民提供现行文件信息服务的功能。再次，新功能的建设必须与档案馆的机构建设、新制度建设、新管理机制建设协调一致，如果缺乏这些要素的保证，也会严重制约档案馆新功能建设目标的实现。例如，要想使档案馆具备“电子文件存储中心”的功能。就应该在组织建设上给予必要的保障，成立相应的内部管理机构，同时还要配备相应的资源及管理制度、管理流程等要素。因此，通过增加档案馆的“新要素”的方式，可以实现档案馆功能建设的一些目标。

    档案馆也可以通过对已有要素重组的方式，实现新功能建设的一些目标。所谓组织要素重组，就是根据新的组织工作或管理及服务目标的设计，采取改变组织内机构设置、资源分配、人员安排、制度内容等要素原来样态的方式，来达到建设组织新功能的目的。例如，鉴定馆藏档案价值是档案馆业务功能的一个组成部分，每个档案馆都应具备鉴定馆藏档案保存价值的能力。但是，如果档案馆在开展此项工作时却发现没有相应的组织保证、制度保证、人员保证、资金保证、保管期限鉴定依据文件保证，那么结果就不言自明了。所以，要想实现鉴定馆藏档案的功能目标，就应该对现有的组织机构、人员配置、资金配置等要素进行必要的调整，以便为鉴定工作的开展提供保障条件。当然，这种组织要素重组也必须有非常明确的“功能目标”导向，才能实现档案馆功能建设的目的。

    档案馆功能建设的一些新目标，有时通过上述两种方式或途径是难以实现的，这时就应该考虑可否与其他组织联合的方式来达成功能目标的设计要求。在这个“联合”的时代，档案馆不能闭门造车，应该以积极的心态和价值取向，同有关社会组织联合。组织之间的合作与联合，往往可以充分发挥各参与组织的优势，弥补各自的劣势，并能实现各组织功能的最大化。在目前情况下，档案馆应积极探索与兄弟档案馆、社会文化事业单位、政府部门、教学单位、科研单位、国内及国际的社团组织之间的“联合”共赢的发展模式和路径。例如，数字档案馆建设的许多功能目标，仅仅依靠自己的力量是难以实现的。如果在合理的制度安排下，积极与社会上的信息技术服务组织、研究机构等联合“作战”，就可以在规定的时间范围内，达成有关的功能建设目标。再如“爱国主义教育基地”这一功能的实现，档案馆不能采取“守株待兔”的做法。被动地等待学校和学生来利用“基地”，而应该积极地与有关教育主管部门和有关学校联系，制订合作计划并组织实施，才能使档案馆的这一功能得到较好实现。

    二、档案馆已有功能的改善

    每个档案馆都应当能清楚地知道自己目前已经具有的功能有哪些，预期需要达成的新功能有哪些，即做到“知己”。同时，档案馆还应当清楚地认识到目前已经具有的功能的实现情况，是充分实现了还是勉强实现了某种功能的一部分，未能充分实现某种功能的原因是什么。改善的途径和方法是什么等。例如，我们在上个世纪80年代档案馆功能建设目标是“一个基地两个中心”，后来陆续提出“一个基地三个中心”、“两个基地四个中心”等新的功能建设目标。对照这些目标，每个档案馆的功能实现程度是相同的，甚至存在着较大的差距。所以，就目前档案馆的功能建设来说，不能只是简单地认为就是“新功能”的建设问题，而应该看到问题的另一个重要方面，就是已有功能的改善问题。例如，作为国家永久保存档案信息资源的基地，这一功能建设的实现，对一些档案馆来说依然有待改善的必要，其中包括指导思想、资源获取渠道的选择与优化、资源质量的控制、资源类型的选择等诸多方面。就指导思想来说，如果依然坚持“单一资源”思想，缺乏资源建设的综合性设计理念，就会使档案馆许多服务功能目标的实现成为“空中楼阁”。就资源获取渠道的选择和优化而言，如果仅仅是“接收”或简单的征集，而缺乏多渠道获得信息的办法，缺乏主动进行档案信息捕获的做法，缺乏自主形成和积累社会历史记录的工作方式，那么“基地”建设的功能目标也很难有效实现。就资源的质量控制而言，如果只重视馆藏数量的增加而缺乏必要的质量控制，势必会造成资源整体品质的下降，严重影响“基地”功能的实现。就资源的类型来说，如果只有文字记录资源而缺乏其他记录方式的资源，或者非文字记录的资源所占的馆藏比例过低，也会影响档案馆“基地”建设功能的实现。

    多数档案馆的实践表明，我们一方面应注意对档案馆新的功能建设目标的选择和培育，另一方面也要注意对已有功能的改善，只有学会了两条腿走路，才能更有助于档案馆整体建设与发展目标的实现。

    三、档案馆功能建设需要确立的指导思想

    第一，公平、公开、公正的服务思想。档案馆的对外服务的各项功能建设，应该体现以人为本的时代精神诉求，依据国家的法律和有关政策，为社会公众提供公开、公平、公正的信息服务。

    第二，及时有效的服务思想。档案馆的功能建设应该

    注重及时性和有效性等方面的要求，即区分不同的功能建设需要，按照各项功能建设的轻重缓急情况，合理安排资源(人、财、物)的使用，使那些社会公众急需、与政府服务职能密切相关的功能建设目标能够尽早实现。

    第三，集成管理的系统思想。对档案馆的功能建设，每个档案馆都应有总体构想和规划，对每一项功能都应进行仔细分析，并在此基础上，制订能够有助于各项功能实现的目标和保障措施。档案馆的功能建设一定要避免盲目性，“东一榔头、西一棒”的做法。只有做到目标明确、措施得当、保障充分、分步实施，才能使各个档案馆都能够根据自身的条件和所处的社会环境，集成使用有限的资源，实现档案馆功能建设的综合目标。

    第四，结果导向的目标控制思想。开展功能建设。管理者必须有比较明确的结果预期，不能采取“头痛医头、脚痛医脚”的做法。档案馆的管理者和领导者在组织开展档案馆功能建设的实践中，应该明确告知参与功能建设的所有人员，通过系统的、整体的功能建设和完善。档案馆的社会地位和社会贡献力会有什么样的改变。

    四、档案馆功能建设中应克服的主要障碍

    第一，思想观念层面的障碍。无论是新功能的构建还是已有功能的完善，均需要管理者在思想观念方面摆脱以往的工作思维“惯性”，依据档案馆的存在和发展规律，确立新的观念和成就事业的信心。有学者曾经感言：在档案部门工作时间长了，有时会使人的思想产生一定的局限。这种认识虽然带有一定的片面性，但也确实比较客观地说出了一些档案馆管理者的思想现状。因此，若想构建符合时代发展要求的档案馆功能目标。首先必须重视观念的“突围”，从传统的旧框框中把自己解放出来。

    第二，制度层面的障碍。档案馆新的社会服务功能的建设，必须建立在对目前已有制度的变革之基础上。档案馆的许多制度和规定，都是在以往计划经济时代“出炉”的，而目前档案馆所面临的社会环境已经发生了本质性的变化。所以不能依然抱残守缺，死守旧的制度规范，否则就会逐渐被社会遗忘甚至“裁汰”。

    第三，组织层面的障碍。缺乏合理的组织支持，任何新功能的建设目标都难以实现。如果以不变的组织结构来实现档案馆新功能建设的目标，实践者只能品尝到“苦果”。所以，必须按照档案馆功能建设的需要，及时对原来的组织机构进行必要的重组。

    第四，人员构成层面的障碍。人员是实现任何新功能建设目标的决定性要素。如果没有合格的人员，缺乏对现有人员的系统培训和继续教育，那么任何新功能的建设都无法从根本上实现。

    第五，社会环境层面的障碍。对于档案馆来说，改变自身的要素结构与改变环境中不利因素是同等重要的。如果只有内在的驱动而缺乏环境的互动，则只能是“剃头挑子一头热”。所以，必须通过有效沟通、积极宣传、广泛合作等方式，努力改变环境中的不利因素，才能有望达成档案馆功能建设的新目标。

    第六，技术保障层面的障碍。技术是实现档案馆功能建设目标的必要支持条件。缺乏现代技术的有效保障，许多档案馆功能建设的新目标也是无法实现的。所以，我们一方面要认识到在档案馆功能建设方面“管理”所具有的主导作用，另一方面也要认识到现代信息技术的重要性，绝对不能希望通过传统的技术手段来实现新的现代档案馆功能建设的目标。

    五、实现档案馆功能建设新目标的策略和手段

    第一，档案馆应按照时代发展的要求，确立档案馆功能建设的总体目标。现代档案馆的功能建设总体目标，可以概括为资源丰富、公众满意、保障有力、制度规范、组织合理、技术先进的服务型档案馆。资源是档案馆功能建设的必要因素。现代档案馆应当努力突破传统的馆藏积累思想，主动拓展资源获取的渠道和路径，下大力气做好数字资源的建设工作，不断丰富自身的资源储备和资源拥有量，变“政府活动的历史记忆库”为“社会历史活动的记忆仓库”。只有拥有了资源，才能不断增强档案馆的社会服务能力。公众是档案馆的主要服务对象，公众满意是我们评价档案馆社会服务效果的重要尺度。为此，建设“无围墙的档案馆”，不断提升档案馆资源的易用性，理应成为现代档案馆功能建设的基本目标取向之一。令公众满意，还可以使档案馆的社会形象得到改善，也有助于形成良好的“口碑”。提升档案馆的社会影响力。“保障有力”就是要求档案馆努力承担为政府工作献计献策的社会责任，不断提高为政府咨询服务的水平。实践证明，档案馆只有不断提高为政府各项工作提供信息服务的能力，才能得到政府有关领导和部门的理解和支持。所以，主动依据政府的工作规划、计划和重大活动安排，及时有效地提供档案信息及相关信息的咨询服务，才能让政府各个职能部门感觉到、认识到档案馆存在的价值及档案馆的信息服务能力，才能为档案馆今后的发展营造良好的政府支持环境。“制度规范”就是按照所确定的档案馆功能建设目标，强化制度建设和制度治理意识，逐步建立健全档案馆的对内、对外的各项制度和行为规范。在市场经济的环境中。只有那些懂得利用有利的环境条件及时建立健全“游戏规则”的社会组织，才能赢得越来越大的社会生存空间与发展资源。“组织合理”就是按照现代社会发展的需要，对现有的档案馆组织结构进行必要的调整，设计符合档案馆功能建设目标要求的组织架构，确立每个组织单位的职能与任务目标及达成目标的流程与保障措施。“扁平化”、“团队化”、“项目化”的学习型、协作型组织建设的新理念，可以在一定程度上提高工作效率，提升工作效果。“技术先进”就是要充分利用现代信息技术，积极构建为广大档案信息用户服务的平台，使档案馆能够实现各种服务目标。档案馆功能建设的终极目标就是建立现代意义的服务型档案馆，舍此而言它，都会使功能建设失去基本的前进方向。

    第二，档案馆应按照构建和谐社会的要求，制订符合科学发展观要求的中长期发展规划，努力明确不同社会历史发展阶段档案馆功能建设的基本任务、主要项目和保障措施。

    第三，档案馆应明确改革的基本思路和指导思想，按照《政府信息公开条例》和“两办”发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》([2004]34号)的精神，积极组织馆藏信息资源的开发利用工作，坚持“档案以公开为原则，不公开为例外”的基本原则，树立“资源闲置就是最大浪费”的新观念。

    第四，档案馆应确立现代人才观念，努力吸收那些能力强、事业心强的优秀人才加入档案人员队伍，为现代档案馆的功能建设提供必要的人才保证。

    第五，档案馆应重视自身的组织机构建设和制度建设，按照服务型档案馆的总体建设目标，调整传统的组织管理模式和制度内容。

    第六，档案馆应重视对现代信息技术的应用和推广，不断提升自身的数字化、网络化和信息化水平，为社会公众和政府各职能部门及有关社会组织提供现代化的档案信息资源服务。