高校基建档案归档范围及保管期限改革之思考

    李启卿

    近年来，为了改善教学环境，适应招生的需要，各大高校相继修建了一大批现代化的教学用房和职工宿舍，随之而来的是基建档案数量的成倍增长。基建档案的经济价值极高，基建档案是否完整、是否便于利用，会给日后的维护带来极大的影响。目前的基建档案整理所依据的《高等学校档案工作规范》（以下简称《规范》）是1993年制定的，十几年来，社会上档案观念的转变、监理制度的实施、对基建工程审计的加强，使基建档案的特点与十几年前相比有了很大变化，也导致目前基建档案的库存状况存在一些不太合理的地方，所以基建档案的归档范围和保管期限亟须改进。

    一、基建档案保管期限改革之必须

    随着档案价值观的增强，基建档案数量也在成倍地增长，上世纪70年代，一个民用建筑工程的档案只有二三百页，不到十厘米厚；90年代初增加到约两千页，排架长度约一米；进入21世纪，一个同等大小工程的档案已发展为四五千页，排架长度超过两米。如此高速的增长，让档案库房不堪重负，然而细查之下，又发现有些基建档案对应的建筑物早已消失，而档案却因为未满保管期限而继续占用库房，成为毫无利用价值的档案。由此说明，准确划分档案保管期限有利于缩短档案库房占用周期，节约人力、物力、财力，有利于日后档案的管理与定期鉴定销毁，优化馆藏。要判定档案的保管期限，首先要正确地分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值。当然，即使是最有经验的档案学家或档案工作人员，要正确预测档案的保存价值也是相当困难的，所以我们希望通过工作经验的积累来推进档案保管期限的改革。

    目前《规范》中设定的基建档案保管期限大多偏长，“可行性研究、工程管理文件、竣工验收材料和预、决算资料”及部分“设计文件、施工文件”均被定为永久保存，实际上完全没有必要，也不科学。由于经济的飞速发展，有一大批上世纪七八十年代的建筑物已经被拆除，这些建筑物的档案被定为永久保存，只能是毫无意义地延长档案的生命，长久占用库房，造成极大浪费。基建档案的价值就在于它是基建工程得以顺利改建、扩建、管理、维修的重要依据，上述定为永久保存的档案都是与建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，这部分档案就没有继续保存的必要了。另一方面，《规范》中规定的同一个工程档案的保管期限一部分为永久、一部分为长期、还有一部分为短期、不同保管期限的档案混合在一起的情况，不仅不符合重要档案重点保护的档案管理原则，在现实工作中不便于管理，不适于档案材料的鉴定工作，实际上也没有哪个档案部门会在十五年之后把一个工程中的短期材料抽出销毁，因为建筑物还在，要把该建筑物的一部分档案取出销毁，想来也没有哪个领导会签这个字，所以这种设置中的短期卷实际上也按长期的标准在管理，这样不仅不利于真实掌握库存档案情况，还会增加到期档案鉴定的工作量。

    鉴于上述观点，笔者认为：基建档案中，除了“基建工作总体规划、全校性总体规划和设计平面图、年度总结和统计报表、水电气管道分布图、地质勘探和地形测量材料、征用土地及红线图、拆迁补偿协议书和产权证书”应设为永久保存外，其余材料一律定为长期保存，并在其后附加“保管期限为长期的工程材料与建筑物共存，即若建筑物提前灭失，该建筑物定为长期保存的档案可以提前鉴定销毁；若建筑物超过五十年仍然存在，该建筑物档案继续保存至建筑物灭失”。这样设置，有利于基建档案的保管、统计和鉴定销毁，如果不满五十年，该建筑物灭失了，在定期鉴定销毁的时候可以根据实际情况将该建筑物的基建档案提出鉴定，不必非得等到五十年期满；如果超过五十年建筑物仍“健在”，也可依据附加条件而继续保存。需要提一句的是，档案部门应该建立建筑物灭失备案制度，要求拆除建筑物时必须到档案部门备案，这样才不至于让没有价值的档案长期占据库房，浪费大量人力、物力和财力。

    二、归档范围之改革

    随着经济技术的发展，基建档案包含的内容也产生了一些变化，现有的归档范围在实际工作中暴露出一些缺陷，比如新增了监理这个新兴的行业，产生了一系列由监理单位独立形成的档案材料；由于工程性质不同，目前各工程的主体部分和环境、装饰工程都是由不同的施工企业承担，也就涉及到同一建筑物的档案材料由不同施工企业产生，这就需要档案规范新增加一些条款。另外《规范》中设置的归档范围有一些不合理之处，需做一些相应的调整，具体如下：

    1、需新增“监理文件”一项，放在二级类目中，归置监理单位产生的所有材料，包括监理合同、监理大纲、监理规划及监理过程中产生的一切相关材料。

    2、需新增“环境工程和装饰工程”一项，放在二级类目中，由于这两类工程金额不大，施工时间较短，而且施工单位一般都与主体工程不是同一个单位，所以单独设置一项，将其产生的所有材料都归入其中。

    3、归档范围和保管期限表中的“生产技术准备、试生产材料”对于高校来说基本上没有什么意义，应归入高等学校“产品与科技开发类”档案中去，因为高等学校的基建项目多与生产无关，而且高等学校档案分类中本身就有“产品与科技开发”一类，把与生产产品相关的材料归于“产品与科技开发类”中更为清晰、贴切些。

    4、档案类目的划分是为了明确地将不同类型的材料归入不同的类别，而基建类与财会类档案两个类目中都设置了基建财务方面的内容，这样会造成材料要么分割、要么重复，不利于科学管理。应将全校基建工程的预、决算归入财会类档案，将单项工程的预、决算归入基建档案中的“基建财务、器材管理”类目下，取消“基建综合”类中的“基建财务预、决算”。

    三、归档范围和保管期限表之调整

    基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列相关的文件材料，基建档案的核心是以独立建筑物构成一个组卷单位，保证工程施工档案的系统性和完整性，一个完整的基建项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间。现有的归档范围和保管期限表设置了两个二级类目，实际上每个工程的施工单位不同，归档时间也不同，而且同一年度之中可能有几个甚至十几个工程同时竣工归档。《规范》没有明确是应该把各个工程的材料按照要求分别归入同一个二级类目的不同类别中，还是各工程排好序之后依次放入二级类目中。要将每个工程的档案按照设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件分开，把不同工程的同类文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混乱交叉甚至错误，也不符合保持档案材料有机联系的原则，而且操作上也是行不通的，因为各工程施工单位不同，同一年中归档时间也不同，不可能把所有的基建档案收齐之后再排架。笔者认为：除了前期工程文件按文件生成年度归档外，其他属于施工单位的材料让各个工程独立为序，采用不同的二级类目编号来区别，这样也便于不同工程的附属工程如环境工程、装饰工程等档案插入，使同一工程的档案材料更加完整有序，便于查询和销毁。

    为便于管理同一工程的档案，在归档范围和保管期限表内也需要做一些调整：第一，凡与工程项目前期工作相关的建设方材料，除“可行性研究”外一律归入综合类，如立项批复，因为有时几个工程的立项批复在同一份文件中，若放入不同工程中会造成重复，放入一个工程中又不便于查询；第二，设计基础主要是针对地形、地质的勘测，这些材料不仅对该项工程有利用价值，就是该建筑物不存在了，以后在该地块上修建其他建筑物的时候这些档案同样有利用价值，所以应把设计基础方面的材料归入综合类中；第三，征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、产权证书也应放入综合类中去，这部分工作属于基建工程的前期准备阶段，而且在建筑物灭失后仍有相当高的经济价值，放在工程档案中不便于重点保管。这样一来，需要永久保存的档案材料都归入综合类，一旦建筑物灭失，该工程的施工档案就可以整套提出销毁，而不会涉及到档案的重新编号和重新排序。

    任何事物都是发展变化着的，作为档案工作人员，也需要与时俱进，顺应档案工作的发展潮流，以上所述，都是结合实际工作中发现的问题而产生的一些改革设想，以期抛砖引玉，尽快促成高等学校档案归档范围和保管期限表的重新设置，更有利于档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、为社会提供更高效的服务。

    作者单位：重庆工商大学档案馆