高校评估前的档案工作

    支贵生

    教育部在全国普通高等院校开展的本科教学工作水平评估是正在实施中的高等教育质量工程的一个重要环节，也是推动高校提高教学质量、提升办学水平、扩大社会声誉的重大举措。依据以往高校评估过程看,评估专家除了实地考察了解高校的实际情况之外,一项重要的工作就是系统地审阅学校各项工作形成的档案资料,通过审阅原始档案资料了解学校各项工作的发展过程,从而做出客观的估价。档案工作在评估中显示了它无可替代的作用。

    一、增强档案工作的自评自建意识和全体教职工的档案意识，促进档案服务意识

    教学评估是高校档案工作发展的良好契机，在教学评估之前要重视档案的自查自评工作，全体动员，努力使高校档案工作形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，使这种周期性的自评机制能够成为高校档案工作自我驱动的动力，推动档案工作构筑扎实基础，与时俱进，持续发展，使高校档案工作步入规范化的轨道。

    无论综合性评估还是专项评估，其评价指标体系都是系统而完整的，观测点是全方位的，特别是本科教学工作水平评估，它涉及学校工作的方方面面，要求各方面的档案都应当是齐全完备的。因此，迎评过程中的档案建设需要动员各方面和各层面的人员积极参与，使每位教师都要参与对历年试卷、毕业论文和毕业设计等存档资料的自查与整理，通过全员参与的过程全面促进自评自建意识，尽可能使档案材料规范完善。

    学校在迎接评估的准备过程中，应将评估指标各项内容所需文件、档案材料细化，并层层落实到各个院系、处室，使全校教职工和专兼职档案员紧密结合，增强归档自觉性，做好归档工作。要使档案人员认识到自身所肩负的责任,更加自觉地努力工作，提高业务素质，拓宽知识面，积极主动地提供高质量、高效率的服务,充分发挥高校档案在评估中的作用。

    第一，积极主动做好档案资源的收集工作。从实际情况看，相当一部分档案资源长期散存在部门或个人手中，尤其是科技、声像档案收集难度大，这就需要档案工作者变被动收集档案为主动上门服务，宣传档案工作的重要性、增强档案意识。

    第二，准确地把握评估工作对档案工作的要求，学习总结一切创造性的先进做法和成果，为评估工作进行全面服务。档案部门要借助评估工作的强大推动力，进一步提高档案的服务功能，档案管理人员要更新观念，正确认识档案管理工作在当今高校评估中的重要地位和所发挥的巨大作用，在职能上要从管理型向服务型转变。

    第三，提高自身的业务素质，力争在评估中为评估专家提供快捷、准确的档案材料。能否及时准确地提供档案材料是评估专家衡量高校管理水平的重要依据，在目前信息查阅、信息处理、信息传输速度日益发达的网络时代，档案管理人员更应该提高业务水平、更新观念、强化服务意识、端正服务态度，提高服务效率，更新知识结构，提高整体素质，以便迅速准确地从浩如烟海的档案信息中找到评估专家所需的档案信息。

    二、丰富馆藏，查漏补缺是本科教学工作水平评估之前档案工作的首要任务

    高校本科教学工作水平评估的指标体系包括办学指导思想、师资队伍、教学管理、学风、教学效果、毕业论文或毕业设计和思想道德修养七项一级指标，评估范围涉及学校整体工作的方方面面，所以完整、充实、丰富的档案材料在教学工作水平评估中的作用是不可替代的。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估,无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开档案信息，最有说服力的依据也是档案材料，评估专家只有全面掌握了解由档案材料整理归纳出来的真实数据资料，才能对一个评估单位的办学实力和办学水平进行全面评价。若在评估过程中拿不出“真凭实据”，评估工作也就难以进行。

    目前高校档案室库藏档案，在数量与质量上都难以满足各级评估材料整理工作的需要。因此，档案部门必须以迎接本科教学工作水平评估为契机，遵循一定的原则和方法，从其形成、积累开始入手，加以规范或统一，并进行科学合理的分类整理等系统化处理，对照教学评估指标体系方案要求,加大档案建设的宣传力度,强化各职能部门和二级学院档案员建档、收集、整理、归档、立卷等技能培训工作,扩大档案收集范围，拓宽档案收集渠道，查漏补缺；尽量做到经常性收集与集中性收集相结合，主动送交与上门收集相结合，归档范围内与归档范围外相结合，特别是对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注，不断丰富馆藏,做到数量充足、质量优化、成分充实、结构合理，全面反映学校的教书育人情况，为准备丰富、翔实的本科教学工作水平评估汇报材料打下坚实的基础。

    迎评材料主要来源于学校教学档案资料，而教学档案资料是长期教学改革实践中形成的原始记录。在日常档案工作中，要坚持档案工作“四同步”的原则，在教学改革实践的同时，同步做好教学档案资料的形成、积累、整理和归档工作，真实系统地记载和反映教学实践活动，使评估支撑材料准备工作形成良好的先天基础。努力使管理工作规范，该建档的建档、该归档的归档，功夫下在平时。

    近些年来，伴随着我国高等教育的快速发展，各高校的教学、科研以及基本建设等方面都在发生着日新月异的变化，反映改革建设与发展的信息资料应当是十分丰富的。由于在学校各层面的工作群体中客观存在着档案意识的强弱差异，使得某些工作或环节的档案资料未能及时整理成卷或未能及时收集入档，要弥补这些缺失，充实档案卷宗，就要借迎评阶段全面动员，全员参与之机，组织相关人员在对具体工作实践的真实过程进行回顾的基础上，广泛收集散存的原始件，汇总整理并充实到档案资料体系中去。

    与此同时，由于迎评工作本身又是对至少近三年时限长度的学校工作的整体总结或专项总结，所以，可以借此机会形成具有较为完备的阶段性总结材料及时归入档案资料库，充实档案全宗。

    再者，近些年来多数高校始终处于快速变化的动态发展过程，师资队伍、学生规模、基本建设、体制结构、课程体系等方面的资料，尤其是各种数据变化频繁。再加上不同的职能部门依据本部门的职能职责会对相同项目的数据进行统计和使用，使有些数据出现多头统计的现象，档案资料会或多或少地存在数据矛盾和表述不一的问题。 在迎评阶段的档案建设中，应当对学校状态数据及各方面资料进行全面的核实与修正，明确数据统计的统一口径和标准，明确特定部门统计的特定数据的权威性。

    三、优化档案工作队伍，使之与档案管理规范化、现代化和高效化的要求相适应

    高校评估中的考察不仅依重于校级档案资料库的信息途径，而且由于评估工作要求全面、深入、细致，评估专家还要在走访基层单位的过程中随时调阅各职能部门和院系的档案库存资料。而就高校档案管理队伍的普遍现状来看，学校各职能部门和各教学单位的多数档案工作人员还兼任着本单位其他业务管理工作，且接受过档案专业高等学历教育者较少。高校评估中的指标要求和评价标准的逐步提高以及档案信息化建设进程的推进都对档案工作人员的思想业务素质和技能水平提出了更高的要求。这就使得档案管理队伍的培养和训练显得尤为重要。高校应当有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应性。要通过建立和完善有效的培训机制和考核机制为档案管理水平的不断提高提供有力保证。

    作者单位：南阳师范学院文学与新闻传播学院