国外电子文件管理模式及其特点研究（４则）

    国外电子文件管理模式及其特点研究

    安小米在2006年第5期《山西档案》上撰文，采用典型案例研究方法，分析了澳、英、美国家档案馆电子文件管理的理论、方法与对策、电子文件管理规划及其实施途径和保障机制，提出了几点值得我国借鉴和学习的经验。三国国家档案馆电子文件管理的宗旨均是保证电子文件的真实性，电子文件长久保存和公众利用，但在实现途径上三种模式各有特点。

    澳大利亚电子文件管理模式的特点是文件连续体模式和事务活动分析法，电子文件管理被看成普通的文件管理和政府管理活动的证据永久性管理，强调基于证据的政府治理和过程管理而非文件管理，文件不论保存在何处。

    英国电子文件管理模式的特点是文件连续体模式和法律影响分析法，将电子文件看成是电子政府管理的一部分，强调电子政府法律框架等变化给文件和档案管理带来的变革及其挑战，将电子文件管理看成电子政府数字解决方案的有机组成，文件集中保存。

    美国电子文件管理模式的特点是文件生命管理模式和技术影响分析法，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。

    作者指出了值得我国借鉴和学习的四个经验：1、为什么要实施电子文件管理被视为建立基于证据的电子政府治理与责任的核心内容，被纳入政府绩效检查与审计的内容与依据（澳大利亚）、电子特使（英国）的使命和电子政府的动议（美国）。2、电子文件管理管什么的战略目标被列入政府数字解决方案和信息资源与资产的服务内容，纳入事务活动的战略规划及其管理过程。3、如何实施电子文件管理战略规划包含宏观、中观和微观三个层次，这三个层次均纳入了政府事务活动及其信息管理的政策、制度与规范体系建设之中，具有持久性、连贯性、一致性和互操作性特点，不是孤立的和自闭的文件管理和档案管理政策、制度与规范制定。4、宏观层政策制定的目标是建立跨越部门的文件全生命管理集成化战略视角和责任；中观层制度制定的目标是建立跨越系统的电子文件管理集成化运行机制和适宜的环境（恰当的系统设施、好的信息建构、用户教育、专家知识）；微观层规范制定的目标是建立真实性电子文件长久保存的集成化战术解决方案及其实施所需的操作规范和工具。

    档案工作信息化应澄清几种认识

    2006年第10期《兰台世界》理论版刊登高永青、张晓霞的文章，澄清了档案工作信息化过程中的几种错误认识。

    一：档案工作信息化不是网络＋计算机。事实上，数字化、网络化等技术因素仅仅是一种重要的催化剂，目的是使档案工作有机会实现前所未有的跨越发展，即档案信息化建设的本质是人文的。所有数字化、网络化技术的应用都围绕以人为中心、满足用户需求而加以选择、建设和发展，档案工作将由原有被动、直接、实物交互式服务转向主动、虚拟、互动式的用户服务。另外，即便从档案工作信息化技术角度来看，也不能认为用计算机处理档案信息就是档案工作信息化。

    二：档案工作信息化不是对传统档案学理论的颠覆。电子文件的出现、计算机与远程通讯手段的结合、关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据成为日益增多的事实，直接挑战来源原则、全宗原则。但是，所有的挑战和冲击都是非颠覆性的。来源原则同样适用于电子文件，只要在电子文件生成、管理和利用的全过程中始终忠实记录和保留元数据，就能够客观地展现和保持文件形成的历史原貌。同样，文件生命周期理论也仍然是电子文件时代档案学的支柱理论，电子文件的出现并未根本改变文件的本质属性和运动过程，而只是电子文件运动过程的整体性和连续性更加突出。

    三：档案工作信息化不是档案工作现代化。档案工作信息化实现了档案工作技术与设备的现代化，是档案工作现代化的物质基础，是档案工作现代化的基本标志。

    四：档案工作信息化不是加大档案工作的工作量。在当前档案工作信息化的实践中，各级各地档案部门都实行纸质文件和电子文件并存的“双套制”只是个过程，随着信息通信技术的发展和完善，信息通信技术必将极大方便档案工作者的工作，更大可能地发挥档案的自身价值，在人类记忆的存储（档案管理）中发挥更加卓绝的作用。

    运用行政合同加强对重点

    建设项目档案工作的监管

    《中国档案》2006年第9期杨润珍、傅电仁撰文指出，行政合同具有行政性和契约性相融合的特点，使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷，解决重点建设项目档案管理复杂的问题，从而弥补档案法律法规的不足。

    1、行政合同的订立。档案行政管理部门平时要加强与项目计划管理部门的联系，及时掌握工程立项情况。工程立项后要准备好该项目行政合同的蓝本，筹建开始后力争尽快订立合同。

    2、行政合同的内容。（1）建设单位的责任与义务：要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表，除做好本身档案的收集、整理、移交职责外，还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导，要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中，纳入有关人员的岗位责任制。建设单位要按照有关规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规，档案行政管理部门可责令限期整改，并按有关规定给予相应的经济处罚。（2）档案行政管理部门的责任与义务：档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时，应无偿提供技术咨询服务，指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则，举办由有关工程技术人员参加的培训班，明确文件材料积累的顺序和范围等。合同还可约定，档案行政管理部门业务指导不力或工作失误，造成档案质量不符要求或受损的，建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任，必要时给予赔偿，以增强建设单位签署合同的积极性。

    另外，行政合同签订后，档案行政管理部门的执法人员和业务指导人员要根据合同规定，认真行使自己的权力，履行应尽职责。同时要督促建设单位履行合同。同时，应建立行政合同纠纷调解机制。

    女人十种不良就医习惯

    1、忽视健康。大多数女性在思想上认为健康对自己比较重要，而真正的健康行动，尤其是在无病时的健康投资寥寥无几，甚至没有健康投资的概念。在健康方面的“投资”最多是生病时的医疗费用。况且在很多时候，即使有点小毛病也很少去医院就医，所以在这方面的主动支出是比较少的。

    2、拒绝体检 。大多数人女性只参加单位组织的定期体检，而主动去医院做体检者很少。也有部分女士认为自己没有什么疾病，用不着做体检。而那些平时小病小恙不断，或有某种家庭病史者，担心一旦在体检中查出什么问题，自己心里难以承受的也不在少数。

    3、不遵医嘱 。在此问题上，绝大多数的女性都承认自己有时“不太听医生的话”，不按时复诊、不按医生的嘱咐服药和接受治疗。而有少数女士认为自己“对疾病高度敏感”，只要医生告诉有“问题”，就会隔三岔五往医生处跑，即使医生明确告知没必要，有时自己也会把医生搞得“很紧张”。

    4、就诊过迟。这是女士们的“通病”之一。不少女士生病时总会认为“问题”不大，随便吃点药或拖一拖就会好，但更多时候是越拖越麻烦，直到感觉“再拖就要出事”才会去医院。

    5、自作主张。许多女士在就医时图方便到私人诊所、不去正规医疗机构求治。这种情况多是女士们自认为是“小毛病”，随便到小诊所打个吊瓶或到药店买点药就能解决问题时发生的。

    6、过分紧张。这种情况多发生在“老病号”或空闲时间较多的女士身上。出于谨慎和对自己健康的过度关心，每每有病时，她们就会跑了这家医院再到那家医院，而且故意不带病历等资料，然后看看医生们说的是否一致。或者拿甲医生的话向乙医生、丙医生甚至丁医生“求证”，这样跑来跑去，不仅容易贻误治疗，也容易误导医生而导致诊断错误。

    7、扎堆看病。这种情况下属于不尊重医生的劳动，侵犯其他病人的隐私权。一些女士就诊时喜欢站在医生旁边，观察医生是怎么给别人看病的，不但给医生带来干扰，而且无形中侵犯了其他病人的隐私权。

    8、“粉饰”病情。有些女性往往在就诊时涂脂抹粉，影响医生的正常“视诊”。爱美是女人的天性，即使在就诊时也要把自己收拾得漂漂亮亮，孰不知脸上涂脂抹粉后，反倒会起到掩盖病情的反作用。

    9、误会医生。有些女性对疾病治愈的期望值过高，并因此而产生“医疗纠纷”。受医学发展水平所限，目前并非所有的疾病都能治愈。同时由于个体的差异，药物的副作用、手术的并发症在医学上也不可避免。但有的女士“康复”心切，对医生和医院提出一些不切实际的要求，一旦达不到目的就“不依不饶”。

    10、放弃权利。不能正确使用属于自己的“知情权”。发生医疗纠纷或不可避免的并发症时，不按正常程序申述，或者因对病情“不知情”而不能很好地维护自己的权益。

    （楚 欣）