机关事业单位档案管理的重要性分析
陈凤
摘要：机关事业单位推进档案管理工作建设，是基于档案管理、内控改革的内在需求，也充分体现出档案管理的重要性。本文立足档案管理的现状，阐述了新时期机关事业单位档案管理的重要性，以及当前存在的管理问题，并在此基础之上，从建立健全管理制度、推进信息化建设、强化档案管理服务等方面，阐述了新时期强化机关事业单位档案管理建设的措施，为机关事业单位的改革发展创设良好的环境。
关键词：新时期 机关事业单位 档案管理 重要性
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案管理工作具有技术性强、时间跨度大等特点，是机关事业单位内控管理工作的重点。在新的历史时期，机关事业单位迎来了改革发展的新契机，档案管理工作的深入推进，为档案管理工作的创新、改革发展的推动，提供了切实有效的保障。当前，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，档案管理专业化、信息化建设仍比较滞后，弱化了其在机关事业单位工作中的重要性。为此，如何立足新的发展环境、新的工作要求，深化档案管理建设，是机关事业单位创新改革的重点，应在日常管理工作中有效落实。
1 新时期机关事业单位档案管理的重要性
机关事业单位是社会管理的重要参与者，是服务社会经济建设发展的重要承担者，是机关事业单位深化改革发展的重要资源库。当前，我国正处于全面深化改革发展的新时期，档案管理的重要性更加显著，是机关事业单位工作查考的依据，是深化机关事业单位改革的重要保障，也是宣传教育的主要素材。因此，新的历史时期，档案管理在机关事业单位建设及发展中有着重要的作用，并集中体现在以下几个方面：
1.1档案管理能够为机关事业单位的工作查考提供依据
档案管理是一项长期而系统的工作，完善的档案资料库能够为机关事业单位的资料查考提供依据。首先，档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。这是对历史情况和过程的记录，能够为单位工作的创新改革，提供资料依据；其次，档案资料是单位在实践活动的产物，有的是当事人的亲笔签署、批示或手稿，这些档案资料可以作为凭证，用于机关查考工作提供依据；再次，机关事业单位工作的系统性、复杂性，需要档案管理工作的开展，为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理，进而更好地反映单位的现状。因此，档案管理工作是机关事业单位的重要工作，需要建立完善的工作制度，确保档案管理工作长期有效的开展。
1.2档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容
深化内控管理改革，是新时期机关事业单位改革建设的重要内容。首先，档案管理工作的信息化，加快了档案管理现代化建设的步伐，为内控管理改革创设了良好的内在环境；其次，档案管理为内控管理改革提供了依据，为改革工作方法的制定及推进，夯实了基础，也保障了内控管理改革的全面开展；再次，档案是宣传教育的主要素材，为单位工作的开展、改革的推进，创设了良好的宣传阵地。因此，在机关事业单位深化改革的当前，应扎实推进档案管理，并逐渐实现档案管理信息化。
1.3档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件
文书资料管理是机关事业单位档案
管理的重要内容。强化文书资料管理，是机关事业单位档案管理工作有效落实的重要保障。首先，通过文书档案，可以更好地利用档案资料，提高内控管理的质量及效率；其次，在文字资料佐证等情况之下，需要文书档案信息资源作为重要的依据，以确保档案资料的准确性；再次，机关事业单位档案管理的现代化建设，为文书资料管理工作提供了更加便捷、准确的档案信息资料，优化了管理工作的环境。
2 机关事业单位档案管理存在的问题
机关事业单位推进档案管理工作，是基于内控管理建设的内在要求。但从实际情况来看，机关事业单位档案管理仍存在诸多问题，如管理工作落实不到位、人员素质偏低、设施条件落后等问题，严重影响了机关事业单位档案管理工作的有效开展。
2.1落实不到位：管理缺乏重视，工作缺乏群众基础
机关事业单位在内控管理建设中，更注重业务能力的提高，内控管理制度体系的建立，对于档案管理工作缺乏重视。首先，档案管理工作的地位低，从实际来看，很少有机关事业单位成立专门的档案管理科室，档案管理工作的重视程度不够；其次，领导在档案管理工作中，缺乏有效的领导组织，难以实现有效的管理效果；再次，档案管理缺乏干部职工基础，干部职工对档案管理工作缺乏认识，档案资料随意处理，对档案资料的归类、整理等工作，带来较大的困难。
2.2素质偏低：档案管理人员素质偏低，难以胜任工作
档案管理是一项专业而系统的工作，要求档案管理人员应具备良好的专业能力。但从实际来看，机关事业单位档案管理人员普遍存在以下几个问题：档案管理人员年龄结构偏大，一些档案管理人员非专业出身，而是兼职的形式，参与到档案管理工作之中；一些人员缺乏信息技术知识，在档案信息化管理中，难以适应新的岗位环境；档案管理人员流动性大，且业务不精，“半桶水”的业务状态，难以实现全面而科学的档案管理工作；工作责任心不强，缺乏岗位职责认识。档案管理人员在工作中，出现懈怠、松散的工作现状，对于档案管理工作缺乏良好的责任性，档案归档整理不及时。
2.3设施落后：档案管理设施落后，信息化建设滞后
机关事业单位在档案管理中，缺乏良好的设施建设，影响了管理工作的改革发展。特别是在档案管理信息化的过程中，对硬软设施的要求更高，强调机关事业单位应加大投入力度，转变当前的档案管理环境。从实际来看，机关事业单位正着力推进档案管理信息化，但进程缓慢，缺乏良好的设施保障。一方面，档案管理缺乏充沛的资金投入，设施建设总体比较滞后；另一方面，檔案信息化管理的推进，需要机关事业单位优化现有管理环境，硬软设施建设的不足，不利于信息化建设。
3 强化机关事业单位档案管理的应对措施
立足档案管理在机关事业单位建设中的作用，但审视当前的管理问题，要求机关事业单位应强化档案管理的创新改革，优化管理环境、提高管理力度，为档案管理价值的体现创设良好的条件。在笔者看来，机关事业单位应立足管理现状，切实做好以下几点工作，提高档案管理的质量及效率。
3.1完善档案管理制度，提高管理效力
档案管理工作的全面开展，应建立完善的管理制度，明确管理职责，转变当前管理松散的局面。首先，机关事业单位应重视档案管理工作，建立健全管理制度，对管理职责进行细化，提高管理人员的工作积极性；其次，落实各项规章制度，确保档案管理工作落到实处。为了更好地推进工作的开展，机关事业单位也要强化管理监督，提高档案管理效力；再次，以创新发展为驱动，依托制度创新，优化档案管理模式，为档案管理改革发展提供新的思路，以更好地适应新的管理环境。
3.2推进档案管理信息化，优化管理环境
新的历史时期，要求档案管理应转变思维模式，以信息化管理为导向，提高管理效率、创新管理方式。在笔者看来，机关事业单位推进档案管理信息化，应做好三点工作：一是提高管理人员的综合素质，不仅需要具备专业的知识及能力，而且需要具备一定的计算机信息技术，以更好地适应新的工作岗位；二是落实信息系统建设工作，特别是对于信息系统硬软件的投入，是实现信息化建设的重要基础；三是科学规划，有序推进。档案管理信息化建设是一个过程，需要单位立足实际情况，进行科学有效的规划，有序推进各项工作。
3.3强化档案管理服务，提高利用价值
为了更好地体现档案管理的重要性，机关事业单位应强化档案管理的服务效率，这是提高档案利用价值的关键所在。为此，一是要转变思想观念，坚持以服务为导向，提高档案管理的服务性，为档案管理、创新改革提供数据资料，以更好地发挥档案管理的重要作用；二是强化档案资料的开发及利用。机关事业单位要做好归档整理工作，确保档案资料的完整性，为单位改革发展提供可靠的信息依据；三是优化服务措施。在对档案资源开发的同时，要善于将档案“管活”，让档案资料成为基层机关单位优化内控管理建设、调整工作方向及重点的重要依据。因此，新的历史时期，新的工作局面，要求在服务理念上进一步调整，提高档案资源的利用价值，体现档案管理的重要性。
总而言之，机关事业单位在深化内部管理建设的过程中，应强化档案管理工作的开展，为内控管理改革、档案管理工作开展，提供有力保障。在笔者看来，档案管理在机关事业单位工作中具有重要的地位，管理工作的深入开展，着力点在于三个方面：一是完善档案管理制度，提高管理效力，为档案管理工作的开展创设良好的内在条件；二是推进档案管理信息化，优化管理环境；三是强化档案管理服务，提高利用价值，这是档案管理在机关事业单位工作中的重要性体现。
参考文献：
[1] 王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理，2014（8）：130- 131.
[2] 刘劲松.新时期档案管理在机关工作中的重要性[J].兰台世界（中旬刊），2016（12）：00163.
[3] 冯华.新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J].现代妇女，2017（7）：166.
[4] 齐宏佳.新时期档案管理在机关工作中的重要性[J].办公室业务（下旬刊），2016（6）：120.
[5] 凌慧贞.新时期机关档案管理存在的问题分析及应对措施思考[J].卷宗，2014（18）.
[6] 胡浩.单位机关开展基础檔案管理工作的重要性分析[J].城市建设理论研究，2016（4）.
摘要：机关事业单位推进档案管理工作建设，是基于档案管理、内控改革的内在需求，也充分体现出档案管理的重要性。本文立足档案管理的现状，阐述了新时期机关事业单位档案管理的重要性，以及当前存在的管理问题，并在此基础之上，从建立健全管理制度、推进信息化建设、强化档案管理服务等方面，阐述了新时期强化机关事业单位档案管理建设的措施，为机关事业单位的改革发展创设良好的环境。
关键词：新时期 机关事业单位 档案管理 重要性
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案管理工作具有技术性强、时间跨度大等特点，是机关事业单位内控管理工作的重点。在新的历史时期，机关事业单位迎来了改革发展的新契机，档案管理工作的深入推进，为档案管理工作的创新、改革发展的推动，提供了切实有效的保障。当前，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，档案管理专业化、信息化建设仍比较滞后，弱化了其在机关事业单位工作中的重要性。为此，如何立足新的发展环境、新的工作要求，深化档案管理建设，是机关事业单位创新改革的重点，应在日常管理工作中有效落实。
1 新时期机关事业单位档案管理的重要性
机关事业单位是社会管理的重要参与者，是服务社会经济建设发展的重要承担者，是机关事业单位深化改革发展的重要资源库。当前，我国正处于全面深化改革发展的新时期，档案管理的重要性更加显著，是机关事业单位工作查考的依据，是深化机关事业单位改革的重要保障，也是宣传教育的主要素材。因此，新的历史时期，档案管理在机关事业单位建设及发展中有着重要的作用，并集中体现在以下几个方面：
1.1档案管理能够为机关事业单位的工作查考提供依据
档案管理是一项长期而系统的工作，完善的档案资料库能够为机关事业单位的资料查考提供依据。首先，档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。这是对历史情况和过程的记录，能够为单位工作的创新改革，提供资料依据；其次，档案资料是单位在实践活动的产物，有的是当事人的亲笔签署、批示或手稿，这些档案资料可以作为凭证，用于机关查考工作提供依据；再次，机关事业单位工作的系统性、复杂性，需要档案管理工作的开展，为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理，进而更好地反映单位的现状。因此，档案管理工作是机关事业单位的重要工作，需要建立完善的工作制度，确保档案管理工作长期有效的开展。
1.2档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容
深化内控管理改革，是新时期机关事业单位改革建设的重要内容。首先，档案管理工作的信息化，加快了档案管理现代化建设的步伐，为内控管理改革创设了良好的内在环境；其次，档案管理为内控管理改革提供了依据，为改革工作方法的制定及推进，夯实了基础，也保障了内控管理改革的全面开展；再次，档案是宣传教育的主要素材，为单位工作的开展、改革的推进，创设了良好的宣传阵地。因此，在机关事业单位深化改革的当前，应扎实推进档案管理，并逐渐实现档案管理信息化。
1.3档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件
文书资料管理是机关事业单位档案
管理的重要内容。强化文书资料管理，是机关事业单位档案管理工作有效落实的重要保障。首先，通过文书档案，可以更好地利用档案资料，提高内控管理的质量及效率；其次，在文字资料佐证等情况之下，需要文书档案信息资源作为重要的依据，以确保档案资料的准确性；再次，机关事业单位档案管理的现代化建设，为文书资料管理工作提供了更加便捷、准确的档案信息资料，优化了管理工作的环境。
2 机关事业单位档案管理存在的问题
机关事业单位推进档案管理工作，是基于内控管理建设的内在要求。但从实际情况来看，机关事业单位档案管理仍存在诸多问题，如管理工作落实不到位、人员素质偏低、设施条件落后等问题，严重影响了机关事业单位档案管理工作的有效开展。
2.1落实不到位：管理缺乏重视，工作缺乏群众基础
机关事业单位在内控管理建设中，更注重业务能力的提高，内控管理制度体系的建立，对于档案管理工作缺乏重视。首先，档案管理工作的地位低，从实际来看，很少有机关事业单位成立专门的档案管理科室，档案管理工作的重视程度不够；其次，领导在档案管理工作中，缺乏有效的领导组织，难以实现有效的管理效果；再次，档案管理缺乏干部职工基础，干部职工对档案管理工作缺乏认识，档案资料随意处理，对档案资料的归类、整理等工作，带来较大的困难。
2.2素质偏低：档案管理人员素质偏低，难以胜任工作
档案管理是一项专业而系统的工作，要求档案管理人员应具备良好的专业能力。但从实际来看，机关事业单位档案管理人员普遍存在以下几个问题：档案管理人员年龄结构偏大，一些档案管理人员非专业出身，而是兼职的形式，参与到档案管理工作之中；一些人员缺乏信息技术知识，在档案信息化管理中，难以适应新的岗位环境；档案管理人员流动性大，且业务不精，“半桶水”的业务状态，难以实现全面而科学的档案管理工作；工作责任心不强，缺乏岗位职责认识。档案管理人员在工作中，出现懈怠、松散的工作现状，对于档案管理工作缺乏良好的责任性，档案归档整理不及时。
2.3设施落后：档案管理设施落后，信息化建设滞后
机关事业单位在档案管理中，缺乏良好的设施建设，影响了管理工作的改革发展。特别是在档案管理信息化的过程中，对硬软设施的要求更高，强调机关事业单位应加大投入力度，转变当前的档案管理环境。从实际来看，机关事业单位正着力推进档案管理信息化，但进程缓慢，缺乏良好的设施保障。一方面，档案管理缺乏充沛的资金投入，设施建设总体比较滞后；另一方面，檔案信息化管理的推进，需要机关事业单位优化现有管理环境，硬软设施建设的不足，不利于信息化建设。
3 强化机关事业单位档案管理的应对措施
立足档案管理在机关事业单位建设中的作用，但审视当前的管理问题，要求机关事业单位应强化档案管理的创新改革，优化管理环境、提高管理力度，为档案管理价值的体现创设良好的条件。在笔者看来，机关事业单位应立足管理现状，切实做好以下几点工作，提高档案管理的质量及效率。
3.1完善档案管理制度，提高管理效力
档案管理工作的全面开展，应建立完善的管理制度，明确管理职责，转变当前管理松散的局面。首先，机关事业单位应重视档案管理工作，建立健全管理制度，对管理职责进行细化，提高管理人员的工作积极性；其次，落实各项规章制度，确保档案管理工作落到实处。为了更好地推进工作的开展，机关事业单位也要强化管理监督，提高档案管理效力；再次，以创新发展为驱动，依托制度创新，优化档案管理模式，为档案管理改革发展提供新的思路，以更好地适应新的管理环境。
3.2推进档案管理信息化，优化管理环境
新的历史时期，要求档案管理应转变思维模式，以信息化管理为导向，提高管理效率、创新管理方式。在笔者看来，机关事业单位推进档案管理信息化，应做好三点工作：一是提高管理人员的综合素质，不仅需要具备专业的知识及能力，而且需要具备一定的计算机信息技术，以更好地适应新的工作岗位；二是落实信息系统建设工作，特别是对于信息系统硬软件的投入，是实现信息化建设的重要基础；三是科学规划，有序推进。档案管理信息化建设是一个过程，需要单位立足实际情况，进行科学有效的规划，有序推进各项工作。
3.3强化档案管理服务，提高利用价值
为了更好地体现档案管理的重要性，机关事业单位应强化档案管理的服务效率，这是提高档案利用价值的关键所在。为此，一是要转变思想观念，坚持以服务为导向，提高档案管理的服务性，为档案管理、创新改革提供数据资料，以更好地发挥档案管理的重要作用；二是强化档案资料的开发及利用。机关事业单位要做好归档整理工作，确保档案资料的完整性，为单位改革发展提供可靠的信息依据；三是优化服务措施。在对档案资源开发的同时，要善于将档案“管活”，让档案资料成为基层机关单位优化内控管理建设、调整工作方向及重点的重要依据。因此，新的历史时期，新的工作局面，要求在服务理念上进一步调整，提高档案资源的利用价值，体现档案管理的重要性。
总而言之，机关事业单位在深化内部管理建设的过程中，应强化档案管理工作的开展，为内控管理改革、档案管理工作开展，提供有力保障。在笔者看来，档案管理在机关事业单位工作中具有重要的地位，管理工作的深入开展，着力点在于三个方面：一是完善档案管理制度，提高管理效力，为档案管理工作的开展创设良好的内在条件；二是推进档案管理信息化，优化管理环境；三是强化档案管理服务，提高利用价值，这是档案管理在机关事业单位工作中的重要性体现。
参考文献：
[1] 王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理，2014（8）：130- 131.
[2] 刘劲松.新时期档案管理在机关工作中的重要性[J].兰台世界（中旬刊），2016（12）：00163.
[3] 冯华.新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J].现代妇女，2017（7）：166.
[4] 齐宏佳.新时期档案管理在机关工作中的重要性[J].办公室业务（下旬刊），2016（6）：120.
[5] 凌慧贞.新时期机关档案管理存在的问题分析及应对措施思考[J].卷宗，2014（18）.
[6] 胡浩.单位机关开展基础檔案管理工作的重要性分析[J].城市建设理论研究，2016（4）.
