管理信息系统与企业集团内部控制探析

    袁博

    一、管理信息系统在集团内部控制中的作用

    随着全球经济一体化进程的加快，企业在激烈的市场竞争环境下面临的不确定性越来越大，许多企业为了生存和发展纷纷组建企业集团，企业并购、重组日益频繁，企业的规模越来越大。在这一过程中，母公司控制的资产急剧膨胀，造成了集团内部的严重失控。集团内部资金分散，资金利用效率低下尤为突出。子公司管理混乱，经营行为不规范，违规行为屡禁不止，使集团整体利益受到极大的损害。因此，集团总部对子公司的监控是一个十分突出的问题，迫切需要通过建立集成化的管理信息系统来加强集团内部控制。

    在互联网时代，随着各种基于网络的管理软件的出现，不但可以有效地解决大型企业集团存在的上述矛盾，还可以压缩组织的中间管理层级，构建基于网络的扁平化组织结构，使集团内部信息传输畅通无阻。从时间上看，基于网络的管理信息系统能使母公司对子公司的管理由静态走向动态，从事后控制转向实时监控甚至事前控制，节约时间成本，提升企业快速反应能力和抗风险能力。从空间上看，基于互联网的管理信息系统能够突破异地监控的空间局限，降低技术难度和管理成本，使物理距离变成鼠标距离，集团总部的管理、控制能力可延伸到全球任何一个角落。特别是在企业集团中使用最普遍的网络财务，具有远程处理和实时处理功能，可以实现数据传递的电子化和集中化，从而使集团总部的远程监控和集中管理成为可能。

    二、母公司对管理信息系统的需求分析

    控股母公司与子公司的业务流程存在很大的差异，由此决定了控股公司对管理信息系统的需求大不相同，从而导致母子公司在信息系统构成上的差异。根据母子公司业务流程的上述分析，控股母公司的管理信息系统应满足以下需求：

    一是信息管理。系统应具有高度集成的功能，能够有效地管理、控制不同类型、不同规模和不同地区的分支机构（子公司）；同时能够有效地汇总各分支机构的数据信息，有效地整合和共享信息资源。二是财务管理。系统能够对各子公司实施有效管理和监控，有助于加強对子公司的财务控制，及时掌握准确的财务数据；能够制定科学、及时的资金运营和调配决策，提高资金流动的灵活性和安全性，提高集团范围的资金管理和使用效率。三是投资管理。系统能对分散在不同地区子公司的各种投资项目进行有效管理，能够进行项目的可行性分析和风险性分析，降低各种投资的风险，提高投资决策的科学性及项目的成功率。四是风险管理。系统能对子公司各类财务和业务数据进行分析，发现和识别潜在的风险和问题，对经营风险进行实时监控和预警；能够增强对子公司的稽核能力，缩短稽核时间，降低稽核成本。五是决策管理。系统能够为管理层、决策层提供有效的计划、预算、决策工具；能够提示数据之间的隐含关系，使决策依据数据化，决策结果具有科学性，满足集团总部对整个集团未来经营活动进行规划的需要；能对经营计划和投资计划进行有效控制。六是绩效管理。系统能够建立企业绩效评价指标体系；对子公司的计划执行情况进行监督、评估及考核评价，形成良性的激励与反馈机制。七是人事管理。系统能够确定合理的人力资源规模，有效地分配和使用人力资源；全面、及时地掌握和处理高级管理人员的业绩表现、奖惩和升迁等事务。

    三、启示与思考

    一是在构建集团集成化信息系统的过程中，应将整个集团所有的网络应用系统作为一个整体的综合应用系统来考虑，将各种功能的应用看作是整体应用系统的各个功能模块，从这种思想出发考虑各个功能模块的选型、开发及组合，以构建集团集成化信息系统。二是控股母公司在信息化建设过程中，应既考虑母公司层面的解决方案，也从整个集团的总体规划出发，对各子公司的信息化建设制定总体规范，指导及审核子公司的信息化建设规划方案。三是母子公司的信息化建设应该尽量保持步调一致。四是在构建集团集成化信息系统的过程中，要重视人员的转变和数据规范工作。集成化的管理信息系统是先进的信息技术和管理方式的有机结合，这就要求企业决策者和管理者，甚至普通员工，不断地学习和掌握现代企业管理思想、管理方法，以及信息技术的最新发展，以保证人员转变的顺利实现。另外，数据规范化是实现集团内部信息集成和信息共享的首要条件，集成化的管理信息系统处理的对象是数据，因此，要求数据必须规范化，具有统一的标准。只有这样，才能保证信息传输的及时性、准确性和完整性。

    （作者单位：中国平煤神马报社）