档案信息化人才队伍建设

    胡玉艳

    加快档案信息化建设步伐,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和社会主义现代化建设服务,是全国档案事业发展“十五”计划的重点?知识经济时代,人才是最重要的资源?档案信息化建设本身又是最具有知识经济时代特征的新兴领域,因而人才无疑是最重要的建设源,是保证档案信息化建设持续发展的关键?因此,必须重视档案信息化人才的培养,满足档案信息化建设的人才需求?

    一?档案信息化建设所需的人才队伍结构

    档案信息化建设是一个需要有着合理结构的人才队伍才能完成的系统工程?理解与掌握档案信息化建设所需的人才结构,对于档案信息化建设是至关重要的?根据档案信息化建设的特点与要求,笔者认为档案信息化建设需要以下几类人才:

    (一)管理人才

    管理人才在整个档案信息化建设所需的人才队伍中是最重要的?这是因为:(1)由于档案信息化建设是一项高科技创新活动,本身尚未在方案与技术上完全定型,迫切需要具有领导才能的高级管理人才的决策能力;(2)档案信息化并不是靠一两个档案馆?档案室所能完成的,而是在一个系统?一个地区和全国范围内各个档案机构共同完成的系统工程,各个档案机构领导层之间的合作与协调能力是整个档案信息化建设成败的关键;(3)档案信息化是在传统档案管理的基础上实现的,解决档案信息化建设与传统档案管理之间的关系与矛盾,涉及到人员?资金?设备条件?技术条件?业务改革等诸多方面的问题,不仅需要管理人员对传统档案管理有着深刻的了解与实践经验,而且更需要他们对现代信息技术的相关知识与发展趋势有很强的理解力?总之,由于档案信息化建设中面临着许多新的矛盾和新的技术课题,需要新的思路,如果没有懂技术?善管理?具有创造性的高级管理人才,信息化建设就不能取得成功?

    对档案信息化建设的管理来说,所需要的管理人才是多种多样的?如有的负责决策与规划,有的负责技术开发,有的负责业务管理与档案信息服务,等等?对于档案信息化建设这样一个系统工程,要求每一个管理者具有各方面的能力是不现实的?为了顺利地实现档案信息化,需要具有下列相关能力和素质的人才组成的管理层:有远见卓识和决策能力的领导人才;有档案管理知识与经验的管理人才;有对新信息技术有很好的理解能力?业务创新能力的技术型管理人才;有人际关系协调能力与对外宣传?合作能力的公关型管理人才?这几类管理人才的通力合作,是档案信息化建设成功的重要保证?

    (二)新型档案人员

    档案信息化将使档案机构所管理的信息资源的形式特征?服务模式及各种相关工作内容都发生很大的变化,并迫使档案人员的社会角色也发生不以自身意志为转移的变化,他们将不再是以保管好档案为主要职能?类似二传手的简单的信息服务人员,而是能主动了解利用者的档案信息需求,利用现代信息技术,查找?管理?利用现有的信息与知识,分析?综合?加工成利用者所需知识的内容,最后利用信息技术发布或帮助利用者查找到他们所需知识的信息管理员?因此,在档案信息化建设中,档案人员不仅要具有能够完成馆(室)藏档案信息资源建设任务的素质,而且要具有与档案信息化建设需求相对应的信息管理与组织?信息检索?信息发布与服务等技能?

    (三)信息技术人才

    传统档案管理与提供利用工作面对的主要是原稿和印刷型的档案文件,而档案信息化管理与服务的主要内容是数字化档案信息资源,前者可以主要靠手工操作完成,后者则没有信息技术能力就不能胜任建设和服务工作?因此,档案信息化建设对信息技术人才的需求是很大的?

    从技术内容来看,档案信息化建设大致需要有以下具体技术:数字化技术?信息管理技术?网络技术?服务器及个人信息终端技术?多媒体技术?这些技术在档案信息化建设中的应用,需要有档案信息管理系统设计?软件工程管理?网络规划与设计?网站管理?档案信息资源数字化?多媒体制作等技能的技术人才?总之,由于档案信息化建设是一个技术含量很高的领域,必然需要一些高级的技术人才及纯粹的技术工作人员?没有这些技术人才,档案信息化建设就不能成功?

    (四)法律人才

    在档案信息化建设中会涉及很多的法律问题与相关事务,如知识产权保护?档案公布?档案信息服务质量与内容的纠纷等等,都需要法律专家或懂法律的专业人士来处理?因此,档案信息化建设对法律人才的需求也是很迫切的?

    二?档案信息化人才队伍建设的措施

    档案信息化建设需要多方面的人才,因而需要采取不同的方法满足不同的人才需求?

    (一)对现有档案人员的教育与培训

    《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出的“加强档案业务人员培训工作”的规定,是解决档案信息化建设所需人才的主要措施,是提高现有档案人员信息化能力和技能的主要方法与手段?对档案信息化人才的培训,在培训内容和方式两方面都应与档案学基础理论和档案工作基本知识与技能的培训不同?

    在内容方面,要把与档案信息化建设相关的计算机应用基础知识?数字化技术知识?网络技术知识?现代管理技术知识等列入其中,提高档案人员掌握和运用现代信息技术的技能?

    在方式方面,要把档案部门自行培训和社会辅助培训结合起来,发挥各方面的优势,提高培训效果?

    档案部门自行培训的方法包括:建立人才培训中心,根据实际需求分期分批地进行轮训;有条件的单位可以设立研究机构,培养高级信息人才?借助社会协助培养包括:利用高校优势,加大函授力度;与国内外教育或信息?技术机构合作建立人才培训中心;选拔有培养前途的档案业务人员到高校深造?不管采取何种培训方式,首要的一点是要有科学的规划和必要的投入?有了规划,人才培训机制才能得以建立,培训工作才能坚持始终?投入,则是培训工作的资金保证?没有投入,有再好的规划,培训工作也难以落到实处?同时,要把档案信息化建设的过程作为锻炼队伍?培训人才的过程,成为边学习?边实践?不断总结?不断提高档案业务人员信息化能力和技能的过程?

    (二)引进人才

    在档案信息化人才队伍建设上,要开拓思路,用新的机制引进人才,满足档案信息化建设的人才需求?档案信息化建设所需要的人才结构,已不再是仅仅知晓档案学理论与档案业务能力的专门人才,而是需要在管理?信息技术?信息管理等专业方面具有综合能力的人才?

    从现有档案业务人员中造就各类专业与综合性人才,所需时间较长,难以满足急时之需,引进人才势在必行?

    由于档案职业具有本身的特点,要想吸引与留住人才,就得制定相应的人才吸引政策,以“事业留人”?“感情留人”,用“适当的待遇留人”?要根据档案信息化建设规划,做出人力资源规划,并根据所制定的要求与原则,确定最合适的人选,避免盲目引进?

    (三)短期聘用或借用人才

    档案信息化建设各个阶段所需的人才结构是不相同的?一些在建设阶段所需的高级技术人才,一旦在建设结束进入正常的档案信息上网服务阶段后,就不再需要了?其次,从档案部门的实际情况来看,它也不可能养一批人才成本很高的信息技术专门人才?因此,档案信息化建设中涉及到的一些高级技术人才和纯技术性工作的人才,如局域网设计?布线人才和编程人员,可以用外包或合作的办法加以解决?国内外各专业信息化建设中都有这种情况?这种做法,既能使得档案部门能以较低的成本得到所需的技术力量,也能藉以人才使用的社会化分工使得专业人才的使用效率得到最大的发挥,同时也可避免档案信息化建设人才资源成本过高,档案部门最终难以留住高级技术人才的问题发生?档案信息化建设所需要的法律专业人才,也应采取聘用的方式解决?

    总之,档案信息化建设需要由管理人才?档案业务人员?信息技术人才?法律人才组成的结构合理的队伍,没有这样一支结构合理的队伍,就不可能搞好档案信息化建设?要从档案信息化建设的实际需要出发,采取加强对现有档案业务人员的培训,引进和聘任信息技术人才和法律人才等方式,尽快建立一支适应档案信息化建设需要的人才队伍?各级档案部门必须给予档案信息建设人才队伍建设的资金支持,加强对队伍建设的管理?只要领导重视,政策到位,方法适当,档案信息化建设所需人才是完全可以解决的,档案信息化建设完全可以取得成功?

    作者单位:山西中医学院第二中医院