探析新时期下人事档案的电子信息化管理
于力
【摘 要】随着21世纪电子信息化时代的到来，我国的人事档案管理工作也开始朝着电子信息化的方向发展。论文从当前人事档案管理向电子信息化过渡的必要性入手，提出了在新时期人事档案管理由传统管理方法向电子信息化管理方式过渡的具体措施。希望能够为广大的人事档案管理工作者提供借鉴和参考，以共同推动我国人事档案管理工作的现代化进程。
【Abstract】 With the arrival of the era of electronic information in twenty-first Century， the management of personnel files in China has begun to develop in the direction of electronic information. This paper starts with the necessity of the transition from personnel file management to electronic information management， and puts forward some concrete measures for the transition from traditional management to electronic information management in personnel management in the new period. We hope to provide reference for the personnel file management staff to promote the modernization process of personnel file management in china.
【關键词】新时期；人事档案；电子信息化；管理
【Keywords】new period； personnel file； electronic information； management
【中图分类号】G27 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）07-0035-02
1 引言
人事档案与我们每个人都息息相关 ，它是对我们受教育情况、奖惩情况、个人在成长过程中的表现、经历等的记录，是我们在具体求职过程中企业或者其他用人单位对我们个人进行综合考量的参考资料[1]。因此人事档案在我们现在或者以后的工作、创业及深造等方面起着重要作用，做好人事档案管理工作有着至关重要的意义。而当前，我国的人事档案管理工作正处在转型期，如何在新时代背景下做好人事档案管理工作？如何在新时期推动人事档案管理朝着电子信息化管理方向发展？解决当前人事档案管理工作面临的新问题，对于人事档案管理工作来说是重中之重。
2 新时期人事档案电子信息化管理的现状
2.1 硬件设施不足
由于我国企业的人事档案管理正处在向电子信息化逐步过渡的阶段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件设施上，虽然部分企业已经开始使用了电子信息化的管理方式，但是并没有根据实际的发展需求对设备及相关管理系统进行更新和升级[2]，硬件设施跟不上所以其他的软件系统也就得不到提升。从而也就造成了现阶段企业的人事档案电子信息化管理方式得不到很大的提升，人事档案管理工作效率依然较低。
2.2 工作效率低下
由于电子信息化管理方式是一种比较新颖的管理方式，所以各企业的人事档案管理人员还没有形成成熟的电子档案管理意识，在工作中还是会使用一些传统的人事档案管理方法来进行工作，降低了人事档案管理工作的质量。除此之外，管理人员刚刚接触到信息化管理这种新的管理方法，对各种设备的使用方法掌握不熟练，这也是造成企业人事档案管理工作效率低下的主要原因。
2.3 管理人员综合素质有待提高
大多数企业对人事档案管理工作的重视程度不高，所以进行这项工作的管理人员大多都不是专业的人事档案管理人员。由于他们自身的专业知识欠缺，所以将这些人安排在该岗位上容易出现各种问题。尤其是在人事档案电子信息化管理转型过程中，对管理人员的综合素质要求更高、更严格，要求他们同时具备丰富的人事档案管理经验和熟练的计算机操作技能[3]。因此，现阶段，要想更好地完成人事档案管理工作就必须要不断地提高管理人员的综合素质。
3 新时期人事档案电子信息化管理的必要性
推动企业的人事档案管理朝着电子信息化的方向发展，一方面，可以实现各类人事数据信息的搜集和共享，提高人事档案的管理水平，为企业的后续人才资源的管理提供重要的保障；另一方面，推动人事档案电子信息化管理可以实现企业内部部门与部门之间、企业与企业之间的信息交流与合作，将人事档案的价值最大程度地发挥出来[4]。
我们也知道，互联网具有信息储存量大、信息搜索能力强的特点[5]。加快推动企业人事档案管理的现代化进程，通过电子信息技术来对企业的最新人事档案进行处理，在必要时搜索信息可以大大节省搜索时间，提高企业的工作效率。此外，利用信息化手段来管理人事档案，可以减少对纸质档案的使用率，在节约纸质资源、保护生态环境的同时，通过网络传输还可以大大减少档案的 传输环节，传输环节减少了，相应的企业人事档案管理工作效率也就提高了。
4 新时期人事档案电子信息化管理途径
4.1 建立完善的人事档案电子信息化管理系统
人事档案的管理工作本身就具有综合性、工作内容繁杂、工作面广的特点，所以人事档案管理工作进行起来具有一定的难度。但是信息科学技术的发展，给档案的电子信息化管理带来了很大的便利，通过建立一个科学高效的人事档案电子信息化管理系统，就可以很好地完成企业的人事档案管理工作。
4.2 建立信息资源库，确保人事档案的真实完整性
在传统人事档案管理方法的基础上，充分借助现代化信息手段，完善人事档案信息资料。由于人事档案资料具有较强的流动性和变化性，所以必须随时随地依情况对档案信息进行完善和充实。但是传统方法采集人事信息具有较大的难度，且及时性不能够保障。在数字信息化时代，互联网等科学技术可以很好地解决这一问题。可以充分借助这种手段来进行资料搜集，建立信息资源库，在保证了人事档案资料完善及时性、数据完整性的同时，还可以提高数据的真实性，大大降低了管理人员的工作难度，提高了工作效率。
4.3 加快推动管理人员形成档案电子信息化管理意识
由于管理人员正处在由传统管理方式向现代化信息管理方式的过渡阶段，所以档案电子信息化管理意识比较薄弱，或者是还没有完全形成[6]。为了更好地推进人事档案的信息化管理模式，就首先要促进管理人员的思想意识转变，让他们尽快摆脱传统人事档案管理模式的束缚，形成档案电子信息化管理模式，更好地在新时期完成人事档案管理工作，推动人事档案管理的现代化进程。
4.4 强化人事档案电子信息化管理体系的安全性
档案信息化面临的一个主要问题就是网络安全问题，我们在推进档案电子信息化的同时还要强化网络安全意识，做好网络安全防护工作。通过在设备上安装检测系统、对相关软件设置权限、设置防火墙等方法，来加强人事档案电子信息化管理系统的网络安全。
4.5 加强对管理人员的专业化培训
提高人事档案管理人员的专业素养，加强对相关人员的专业培训。管理人员的工作素养提高了，管理工作才能更加专业化地进行；只有工作人员的工作过程规范了，才能够更好地推动人事档案管理工作的顺利进行。一方面可以对管理人员进行专业培训，让他们能够熟练地操作计算机，并能够熟练地应用档案电子管理系统。通过培训，让他们及时了解人事档案管理的最新规范，确保人事档案管理工作跟得上时代发展的步伐；另一方面，要对其进行思想层面的宣传教育，加强其职业道德观念，使他们真正成为高素质的专业化人事档案管理人员。
5 结语
人事档案管理工作的顺利进行能够更好地推动人才资源的流动，保证人才资源的合理充分利用，避免人才资源的浪费。所以为了充分发挥出人事档案的作用，使其价值最大化，就要在进行人事档案管理工作时改革以往传统的人事档案管理方式，加快推动管理规范制度的建立，推动人事档案管理朝着电子信息化管理的方向发展，从而极大提高我国的人事档案管理工作效率。
【参考文献】
【1】张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015（02）：21-22+25.
【2】張妤.浅谈人事档案电子信息化管理[J].办公室业务，2017（07）：55.
【3】徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）：28+46.
【4】刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智，2015（35）：257.
【5】胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2016（07）：310-311.
【6】郝永琴.浅谈人事档案社会化、开放式与档案电子信息化管理[J].东方企业文化，2011（02）：114.
【摘 要】随着21世纪电子信息化时代的到来，我国的人事档案管理工作也开始朝着电子信息化的方向发展。论文从当前人事档案管理向电子信息化过渡的必要性入手，提出了在新时期人事档案管理由传统管理方法向电子信息化管理方式过渡的具体措施。希望能够为广大的人事档案管理工作者提供借鉴和参考，以共同推动我国人事档案管理工作的现代化进程。
【Abstract】 With the arrival of the era of electronic information in twenty-first Century， the management of personnel files in China has begun to develop in the direction of electronic information. This paper starts with the necessity of the transition from personnel file management to electronic information management， and puts forward some concrete measures for the transition from traditional management to electronic information management in personnel management in the new period. We hope to provide reference for the personnel file management staff to promote the modernization process of personnel file management in china.
【關键词】新时期；人事档案；电子信息化；管理
【Keywords】new period； personnel file； electronic information； management
【中图分类号】G27 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）07-0035-02
1 引言
人事档案与我们每个人都息息相关 ，它是对我们受教育情况、奖惩情况、个人在成长过程中的表现、经历等的记录，是我们在具体求职过程中企业或者其他用人单位对我们个人进行综合考量的参考资料[1]。因此人事档案在我们现在或者以后的工作、创业及深造等方面起着重要作用，做好人事档案管理工作有着至关重要的意义。而当前，我国的人事档案管理工作正处在转型期，如何在新时代背景下做好人事档案管理工作？如何在新时期推动人事档案管理朝着电子信息化管理方向发展？解决当前人事档案管理工作面临的新问题，对于人事档案管理工作来说是重中之重。
2 新时期人事档案电子信息化管理的现状
2.1 硬件设施不足
由于我国企业的人事档案管理正处在向电子信息化逐步过渡的阶段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件设施上，虽然部分企业已经开始使用了电子信息化的管理方式，但是并没有根据实际的发展需求对设备及相关管理系统进行更新和升级[2]，硬件设施跟不上所以其他的软件系统也就得不到提升。从而也就造成了现阶段企业的人事档案电子信息化管理方式得不到很大的提升，人事档案管理工作效率依然较低。
2.2 工作效率低下
由于电子信息化管理方式是一种比较新颖的管理方式，所以各企业的人事档案管理人员还没有形成成熟的电子档案管理意识，在工作中还是会使用一些传统的人事档案管理方法来进行工作，降低了人事档案管理工作的质量。除此之外，管理人员刚刚接触到信息化管理这种新的管理方法，对各种设备的使用方法掌握不熟练，这也是造成企业人事档案管理工作效率低下的主要原因。
2.3 管理人员综合素质有待提高
大多数企业对人事档案管理工作的重视程度不高，所以进行这项工作的管理人员大多都不是专业的人事档案管理人员。由于他们自身的专业知识欠缺，所以将这些人安排在该岗位上容易出现各种问题。尤其是在人事档案电子信息化管理转型过程中，对管理人员的综合素质要求更高、更严格，要求他们同时具备丰富的人事档案管理经验和熟练的计算机操作技能[3]。因此，现阶段，要想更好地完成人事档案管理工作就必须要不断地提高管理人员的综合素质。
3 新时期人事档案电子信息化管理的必要性
推动企业的人事档案管理朝着电子信息化的方向发展，一方面，可以实现各类人事数据信息的搜集和共享，提高人事档案的管理水平，为企业的后续人才资源的管理提供重要的保障；另一方面，推动人事档案电子信息化管理可以实现企业内部部门与部门之间、企业与企业之间的信息交流与合作，将人事档案的价值最大程度地发挥出来[4]。
我们也知道，互联网具有信息储存量大、信息搜索能力强的特点[5]。加快推动企业人事档案管理的现代化进程，通过电子信息技术来对企业的最新人事档案进行处理，在必要时搜索信息可以大大节省搜索时间，提高企业的工作效率。此外，利用信息化手段来管理人事档案，可以减少对纸质档案的使用率，在节约纸质资源、保护生态环境的同时，通过网络传输还可以大大减少档案的 传输环节，传输环节减少了，相应的企业人事档案管理工作效率也就提高了。
4 新时期人事档案电子信息化管理途径
4.1 建立完善的人事档案电子信息化管理系统
人事档案的管理工作本身就具有综合性、工作内容繁杂、工作面广的特点，所以人事档案管理工作进行起来具有一定的难度。但是信息科学技术的发展，给档案的电子信息化管理带来了很大的便利，通过建立一个科学高效的人事档案电子信息化管理系统，就可以很好地完成企业的人事档案管理工作。
4.2 建立信息资源库，确保人事档案的真实完整性
在传统人事档案管理方法的基础上，充分借助现代化信息手段，完善人事档案信息资料。由于人事档案资料具有较强的流动性和变化性，所以必须随时随地依情况对档案信息进行完善和充实。但是传统方法采集人事信息具有较大的难度，且及时性不能够保障。在数字信息化时代，互联网等科学技术可以很好地解决这一问题。可以充分借助这种手段来进行资料搜集，建立信息资源库，在保证了人事档案资料完善及时性、数据完整性的同时，还可以提高数据的真实性，大大降低了管理人员的工作难度，提高了工作效率。
4.3 加快推动管理人员形成档案电子信息化管理意识
由于管理人员正处在由传统管理方式向现代化信息管理方式的过渡阶段，所以档案电子信息化管理意识比较薄弱，或者是还没有完全形成[6]。为了更好地推进人事档案的信息化管理模式，就首先要促进管理人员的思想意识转变，让他们尽快摆脱传统人事档案管理模式的束缚，形成档案电子信息化管理模式，更好地在新时期完成人事档案管理工作，推动人事档案管理的现代化进程。
4.4 强化人事档案电子信息化管理体系的安全性
档案信息化面临的一个主要问题就是网络安全问题，我们在推进档案电子信息化的同时还要强化网络安全意识，做好网络安全防护工作。通过在设备上安装检测系统、对相关软件设置权限、设置防火墙等方法，来加强人事档案电子信息化管理系统的网络安全。
4.5 加强对管理人员的专业化培训
提高人事档案管理人员的专业素养，加强对相关人员的专业培训。管理人员的工作素养提高了，管理工作才能更加专业化地进行；只有工作人员的工作过程规范了，才能够更好地推动人事档案管理工作的顺利进行。一方面可以对管理人员进行专业培训，让他们能够熟练地操作计算机，并能够熟练地应用档案电子管理系统。通过培训，让他们及时了解人事档案管理的最新规范，确保人事档案管理工作跟得上时代发展的步伐；另一方面，要对其进行思想层面的宣传教育，加强其职业道德观念，使他们真正成为高素质的专业化人事档案管理人员。
5 结语
人事档案管理工作的顺利进行能够更好地推动人才资源的流动，保证人才资源的合理充分利用，避免人才资源的浪费。所以为了充分发挥出人事档案的作用，使其价值最大化，就要在进行人事档案管理工作时改革以往传统的人事档案管理方式，加快推动管理规范制度的建立，推动人事档案管理朝着电子信息化管理的方向发展，从而极大提高我国的人事档案管理工作效率。
【参考文献】
【1】张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸，2015（02）：21-22+25.
【2】張妤.浅谈人事档案电子信息化管理[J].办公室业务，2017（07）：55.
【3】徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）：28+46.
【4】刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智，2015（35）：257.
【5】胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2016（07）：310-311.
【6】郝永琴.浅谈人事档案社会化、开放式与档案电子信息化管理[J].东方企业文化，2011（02）：114.
