高校教学档案的收集与整理

    程岱峰　柳　青

    高校教学档案是体现学校教育质量和管理水平的重要标志,是高校工作总结的重要内容和制定工作计划的重要依据?教学档案是高校在履行其职能过程中产生的具有保存价值的业务材料?本文就教学档案的收集整理的范围?收集整理方法,以及档案管理的具体要求等进行了详细的阐述,以期对高校今后的教学工作提供参考依据?

    一?教学档案收集与整理的范围

    教学档案是高校教学部门在各自的职能中所产生的材料?其收集整理应根据国家教委?国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》和《关于加强高等学校档案工作几点意见》的精神,结合本校教学工作实际,把教学管理和教学活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的,能反映教学管理?教学实践活动的全过程的,能遵循其自然形成规律并保持有机联系的?符合教学管理和教学实践活动成套性特点的文件材料,根据其性质的不同,按以下几个方面收集整理?

    1?综合类:①上级主管部门下达的有关教学工作的文件材料;②教学改革?培养目标?培养规格?学制等方面的指示?规定?办法;③学校的总体规划?实施计划?有关教学的规章制度?会议记录?调研报告?简报?经验总结;④教学检查?教学评估材料?各级优秀教学质量评奖材料;⑤非学历教学的培训班?进修班材料;⑥各类教学统计报表;大学生运动会材料;⑦迎新工作材料?

    2?学科建设与实验室建设类:①上级有关学科?专业设置及实验室建设的文件材料;②学科?专业?实验室论证?评估?申报?审批材料;③重点学科?专业?实验室建设材料;④学科?专业?实验室建设计划?简报?总结材料;⑤学科?专业?实验室建设统计报表等?

    3?招生类:①上级有关招生工作的文件材料;②招生计划?规定?生源计划;③新生录取材料及新生名册,通知书存根;④委培?代培?自费生计划?合同及学生名册;⑤招生宣传?招生工作总结;⑥研究生入学试题及指导教师名册?

    4?学籍管理类:①新生入学登记表;入学通知书存根②学生学籍卡片;③学生成绩总册;④在校生名册;⑤学生学籍变更材料(升级?留级?休学?复学?转学?退学);⑥学生奖励材料(奖学金?优秀学生?先进班级);⑦学生处分材料等?

    5?课堂教学与教学实践类:①全院各专业教学计划?教学大纲;②体现课程建设要求的教学安排?校历表?课程总表;③各院?部?系专业课程试题库,各类考试成绩统计分析和教学质量评定;④典型教案?重要备课纪录;⑤学校教学实习总体规划,教学实习?生产实习计划?总结及有关材料;⑥社会调查?社会实践计划?总结及有关材料?

    6?学位管理类:①上级有关学位工作的文件材料;②本校学位评定条例?办法?计划?总结;③学位委员会会议记录?决定;④学位委员会授予各层次学位清册;⑤本科生优秀学士学位论文;⑥博士?硕士研究生学位论文及评审材料?

    7?毕业生管理类:①上级有关毕业分配的文件材料;②毕业生工作计划?简报?总结;③毕业生供需统计?计划?合同;④毕业生正式分配方案及调配派遣名册;⑤毕业证?报到证存根,毕业证?报到证领取签收册;⑥毕业生跟踪调查?毕业生信息反馈材料?

    8?教材管理类:①自编?主编教材;②院?部?系各专业使用的教材目录;③自编?主编的教学指导书?实验指导和习题集;④其他具有保存价值的自编参考资料?

    9?附录类(存院?部系教学类档案):①本科毕业生论文及评审意见;②课堂教学材料?课程进度表;③教师任课安排;④优秀实习报告;⑤本专业教学检查?调查材料及总结;⑥教师工作量核算?登记材料?

    二?教学档案收集与整理的方法

    高校教学档案收集整理工作可直接影响学校教学管理工作水平?因此,在教学档案的收集整理过程中必须做到完整?准确?精炼?规范?鉴于高校教学工作的连续性和长期性,在收集整理各类有关部门教学资料时,可抓住每学期开学?期中和期末三个关键时期定期收集整理,把教学档案的收集整理工作纳入经常化?制度化和正规化的轨道?

    1?每学年?学期结束时,应进行阶段性的教学总结,布置下一段工作;某一项教学工作或活动结束时,有关材料如招生?教学评估?毕业生质量跟踪调查等工作均是收集整理建档的好机会?

    2?随时发现材料随时收集,特别是一些遗漏档案材料,如出国人员带回应归档的材料,有关人员外出开会及调动应归交的材料等?

    3?教学档案的收集工作应同计划管理相结合?把归档工作纳入计划管理,是把教学材料归档集中,完成教学管理任务的一个重要标志,还要随时掌握教学活动动态,及时主动地做好收集整理工作?

    4?做好易缺材料的收集,如教学经验?典型讲义等材料的收集?

    三?教学档案收集与整理的经验及要求

    笔者认为,教学档案是教学管理的重要组成部分,“三纳入”和“四同步”应作为考核教学质量和管理水平的标准之一?“三纳入”即纳入教学计划和规划?纳入教学管理制度?纳入管理人员岗位责任制?“四同步”为下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审?鉴定教学质量?教材?毕业论文?优秀教学成果与审查?验收档案材料同步;毕业分配?上级评审材料?教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步?还需要处理好以下四个关系:处理好档案材料的完整与简洁的关系;处理好归档保存与再利用的关系;处理好常规档案与特殊档案的关系;处理好专?兼职档案人员收集整理的积极性与调动各个方面收集整理工作积极性的关系?具体地说表现在以下六个方面:

    1?教学档案应集中统一管理?检验一所学校教学档案收集整理工作质量如何,就要看其是否实行集中统一管理?

    2?遵循教学档案的自然形成规律?教学文件材料是伴随教学管理和教学活动的进程自然形成的,收集整理工作必须遵循其自然形成的规律,根据形成过程,规定归档范围?时间,这样既能做到统一管理,又不影响正常工作?

    3?保证教学档案完整准确?收集整理工作要严格注意教学档案的完整性和准确性,不完整的一定补齐,不准确的要严格核查?否则,就不能发挥教学档案的凭证查考作用,甚至给工作带来损失?

    4?按归档范围进行收集整理?凡是当前和今后具有查考依据作用的教学文件和材料都应划入归档范围,并且严格按归档范围收集整理,使教学档案系统完整?

    5?严格按照归档制度进行收集整理?国家教委六号令和《关于加强学校档案工作的几点意见》是进行教学档案收集整理工作的依据,学校必须按照其制度开展教学档案的收集整理工作?

    6?高校应配备相应专(兼)职档案管理干部,统一管理本部门?本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交?

    总之,教学档案是高校档案的重要组成部分,是记述和反映高校教学管理及其活动的具有保存价值的载体材料,是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高校档案的主体?核心和重点?高校教学档案收集整理的目的是开发学校教学档案信息资源,向社会?学校提供有价值的信息,为学校教学工作决策提供参考和依据,拓宽学校与社会间的广泛交流与合作?高校教学档案收集整理,是学校教学档案管理工作规范化?科学化的需要,也是学校教学管理标准化的必然要求?完整?及时地收集整理?建立完善好教学档案,不但有助于学校档案管理工作走向正常化和正规化,而且对于完善学校教学管理,更好地总结教学工作经验具有重要的意义?

    作者单位:山东省泰山医学院