依托乡镇机关档案室建立面向农民群众的现行文件服务中心

    向德才

    一、依托乡镇机关档案室建立现行文件服务中心的有利条件

    目前，依托综合档案馆建立的现行文件服务中心是直接为公民提供政策法律和政务信息服务的窗口。笔者通过调查了解到，当前最需要了解而又最不方便查阅利用政府信息的是居住在全国农村的广大农民群众，因此将在综合档案馆建立的现行文件服务中心向下延伸，依托各地乡镇机关档案室建立区域性、直接面向广大农民群众的现行文件服务中心，可以满足广大农民群众查阅利用政府现行文件信息的需要。是一项切实可行的服务农村、服务民生的重要举措。

    首先，乡镇机关档案室建立有比较规范的档案管理制度，成熟的档案管理经验，对建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心具有借鉴、参考作用。乡镇档案室是乡镇政府文档信息的集中保管单位，保存了大量早期形成的完整的乡镇政府文档信息，并对新增的政府文档信息也进行了集中收集和综合整理，是乡镇机关保管档案的基地，有些乡镇机关档案室还接收有本行政区域内机关单位的档案。寄存有无力或无条件保管的所辖行政村的档案。从这一点来看，乡镇机关档案室又是收集和保管本地区历史档案文件的中心。经过多年的建设和发展，现在乡镇机关档案室的业务建设日趋规范，对接收历史档案文件的范围、要求，对历史档案文件的整理、鉴定、保管、提供利用和开发已建立有一套比较规范的档案管理制度，积累了比较成熟的档案管理经验。这些无疑对建立区域性、面向广大农民群众的乡镇现行文件服务中心具有重要的借鉴、参考作用，所以依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心具有天然的优势。

    其次，乡镇机关档案室与所辖各文件形成单位有着密切的联系。乡镇机关档案室大都兼作机关文件收发工作，与所属机关单位具有经常性的联系，各机关单位报送文件一般也是报送给乡镇机关档案室，乡镇机关档案室从某种角度上讲可以说是乡镇党委、政府的文件交换中心，收集所属各单位的现行文件具有非常便利的条件，这也是依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心的独特优势。由于目前文件的流向往往是官方对官方，机构对机构，单位对单位，纵向有一定层次限制，横向有一定范围，而社会上尤其是广大农村人民群众利用现行文件往往又不完全取决于文件流向的层次和范围，所以依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心方便了广大农村人民群众查阅利用现行文件，提供了一个服务广大农村人民群众的平台。这不仅是非常必要的，切实可行的。而且也是广大农村人民群众所需要的或期盼的。

    第三，乡镇机关档案室主要职能就是保管利用档案文件。乡镇机关为安全保管档案文件，方便各机关单位查阅利用，一般都配置有专门的档案库房，设置有专门的阅览室，配备有统一规范的档案柜架及必备的档案安全保护设施设备，具有集中查阅的有利条件。而开展现行文件利用服务工作既需要一个集中统一保管现行文件的场所，又需要一个快捷、方便的阅览利用现行文件的阵地，这个场所或阵地非乡镇机关档案室莫属，一般只需要适当增加乡镇机关档案室的设施设备就可以建立起来，不需要太多的投入。

    二、依托乡镇机关档案室建立现行文件服务中心应做的前期工作

    依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心是一个新生事物，目前尚处于尝试或探索阶段。许多问题有待于在实践中进一步探讨和规范。笔者以为，在乡镇机关建立现行文件服务中心，除了必须具备一定设施条件、健全必要的规章制度、配备有一定素质的管理人员、加强必要的宣传之外，关键是要做好三方面的前期工作：

    一是明确现行文件服务中心的职责。根据我国档案法及档案法实施办法的规定，乡镇机关档案室不接收现行文件。依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的现行文件服务中心，需要拓展和延伸乡镇机关档案室的职能，因此需要通过党委、政府受权或法定文件赋予乡镇机关档案室及现行文件服务中心接收、保管和提供利用现行文件的职责，指定乡镇档案室为本级政府信息公开查阅场所，从而使乡镇机关档案室接收、保管、提供利用档案资料有法可依的同时，接收、保管、提供利用已公开的现行文件也有章可循。

    二是明确文件形成单位向乡镇现行文件服务中心移交文件的职责。乡镇机关现行文件服务中心的文件主要来源于乡镇各机关单位，因此对乡镇所属各文件形成单位向现行文件服务中心报送文件的范围、时间、数量质量要求和交接、更替办法等都要予以作出具体、明确的规定，以便于各文件形成单位定期向乡镇现行文件服务中心报送可以向社会开放利用的现行文件。

    三是明确广大农民群众利用现行文件的权利。《档案法》第二十条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、科学研究和其他各项工作的需要，可以按照有关规定利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放的档案的办法由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。现行文件与档案一般以立卷归档为界。已经立卷归档的属于未开放的档案文件，未立卷归档的属于零散文件，前者在各单位占大部分，即适用于《档案法》第二十条之规定。因此要结合贯彻实施《中华人民共和国政府信息公开条例》，制定相应的现行文件利用服务规范性文件和规章制度，明确广大农村人民群众利用现行文件的权利，以最大限度地满足广大农村人民群众能按规定、及时地、准确地、全面地了解党和国家的方针政策及政务信息的需要。

    三、依托乡镇机关档案室建立乡镇现行文件服务中心的具体要求

    依托乡镇机关档案室建立区域性、面向广大农民群众的乡镇现行文件服务中心，充分发挥现行文件服务中心服务广大农民群众的功能作用，在具体操作上必须做好如下各项工作：

    一是要科学地制定进入乡镇现行文件服务中心的文件形成单位名单。在确定名单时，要体现全面性和动态性。所谓全面性，就是在本行政区域内机关单位产生的、属于广大农民群众有利用需求的非涉密的现行文件，其形成文件的党政机关、社会团体、企业事业单位和其他组织均可列入接收名册；所谓动态性，就是要随时了解列入现行文件服务中心名册的单位变更情况，新设机构及时补入，职能转变的及时了解，并随时告知广大农民群众利用者。了解乡镇机关单位的机构、职能变化情况，其目的是为了更全面、完整、系统地接收已公开的现行文件。

    二是要明确进入现行文件服务中心的文件资料范围。在制定现行文件收集范围时要注重把握四性，即法规性、政策性、公益性和地方性。所谓法规性，就是将反映国家制定的调整广大农村社会关系的法律、行政法规、地方性法规、行政规章、自治条例和单行条例、有权解释条约与协定收集进乡镇现行文件服务中心；所谓政策性，就是将有关部门制定的涉及农村、农业、农民的需要广大农村人民群众贯彻执行的规定、意见、决定等文件材料收集进乡镇现行文件服务中心；所谓公益性，就是要将反映农村社会公共利益、维护广大农村人民群众权益方面的文件收集进乡镇现行文件服务中心；所谓地方性，就是特别要注意收集本行政区域内具有创造性、典型性、特色性的文件。同时在制定现行文件资料收集范围时，要把握弥补档案不足这一要求，诸如各级政府通报，各部门、各单位编制的农村、农业政策法规汇编、文件汇编，各单位公开或内部出版的专业志、纪念册、资料汇编，各单位公开或内部出版发行的农村、农业刊物，地方报纸等。另外，还要明确与纸质载体相应的电子文件、出版物收集进乡镇现行文件服务中心的范围和要求。

    三是建立切实可行的现行文件管理规章制度。在接收方面。要建立现行文件报送制度；在保管方面，要建立文件资料进入乡镇现行文件服务中心后的整理方法、编目上架方法和文件资料入库后的管理制度；在鉴定方面，要制定现行文件鉴定的原则、时间和具体办法；在利用方面，要建立查阅现行文件资料制度、复制制度、出具证明规定：在现行文件电子化方面要建立数据录入、数据检索查询、安全保密和系统维护等制度。

    四是要积极主动地开展多种形式的现行文件利用服务工作。创造快捷、便利的利用现行文件的条件。除开辟专用的现行文件阅览室供广大农村人民群众上门阅览外。还可以开展来信来函咨询、电话查询、网上查询等多种服务形式。要主动提供现行文件报务中心所掌握的政务、政策动态信息，如根据农村社会热点问题编制专题目录、专题汇编；要认真研究利用规律，抓住利用热点，定期编写利用效果分析；定期向文件报送单位反馈利用信息，以便于他们及时地、有针对性报送现行文件；有条件的乡镇还可以利用现代化设备，采用扫描、缩微、计算机录入等手段。建立现行文件数据库，使有条件利用现代技术手段查阅利用现行文件的农民群众能够快速地、全面地查阅利用现行文件。

    作者单位：湖北省秭归县档案局