澳大利亚维多利亚州电子文件策略研究

    王璟璇

    随着电子政务的推进，大量政府公文以数字形式存在。如何克服这些数字信息自身的缺陷，保持电子公文的真实性、法律凭证性以及长期可用性，是一个重要的问题。澳大利亚维多利亚州电子文件策略（Victorian Electronic Records Strategy, 简称VERS）的开发和推广实施提供了一种思路。

    VERS的发展历史

    VERS是由澳大利亚维多利亚州档案馆（Public Record Office Victoria, PROV）开发的一套完善的电子文件管理方案。它包含了标准、指导、培训、咨询和项目实施的整体框架，解决了电子文件的捕获、管理和长期保存问题。

    VERS经历了前期论证、标准制定、试验演示、平台推广和深化发展五个阶段。前期理论论证自1995年始，主要想法阐明在1996年发布的研究报告《永久保存电子文件》中。1998年项目组开发了VERS原型系统，从实践上进一步论证了VERS的初期设想，并于次年发布了《VERS最终报告》。2000年4月，维多利亚电子文件管理标准出台，2003年7月推出了2.0版本。新版本包含一个标准和五个技术规范，此外还分别附加了建议文件（Advice），提供相关的背景信息、说明性材料和示例。

    标准的制定并非VERS项目的最终目的，促进VERS在全州、全国乃至全世界的推广应用才是其真正使命。因此，项目组于1999至2002年在维多利亚州基建部门实施了VERS，2002年又成立了“VERS卓越中心”负责VERS的推广、指导和咨询工作以及日后的数字档案馆建设。

    VERS的管理思想

    在十几年的发展历程中，VERS经受住了理论和实践的考验，得到多国电子文件管理专家的普遍认可，成为世界领先的电子文件管理解决方案。

    1、目标和技术路线

    政府机构是VERS的应用对象，VERS的核心目标是实现由政府机构产生的电子文件可靠且真实地归档和长期保存。

    采用面向数据（data-driven）的方法捕获和保存电子文件是VERS所采取的基本技术路线。这点早在《永久保存电子文件》中就予以阐明。面向数据的方法不同于那种以系统为导向、专注于系统优化设计的方法。采用这一路线主要是基于“经济、有效、长期”的原则。首先，电子文件的生命周期应超过任何保存它们的系统，这就要求电子文件能够独立于任何系统和平台，实现自我描述和自我证明；其次，面向数据的方法以数据为管理中心，凡是能够按照VERS要求输出或捕获满足要求的电子文件的系统或平台都是可行的，这就避免了将现有文件系统撤销后再建新系统的昂贵代价。VERS注重与现有系统的结合，因而实施推广起来更加经济有效。

    2、电子文件的捕获、管理与长期保存

    （1）捕获

    《永久保存电子文件》建议电子文件形成时就应将其捕获进文件保存系统，以最大程度地保证电子文件作为证据的可靠性。捕获的同时需要将电子文件转换为VERS规定的长期保存格式。对于电子文件的背景信息等元数据，要求文件捕获系统可以自动生成VERS元数据规范中规定的元数据，并以XML格式描述。

    （2）管理和长期保存

    VERS将电子文件内容及元数据装进VEO（VERS Encapsulated Objects）。VEO是一个能够自我证明、自我描述的独立对象，可以独立于任何软件系统和平台，实现电子文件的长期保存。

    VERS标准2.0中定义了三类VEO，即文件VEO（Record VEO）、案卷VEO（File VEO）和修改VEO（Modified VEO）。在VEO中，文件具有一定的层次结构，而相应的元数据就层层封装在每层结构的外部，类似于层层包裹的洋葱，故又称为“洋葱结构”。

    文件VEO是最常见的VEO，基本结构如下图：

    

    VERS实现电子文件的长期保存主要在于三点：

    第一，电子文件使用长期保存格式。电子文件被捕获后，VERS标准要求电子文件进行格式转换，使其成为标准规定的长期保存格式。VERS规定的长期保存格式主要是PDF和TIFF格式。PDF格式有几个显著优势：一是十分灵活，可以从任何产生Postscript（一种标准印刷语言）的应用软件中生成；二是能如实保留原有文件的内容与外观；三是被业界和用户广泛支持和使用，具有较强的互操作性和兼容性。

    第二，封装。VERS使用封装技术将电子文件的内容、元数据和数字签名捆绑在一起，打包成VEO，文件层、文档层和编码层分别由XML格式的元数据来描述。其封装过程如下：

    

    第三，数字签名。VEO封装了数字签名等认证信息，从而实现数字对象的自我访问控制和安全管理。

    封装技术和数字签名虽然保护了VEO不被非法篡改和存取，但也固化了电子文件的内容信息和元数据，妨碍了对电子文件进行正常的增补修改。为实现元数据增补而又不影响证据的完整性，VERS将需要增补元数据的VEO整个作为内容信息，与所附加的元数据封装在一起，附上数字签名形成新的VEO，即“修改VEO”。

    当实现文档格式转换、文件内容及元数据封装并加附数字签名之后，就形成了一个可以自我证明、自我描述的VEO。随后可以将其移交给档案馆永久保存和存取利用。

    VERS的特色与不足

    VERS具有以下特色：

    （1）基于前沿理论、方法和技术，体现科学性和先进性

    VERS源于文件连续体理论，采用XML技术、封装技术、数字签名等先进技术实现电子文件的规范化管理及长期保存，并通过不同关联描述将多份单个文件联系在一起，建立电子文件之间的关联，反映了先进的管理策略。

    （2）标准配套性好，操作性强

    VERS标准2.0包含的一个标准和五个技术规范，不仅内容具体，而且各规范之间紧密关联、互为支撑。除标准规范外，还编制了建议文件以指导标准的应用。VERS标准体系构建了电子文件从形成机关到档案馆集中归档的整套解决方案，为文件保管员、档案人员、计算机开发人员提供了较具体的实施方案，具有较强的操作性。

    （3）元数据集体系庞大，结构独特，具备灵活性和兼容性

    VERS共定义了159个元数据元素，几乎囊括了电子文件生命运动中涉及的所有元数据项目。虽然元素较多，但却具有鲜明的结构性和层次性。为便于元数据集应用，VERS将元素分为三类：必选项、条件项和可选项。除了必须具备必选元素外，各机构可以根据自身实际灵活选用合适的元素。在制定VERS元数据集时，主要参照了澳大利亚国家档案馆（NAA）的文件保存元数据标准（RKMS）和澳大利亚政府定位服务元数据集（AGLS），很好地实现了标准间的兼容。

    （4）电子文件具有多文档格式

    VERS的另一特色是在封装对象中，电子文件可以包容多文档内容，每份文档又允许有多种格式的编码，这不仅降低了文件管理的风险，还方便了文件利用。VERS支持保存电子文档的最初格式，例如一份Word文件在转换为PDF保存的同时，还可以将原Word格式的文档编码封装进VEO。这既考虑到现在还无法预知哪种数字信息格式能够真正经受住时间的考验，也是因为在某些情况下使用原格式可能比PDF更方便。不过，多文档格式也存在一个缺陷，即增加了电子文件的存储空间，因此有必要在安全便捷和存储空间之间寻求平衡点。

    VERS不足之处主要有两点。首先，VERS所指的电子文件仅限于静态文件（字处理文件和图像），它没有给出声音、视频以及多媒体等数字资源的管理方法。其次，VERS只是一个州级标准，没有上升到国家乃至国际标准。

    参考文献：

    1. VERS的标准、规范和建议文件参见http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.htm

    2. Howard Quenault.VERS:Building a Digital Record Heritage.2004. http://www.vala.org.au/vala2004/2004pdfs/13Quena.PDF

    3. The Public Record Office of Victoria.Keeping Electronic Records Forever, Records Management Vision Development. http:// www.prov.vic.gov.au/vers/pdf/kerf.pdf

    4. 胡雨、刘越男：《澳大利亚维多利亚州电子文件策略及其启示》，《山西档案》 2007年第4期。

    作者单位：武汉大学信息管理学院