内部控制建设在企业采办管理中的应用探究
胡雅璇
摘要：企业的采办工作是企业经营管理过程中的一项重要工作，采办工作影响着企业的经济效益。当前我国企业的采办工作中存在着种种问题，影响着企业的生产经营，因此要采取一定的措施，促进采办工作不断朝着科学化的方向发展。本文将对内部控制建设在企业采办管理中的应用进行探究。
关键词：内部控制 企业采办管理 应用 责任追究
中图分类号：F27 文献标识码：A
随着现代企业制度的不断完善，公司制、股份制的不断建立，我国的企业管理水平得到了较大提高，经营能力得到了较大的发展，竞争水平也不断提升。但是随着企业发展速度的加快，企业规模的逐渐扩大，内部管理结构也渐趋复杂，企业所面临的相应的风险也越来越大。为此，企业需要强化内部管理结构，实现企业转型升级，才能促进企业持续健康发展。
采办业务是企业日常经营管理过程中所必要的业务，采办工作完成得是否良好对于企业经营有着重大的影响，采办工作关系着企业运营过程中的成本问题，影响着企业的经营效益。
1 企业采办工作中所存在的问题
采办是指通过购买、租赁、委托、雇佣等方式来获取企业经营所需要的物资及服务，才办的种类包括物资采办、工程采办、服务采办等，不同的采办所要获取的物资内容不同。采办方式也多种多样，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、订单、询价、单一来源等等。
采办工作作为公司经营管理的重要环节，常常存在着许多问题。首先，基于我国的经济发展现状来说，我国正处于经济发展的转型时期，企业之间的竞争也逐渐升温，企业之间残酷的竞争导致许多企业内部人员徇私枉法、以权谋私的现象出现，其他企业也常常为了谋取自身利益而以利益收买国有企业的采办人员，严重损害了国有企业的利益，损害了国有企业的声誉和形象。造成这种现象的原因有以下几点。
首先，多数企业采办管理机制不健全，企业只注重对于采办基本制度的建设，而忽视对于采办的具体管理办法，缺乏具体的操作流程和步骤，操作性差，这就为一些企业钻制度的空子提供了机会，导致企业在具体操作过程中常常出现违法乱纪现象。一些采办管理制度之间互有交叉，管理效率低下，又无法做到面面俱到的管理。再加上企业采办管理工作需要交由总部机关进行报批、审核，程序繁琐，使得采办管理工作成为表面形式，严重打击了采办单位的积极性。目前的采办管理依旧采用由下属单位向上级报告采办项目，由上级进行采办金额上下限的限定方式，导致整个采办管理过程僵化，一些管理人员利用采办管理的漏洞进行暗箱操作，导致采办过程出现问题，影响公司的经济效益。
采办工作过程中存在的另一个问题是采办过程的不科学、不合理。采办工作是一项较为复杂的工作，采办计划的编制要与工程实施的设计、论证、具体实施等各个环节相互配合，这就需要各部门之间相互配合。但是当前我国企业中采办过程计划制定不尽合理，部门与部门之间不能相互协调，采办工作存在滞后性，采办效率低下，采办物资无法及时跟上工程进度，导致工程实施效率低下，服务水平落后。
不仅如此，在采办计划的制定过程之中，工作人员仅仅依靠自身的经验而非科学的数据，这就导致采办计划不能很好地符合工程需求，采办计划存在一定的风险，对公司利益造成不利影响。在企业的采办过程中，还存在招评标管理制度落后，招评标过程存在种种不公正现象等问题。采办过程的监督体系不完善也是采办工作所存在的一个问题。在企业内部存在着忽視采办过程风险管理的现象，企业的内部控制与采办管理常常处于脱节状态，没有将采办工作纳入企业内控的流程之中。再加上企业内部权力之间得不到有效制衡，导致企业内部贪污腐败风气得不到有效处理，惩处机制的缺失也使得企业的科学采办受到阻碍。
2 内部控制建设在企业采办管理中的应用探究
采办管理工作是企业经营的一项重要工作，我国在颁布的《中央企业开展管理提升指导意见》中已经明确指出，要将采办工作与决策投资、全面预算等工作作为企业管理提升的重点，以促进企业健康有序发展。将内部控制建设运用于企业采办管理过程中，能够有效提升企业采办工作的质量和效率。
2.1建立科学、合理的采办管理制度
为了加强对于企业采办工作的管理，要建立起一套科学合理的采办管理制度。采办制度的建立要加强对于企业高层的管理，加强对于企业流程的整体管理，对于所有的参股企业要做好制度上的对接，各部门之间做好协调工作，避免部门之间由于沟通不畅造成的文件用词不一的情况。
企业要建立系统性较强的管理制度，管理条例要简洁、清晰，管理办法要易于操作，管理办法的制定也要易于更改，以便于根据实际情况对管理方案进行调整。在进行招标工作时，要积极借鉴国外企业的成功经验，学习国外企业采办过程的优秀管理方法和监督方法，提高自身的采办能力。要提高企业采办工作的质量，还要建立完善的采办过程操作细则，避免由于管理层过多而造成流程过于繁琐，最终导致企业采办工作不能有效进行。企业要简化管理流程，精简管理机构，提高采办工作的效率。企业还要加强采办工作的信息化建设，将采办过程中的信息透明公开，将整个采办业务的操作流程和监督工作进行公开管理，这就能够有效提高采办工作的公平公正性，在一定程度上杜绝采办过程中的贪污腐败现象，提高监督管理的效果，并且使得采办过程中出现的问题能够责任到人。
2.2建立创新的采办管理制度
企业要根据市场行情以及国家经济发展现状，适时进行采办管理制度的创新。采办管理制度的创新要建立在遵守相关法律法规的基础上，密切关注我国经济动向，处理好经济方面可能出现的风险问题，以提高经济活动的效率为目的，不断加强管理机制的创新，寻找最科学合理的管理办法，努力提高企业的经济效益。为了实现企业采办管理制度的创新，企业首先要明确内部各部门的职责，进行合理的工作内容划分，各部门各司其职，保证工作的透明性、公正性，避免部门之间互相推诿的情况发生，提高采办工作的效率。企业要对平时的采办工作加强监控，并定期召开会议，对采办工作中存在的问题进行商讨，讨论创新方案，不断加以改进。
2.3建立科学的采办信息系统
采办信息系统的建设对于采办工作的推进具有重要意义。企业要大力推进采办信息系统的建设，建立起先进的采办管系统，并使之运用于企业下属的所有部门，实现企业内部的全面采办信息管理。采办系统的建设也要不断进行优化创新，建立起采办流程的在线服务系统，自动化的业务流程系统，采办审批流程的透明化，采办文件管理的标准化等等。采办信息系统的推广和运用不仅能够提高采办效率，而且能够有效降低采办所花费的资金、时间和人力成本，降低采办过程中存在的风险，使得整个采办过程更加公开透明。科学的采办信息系统还能够带动企业整体管理制度向着科学化的方向转变，有利于企业的整体发展。
2.4建立企业内部协调的运行机制
要进一步改进企业采办制度，就要不断完善和协调企业内部的执行、决策、监督机制。不仅要完善企业内部的重大问题决策机制，企业领导人任免、企业项目决策一类的管理机制，还要明确公司内部各权力机关如董事会、管理部门以及业务部门的职责和权力范围，明确各部门管理的具体流程和步骤，明确采办过程的授权流程。只有协调公司内部各部门的职责，将整个业务流程统一协调，才能使得采办过程符合业务需要，节省采办所花费的资源。
要做好一项采办工作，还要密切关注采办过程的各个环节，在采办前期的项目招评标过程中，需要企业领导对项目进行审核批准，由项目经理进行招评标过程组织管理，各业务部门对各自所负责的招投标分别进行评标工作，最后完成这些工作后，将业务逐级上报，由企业领导进行审批，决定是否授予权限，在这过程中，还需要监察部门对整个招标过程进行监督和评价。采办过程中，这些环节缺一不可，每个环节的成功实施都是采办工作完成的关键，因此要加强各个环节权力的有效配置，避免内部利益的相互冲突。
2.5建立严格的责任追究制度
企业要建立完善的责任追究制度，将采办工作细化，责任到人，完善信息系统建设，一旦出现工作失误及徇私舞弊现象，要深入追究责任，不仅要追究责任人，还要追究其负责人的相关责任，加大查处的力度。为此，企业要建立起完善的监察机关，大力发挥监事会和风險管制机构的职能，最大限度地保证高效率地查找责任当事人，企业还要建立起详细的处罚机制，做到奖罚分明，根据责任的轻重不同而进行不同程度的处罚，使得企业的内部管理更加严谨、规范，员工的工作积极性也能够得到提升。
3 结束语
企业的采办工作是企业经营管理的一项重点工作，当前我国企业的采办工作存在着种种问题，企业采办管理机制的不健全，采办过程缺乏科学化管理，导致采办效率低下，资源浪费现象严重，贪污腐败风气盛行。为了进一步规范企业采办工作，要将企业的内部控制机制运用于采办管理中，建立科学、合理的采办管理制度，并根据企业需求不断对制度进行创新，建立科学的采办信息系统，促进采办信息的透明公开化，提高采办效率，企业各部门之间还要建立协调的运行机制，加强采办各环节的监督管理工作，并建立起严格的责任追究制度，不断完善企业的采办工作，促进企业发展。
参考文献：
[1] 王强.全面风险管理体系建设与内部控制在企业管理中的应用[J].企业科技与发展，2012，（11）：128- 129+134.
[2] 张明芳.A企业内部控制规范及其实施研究[D].中国海洋大学，2013.
[3] 张万鹏.基于工作流技术采办管理平台的设计与实施[D].北京邮电大学，2009.
[4] 翟建勇.企业采办业务管理系统分析及设计——以某石化企业为例[J].物流技术，2015，34（5）：267- 269.
[5] 汪瀛.大数据时代企业采办管理研究与探讨[J].招标采购管理，2015（5）：41- 42.
摘要：企业的采办工作是企业经营管理过程中的一项重要工作，采办工作影响着企业的经济效益。当前我国企业的采办工作中存在着种种问题，影响着企业的生产经营，因此要采取一定的措施，促进采办工作不断朝着科学化的方向发展。本文将对内部控制建设在企业采办管理中的应用进行探究。
关键词：内部控制 企业采办管理 应用 责任追究
中图分类号：F27 文献标识码：A
随着现代企业制度的不断完善，公司制、股份制的不断建立，我国的企业管理水平得到了较大提高，经营能力得到了较大的发展，竞争水平也不断提升。但是随着企业发展速度的加快，企业规模的逐渐扩大，内部管理结构也渐趋复杂，企业所面临的相应的风险也越来越大。为此，企业需要强化内部管理结构，实现企业转型升级，才能促进企业持续健康发展。
采办业务是企业日常经营管理过程中所必要的业务，采办工作完成得是否良好对于企业经营有着重大的影响，采办工作关系着企业运营过程中的成本问题，影响着企业的经营效益。
1 企业采办工作中所存在的问题
采办是指通过购买、租赁、委托、雇佣等方式来获取企业经营所需要的物资及服务，才办的种类包括物资采办、工程采办、服务采办等，不同的采办所要获取的物资内容不同。采办方式也多种多样，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、订单、询价、单一来源等等。
采办工作作为公司经营管理的重要环节，常常存在着许多问题。首先，基于我国的经济发展现状来说，我国正处于经济发展的转型时期，企业之间的竞争也逐渐升温，企业之间残酷的竞争导致许多企业内部人员徇私枉法、以权谋私的现象出现，其他企业也常常为了谋取自身利益而以利益收买国有企业的采办人员，严重损害了国有企业的利益，损害了国有企业的声誉和形象。造成这种现象的原因有以下几点。
首先，多数企业采办管理机制不健全，企业只注重对于采办基本制度的建设，而忽视对于采办的具体管理办法，缺乏具体的操作流程和步骤，操作性差，这就为一些企业钻制度的空子提供了机会，导致企业在具体操作过程中常常出现违法乱纪现象。一些采办管理制度之间互有交叉，管理效率低下，又无法做到面面俱到的管理。再加上企业采办管理工作需要交由总部机关进行报批、审核，程序繁琐，使得采办管理工作成为表面形式，严重打击了采办单位的积极性。目前的采办管理依旧采用由下属单位向上级报告采办项目，由上级进行采办金额上下限的限定方式，导致整个采办管理过程僵化，一些管理人员利用采办管理的漏洞进行暗箱操作，导致采办过程出现问题，影响公司的经济效益。
采办工作过程中存在的另一个问题是采办过程的不科学、不合理。采办工作是一项较为复杂的工作，采办计划的编制要与工程实施的设计、论证、具体实施等各个环节相互配合，这就需要各部门之间相互配合。但是当前我国企业中采办过程计划制定不尽合理，部门与部门之间不能相互协调，采办工作存在滞后性，采办效率低下，采办物资无法及时跟上工程进度，导致工程实施效率低下，服务水平落后。
不仅如此，在采办计划的制定过程之中，工作人员仅仅依靠自身的经验而非科学的数据，这就导致采办计划不能很好地符合工程需求，采办计划存在一定的风险，对公司利益造成不利影响。在企业的采办过程中，还存在招评标管理制度落后，招评标过程存在种种不公正现象等问题。采办过程的监督体系不完善也是采办工作所存在的一个问题。在企业内部存在着忽視采办过程风险管理的现象，企业的内部控制与采办管理常常处于脱节状态，没有将采办工作纳入企业内控的流程之中。再加上企业内部权力之间得不到有效制衡，导致企业内部贪污腐败风气得不到有效处理，惩处机制的缺失也使得企业的科学采办受到阻碍。
2 内部控制建设在企业采办管理中的应用探究
采办管理工作是企业经营的一项重要工作，我国在颁布的《中央企业开展管理提升指导意见》中已经明确指出，要将采办工作与决策投资、全面预算等工作作为企业管理提升的重点，以促进企业健康有序发展。将内部控制建设运用于企业采办管理过程中，能够有效提升企业采办工作的质量和效率。
2.1建立科学、合理的采办管理制度
为了加强对于企业采办工作的管理，要建立起一套科学合理的采办管理制度。采办制度的建立要加强对于企业高层的管理，加强对于企业流程的整体管理，对于所有的参股企业要做好制度上的对接，各部门之间做好协调工作，避免部门之间由于沟通不畅造成的文件用词不一的情况。
企业要建立系统性较强的管理制度，管理条例要简洁、清晰，管理办法要易于操作，管理办法的制定也要易于更改，以便于根据实际情况对管理方案进行调整。在进行招标工作时，要积极借鉴国外企业的成功经验，学习国外企业采办过程的优秀管理方法和监督方法，提高自身的采办能力。要提高企业采办工作的质量，还要建立完善的采办过程操作细则，避免由于管理层过多而造成流程过于繁琐，最终导致企业采办工作不能有效进行。企业要简化管理流程，精简管理机构，提高采办工作的效率。企业还要加强采办工作的信息化建设，将采办过程中的信息透明公开，将整个采办业务的操作流程和监督工作进行公开管理，这就能够有效提高采办工作的公平公正性，在一定程度上杜绝采办过程中的贪污腐败现象，提高监督管理的效果，并且使得采办过程中出现的问题能够责任到人。
2.2建立创新的采办管理制度
企业要根据市场行情以及国家经济发展现状，适时进行采办管理制度的创新。采办管理制度的创新要建立在遵守相关法律法规的基础上，密切关注我国经济动向，处理好经济方面可能出现的风险问题，以提高经济活动的效率为目的，不断加强管理机制的创新，寻找最科学合理的管理办法，努力提高企业的经济效益。为了实现企业采办管理制度的创新，企业首先要明确内部各部门的职责，进行合理的工作内容划分，各部门各司其职，保证工作的透明性、公正性，避免部门之间互相推诿的情况发生，提高采办工作的效率。企业要对平时的采办工作加强监控，并定期召开会议，对采办工作中存在的问题进行商讨，讨论创新方案，不断加以改进。
2.3建立科学的采办信息系统
采办信息系统的建设对于采办工作的推进具有重要意义。企业要大力推进采办信息系统的建设，建立起先进的采办管系统，并使之运用于企业下属的所有部门，实现企业内部的全面采办信息管理。采办系统的建设也要不断进行优化创新，建立起采办流程的在线服务系统，自动化的业务流程系统，采办审批流程的透明化，采办文件管理的标准化等等。采办信息系统的推广和运用不仅能够提高采办效率，而且能够有效降低采办所花费的资金、时间和人力成本，降低采办过程中存在的风险，使得整个采办过程更加公开透明。科学的采办信息系统还能够带动企业整体管理制度向着科学化的方向转变，有利于企业的整体发展。
2.4建立企业内部协调的运行机制
要进一步改进企业采办制度，就要不断完善和协调企业内部的执行、决策、监督机制。不仅要完善企业内部的重大问题决策机制，企业领导人任免、企业项目决策一类的管理机制，还要明确公司内部各权力机关如董事会、管理部门以及业务部门的职责和权力范围，明确各部门管理的具体流程和步骤，明确采办过程的授权流程。只有协调公司内部各部门的职责，将整个业务流程统一协调，才能使得采办过程符合业务需要，节省采办所花费的资源。
要做好一项采办工作，还要密切关注采办过程的各个环节，在采办前期的项目招评标过程中，需要企业领导对项目进行审核批准，由项目经理进行招评标过程组织管理，各业务部门对各自所负责的招投标分别进行评标工作，最后完成这些工作后，将业务逐级上报，由企业领导进行审批，决定是否授予权限，在这过程中，还需要监察部门对整个招标过程进行监督和评价。采办过程中，这些环节缺一不可，每个环节的成功实施都是采办工作完成的关键，因此要加强各个环节权力的有效配置，避免内部利益的相互冲突。
2.5建立严格的责任追究制度
企业要建立完善的责任追究制度，将采办工作细化，责任到人，完善信息系统建设，一旦出现工作失误及徇私舞弊现象，要深入追究责任，不仅要追究责任人，还要追究其负责人的相关责任，加大查处的力度。为此，企业要建立起完善的监察机关，大力发挥监事会和风險管制机构的职能，最大限度地保证高效率地查找责任当事人，企业还要建立起详细的处罚机制，做到奖罚分明，根据责任的轻重不同而进行不同程度的处罚，使得企业的内部管理更加严谨、规范，员工的工作积极性也能够得到提升。
3 结束语
企业的采办工作是企业经营管理的一项重点工作，当前我国企业的采办工作存在着种种问题，企业采办管理机制的不健全，采办过程缺乏科学化管理，导致采办效率低下，资源浪费现象严重，贪污腐败风气盛行。为了进一步规范企业采办工作，要将企业的内部控制机制运用于采办管理中，建立科学、合理的采办管理制度，并根据企业需求不断对制度进行创新，建立科学的采办信息系统，促进采办信息的透明公开化，提高采办效率，企业各部门之间还要建立协调的运行机制，加强采办各环节的监督管理工作，并建立起严格的责任追究制度，不断完善企业的采办工作，促进企业发展。
参考文献：
[1] 王强.全面风险管理体系建设与内部控制在企业管理中的应用[J].企业科技与发展，2012，（11）：128- 129+134.
[2] 张明芳.A企业内部控制规范及其实施研究[D].中国海洋大学，2013.
[3] 张万鹏.基于工作流技术采办管理平台的设计与实施[D].北京邮电大学，2009.
[4] 翟建勇.企业采办业务管理系统分析及设计——以某石化企业为例[J].物流技术，2015，34（5）：267- 269.
[5] 汪瀛.大数据时代企业采办管理研究与探讨[J].招标采购管理，2015（5）：41- 42.
