扎实措施，认真做好归档范围和保管期限编制工作

    本刊评论员

    编制、审批机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，是贯彻实施《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》（以下简称《实施细则》）的重要一环，它是一项科学、细致的工作，来不得半点马虎。只有在认真学习、深刻领会文件精神的基础上，才能准确把握《实施细则》的基本内容。如果机关档案部门的学习宣传不到位，得不到领导应有的重视与支持，缺少各部门的积极参与，单枪匹马，闭门造车，就做不好这项工作，也达不到科学、规范的目的。各级档案部门要以多种形式、方式和途径，组织好本地区、本系统、本单位学习、宣传、贯彻《实施细则》的活动。特别是要注重对各级主管领导和各部门兼职档案员的宣传活动，调动方方面面的积极性。

    要认真做好文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，有两个基本点是必须认真注意的：

    第一个基本点，就是要严格执行《实施细则》，为未来留下一切需要查考利用的档案材料。也就是说，要认真解决好归档文件齐全完整的问题。将反映本机关职能活动的、应当归档保存的文件材料全部纳入归档范围，并准确划分保管期限，这是档案部门的第一责任，也是编制工作的基本内容。要切实纠正只重视红头编号文件，轻视其他文件；只重视公务文本文件，忽视声像等特殊载体材料；只重视纸质文件，忽视电子文件等种种现象。假如说我们解决不了归档文件材料的齐全完整问题，那就要使历史记忆残缺不全，留下黑洞。

    第二个基本点，就是在确保归档文件齐全完整的同时，要高度关注归档文件的精炼问题。目前无论是机关档案室，还是综合档案馆，尤其改革开放以来，室藏、馆藏增加得非常迅速。馆、室藏急剧增加，是社会实践日益丰富、管理工作不断加强的必然结果，但同时也有确定文件材料归档范围和划分保管期限粗放不精的问题。档案过于臃肿，玉石不分，增加了管理成本，影响重要档案的保管与保护，影响档案利用开发的质量和效率。所以在编制工作中，各机关要依据《实施细则》的规定，严把档案进口关，对不应归档的文件，决不列入归档范围；划分档案保管期限，该长则长，该短则短，做到准确、精细。

    认真做好文件材料归档范围和文书档案保管期限表审批，是确保此项工作质量的重要措施。为此，以下工作必须做好：

    建立审批机构，明确审批程序。此次规范机关文件材料归档范围与文书档案保管期限的工作，与过去相比有一个很大不同，那就是各个机关编制的归档范围与档案保管期限表，要经过同级档案行政管理部门审查同意后方可执行。为做好审批工作，市档案局成立了审查工作领导小组和办公室，明确了审批程序。各区县档案局也要尽快设立类似的工作机构，明确程序，认真开展本地区的审批工作。

    严格标准，把好审批关。市、区县档案局业务监督指导部门要认真贯彻执行国家档案局8号令和我市的《实施细则》，切实履行好审批工作职责。要本着对现实与历史高度负责的精神，尽心细致地审核各机关归档范围和文书档案保管期限表，于法有据地提出并落实修改意见，严把质量关，使审核工作经得起历史的考验。

    机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和审核工作是一项严肃认真的工作，具有很强的强制性和政策性，在有限的时间内高质量地完成任务，需要档案部门做大量繁重而细致的工作。让我们本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的科学态度，脚踏实地做好编制和审核工作，为进一步丰富、优化室藏档案结构，推动国家档案资源建设作出新的更大的贡献。