院校教学档案的收集方法

    支贵生

    一、贯彻集中统一管理原则

    集中统一管理原则是教学档案管理的指导方针和基本原则。一方面，教学档案的收集是获得和积累教学档案的手段，只有通过收集工作，才能将散存于教师、学生及各职能部门的教学档案材料集中到档案部门，形成集中管理的客观条件，实现统一的科学管理。另一方面，只有认真贯彻执行教学档案材料的集中统一管理原则，才能为教学档案的收集工作奠定基础，确保教学档案收集工作的高质量。

    二、遵循教学档案的形成规律

    教学档案材料是教学单位在教学活动过程中形成的，它的收集是一个承前启后的重要环节，它联系着教学档案材料的形成部门、个人和档案部门的活动。在归档制度的制定上，既要照顾到档案部门的工作需要，又要考虑到教学档案材料形成部门、个人的利用要求，按照教学活动的基本程序和教学档案材料的形成过程，对教学档案材料的归档范围和归档时间做出具体规定，以保证教学档案材料收集工作的质量，使教学档案的收集遵循教学档案材料形成的客观规律。

    三、以满足教学活动需要为原则

    教学档案是从事教学活动、教学管理和科研工作必不可少的资料，教学档案的收集工作要适应教学工作的需要。一方面，教学档案的收集应是多方位的积极收集；另一方面，教学档案的收集工作必须适应教学工作的需求，确保教学档案的完整准确，能够真正对总结教学经验、探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量起到作用。

    四、教学档案的收集与积累要责任到人

    为保证教学档案材料的完整和准确，应建立教学档案分层管理办法，每位从事教学及管理工作的人，对自己所负责或从事的工作应有一个完整的记录，并及时提供给档案管理人员。教研室主任、专业负责人、普通教师应在日常工作、科研及教学过程中将自己形成的有价值的材料收集起来。

    五、建立健全归档制度

    建立、健全和完善归档制度，是做好教学档案收集工作的重要前提，也是保证教学档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：归档范围必须明确完整，以免少收或漏收，应将评估要求的教学档案内容全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；再就是加强文件管理，即凡是上级部门下发的文件材料，应由专门人员登记，这样档案部门就能及时明确掌握有哪些文件材料需要收集；档案部门也必须主动同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

    六、实行灵活的收集方式

    教学档案具有来源上的分散性、内容上的复杂性、时间划分上的特殊性、制成材料上的多样性及综合性、专业性等特点，因此，档案部门必须扩大档案收集范围，拓宽档案收集渠道，查漏补缺，采取较为灵活的方式进行收集?熏尽量做到经常性的收集与集中收集相结合，催交与上门收集相结合，归档范围内与归档范围外相结合，收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注。也可将需收集的档案信息材料明确通知教师，让教师制成电子文挡，利用目前校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱，既方便快捷，又可复制利用。

    七、加强宣传教育，提高全员档案意识

    高校档案部门应通过各种渠道，如举办培训班、知识竞赛等形式，进行宣传教育，普及档案基本知识，不定期召开教学档案管理会议，用具体实例阐述教学档案的特点、地位和作用，增强教师的归档意识。高校教学管理部门要加强对教学档案收集工作的检查、指导，使教学档案收集工作制度化、标准化，进一步规范和完善归档程序和档案移交制度，使教学档案材料的收集工作成为高校教师的自觉行动，进一步提高教学档案收集工作的质量。

    作者单位：河南省南阳师范学院