档案馆馆藏资料的科学管理

    北京市丰台区档案局（馆）课题组

    一?馆藏资料存在的问题

    (一)资料收藏的“图书馆”化

    (1)资料内容的“图书馆化”?各档案馆收藏的资料中有很大一部分是相同的?以建国后的资料来说,资料内容均涵盖了哲学?政治?经济?军事等领域,而具体涉及档案馆所属区域的资料却不多?(2)资料数量的“图书馆化”?不少国家级和省级档案馆保存的资料在10万册以上,地?县级档案馆也在数千至数万册?由于在保存数量上没有较为统一的规定,有一些档案馆保存的图书资料,在套数上甚至可以和图书馆相媲美,如一份图纸保存15份,同一版图书保存5套?

    (二)资料分类的多样化

    各级档案馆在资料的分类方面各行其是,有的参照《中国图书分类法》或《中国文献资料分类法》;有的参照《中国档案分类法》;有的自编分类方案,等等?

    分类方法的多样化,再加上参加整理人员的业务水平及工作经验存在差异,引起分类标准的多样化?有的分类不合理,相互交叉;有的类目分得过细,导致了相同的资料在不同的档案馆中,属于不同的类目;有的同一档案馆内,分类标准层次不一致?归类不合理不准确,导致一些资料既可归入A类,也可归入B类,即使同一个人在不同的时间段整理资料,也有可能把同类的资料归入不同的类目?

    (三)资料管理的“档案化”

    1?在日常的库房管理中,资料享受着与档案一样的待遇,适宜的温湿度?消毒杀菌等?

    2?存而不鉴,鉴而不汰?据调研,我国各级档案馆馆藏资料的鉴定?淘汰工作目前处于半开展未开展状态?资料一进入档案馆,如同进入“保险箱”般安全?有的档案馆虽然做过部分资料的查重工作,不过重复的资料并没有被淘汰出馆,而是经过转化为工具书或用其他方法软处理,仍留存在档案馆?知识老化?观点陈旧?重复?利用价值不大的现象在各级档案馆普遍存在?

    3?利用手续比档案更繁琐?利用者(特别是个人)利用馆藏资料时,先查目录,再开借阅单,由资料管理员从库内调出资料提供给利用者,有些档案馆还需经过主管领导的同意(批准)方可?

    (四)资料利用的低率化?内部化

    从2004年度北京市档案馆和18个区县档案馆资料利用情况的统计结果来看,市档案馆资料的利用率约为3%,区档案馆约为2%,县档案馆约为5%(数据来源为北京市档案局编制的2004年度北京市档案事业统计年报综合摘要)?而且,各档案馆被利用过的资料也仅限于档案业务类?时事类期刊?报刊?工具书?地名志?区志等,利用者也大多是本局(馆)工作人员,主要用于撰写论文?举办展览?编写资料,社会人士?政府各职能部门工作人员来馆利用资料者寥寥无几?

    (五)资料发展不平衡

    从整体上讲,综合档案馆保存的资料量都很大,县级档案馆的馆藏资料量尤为巨大?而具体到各个档案馆,馆藏资料的发展并不一样,保存资料的情况也很不平衡?例如,省级档案馆的馆藏资料保存量多的达10万册以上,低的为3万册,高者为低者的3倍多;县级档案保存资料量多的达2万多册,低的为两千册,高者为低者的近10倍?

    二?健全制度合理利用

    (一)构建区域特色馆藏

    1?树立开放和合作意识,与图情部门和谐发展

    档案馆要在信息竞争中求得可持续发展,必须与时俱进,树立开放的意识,大力提倡合作?协作?开放精神,倡导档案馆与图书馆?博物馆?情报部门的交流与合作?档案馆在收集馆藏资料时,要立足自身的职能——保存“社会记忆”,明确收藏对象,与图情部门和谐发展?

    2?馆际之间,突出各自区域特色

    档案利用实例充分显示,相对于时政要闻,公民更倾向于关注与自身及所处环境有关的集体记忆?我国每一个区域都有自己的人文?地理?经济产品?典籍掌故?名胜古迹?民族?宗教特色以及风土人情,因此,档案馆在收集馆藏资料时,要根据其服务对象和职能,做好馆际之间的分工,关注“地方资料”,使人一看就知是此一区而非彼一区,改变资料“千馆一面”现象,突出档案馆的区域特色,与馆藏档案一起,形成展示区域文化的主阵地?

    (二)加强理论研究,统一认识

    没有理论基础的实践活动是盲目的?目前,我国各级档案馆的资料收集工作因为缺乏理论指导,对应该收藏什么样的资料?如何进行管理?如何提供利用等认识不统一,各档案馆按照自己的领悟和财力来确定本馆的资料收集范围,形成了档案馆资料的“图书馆化”现象;资料工作开展的如何,很大程度上依赖于领导人的重视程度?资料工作人员的自身条件,这对档案馆资料工作的开展是很不利的?为保障作为档案馆业务工作一部分的资料工作持续性发展,国家档案行政管理部门应组织有关专家?学者进行理论研究,研究馆藏资料的特点?适宜的分类方案?如何进行日常管理和提供利用等,为当前各级档案馆的资料工作提供理论指导,加强对档案馆资料工作的理性认识?

    (三)健全制度,推行管理科学化?规范化

    1?科学制定资料收集制度

    为避免“图书馆化”现象发生,各级档案馆在依据国家档案局和本级档案行政管理部门的有关规定制定资料收(征)集制度时,要从全局出发,在认真调查研究?分析?论证基础上,制定本馆收集资料范围?在制订制度前,要结合本区域的实际情况,详细了解区情?区史及馆藏档案的完整程度,对管理范围内的机关?单位档案收集?整理?保管状况等的程度进行认真细致的调查摸底,对各机关可能形成的资料内容?种类?地域特色等做到心中有数?同时,对本区域的人?物?情,根据其影响程度,制定一个进馆的标准?

    2?规范分类

    (1)统一的分类方法?资料的分类方法,一直有中国档案分类法和中国图书分类法之争?我们倾向于使用图书资料分类法?原因有二:①资料无论与档案有着如何密切的关系,它也不是档案,有着与档案截然不同的特点?②从利用者的角度说,相对于档案分类法,利用者更熟悉图书资料分类法?

    (2)根据资料量的大小,制定详略得当的类目?不同级别的档案馆资料量悬殊很大,如中央级和省级档案馆资料量数十万,县级档案馆的资料量数千?在设置分类类目时,就要制定不同的分类类目?

    (3)系统地培训资料管理人员?分类是一项非常复杂的工作,确定分类法只是做好了基础工作?在操作的过程中,主体人的知识特别是分类知识,直接关系到资料分类类目设置是否适宜?归属是否正确?因此,对资料管理人员要进行分类方面的系统培训,使之熟练掌握分类体系,是非常必要的?

    3?健全资料统计制度

    要做好资料工作,统计工作是不可或缺的,它的重要程度如同商业经营中的市场分析研究?通过对具体的统计数据分析研究,资料管理人员可以了解到资料利用率高低,利用资料的主要目的及取得的效果,资料利用与职业?年龄?性别的关系如何,哪些资料是由于与档案的相关性而经常被一起利用等等情况,可以从中找出规律性的东西,进而规范接收和征集资料的渠道,避免出现因领导的改变?人员的变化而导致资料收集范围变化大或不连续等现象?同时也可以了解人们需求或关注的热点,并以此作为今后工作改进的方向,明确收集工作的目的性?针对性?

    4?研究制定资料鉴定淘汰制度

    馆藏资料只补充不剔除,利用率高和利用率低甚至从未被利用过的资料混合排列在一起的管理状况,不仅将具有区域特色的资料淹没其中,增加了资料管理人员工作量,也极大地影响了馆内外人员对馆藏资料的看法?因此,档案馆研究?制定资料鉴定淘汰制度有很强的现实意义?

    档案馆馆藏资料鉴定淘汰是将与档案无关?不能反映区域文化?罕用且无典藏价值?知识陈旧老化或不能再使用的馆藏资料予以剔除销毁或转移至他处储存的过程?档案馆在资料鉴定方面没有经验,档案行政主管部门要在借鉴图书馆?资料室资料淘汰制度的基础上,邀请有关专家?学者,结合馆藏资料的现状,参照历年来的资料利用统计数据,研究制定档案馆资料的鉴定淘汰制度,保持馆藏资料优化?

    5?制定资料利用专门制度,简化利用手续

    档案馆要根据馆藏资料的特点,制定资料利用制度,改变传统的资料利用方式,简化利用手续?我国公民只要出示有效证件就可以利用(有一定密级的除外),不需要再经过馆长批准?

    (四)研究用户需求,深化服务

    1?主动出击?档案馆在加强资料收集?搞好阅览环境的同时,还必须宣传馆藏,包括档案和资料,让档案馆所在区域的每个居民,都像了解当地的超市一样了解档案馆,使档案馆真正走向社会?融入社会?具体做法有:(1)将馆藏的特色资料按不同主题,分门别类制成专题目录,以简报或情况交流等方式公布于本级各直属机关部门,发送至街道?社区委员会?(2)运用新闻传播媒介,向社会宣传馆藏资料的内容,以引起社会各界的关注?(3)与地方图书馆合作?(4)将馆藏资料目录上网,并编制网上检索工具,开通电子查询?邮件代查等服务?通过上述方式,提高馆藏资料的社会认可度,从而提高馆藏资料的利用率,最大限度地发挥馆藏资料的作用?

    2?互动服务?档案馆在主动服务的同时,还要开展互动服务?把当地居民的需求放在首位,积极与街道?社区合作,通过发放咨询表?意见箱?面对面交流?查询利用数据等方式,与居民沟通联系,深入了解当地居民的想法?要求?只有这样,才能迎合居民的需求,开展有目的的服务,取得比较满意的效果?

    (1)实行开架阅览?档案馆的资料利用方式对利用者来说很不方便?在查阅目录时,由于目录中仅提供了书名?作者?出版社之类信息,利用者不能清楚地了解书的内容,借出的资料不能满足利用者所需或期望的情况时有发生?这样既浪费利用者的时间,又增加了资料管理者的劳动量?而采用开架阅览方式则可以避免上述现象的发生?同时,利用者可以在书架上尽情查找自己所需要的资料,提高资料利用率,缩短利用者借阅时间?因此,对收藏的非涉密馆藏资料,应该实行开架阅览?也许有人认为不实际,档案馆缺乏必要的阅览室,其实,只要把一些特色资料摆放在借阅档案大厅就可以实现互动服务?

    (2)确定重点服务对象?一般来讲,档案馆所在区域内均有研究单位,它们每年都承担一定的科研课题,并与所属的区域有很大的联系,研究人员在研究过程中需要大量的资料,并为搜集所需的资料而烦恼,档案馆可利用保存的馆藏资料主要是辖区内的相关资料这个优势,根据他们的研究课题,把相关资料目录单发送给他们,这样既节省了研究人员查找资料的时间,又提高了馆藏资料的利用率和知名度?同时,也为档案馆日后收集资料开通了渠道?

    (3)面向当地居民,开展馆藏资料编研?档案馆在为政府官员和学者服务的同时,还要面向当地居民提供资料服务?档案馆的编研科(提供利用科)可以根据本地区本时期百姓关注的焦点和社会的热点,结合馆藏档案?资料,编辑?研究?汇编成专题性的资料,或放置阅览室,或发放至街道?社区,方便居民利用?

    (4)与社区服务机构合作,搞好社区服务?随着社会?城市的发展,社区成为人们生活的地域单元,社区服务在推动着城市社区的发展和建设,在提高居民生活质量,不断满足人民群众日益增长的物质文化需要方面发挥着越来越大的作用?档案馆要充分利用社区的特点,与社区服务机构合作,挖掘收藏的地方资料,通过举办展览?画册?招贴画等形式,办进社区,增加人们的区域认同感?同时,建立为社区服务的档案资料中心,指导社区服务机构档案工作,增加社区档案资料意识?

    参考文献:

    1?国家档案局?中央档案馆编:《中国档案年鉴2002》,中国档案出版社2003年版?

    2?傅华:《枯燥的数字多彩的事实——各级档案馆馆藏资料的数量分析》,《档案学研究》2000年第1期?

    3?范良元:《试论综合档案馆馆藏资料的特点?作用及其分类》,《档案学研究》1993年第3期?

    4?国家档案局主编:《第十四届国家档案大会文集》,中国档案出版社2002年版?

    5?姜之茂 :《当前档案工作的走势评价》,《上海档案》2002年第3期?

    作者单位:北京市丰台区档案局