企业档案编研应注意的问题

    王淑改

    企业档案编研工作作为档案管理的基础性工作和主动提供利用的方式之一,不仅是一项专业性与知识性较强的工作,而且也是开发与利用档案资源为企业各项工作服务的重要手段?它具有开发性?科学性?实用性的特点,随着企业档案编研工作的开展和编研成果的运用?熏充分显示和提高了档案在企业改革和发展中的作用,其重要性已被愈来愈多的企业所认识?

    近些年,我馆结合企业实际先后编纂了《档案利用效益典型实例》?《冲击地压防治简介》?《科研项目和引进项目简介》等二十余种编研材料,在公司改革和发展中发挥了积极的推动作用,受到有关方面的好评?结合近几年的编研工作成果,我觉得开展档案的编研工作应当注意以下几个方面的问题?

    一?在“研”字上下功夫

    馆藏档案资料是编研工作的基础,就每个档案馆来说都有与其他馆不同的地方,而在同一馆内,不同门类的完整程度?信息容量?开发价值也各有特色?因此,编研工作必须结合自己的具体情况,充分发挥馆藏档案的优势,在“研”字上下功夫,不但要研究同一时期的档案,还要研究不同时期的档案状况,变“死档案”为“活信息”,为社会发展和经济建设服务?我公司属于解放前成立的老煤炭生产基地,井下采空面积很大,冲击地压时常发生,因此我馆科技档案中关于冲击地压方面的档案资料非常丰富,根据这一特点,我们和技术部门合作,认真筛选和考证了1948年至今的有关档案资料,编纂了《冲击地压防治简介》,由于内容充实?丰富?可靠性强,受到了有关方面的欢迎?

    二?突出企业特色,注重实用性

    开发档案信息资源的目的,是为企业各方面工作提供优质?系统的服务?因此,编纂内容要与本单位政治?经济等中心工作结合,突出企业业务工作的特点,有重点地开展档案的编研工作?如我们编写的《冲击地压防治简介》?《技改项目简介》?《产品介绍》等编研材料,由于这些材料突出了企业发展经济?安全生产的中心工作和各部门业务特点,实用性强,得到了领导的肯定和支持,同时,也受到有关部门的重视?

    三?开展编研工作要严谨细致

    编研工作一定要本着对历史负责,对读者负责的精神?无论是在汇编的选材上,还是在入选材料的考证?加工上,都应该认真细致一丝不苟?我们无论是在编写《冲击地压防治简介》,还是在编写《科研项目和引进项目简介》?《产品介绍》以及其他编研作品时,都在其选材上进行仔细推敲,选出既有代表性?又有说服力的内容?在每个已入选材料的考证?加工上,我们都逐段?逐句?逐字地反复修订和考证,并请有关领导及技术人员严格把关,从而保证了编研工作的质量,也使我们的编研成果具有严肃性?权威性和可靠性的特点?

    四?更新观念,扩大影响

    随着时代的发展,档案的编研工作也要更新观念,扩大影响?首先,在编研方式上,应在自编为主的基础上,采取与有关部门或单位联合编研的方法,这样既可提高编研质量,弥补馆藏资料和经费的不足,同时也增强了档案馆与其他部门和行业的联系,扩大档案馆的影响,提高档案馆的知名度?其次,在服务内容上由为本部门查阅方便为主向主动为其他部门?整个企业乃至社会服务方向转变,以前,我们的编研成果只是为了方便索引和查阅,今后,要在满足档案馆自身利用的基础上,选择一些优秀的编研成果向整个企业乃至社会开放,以扩大档案编研成果的阅读范围,增进人们对档案和档案馆的了解?再次,在取材方式上,应在以馆藏资料为主的基础上,发展到馆藏和对外搜集相结合?在我们的实际工作中,一个很好的选题往往因材料不足而搁浅,这在一定程度上就影响了编研工作的正常进行和档案作用的发挥?采取馆藏档案和馆外资料相结合的方法进行编研工作,既满足了选题的要求,同时,搜集的资料也丰富档案馆的馆藏?

    五?正确处理好以下几个关系

    1?编研工作要与基础工作相结合?“巧妇难为无米之炊”,没有丰富的馆藏,就很难编出高质量的编研材料,因此在注重文书?科技?会计档案收集和接收的同时,还要注重其他种类档案(如声像?电子)的收集,保证归档文件材料的齐全完整?只有不断积累档案?丰富馆藏,才能编出有价值的编研材料?编研工作也是检验馆藏档案齐全完整程度的重要手段,通过编研可以发现馆藏内哪些档案不齐全?不完整,从而加强这方面档案的收集工作,达到丰富馆藏的目的?

    2?开展编研工作时查阅要与登记制卡相结合?查阅一种档案资料一般需要很长的时间,若每编一个专题都重翻一遍档案和资料,既费时费力,又容易增加档案资料的破损?登记制卡使不同内容在卡片中得到反映,是解决这一问题的办法?在实际工作中,我们设立了固定资产?冲击地压方面等方面的专业卡片,方便了利用?

    3?分类与汇编相结合?由于汇编是以材料来说明问题的,各种专题必须要有一定的材料为基础,这就把汇编与分类工作紧紧地联系在一起?材料经过整理后,对已确定选用的,需要根据编纂主题进行分类?如我们在编写《档案利用效益典型实例》时,就把反映不同内容的材料分为安全生产?经济建设?土地产权纠纷?经营管理?落实政策?编史修志等十多个大类,这样不仅使已编材料的内容比较醒目,而且又反映了事物的重要程度?

    4?开展编研工作要与现代网络技术相结合?随着数字技术的发展和网络系统的建立,档案编研工作的环境和条件也发生了变革?在现今的网络环境下,档案资料由静态变为动态,数字编研工作也可以随时进行补充,及时上网传播,变静态的档案编研信息为动态的档案编研信息,也使档案编研工作变被动为主动,保证了其信息资源价值的实现,使档案编研资料既具有系统性又具有新颖性,充分满足了利用者利用档案信息和及时获取新信息的双重需求,克服了档案编研资料滞后于需求的弊端?同时,档案馆也可在选定编研课题后,利用网络系统查询相关资料,借助网络搜寻下载有关信息,补充馆藏的不足?数字与网络系统为档案编研工作构筑了一个更广阔的平台,促进了编研工作的开展?

    作者单位:北京京煤集团有限责任公司