实物档案的规范化管理

    濮仁沛

    实物档案的种类很多,不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同,但它们有一个共同的特点——载体形态各异?正是由于这一特点,造成实物档案管理的混乱?据笔者所知,目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准?长此以往,不仅对实物档案的保护不利,而且严重影响提供利用?为珍藏历史,留住记忆,笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试,在此做一交流?

    一?实物档案规范化管理的原则

    笔者认为,实物档案规范化管理应遵循三个原则:一是外观整齐一致;二是档号编制应便于整理?保管和利用;三是大型实物档案一定要有照片,照片编号要与实物编号相一致?

    二?实物档案规范化管理的方法

    本文就各单位最普遍存在的证书类档案?单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍?

    (一)证书类档案管理方法

    1?证书类档案管理中存在的问题

    证书类档案是实物档案家族中的一员,它包括证书?奖状?奖杯?奖牌?奖章?锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”,以下同)?由于载体形态各异?大小不一,以及颁发年度与表彰年度的不一致,给整理?保管和利用带来了极大不便?突出表现在两点:

    (1)载体形态各异,难以排列?小到奖章,大到锦旗?奖杯,不同规格?不同形状?不同质地的奖品,“无矩”使得它们“无规”?由于没有统一的装具,长期以来一直处于“混乱”保管状态?有的单位将其码放在档案柜里,有的任意摆放在桌子上,不仅排列不整齐,而且年代久了即使编了档号也极易混乱,很难做到快速?准确地提供利用?

    (2)内外时间不同,难分归属?证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间,与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致,一般都跨年度,给档案归属带来了麻烦?比如,“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”,从内容所针对的时间上看属2004年,但颁发日期却是2005年?这就引发了一个问题:按常规,各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行,一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中,另一方面对获奖人员进行物质奖励?然而,颁发日期与表彰内容在时间上的分离性和滞后性,使得这些荣誉有些“失效”,不能搭上当年这班车?如果来年再将这部分荣誉淡忘,那可真是“来也空空,去也空空”了?

    2?解决上述问题的方法

    为规范证书类档案的整理,笔者在工作实践中总结摸索出了“统一着装?拍照存档?按年编号?公私共藏”的解决办法?

    (1)统一着装

    所谓“统一着装”就是凡能入袋的都入袋,装具用A4大小的档案袋,一件一袋,使其外观标准一致?然后打印封面粘贴在档案袋上,封面内容包括:档号?获奖题名?获奖级别?颁奖单位?颁奖时间?归档部门?载体,以及档案实体存放位置等?为什么证书类档案选择档案袋做装具,而不是档案盒呢?主要是为了方便利用?因为,每一件证书的内容都不一样,从档案袋的封面上可一目了然地了解该证书的全部信息,极大地方便了利用?另外,有些证书封面易粘连,一件一袋可避免损坏原件?“统一着装”有两种方式:一是将实物直接装入档案袋;二是将实物的照片或复印件装入档案袋?

    能够将实物装入档案袋的有:证书?锦旗(折叠好)?奖章和小于A4幅面的奖牌?

    不能将实物装入档案袋的有:各种形状的奖杯?大于A4幅面的奖牌,以及个人荣誉证书(因为个人证书归私人所有)?对这类实物档案的处理方法是,将实物的照片或复印件放入档案袋中,并且照片的档号要与所拍摄的实物档号相一致?

    “统一着装”整理后,大部分档案都能各入其袋,不能入袋的实物档案也由照片做“替身”装入袋中,外观排列整齐一致?对那些耀眼夺目的奖杯和奖牌,可放在显眼的展示柜或会议室中,更能发挥它们的宣传作用?

    (2)拍照存档

    对那些不能装入档案袋的实物,必须要拍照存档,将照片放入档案袋,照片与实物编号相一致?有条件的单位,最好随时用数码相机对所有证书类档案进行拍照存档,形成一套完整的电子照片档案?一方面,可以提供快捷的利用方式,如直接复制到Powerpoint演讲稿中,图形并貌增加感染力,或者利用照片举办展览扩大宣传?另一方面,利用照片也保护了档案原件?

    (3)按年编号

    证书类档案规范化整理后,必须要用“档号”固定整理的次序,否则将前功尽弃?档号形式及档号位置要便于档案的整理?保管和利用?

    关于档号形式?笔者认为,证书类档案的档号形式按“颁发年度——年内顺序号”进行编制,更便于档案的整理?保管和利用?原因有三:一,将“颁发年度”作为划分档案归属年度的惟一标准,可避免整理的混乱?如果把“内容针对年”作为划分归属标准,很难将那些滞后颁发的证书列入当年的总结和奖励之中,统计不准确?二,按“年内顺序号”排列,便于档案的随时插入?比如2005年才将2000年的滞后档案归档,整理时就可延续2000年的档号顺序将其排在末尾,不会打乱其他年度档案排序?三是,一年一个流水号,便于年度统计?

    关于档号的位置?实践证明,证书类档案的档号应标注的位置有两处:一,档案袋封面的左上角;二,实物的背面(不要写在正面,尽量保护原件)?只有这样才能既在排列中显露出档案袋上的档号,又能在借阅后按实物背面的档号放回原处?

    此外,对于不能放入档案袋的实物,一是在实物底部或背面贴档号标签,二是在奖杯上挂标牌,三是有包装盒的还需在盒外贴标签,以方便查找?

    (4)公私共藏

    这里所称的“公”,是指集体荣誉;“私”是指个人荣誉?只有将集体与个人的档案共同收藏,才能真实地反映出历史的全貌?众所周知,个人证书应归私人保存,那么档案室对于“个人”证书类档案如何收藏管理呢?笔者认为,可实行“统一拍照,分别保管”的方法?

    统一拍照:无论集体还是个人证书,事先都要用数码相机将原件进行拍照存档,以便今后利用?

    分别保管:就是保存集体证书的原件和个人证书的照片及复印件?将个人证书原件在拍照?复印后退还证书持有者?

    (二)单位证件档案管理方法

    单位证件一般包括:法人证书?组织机构编码?营业执照?国有土地使用证?房屋所有权证等,这类档案的特点是载体各异?利用频繁?定期更换?对这些重要的单位证件,既不能按常规立卷归档,又不能无序乱放?解决方法是“一件一袋”(一件,包括正?副本和申办资料),在档案袋上编号,注名“证件名称”?同时,借鉴图书管理方法,在档案袋上粘贴书袋,在“书袋卡”上随时记录借阅情况,及时跟踪追回?

    (三)印章类档案管理方法

    对于过期?报废的印章,可用5.5厘米厚的塑料档案盒作装具,盒内用纸板隔成“井”字格,将印章编号后横躺放在内,周围用纸团塞紧固定位置,在盒盖内侧贴一张印章摆放示意图注明印章名称?编号,根据编号所对应位置,可直接提取印章?

    作者单位:北京市种子管理站