档案保护的基本经验及应注意的问题
张坤
档案作为一种信息的载体，在当今社会有着极其重要的作用，档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件。这就要求档案工作人员采取科学的保护措施，减少档案材料的损坏速度，最大限度延长档案使用寿命。只有及时有效地保护好各类档案，才能更好地为本单位及社会提供利用，才能充分发挥档案的真正作用。
一、档案定义的由来
我国古代的档案，在各个朝代是有不同称谓的。早在商代，古文献中就把档案统称为“册”，周代为“中”，秦汉为“典籍”，汉魏以后演变为“文书”或“文案”，也有称之为“案牍”的，清代以后，统称为“档案”，此后档案一词便一直沿用至今。档案称谓的变化反映了中国汉语词字义发展变化的过程，其变化每一次都是一个去繁就简、取精去杂的过程，这也是中国文化发展传承所遵循的“千古规律”。总的来说，档案就是直接形成的历史记录。档案的最新定义是：档案是组织或个人在社会活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固话信息。以上档案定义虽然认识不同，但都认为档案具有形式上的多样性、因而在某些情况下能真实再现历史场景，这也就揭示了档案具有凭证价值的重要原因。与之相反的诸如图书资料、报刊等，职能单一阐述当时发生的事情详情，前后没有对比参照性，是讲求活在当下的便捷工具，除非是保留重大历史事件的原始记录，否则一般没有收藏保护的价值。我们说，档案是来源于文件的。这里的文件是一个广泛性的概念，是指一切由文字、图像、声音等形成的资料。档案和文件是同一事物在不同阶段的不同形态。从文件到档案是一个批判继承的辩证性的过程。档案是对文件的不断扬弃，文件是档案基础，档案是文件的归宿，是文件的升华。从这里我们可以看出，对档案形式内容渊源的调查，实际上是对中华文化传承脚步的追踪。
二、档案保护工作应遵循的科学原则
“以防为主，防治结合”是档案保护工作的基本原则。其中，“防”的目的是防止或减少外界不利环境条件对档案制成材料的破坏，保证档案完好无损；“治”的目的是对已经遭到损坏的档案制成材料进行人为的修复，使它尽可能地恢复原貌，以能够继续提供利用。在档案保护工作中强调以防为主，并不是说治理工作就不重要了。档案制成材料是物质材料，是在不断变化的，总有一天会损坏的。因此，治理工作的任务在档案保护技术中是永远存在的，“防”和“治”是档案保护技术中不可缺少的两个方面，必须贯彻执行。
三、档案保护的方法
（一）档案保护的外部条件
我们知道任何事物的发展变化都是内外因相互联系、相互影响的结果。档案保护也不例外。影响档案持久性的外部因素主要是档案的保存环境，如温湿度、光照、有害生物、空气状况等。先保存的档案材料大都是纸质的，光尤其是紫外线会对纸质中的纤维素及木质素产生光降解作用，使纤维素分子分解、断链，还会加快纤维素氧化反应的速度。又如，在潮湿环境中，纸张吸潮，湿度会加大纤维素分子链之间的距离，使纸张的强度下降，韧性和弹性发生变化。而在高温高湿的条件下，纸张的理化性能更容易恶化，并容易长霉。因此，改善档案保存的外部环境显得至关重要。改善外部条件包括档案库房建设、装备各种档案保护仪器设备和档案装具，采取温度调控和“七防”措施等内容；尤其是要注意改善档案保存的库房环境和建设，注意库房温湿度的合理调整，加强人员监控维修力度，确保万无一失。
（二）档案保护的内因改善
档案制成材料及其耐久性，也是影响档案保护的重大问题。影响纸质耐久的内部因素是制成材料和生产工艺。首先，纸张有物理化学等性能。造成的主要原料是植物纤维。植物纤维所含的主要化学成分是纤维素、半纤维素和木质素等。纤维素不溶于水和一般的有机溶剂，在常温下的化学性能稳定，所以纤维素的含量越高，纸张的质量越好；反之，纸张的质量就越差。报纸容易发黄、变脆，就是因为木质素含量高的原因，因此，档案纸质的质量在某种程度上也影响了档案的寿命长短。这样，对与档案材料的生产工艺也提出了更高的要求。造纸工艺中纤维素以及木质素的合成比例以及纸张的防氧化技术的应用，也是档案保护中的一大亮点。
（三）档案保护需要注意的问题
档案库房和装具档案室库房应避免设在底楼或顶楼，最好南北方向，不在边间，防止阳光照射时间太长，最好是建设时就考虑房屋的承载量。档案装具要整齐划一、便于管理，一般要使用符合国家标准的钢板档案箱，以便搬运，也有利防火。库房内档案装具的布置要注意：一般与通风窗口垂直，以便通风换气。两行装具净宽不要小于1米，也不要近贴墙壁，应有一定的距离。档案库房温湿度的控制也相当的重要。在实践中，档案保护遇到的最大问题便是由于温度、湿度调控不好而出现的档案发霉、变质、吸潮受损。一般来说，档案库房的温度应在14℃～24℃，可波动正负两度；湿度应控制在45%～60%，档案室内的灰尘对档案室内的材料也有一定的损坏作用。如档案砖现象就由此造成。因此，档案管理人员应定期做好档案室的除尘清理工作。
四、各种保护技术的应用
（一）防光措施
太阳光中，紫外线虽然占的比例小，但光的能量却很大，对档案有很大的破坏作用，所以档案库防光主要是防紫外线。要防止阳光的直接照射。目前在建筑档案库房时既要考虑适用，又要照顾到美观。窗户是日光进入库房的主要通道。设置窗户时首先应注意窗户的朝向。在同样条件下，夏季不同朝向的窗户透过太阳的辐射强度不同，一般以西向和东向透过太阳辐射强度最大。库房的西向和东西不宜设窗，南北方向要少设窗、设窄窗，库房窗洞与墙体面积比为1：10。此外，档案柜架要与窗成垂直方向，防止阳光直射在档案柜架上。要选择适宜的库内光源，为防止或减少库内人工光源中的紫外线，库房内使用人工光源时，以用白炽灯即普通钨丝灯为好，不应使用日光灯，因为日光灯发射出的紫外线比白炽灯多。要减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间。在利用档案过程中必须注意防光，应尽量避免在强光下长时间利用檔案。目前复印技术在档案管理中应用较为普遍，多次复印是对档案损坏很严重的。所以，应尽量减少利用原件复印的次数，可利用复印件代替原件进行复印。在提供利用时，对较珍贵的档案应以复印件代原件，必须使用原件时应采取必要的限光和滤光措施。要避光保存。目前档案部门普遍采取的档案柜、箱、盒、袋等保存方法，均能在一定程度上起到避光作用。当库房内不需要采光时，应将光源关闭。
（二）防有害气体和灰尘
环境污染物质种类很多，已经引起人们注意的约有100多种。这些污染物不仅危害人类及动植物，也是危害档案制成材料耐久性的重要因素之一。档案库房采取密封措施。库房采取密封的方法来减少有害气体和灰尘的危害。一般库房门窗不留孔洞缝隙，同时也可用档案装具如箱、柜、盒、卷皮等对档案进行多层密闭，还可利用热压或浸润法把高聚物材料覆加到档案上使之成为一层保护膜。要过滤和净化空气。净化档案库房空气一般用活性炭。活性炭内部有许多极细的空隙，具有很强的吸附性。在正常条件下，活性炭所吸收的物质等于自身净重的15%～20%；当达到这种程度时，就要更换活性炭。过滤空气主要是除去灰尘。净化和过滤常常和空调设备结合起来使用，达到既除尘又保持恒温恒湿的目的。要防止库房内表面起尘。库房最好采用瓷砖地面，不要使用水泥和砖等做地面，以免起尘。也可在库房内表面起尘。也可在库房内表面涂一层高分子涂料如聚氨酯、聚氯乙稀等，使库房内表面油滑光亮，起到防尘作用。要建立严格的规章制度。档案入库和工作人员在库内活动也是库内的主要塵源。档案入库前要进行除尘处理，进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。此外，可在库房的入口处加设吹淋室，用以吹除进入库房的档案表面附着的灰尘。
（三）防霉变
由于微生物具有分布广泛、繁殖迅速、代谢旺盛、适应性强的特点，对档案材料产生强烈的危害作用，所以必须采取有效地预防措施。要保持库内清洁。微生物常常是由灰尘传播的，所以保持库房清洁可大大减少微生物危害档案的可能。为了库房的清洁，要经常清除库房、装具、设备、档案中的灰尘，及时清理室内垃圾。要减少微生物进入库房。对于受了菌害的档案，必须进行消毒处理后方可入库。搞好库房周围环境卫生也是减少微生物进入库房的重要措施。要使用安全有效地防霉剂。档案库房的防霉剂应符合如下要求：抗菌效力高，即低浓度就有杀菌的效果，毒性小，对人的安全性好，有效期长，在较长时间内不易分解。无副作用，对档案制成材料无影响。防霉剂的使用方法很多，可配制成溶液喷洒在库房内空间和四壁。可让某种固体载体吸附，使其慢慢挥发。可将防霉剂加在塑料成分内制成薄膜，用以保护档案。
（四）防虫
对档案害虫，应坚持以防为主、防重于治的指导思想。档案库房基本处于封闭和半封闭状态，是一个可以人为控制的环境。通过档案工作者对档案加强管理、实施档案保护技术，可有效防止或抑制害虫的发生或减少发生次数。要保持库房清洁卫生。清洁卫生防虫就是根据档案害虫的生活习性，清除害虫的滋生条件而达到防虫目的。清洁卫生防虫在害虫的防治方面占有非常重要的位置，具有简便易行、无毒、无损档案等优点。健全库内外清洁卫生制度，并认真贯彻执行。不清洁以及受害虫感染的档案材料、衣物不得入库，工作人员入库，应换工作服、工作鞋。经常保持四壁、天花板、地面和柜架清洁。保持库房内无洞穴、缝隙。对库内阴暗角落，应注意经常进行清扫。对进入库房内的装具用品进行清洗杀虫。要搞好库房温度、湿度管理。档案害虫是变温动物，喜温畏寒，喜湿畏干。将档案库房的温度常年控制在24℃以下，相对湿度在60%以下，就可以阻止害虫的发生。如果库房中已发现害虫，那么，在此温、湿度以下会抑制害虫生长、发育和繁殖。
定期检查档案。档案入库后，除了整理、编目、提供利用外，基本处于静止状态。若周围环境适宜，则利于害虫的生长、繁殖。定期检查档案，既可及时发现害虫、处理疫情，也能破坏档案害虫安定的生态环境：若加上清扫，则可驱除已有害虫的虫卵，对害虫有一定的防治作用。档案保护工作在档案管理中非常重要，档案工作者应高度重视，并切实做好本职工作，确保有效延长档案的寿命。□作者单位：济宁市机构编制电子政务中心E：DXG
关键词：档案 保护 经验 问题
档案作为一种信息的载体，在当今社会有着极其重要的作用，档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件。这就要求档案工作人员采取科学的保护措施，减少档案材料的损坏速度，最大限度延长档案使用寿命。只有及时有效地保护好各类档案，才能更好地为本单位及社会提供利用，才能充分发挥档案的真正作用。
一、档案定义的由来
我国古代的档案，在各个朝代是有不同称谓的。早在商代，古文献中就把档案统称为“册”，周代为“中”，秦汉为“典籍”，汉魏以后演变为“文书”或“文案”，也有称之为“案牍”的，清代以后，统称为“档案”，此后档案一词便一直沿用至今。档案称谓的变化反映了中国汉语词字义发展变化的过程，其变化每一次都是一个去繁就简、取精去杂的过程，这也是中国文化发展传承所遵循的“千古规律”。总的来说，档案就是直接形成的历史记录。档案的最新定义是：档案是组织或个人在社会活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固话信息。以上档案定义虽然认识不同，但都认为档案具有形式上的多样性、因而在某些情况下能真实再现历史场景，这也就揭示了档案具有凭证价值的重要原因。与之相反的诸如图书资料、报刊等，职能单一阐述当时发生的事情详情，前后没有对比参照性，是讲求活在当下的便捷工具，除非是保留重大历史事件的原始记录，否则一般没有收藏保护的价值。我们说，档案是来源于文件的。这里的文件是一个广泛性的概念，是指一切由文字、图像、声音等形成的资料。档案和文件是同一事物在不同阶段的不同形态。从文件到档案是一个批判继承的辩证性的过程。档案是对文件的不断扬弃，文件是档案基础，档案是文件的归宿，是文件的升华。从这里我们可以看出，对档案形式内容渊源的调查，实际上是对中华文化传承脚步的追踪。
二、档案保护工作应遵循的科学原则
“以防为主，防治结合”是档案保护工作的基本原则。其中，“防”的目的是防止或减少外界不利环境条件对档案制成材料的破坏，保证档案完好无损；“治”的目的是对已经遭到损坏的档案制成材料进行人为的修复，使它尽可能地恢复原貌，以能够继续提供利用。在档案保护工作中强调以防为主，并不是说治理工作就不重要了。档案制成材料是物质材料，是在不断变化的，总有一天会损坏的。因此，治理工作的任务在档案保护技术中是永远存在的，“防”和“治”是档案保护技术中不可缺少的两个方面，必须贯彻执行。
三、档案保护的方法
（一）档案保护的外部条件
我们知道任何事物的发展变化都是内外因相互联系、相互影响的结果。档案保护也不例外。影响档案持久性的外部因素主要是档案的保存环境，如温湿度、光照、有害生物、空气状况等。先保存的档案材料大都是纸质的，光尤其是紫外线会对纸质中的纤维素及木质素产生光降解作用，使纤维素分子分解、断链，还会加快纤维素氧化反应的速度。又如，在潮湿环境中，纸张吸潮，湿度会加大纤维素分子链之间的距离，使纸张的强度下降，韧性和弹性发生变化。而在高温高湿的条件下，纸张的理化性能更容易恶化，并容易长霉。因此，改善档案保存的外部环境显得至关重要。改善外部条件包括档案库房建设、装备各种档案保护仪器设备和档案装具，采取温度调控和“七防”措施等内容；尤其是要注意改善档案保存的库房环境和建设，注意库房温湿度的合理调整，加强人员监控维修力度，确保万无一失。
（二）档案保护的内因改善
档案制成材料及其耐久性，也是影响档案保护的重大问题。影响纸质耐久的内部因素是制成材料和生产工艺。首先，纸张有物理化学等性能。造成的主要原料是植物纤维。植物纤维所含的主要化学成分是纤维素、半纤维素和木质素等。纤维素不溶于水和一般的有机溶剂，在常温下的化学性能稳定，所以纤维素的含量越高，纸张的质量越好；反之，纸张的质量就越差。报纸容易发黄、变脆，就是因为木质素含量高的原因，因此，档案纸质的质量在某种程度上也影响了档案的寿命长短。这样，对与档案材料的生产工艺也提出了更高的要求。造纸工艺中纤维素以及木质素的合成比例以及纸张的防氧化技术的应用，也是档案保护中的一大亮点。
（三）档案保护需要注意的问题
档案库房和装具档案室库房应避免设在底楼或顶楼，最好南北方向，不在边间，防止阳光照射时间太长，最好是建设时就考虑房屋的承载量。档案装具要整齐划一、便于管理，一般要使用符合国家标准的钢板档案箱，以便搬运，也有利防火。库房内档案装具的布置要注意：一般与通风窗口垂直，以便通风换气。两行装具净宽不要小于1米，也不要近贴墙壁，应有一定的距离。档案库房温湿度的控制也相当的重要。在实践中，档案保护遇到的最大问题便是由于温度、湿度调控不好而出现的档案发霉、变质、吸潮受损。一般来说，档案库房的温度应在14℃～24℃，可波动正负两度；湿度应控制在45%～60%，档案室内的灰尘对档案室内的材料也有一定的损坏作用。如档案砖现象就由此造成。因此，档案管理人员应定期做好档案室的除尘清理工作。
四、各种保护技术的应用
（一）防光措施
太阳光中，紫外线虽然占的比例小，但光的能量却很大，对档案有很大的破坏作用，所以档案库防光主要是防紫外线。要防止阳光的直接照射。目前在建筑档案库房时既要考虑适用，又要照顾到美观。窗户是日光进入库房的主要通道。设置窗户时首先应注意窗户的朝向。在同样条件下，夏季不同朝向的窗户透过太阳的辐射强度不同，一般以西向和东向透过太阳辐射强度最大。库房的西向和东西不宜设窗，南北方向要少设窗、设窄窗，库房窗洞与墙体面积比为1：10。此外，档案柜架要与窗成垂直方向，防止阳光直射在档案柜架上。要选择适宜的库内光源，为防止或减少库内人工光源中的紫外线，库房内使用人工光源时，以用白炽灯即普通钨丝灯为好，不应使用日光灯，因为日光灯发射出的紫外线比白炽灯多。要减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间。在利用档案过程中必须注意防光，应尽量避免在强光下长时间利用檔案。目前复印技术在档案管理中应用较为普遍，多次复印是对档案损坏很严重的。所以，应尽量减少利用原件复印的次数，可利用复印件代替原件进行复印。在提供利用时，对较珍贵的档案应以复印件代原件，必须使用原件时应采取必要的限光和滤光措施。要避光保存。目前档案部门普遍采取的档案柜、箱、盒、袋等保存方法，均能在一定程度上起到避光作用。当库房内不需要采光时，应将光源关闭。
（二）防有害气体和灰尘
环境污染物质种类很多，已经引起人们注意的约有100多种。这些污染物不仅危害人类及动植物，也是危害档案制成材料耐久性的重要因素之一。档案库房采取密封措施。库房采取密封的方法来减少有害气体和灰尘的危害。一般库房门窗不留孔洞缝隙，同时也可用档案装具如箱、柜、盒、卷皮等对档案进行多层密闭，还可利用热压或浸润法把高聚物材料覆加到档案上使之成为一层保护膜。要过滤和净化空气。净化档案库房空气一般用活性炭。活性炭内部有许多极细的空隙，具有很强的吸附性。在正常条件下，活性炭所吸收的物质等于自身净重的15%～20%；当达到这种程度时，就要更换活性炭。过滤空气主要是除去灰尘。净化和过滤常常和空调设备结合起来使用，达到既除尘又保持恒温恒湿的目的。要防止库房内表面起尘。库房最好采用瓷砖地面，不要使用水泥和砖等做地面，以免起尘。也可在库房内表面起尘。也可在库房内表面涂一层高分子涂料如聚氨酯、聚氯乙稀等，使库房内表面油滑光亮，起到防尘作用。要建立严格的规章制度。档案入库和工作人员在库内活动也是库内的主要塵源。档案入库前要进行除尘处理，进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。此外，可在库房的入口处加设吹淋室，用以吹除进入库房的档案表面附着的灰尘。
（三）防霉变
由于微生物具有分布广泛、繁殖迅速、代谢旺盛、适应性强的特点，对档案材料产生强烈的危害作用，所以必须采取有效地预防措施。要保持库内清洁。微生物常常是由灰尘传播的，所以保持库房清洁可大大减少微生物危害档案的可能。为了库房的清洁，要经常清除库房、装具、设备、档案中的灰尘，及时清理室内垃圾。要减少微生物进入库房。对于受了菌害的档案，必须进行消毒处理后方可入库。搞好库房周围环境卫生也是减少微生物进入库房的重要措施。要使用安全有效地防霉剂。档案库房的防霉剂应符合如下要求：抗菌效力高，即低浓度就有杀菌的效果，毒性小，对人的安全性好，有效期长，在较长时间内不易分解。无副作用，对档案制成材料无影响。防霉剂的使用方法很多，可配制成溶液喷洒在库房内空间和四壁。可让某种固体载体吸附，使其慢慢挥发。可将防霉剂加在塑料成分内制成薄膜，用以保护档案。
（四）防虫
对档案害虫，应坚持以防为主、防重于治的指导思想。档案库房基本处于封闭和半封闭状态，是一个可以人为控制的环境。通过档案工作者对档案加强管理、实施档案保护技术，可有效防止或抑制害虫的发生或减少发生次数。要保持库房清洁卫生。清洁卫生防虫就是根据档案害虫的生活习性，清除害虫的滋生条件而达到防虫目的。清洁卫生防虫在害虫的防治方面占有非常重要的位置，具有简便易行、无毒、无损档案等优点。健全库内外清洁卫生制度，并认真贯彻执行。不清洁以及受害虫感染的档案材料、衣物不得入库，工作人员入库，应换工作服、工作鞋。经常保持四壁、天花板、地面和柜架清洁。保持库房内无洞穴、缝隙。对库内阴暗角落，应注意经常进行清扫。对进入库房内的装具用品进行清洗杀虫。要搞好库房温度、湿度管理。档案害虫是变温动物，喜温畏寒，喜湿畏干。将档案库房的温度常年控制在24℃以下，相对湿度在60%以下，就可以阻止害虫的发生。如果库房中已发现害虫，那么，在此温、湿度以下会抑制害虫生长、发育和繁殖。
定期检查档案。档案入库后，除了整理、编目、提供利用外，基本处于静止状态。若周围环境适宜，则利于害虫的生长、繁殖。定期检查档案，既可及时发现害虫、处理疫情，也能破坏档案害虫安定的生态环境：若加上清扫，则可驱除已有害虫的虫卵，对害虫有一定的防治作用。档案保护工作在档案管理中非常重要，档案工作者应高度重视，并切实做好本职工作，确保有效延长档案的寿命。□作者单位：济宁市机构编制电子政务中心E：DXG
关键词：档案 保护 经验 问题
