档案编研选材数据库的合理开发

    卢东清

    在档案编研工作的各个阶段都会形成大量的原始信息，特别是在编研题目确定之后，编研人员要进行广泛的编研素材的查找、筛选和研究工作，这个阶段会形成大量的原始信息，信息量丰富而且复杂，如果对其加以有效的分类、整合、积累、保存，建立编研选材专题数据库，就能为今后的编研工作提供参考和借鉴。

    一、建立档案编研选材数据库的必要性

    （一）档案编研工作实际的需要。目前，各级档案馆在进行编研选题的时候，普遍存在主观随意性较大的问题，其中一个重要原因就是没有充分了解馆藏内容，致使编研选题与馆藏内容相脱离，因而编出的编研材料价值不大、参考性不强、实用性不高。在馆藏数量巨大而且逐年上升的形势下，建立编研选材数据库，可以帮助我们深入了解馆藏档案内容，更加科学合理地确定编研选题，真实准确、齐全完整、系统丰富地选择材料进行编辑加工等工作。

    （二）开展网络档案编研的前提。网络环境下，我们可以将编研选材数据库发布在网上，为编者提供材料线索。部分网络编辑系统还可提供“虚拟编辑室”，使得不同地域的编研人员共同完成同一个编研材料，这样，异地联合编研就可成为现实。同时，浏览者通过上网浏览得到所需的线索，也可以提高到档案馆进行实地查档的查档率。

    （三）档案工作新形势的要求。建立编研选材数据库，为开发档案编研管理软件提供了数据支持，是档案编研工作向现代化、信息化、网络化迈进的基础。

    二、建立档案编研选材数据库的形式

    （一）档案文件目录数据库。就是把有研究参考价值、编研价值以及用于办展的档案的目录，按照一定的专题录入数据库，类似于我们常用的档案专题文件级目录数据库，比如我们档案馆的婚姻档案、房基地批示档案、招工档案等专题目录数据库。

    （二）档案内容简介数据库。就是在目录数据库的基础上，增加档案内容简介字段，把一份文件中有价值的信息，利用主题词、关键词或内容概要等形式全部反映出来。这样不但可以检索到所需文件的题名，还可以对文件的内容进行全面的了解。

    （三）档案原文检索数据库。在数据库中设置档案原文字段，档案原文的录入可分为嵌入式和链接式两种，嵌入式是直接在数据库中输入档案原文；链接式则是利用已建好的档案原文数据库，把档案原文链接到数据库中。这样当检索到所需文件后，不但可以查看档案内容概要，还可以直接打开档案原文，有用的内容可以直接下载、编辑加工利用，这样，编研工作效率就会大大提高。

    从以上编研选材数据库的三种形式不难看出，建立文件目录数据库虽然简单，工作量也较少，但所含信息量也较少。比如北京市平谷区档案馆的文件级目录数据库中，一些早期形成的文件题名不很规范，不能准确全面地概括文件内容，检索利用时有些内容重要的档案就可能被遗漏。而档案全文数据库信息量大，如果没有已建好的全文检索数据库，建立这种全文数据库十分困难。随着文档一体化进程的加快，大量电子文件形成，为全文数据库的建立提供了便利。比如，目前我馆的文件目录数据库中已有条目近120万条，而且还会逐年增加，从实际出发，我觉得可以分阶段进行，首先建立文件目录数据库，然后逐渐扩充，添加内容，逐步形成档案内容简介数据库，乃至最终形成档案原文检索数据库。

    三、建立档案编研选材数据库的步骤和方法

    （一）对数据库的功能需求的调研。编研选材数据库一般容量较大，因此要具有较快的检索速度和较高的查全率、查准率，这样才能真正提高编研效率。将来开展网络编研是编研工作的趋势，不同的档案馆之间，档案馆、室之间，档案馆与社会有关部门之间都可以进行广泛的联合编研，因此编研选材数据库要适合在网络环境下使用，要具备较高的检索性能，便于实现数据库资源的信息共享。

    （二）准备数据库材料。编研选材数据库的数据来源主要是馆藏档案和资料，现行文件中心的现行文件资料，档案室保存的档案信息，其他档案馆保存的资料，通过网络、公开出版物等途径获得的资料信息等。比如，目前我们已收集了档案馆的90多万条目录的综合数据库，基层档案室报送的30多万条的电子目录，为建立选材数据库做好了准备。

    （三）数据库选型。数据库的类型有很多，比如Access、Datebase、SQL server等，一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性能好的数据库。比如根据我馆的实际，可采用Access数据库格式，一是编研人员使用操作比较熟练，二是区档案馆、各单位档案室已建立的数据库也是这种格式，我们可以直接在原数据库上进行操作。

    （四）数据库的设计。主要是设计字段和设置字段类型。根据实际需要可以设置档号、类别、文件题名、内容简介、时间、保管单位、档案原文等字段，其中要注意以下几点：

    1、类别的设置是关键。可以按专题设置类别，如可以设置历史、地理、人文、自然、政治、经济、科技、教育、文化、综合类等专题。专题的设置要以实用为主，如果专题分得太多，就不容易辨别区分，不容易归类；如果专题分得太少，检索使用起来就不方便。因此，设计专题要做好广泛的调研并通过实践修改完善，也可以参考县志、百科全书的类目设置。由于类别字段较多，可以用代字或代号表示，并编制字段设计说明。

    2、内容简介字段要设计成文本型。它是对文件内容进行准确、简要的概括，内容较单一的文件可以用主题词、关键词进行标注，内容较多的文件，可以编写摘要。标注内容简介是建立数据库的难点，工作量巨大不说，单就一份文件的内容来看，有的可能涉及政治、经济、文化、教育、体育等各个方面的重要信息，综合性文件可能还包含着历史、地理、自然等社会各个方面的信息，标注起来非常复杂。这就要求编研人员具备较高的判断、分析、研究能力，从一份文件材料中查找有利用价值信息，同时还要具备较好的总结、提炼、文字加工功底，全面细致准确地标注档案内容。

    3、档案原文字段要设计成超级链接型。由于嵌入式档案原文所占空间较大，影响检索速度。档案的载体、类型又有文本、照片、声像等多种形式，因此，应采用超级链接方式链接档案原文。

    （五）窗体界面的设计。设计窗体界面表文件，是为了方便输入文件内容简介和档案原文等字段的内容，主要设计类别、文件题名、内容简介、时间、档案原文等字段。

    （六）数据库的实施。从实际情况来看，数据库的建立可以分步实施。

    第一步是从原目录数据库中挑选出可用的条目，建立选材目录数据库。具体方法：可以在原数据库中设置“是否存留”和“类型”两个新的字段，然后就需要从头至尾浏览数据库，从中找出可用的条目，并在是否存留字段中标注“1”，同时在类型字段中标注应属于哪个类型，比如政治、经济、文化等类或用代号表示。数据库录入完成后，为方便使用，可以用检索工具，检索出所有“是否存留”字段中是“1”的条目，另建新库保存，也就是新建一个有用的数据库。

    第二步是在新建数据库中，添加内容简介。由于填写档案内容简介的工作量非常巨大，可以有针对性、有侧重点地进行文件内容简介录入。从馆藏来看，早年形成的档案文件标题不很规范，比如革命历史档案，敌伪档案，县委、人委、革委、五大公社档案，六大区委档案、四清档案等，而这些档案又往往是编研或者办展利用的重点，可以先从这些档案入手，边调研边录入内容简介。

    第三步是录入档案原文。目前我馆还没有档案原文数据库，基层档案室电子档案还没有接受进馆，只能靠我们日常积累。比如我们在编研或是办展过程中要注意积累，对已形成的电子文件、数码照片等随时链接到数据库中。

    作者单位：北京市平谷区档案局