超前控制医院档案的收集探析
高艳
摘要：医院档案的收集作为档案业务工作中重要环节之一，其质量的高低直接影响着档案工作中其他环节的工作质量，也间接影响着医院的建设方向与发展规划。随着现代信息化的不断发展，医疗改革的日益深化，医院档案的管理和发展面临新的机遇和挑战。新形势下该如何对医院各类文件材料实行超前控制，确保档案收集质量，更好地为医院发展和医疗改革服务，是当前亟待解决的问题。本文就这一课题进行了初步探究。
关键词：超前控制 医院档案收集 档案管理 医疗改革
中图分类号：R 197.3 文献标识码：A
医院档案记载着一个医院发展史上的各种工作轨迹和成就，是研究本医院的科学发展的重要依据，也是对医院整体发展进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的重要凭证。医院档案的收集作为档案业务工作中重要环节之一，其质量的高低直接影响着档案工作中其他环节的工作质量，同时也影响着医院的建设方向与发展规划。实行档案收集的超前控制，就是要把控档案收集的质量，把档案收集要求超前渗透到医院各项工作活动中去，档案部门与各业务部门加强协作，对医院各类工作材料、文件形成的整个生命周期的各个环节进行把关，并把影响档案收集质量的不利因素排除掉，以确保文件材料形成和积累的完整性、准确性和系统性。只有这样才能保证医院档案形成的质量，才能为医院档案的利用工作打好坚实的基础，更好地为医院发展服务。
当前，随着医疗改革的日益深化，医院的管理和发展面临新的机遇和挑战。新形势下该如何对医院各类文件材料实行超前控制，确保档案收集质量，更好地为医院发展服务，是当前亟待解决的问题。
1 医院档案收集过程中遇到的瓶颈
1.1 医院档案类别和载体多样，宏观管理档案收集的流程和制度不完善
医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案，分散在医院各个部门，在实际工作中，多有文件缺失，数据零散无备份的现象发生。目前，许多医院的档案管理制度尚不健全，档案管理工作岗位的责任不明确，档案收集的流程和制度不完善，都制约了医院档案收集工作的规范性和有效性。此外，医院档案管理工作缺乏系统性的管理模式和有效的管理网络，导致无法发挥各业务部门在档案收集中的积极性和能动性，造成档案信息资源不完整性，不系统，直接影响到档案管理的其他环节的有效开展，如档案的整理、开发和利用都不能很好地满足现代医院管理工作对档案资源的需求。
1.2 医院档案管理人员业务水平参差不齐，工作人员档案收集意识薄弱
目前在医院从事档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，多数档案管理人员不是档案专业出身，大多来自行政、护理、医技等部门，一部分人员甚至没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的基础知识、档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务一知半解，更不用说监督、指导各业务部门收集文件材料及归档工作。在医院实际工作过程中，因工作人员对档案重视程度不够，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，缺乏收集、积累文件材料的意识，经常有未经收发登记的零散文件散失，甚至有的工作人员为了一己之便将应归档的材料据为己有。因此，接触医院文件、工作材料的一线工作人员缺乏档案收集的意识，直接影响着档案收集的质量，继而影响着档案管理的其他环节工作，使得医院档案的价值得不到体现。
1.3现代信息化大环境下医院档案管理面临的新挑战
目前，采用现代信息化管理档案是一大趋势，它对档案工作和档案管理人员提出了新的要求。为了运用现代化信息技术实现档案的有效管理，大多医院配备了计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等硬件设备，以尽快实现档案信息化管理。但在收集电子文件的环节中，会出现种种困难。各业务部门在形成、保管、移交电子文件的过程中，追求数量，忽视档案信息质量，导致部分电子文件结构分散、内容单一、利用价值小。同一名称的电子文件会重复存储，不利于筛选，浪费时间、人力、物力，一定程度上影响了电子档案收集的质量。同时，档案管理软件系统没有有效的收集程序，无法实现各业务部门电子文件材料前期质量的有效控制，收集到的电子档案也无法满足利用者的需求。
2 保证各类档案质量的相关举措
2.1组织架构上设置医院档案管理网络，加強对档案收集的宏观和多维管控
为了切实加强对档案收集管理工作的领导，医院需要根据档案收集管理的需要，相应地形成横向到边、纵向到底的档案管理网络，严格规范档案管理工作。以下发文件的形式确定“医院档案管理网络”，设置以医院领导班子为中心，各相关业务部门负责人为网络成员的管理网络，实行“统一管理，分级负责”的原则，层层管理，责任到人。
院领导负责领导医院档案管理工作，决定医院档案管理工作的重大事项，审定医院档案管理办法、工作制度和档案人员工作职责。医院档案室要负责制定、组织实施医院档案管理工作计划，宏观管理各类档案的收集，主动、及时向院领导汇报当前医院利用档案的情况和存在的问题，并通过对各业务部门档案收集情况的调查研究，提出加强对各类档案收集实施超前控制的意见，取得领导的重视和支持。同时，要加强与网络成员的沟通与协作，充分发挥各业务部门、各级人员的能动性，多维地对各类档案的收集工作实施监管，做到档案管理网络中人人紧密协作，管理环环相扣，为保障各类文件材料的收集质量开拓管控平台。
2.2工作制度上保障各业务部门文件材料形成、积累的完整性、准确性和系统性
在医院工作活动中，各业务部门往往会因各种原因，会出现文件材料的原始记录记录不全或缺失等情况，直接影响档案收集的齐全和完整。为了避免这一情况发生，档案室要结合医院档案工作实际，建立健全的档案归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案业务工作中每个环节的运行都有章可循。同时，医院档案室要细化完善《各类档案归档范围和保管期限》《文件形成纸张、字迹材料的要求》《各类档案材料交接流程》《电子档案管理办法》等工作制度，保证相关文件材料形成者人人知晓，以便在积累文件材料时有的放矢，及时地将本部门中形成的文件材料分门别类地保存。
在对档案收集超前控制的实际操作中，医院档案室的工作人员有责任对落实文书形成工作制度、文件的行文格式、书写材料等方面进行监督和指导，及时把发现的问题向部门负责人反映，完善文件形成流程，拟定文件补救措施，对重要的事件、活动进行跟踪式记录工作，以保证医院各类文件材料的齐全。此外，档案室不仅要制订健全的医院档案管理制度，明确各专（兼）职档案人员的工作职责，还要确定各类档案收集的考核标准，规范医院档案收集的管理模式，实时、科学地对医院文书部门及相关业务部门文件、工作材料的收集工作进行指导与监督。进入了信息化时代，电子档案收集制度和程序都需要进一步完善，医院档案室应当与信息科紧密协作，明确各级用户的权限，制定应归档电子文件的范围、要求，确定阶段性与随时性相结合的电子文件接收办法，在制度上、技术支持上实现对动态收集电子文件全过程的超前控制，以保障电子文件档案收集归档的顺畅性、准确性和系统性。
2.3 业务协作中提高医院专（兼）职档案员的工作能力，保证超前控制的实效
目前在医院从事档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，多数档案管理人员不是档案专业出身，大多来自行政、护理、医技等部门，一部分人员甚至没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的基础知识、档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务一知半解，更不用说监督、指导各业务部门收集文件材料及归档工作。因此，只有提高医院专（兼）职档案员的工作能力和业务水平，才能保证档案收集超前控制的顺利进行。医院要注意加强档案工作队伍的建设，选择政治上可靠、责任心强的共产党员从事档案管理工作，严格遵守“持证上岗”的原则，着力培养专（兼）职档案员的专业能力，并保持人员的相对稳定。只有专（兼）职档案员掌握、熟识了档案业务知识，才有条件监督、指导各业务部门做好归档文件材料的收集工作，确保各类档案收集内容齐全完整，进一步做好文件材料的收集、整理、分类、组卷等工作。
作为档案工作者，可以通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和相关要求，提高自身专业水平，掌握科学管理档案的方法，加强与各业务部门工作人员沟通、协作，多渠道、多途径地监管各类文件材料的收集。在现今大数据环境下，档案工作者的职业走向又有了新的挑战。当前的档案管理不再仅限于档案的实体管理，而开始向对整个文件生命运动周期的信息监督管理逐步过渡，档案工作者的职业角色也被重新定位。与传统的档案工作者相比，电子文件环境下的档案工作者既要面对管理档案实体本身，又要面对管理电子档案信息的收集、整理、传输和保管。为了适应这一新角色，档案工作者除了应当具备基本的档案专业知识、职业道德素质外，还应进一步提升自身的现代信息技术水平，能够较为熟练地运用电子计算机及现代通信设备来进行电子信息的使用、维护和管理，这样才能胜任对各业务部门电子文件收集的指导，保障电子档案的完整与安全。面对收集电子文件带来的新挑战，档案工作者还应和医院信息科加强协作，根据档案收集实际工作的需要，预先把档案相关管理功能编入0A系统，在电子文件形成和维护阶段进行有效监督，从而实现对电子文件收集、保管工作的超前控制。
2.4 意识形态上加强对医院各级人员的档案收集超前控制意识的培养和引导
医院档案的类别和载体都是多样化的，在档案收集实际操作中，会因为医院工作人员档案收集、积累意识薄弱、多科室协作中文件分散、不同载体文件缺失等原因，造成档案的收集不齐全，不规范。因此，加强全员档案法律法规的宣教，增强全员档案尤其是电子文件的收集意識、档案工作人员及领导干部的档案管理意识，对保障档案收集质量都尤为重要。医院档案室可以通过医院内外网、微信群、QQ群、医院简报以及各类档案培训等多种方式，向医院各级工作人员宣教《档案法》和档案基础知识，让他们知晓档案的形成与利用价值，不断扩大档案工作影响，获得医院上下各方面的支持与配合，为做好档案收集的超前控制统一思想，增强意识。此外，档案是工作活动成果的体现，医院可以把档案收集工作作为年终考核内容之一，提高医院工作人员做好文件材料形成、积累、整理、保管工作的积极性，推进医院档案管理一体化。
3 结束语
综上所述，档案是医院宝贵的资源，新形势下，为适应医院发展需要，实施医院档案收集的超前控制，增强全员档案收集意识，把对档案收集的要求超前渗透到医院各项工作活动中去，发动全员对医院各类工作材料、文件形成的整个生命周期的各个环节进行把关，这样才能保证医院档案资源充分发挥出其应有的价值，为医院管理、科研创新、临床发展和深化医改等各项工作提供重要的线索和依据。
参考文献：
[1] 谢洁瑜.源头控制思想在医院档案工作中的运用[J].管理观察，2015（4）：10- 11.
[2] 于向红.如何做好医院档案的收集和归档工作[J].决策与信息，2016（14）：227.
[3] 曹霞.医院档案收集与归档工作中的问题与对策[J].决策与信息，2014（10）：69.
摘要：医院档案的收集作为档案业务工作中重要环节之一，其质量的高低直接影响着档案工作中其他环节的工作质量，也间接影响着医院的建设方向与发展规划。随着现代信息化的不断发展，医疗改革的日益深化，医院档案的管理和发展面临新的机遇和挑战。新形势下该如何对医院各类文件材料实行超前控制，确保档案收集质量，更好地为医院发展和医疗改革服务，是当前亟待解决的问题。本文就这一课题进行了初步探究。
关键词：超前控制 医院档案收集 档案管理 医疗改革
中图分类号：R 197.3 文献标识码：A
医院档案记载着一个医院发展史上的各种工作轨迹和成就，是研究本医院的科学发展的重要依据，也是对医院整体发展进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的重要凭证。医院档案的收集作为档案业务工作中重要环节之一，其质量的高低直接影响着档案工作中其他环节的工作质量，同时也影响着医院的建设方向与发展规划。实行档案收集的超前控制，就是要把控档案收集的质量，把档案收集要求超前渗透到医院各项工作活动中去，档案部门与各业务部门加强协作，对医院各类工作材料、文件形成的整个生命周期的各个环节进行把关，并把影响档案收集质量的不利因素排除掉，以确保文件材料形成和积累的完整性、准确性和系统性。只有这样才能保证医院档案形成的质量，才能为医院档案的利用工作打好坚实的基础，更好地为医院发展服务。
当前，随着医疗改革的日益深化，医院的管理和发展面临新的机遇和挑战。新形势下该如何对医院各类文件材料实行超前控制，确保档案收集质量，更好地为医院发展服务，是当前亟待解决的问题。
1 医院档案收集过程中遇到的瓶颈
1.1 医院档案类别和载体多样，宏观管理档案收集的流程和制度不完善
医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案，分散在医院各个部门，在实际工作中，多有文件缺失，数据零散无备份的现象发生。目前，许多医院的档案管理制度尚不健全，档案管理工作岗位的责任不明确，档案收集的流程和制度不完善，都制约了医院档案收集工作的规范性和有效性。此外，医院档案管理工作缺乏系统性的管理模式和有效的管理网络，导致无法发挥各业务部门在档案收集中的积极性和能动性，造成档案信息资源不完整性，不系统，直接影响到档案管理的其他环节的有效开展，如档案的整理、开发和利用都不能很好地满足现代医院管理工作对档案资源的需求。
1.2 医院档案管理人员业务水平参差不齐，工作人员档案收集意识薄弱
目前在医院从事档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，多数档案管理人员不是档案专业出身，大多来自行政、护理、医技等部门，一部分人员甚至没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的基础知识、档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务一知半解，更不用说监督、指导各业务部门收集文件材料及归档工作。在医院实际工作过程中，因工作人员对档案重视程度不够，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，缺乏收集、积累文件材料的意识，经常有未经收发登记的零散文件散失，甚至有的工作人员为了一己之便将应归档的材料据为己有。因此，接触医院文件、工作材料的一线工作人员缺乏档案收集的意识，直接影响着档案收集的质量，继而影响着档案管理的其他环节工作，使得医院档案的价值得不到体现。
1.3现代信息化大环境下医院档案管理面临的新挑战
目前，采用现代信息化管理档案是一大趋势，它对档案工作和档案管理人员提出了新的要求。为了运用现代化信息技术实现档案的有效管理，大多医院配备了计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等硬件设备，以尽快实现档案信息化管理。但在收集电子文件的环节中，会出现种种困难。各业务部门在形成、保管、移交电子文件的过程中，追求数量，忽视档案信息质量，导致部分电子文件结构分散、内容单一、利用价值小。同一名称的电子文件会重复存储，不利于筛选，浪费时间、人力、物力，一定程度上影响了电子档案收集的质量。同时，档案管理软件系统没有有效的收集程序，无法实现各业务部门电子文件材料前期质量的有效控制，收集到的电子档案也无法满足利用者的需求。
2 保证各类档案质量的相关举措
2.1组织架构上设置医院档案管理网络，加強对档案收集的宏观和多维管控
为了切实加强对档案收集管理工作的领导，医院需要根据档案收集管理的需要，相应地形成横向到边、纵向到底的档案管理网络，严格规范档案管理工作。以下发文件的形式确定“医院档案管理网络”，设置以医院领导班子为中心，各相关业务部门负责人为网络成员的管理网络，实行“统一管理，分级负责”的原则，层层管理，责任到人。
院领导负责领导医院档案管理工作，决定医院档案管理工作的重大事项，审定医院档案管理办法、工作制度和档案人员工作职责。医院档案室要负责制定、组织实施医院档案管理工作计划，宏观管理各类档案的收集，主动、及时向院领导汇报当前医院利用档案的情况和存在的问题，并通过对各业务部门档案收集情况的调查研究，提出加强对各类档案收集实施超前控制的意见，取得领导的重视和支持。同时，要加强与网络成员的沟通与协作，充分发挥各业务部门、各级人员的能动性，多维地对各类档案的收集工作实施监管，做到档案管理网络中人人紧密协作，管理环环相扣，为保障各类文件材料的收集质量开拓管控平台。
2.2工作制度上保障各业务部门文件材料形成、积累的完整性、准确性和系统性
在医院工作活动中，各业务部门往往会因各种原因，会出现文件材料的原始记录记录不全或缺失等情况，直接影响档案收集的齐全和完整。为了避免这一情况发生，档案室要结合医院档案工作实际，建立健全的档案归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案业务工作中每个环节的运行都有章可循。同时，医院档案室要细化完善《各类档案归档范围和保管期限》《文件形成纸张、字迹材料的要求》《各类档案材料交接流程》《电子档案管理办法》等工作制度，保证相关文件材料形成者人人知晓，以便在积累文件材料时有的放矢，及时地将本部门中形成的文件材料分门别类地保存。
在对档案收集超前控制的实际操作中，医院档案室的工作人员有责任对落实文书形成工作制度、文件的行文格式、书写材料等方面进行监督和指导，及时把发现的问题向部门负责人反映，完善文件形成流程，拟定文件补救措施，对重要的事件、活动进行跟踪式记录工作，以保证医院各类文件材料的齐全。此外，档案室不仅要制订健全的医院档案管理制度，明确各专（兼）职档案人员的工作职责，还要确定各类档案收集的考核标准，规范医院档案收集的管理模式，实时、科学地对医院文书部门及相关业务部门文件、工作材料的收集工作进行指导与监督。进入了信息化时代，电子档案收集制度和程序都需要进一步完善，医院档案室应当与信息科紧密协作，明确各级用户的权限，制定应归档电子文件的范围、要求，确定阶段性与随时性相结合的电子文件接收办法，在制度上、技术支持上实现对动态收集电子文件全过程的超前控制，以保障电子文件档案收集归档的顺畅性、准确性和系统性。
2.3 业务协作中提高医院专（兼）职档案员的工作能力，保证超前控制的实效
目前在医院从事档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，多数档案管理人员不是档案专业出身，大多来自行政、护理、医技等部门，一部分人员甚至没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的基础知识、档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务一知半解，更不用说监督、指导各业务部门收集文件材料及归档工作。因此，只有提高医院专（兼）职档案员的工作能力和业务水平，才能保证档案收集超前控制的顺利进行。医院要注意加强档案工作队伍的建设，选择政治上可靠、责任心强的共产党员从事档案管理工作，严格遵守“持证上岗”的原则，着力培养专（兼）职档案员的专业能力，并保持人员的相对稳定。只有专（兼）职档案员掌握、熟识了档案业务知识，才有条件监督、指导各业务部门做好归档文件材料的收集工作，确保各类档案收集内容齐全完整，进一步做好文件材料的收集、整理、分类、组卷等工作。
作为档案工作者，可以通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和相关要求，提高自身专业水平，掌握科学管理档案的方法，加强与各业务部门工作人员沟通、协作，多渠道、多途径地监管各类文件材料的收集。在现今大数据环境下，档案工作者的职业走向又有了新的挑战。当前的档案管理不再仅限于档案的实体管理，而开始向对整个文件生命运动周期的信息监督管理逐步过渡，档案工作者的职业角色也被重新定位。与传统的档案工作者相比，电子文件环境下的档案工作者既要面对管理档案实体本身，又要面对管理电子档案信息的收集、整理、传输和保管。为了适应这一新角色，档案工作者除了应当具备基本的档案专业知识、职业道德素质外，还应进一步提升自身的现代信息技术水平，能够较为熟练地运用电子计算机及现代通信设备来进行电子信息的使用、维护和管理，这样才能胜任对各业务部门电子文件收集的指导，保障电子档案的完整与安全。面对收集电子文件带来的新挑战，档案工作者还应和医院信息科加强协作，根据档案收集实际工作的需要，预先把档案相关管理功能编入0A系统，在电子文件形成和维护阶段进行有效监督，从而实现对电子文件收集、保管工作的超前控制。
2.4 意识形态上加强对医院各级人员的档案收集超前控制意识的培养和引导
医院档案的类别和载体都是多样化的，在档案收集实际操作中，会因为医院工作人员档案收集、积累意识薄弱、多科室协作中文件分散、不同载体文件缺失等原因，造成档案的收集不齐全，不规范。因此，加强全员档案法律法规的宣教，增强全员档案尤其是电子文件的收集意識、档案工作人员及领导干部的档案管理意识，对保障档案收集质量都尤为重要。医院档案室可以通过医院内外网、微信群、QQ群、医院简报以及各类档案培训等多种方式，向医院各级工作人员宣教《档案法》和档案基础知识，让他们知晓档案的形成与利用价值，不断扩大档案工作影响，获得医院上下各方面的支持与配合，为做好档案收集的超前控制统一思想，增强意识。此外，档案是工作活动成果的体现，医院可以把档案收集工作作为年终考核内容之一，提高医院工作人员做好文件材料形成、积累、整理、保管工作的积极性，推进医院档案管理一体化。
3 结束语
综上所述，档案是医院宝贵的资源，新形势下，为适应医院发展需要，实施医院档案收集的超前控制，增强全员档案收集意识，把对档案收集的要求超前渗透到医院各项工作活动中去，发动全员对医院各类工作材料、文件形成的整个生命周期的各个环节进行把关，这样才能保证医院档案资源充分发挥出其应有的价值，为医院管理、科研创新、临床发展和深化医改等各项工作提供重要的线索和依据。
参考文献：
[1] 谢洁瑜.源头控制思想在医院档案工作中的运用[J].管理观察，2015（4）：10- 11.
[2] 于向红.如何做好医院档案的收集和归档工作[J].决策与信息，2016（14）：227.
[3] 曹霞.医院档案收集与归档工作中的问题与对策[J].决策与信息，2014（10）：69.
