论档案编研工作的创新实践

    彭　坚

    档案编研工作是档案馆室研究、加工、输出档案信息，主动地向社会各方面的广大利用者提供科学、系统的档案信息服务的一项专门工作，这一工作对于档案的开发与服务起着举足轻重的作用。由于编研工作的成果——编研材料，浓缩了档案信息精华，使得利用者只需阅读档案参考资料，就能获得某一方面系统的档案信息，而不必翻阅大量的分散的档案材料，满足了一定的利用需要。根据“需要——追求——满足——强化”的心理学原理，人们普遍有着求知、求美、求新、温故和消遣的需要，存在着根源感、荣誉感、身份感和对个人、集体记忆的情感寄托。随着社会休闲日增，人们对编研材料的需求越来越大，然而，编研工作的管理手段及编研材料的种类、质量、利用方式不能满足社会的需求，这成为编研工作领域中亟待解决的矛盾。

    一、编研工作“双套制”管理模式

    编研材料出现上述供求失衡的现象有主客观因素。编研工作是一项创造性的高难度脑力劳动，与档案工作的其他环节相比，其知识含量、技术含量更高，尤其是二次、三次文献的编写，要求编者有扎实的档案专业基础、综合分析能力及深厚的文字表达能力，加上计算机在编研工作中的应用起步较晚，因此成果形成难度较大、周期较长。此外，要摒弃以往为完成目标责任、应付检查、升级达标等具有一定功利性的任务而编研的思想根源，重新树立为广大群众服务、为本地区本系统发展来编研的正确动机，而要让这种意识深入人心并付诸实践，需要一个过程。

    计算机和网络技术的融入，使编研工作的这一矛盾得到了一定的缓解。人们有意或无意中在档案管理上已实行了双套制管理模式，一方面保持着以纸质为载体的传统编研工作管理模式，另一方面不同程度地利用计算机技术从事编研工作。这一管理模式的出现是一种必然的选择，由几方面因素决定：

    １、传统的编研工作模式已不适应现代档案工作及社会的发展需求。所谓传统的编研工作模式，包括非现代化手段的管理模式及以纸质为载体的编研成果的形成和利用。这一模式给档案工作和利用者带来了许多不合时宜的影响：出版周期长、利用时空受限、信息传递慢且范围有限、成果形式单一、单向的成果交流、出版费用较大等，这些顽疾是信息社会所不能容忍的。

    ２、计算机技术在编研工作中的应用有着强大的生命力和光明的前景。计算机技术特别是网络技术在编研工作中的应用，加速编研成果信息传递的速度，加大信息量的传播，扩大阅读范围，形成规模效应；编研成果通过互动方式可随时得到更正、补漏和完善，达到集思广益和主动服务的效果；融合多媒体技术使成果达到图、文、声并茂，从而提高了艺术效果和吸引力；出版周期也大大缩短了。通过网络，人们可以不分时空和地域，在计算机终端上快捷地浏览自己所需要的全部信息，并及时方便地下载、复制和获取，真正享受到一站式的服务，从编研工作中享受集成服务和综合性的服务。这些特点迎合了大众心理与实际利用的需要。

    ３、新旧管理模式优势互补，不能相互取代。首先，计算机技术有着许多不可比拟的优势，但其技术还需要不断更新和自我完善，载体稳定性的提高、保密技术不断升级、现代化技术的适应过程、地区发展差异的平衡、法律地位的进一步确立等都不是一蹴而就的。其次，电子文件的保存与鉴定受目前技术的局限与制约，其载体不能完全替代纸质材料。再者，纸质材料的电子化转换是有条件的，没有必要对已形成的纸质编研材料全面电子化，对于重要的成果进行电子化也不因其所记载内容的信息数字化而销毁其本身所附载的载体。

    反之，传统管理模式中虽然有着种种不如人意的地方，但它仍有存在的价值与必要。由于其中不乏有年代久远、内含许多弥足珍贵的历史素材，有些连附载的纸质材料也有一定价值，这是不能简单地被电子载体所取代的。由于人们阅读习惯的延续，一本纸质编研材料在手，可随手翻阅，方便前后对照。复印件还可以自由圈画，随心所欲地做笔记，没有时空和地域的限制，很直观。而机读材料会受到年龄、技术、设备等影响，有其局限性。

    双套制保证了档案汇编的可靠性，而且增强了档案汇编的可读性与可视性。利用者既可以利用“档案原件”又可以借助编者的加工开展利用与研究，原件与加工品两者并存，给利用者以积极的影响。同一内容不同载体的两种编研成果，其作用和特点不尽相同，各有优势，不能相互取代。实行双套制，已不属于重复保存，而是优势互补，这样既发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用的实现。它是档案管理现代化进程中的必然选择，是档案工作适应数字化时代的发展特征而实施的管理策略，双套制的实行是必要的和合理的。

    二、编研工作的创新实践

    １、编研材料的选题

    ⑴紧抓大事要事，适应大众需求。大事要事往往反映了政府的中心工作、重点工作，包括主要的政治、经济、文化、科技活动，重大纪念活动、重大会议等。贴近党委和政府部门的工作中心做好服务是档案部门的重要职责和义不容辞的责任，必须坚持政治性与政策性，符合客观性与战略性。

    适应大众，选题紧贴广大利用者。档案服务对象日趋大众化，利用主体的自觉性、时间的业余性、目的的消遣性和内容的不确定性等特点，使不少利用者通过随意的休闲娱乐同时达到增长知识、开阔视野的目的。把握时代的脉搏，与时俱进，以现实社会的需求作为编研选题的出发点来适应时代发展的要求，能最大限度发挥档案史料的作用。选题应趋向大众化、平民化，少些深邃多些趣味，少些学究味多些人文味，要投大众之所好，选编大众所喜闻乐见的具有“广谱性”的题材，从而满足广大人民群众的休闲文化需要。如南京市档案馆编纂的《审讯汪伪汉奸笔录》、《侵华日军南京大屠杀档案》、《中山陵史迹图案》，由于选题好，成为了爱国主义教育的生动教材。

    ⑵发展多元题材，形成个性特色。编研成果以丰富的馆藏作为后盾。我们在挖掘现有馆藏开发潜力的同时，要广开征集渠道，拓宽思路，建立特色档案如名人档案、家?穴族?雪谱档案、口述档案、声像档案、艺术档案、古老珍贵档案、产品（有特色）档案等多元化题材库，在此基础上编写相关的多媒体档案专题、传记作品集、历史典故和展示地方风土人情、历史变迁、建设成果或当地某一历史事件等编研材料，就成了有米之炊。著名中文网站“搜狐”首席执行官张朝阳曾说过：“现在已不是信息最值钱的时代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意力才是最重要的。”也就是说，要做到吸引广大利用者的注意力，就必须提供有特色的产品个性化服务，编写应风格各异，富有鲜明个性和地区、人文特色，还要考虑取材于新型档案如照片档案、录音录像档案、电子档案等。这些编研素材具有原始性和视听效果的真实性以及图文俱全的形象性，是非常好的编研素材。在编研创新工作中，我们更要树立精品意识，在原有的开发基础上对档案信息进行深层次挖掘,实现较高层次档案信息资源的开发，广泛收集，注意筛选对象，突出个体性，体现趣味性、时代性等特点，以迎合公众文化的多方面需求。

    ２、合作编研

    以往众多的编研成果往往局限在某一档案馆室内进行，展示展览成果或提供利用大多是一馆之藏，随着科技的发展，需求的变化，这一单枪匹马、闭门造车的状况已不再适应。在档案信息共建与共享的过程中，我们力主树立合作编研的理念，加强协作观念，综合开发档案信息，逐步实现馆际间的合作、馆与社会和个人的合作、馆与高校（科研部门）的合作、国际间合作，从而达到历史与现实结合，编纂与研究结合，馆内与馆外结合，社会效益与经济效益结合，形成规模效应。合作编研可避免重复选题和人力物力与时间的浪费，最大限度实现资源共享，及时捕捉有关学科的最新研究方向与进展动态，并打造出一批档案编研精品，满足利用者对材料广度与深度的系统研究。

    现代传媒和通讯技术的迅猛发展，为提高档案编研质量、加快编研速度、拓宽编研领域，提供了更为广阔的空间。一些面向普通群众、形式多样、短小精悍、欣赏性强的成果颇受欢迎，如中央电视台第一套节目“新闻３０分”中开辟的“永远的丰碑”栏目中，就调用了许多的音像档案（珍贵的历史照片、录像带等）和原始的档案材料，再次展现了老一辈革命家的光辉业绩。又如扬州市档案馆与扬州市广电局拍摄了反映扬州５０年来沧桑巨变的《城市年轮》、《历史拼图》等３０集专题电视系列片。在合作举办展览上，苏州市档案馆与有关单位联合举办《关怀——党和国家领导人与苏州》大型图片展。在国际间合作上，比较典型和影响较大的要数上海市档案馆、中国第一历史档案馆开展加强的我国档案界和世界各国的合作和交流，也是我国档案信息走出国门、走向世界的成功典范，为档案信息共享开辟了途径。

    ３、编研的现代化技术

    实现档案管理现代化的根本目的，是为了解决传统的档案管理手段和方式越来越不能适应日益发展的客观需要的矛盾，要以现代高科技支撑基础上的档案信息处理与档案管理现代化的模式与方法来融入编研工作才能逐步解决这一矛盾。计算机技术的融入与支撑，使编研工作打上了深深的现代化技术烙印，它昭示着某些传统的编研观念和方法将在新的历史时代随着网络的发展而发生根本的变化。传统的编研工作偏重于档案信息本身的加工形成，忽视了受众的需求和与社会的沟通，而网络的互动性特点正好填补了这一缺陷，也为档案编研信息网络咨询服务和编研成果反馈提供一种开放性的双向信息传播和沟通的渠道。

    随着网络编辑技术整合度的不断提高，各种编辑排版软件日臻完善，多种编制手段有了技术的支撑，也使编写手段现代化成为可能。网络出版就是通过计算机技术和网络技术来实现对各种媒体档案信息进行数字化编辑、处理、制作、保存、传输以及发行。它的优越性体现在进一步解放了档案工作者，发挥档案工作者在沟通用户和档案信息之间的桥梁作用，形成了互动的交流。利用者的参与将贯穿档案编研活动的始终，由于能及时得到读者的反馈，即使编研材料有不足或谬误之处也可做到有错即改，材料便得以不断地完善，也有利于编研工作的进一步发展。

    另外，网页设置时要避免搞“空城计”。有些网页只设一个栏目，当利用者点击该栏目时没有相应的内容，这样下去等同于欺骗读者，更谈不上吸引率了。现在，要做到编研材料有皮有肉，得充分利用高速、宽带、广域、综合型数字式电信网络，使其成为信息资源交流的工具和重要媒体，争取及时、准确地掌握和了解信息特别是动态信息。

    ４、编研成果的宣传

    要让编研成果产生社会效益与经济效益，其作用得到最大程度的发挥，就要走出自我封闭的高墙，能动地运用报刊、电视、广播、网络等多种传媒手段，拓宽成果宣传渠道。编研成果要得到社会广泛的认可，编研工作收益与编研人员的劳动付出成正比，就得走市场化道路。编研人员必须具备预测和把握市场需求的能力，不断向社会推销自己的产品，并据此调整编研方向。随着市场经济的发展，这一任务在编研工作中所占的比重也会越来越大。作为档案信息的转化形式，档案编研成果便于传播，利用网络技术，使馆外利用、异地利用成为可能，这有利于更加广泛地发挥档案在各项事业中的作用，对于实现档案信息资源共享也是十分有益的。除广大利用者在利用的同时起到宣传作用外，档案部门还可以主动通过各大媒体介绍编研成果，印发、派发相关宣传资料（有条件的单位还可以运用英语宣传），利用档案展览、举办编研成果展等手段加以宣传，以达到拓展传播范围及加强影响的效果。只有面对市场，编研成果才能得到广泛的利用，编研工作才能勃发生机。

    ５、编研工作者的素质

    相对于档案工作的其他分支工作，编研工作对人员的素质要求较高，要求编研工作者对素材要有正确理解、合理采撷、综合分析、科学筛选、系统整理，具有较强的文字表达能力和结合现代化技术进行编辑的能力，要对馆藏进行深入研究，熟悉档案利用规律，坚持务实与创新的精神。在编写中要有预见性和前瞻性，要研究出公众对档案信息“想要的”或“可能想要的”需求，从而做到从满足利用者的需求到超越他们的期望，向公众提供一些惊喜的产品或服务。我们知道，面对竞争日趋激烈的信息服务市场，单纯满足社会的“基本需要”是不够的。

    此外，编研材料要“因人施编”。对于科技人员、研究人员和学者等，要尽量提供原料性质的编研产品，为他们利用档案起一种引导的作用。从事科学研究的人员，基于严谨的科学态度，尤其重视资料的出处，“原汁原味”的资料可以帮助了解其权威性和作者的意图。而对于广大利用者来说，他们迫切需要真相信息、重要信息，以及对他们有价值的知识信息、思想信息、历史信息，对他们则可提供半成品或创造性质的产品，这些材料通俗易懂，能让人系统地了解到事件的前因后果，这样的编研成果有着广阔的利用需求。

    编写编研材料是提高档案工作水平的一条重要途经，编研工作的创新既是档案界内在的需要也是社会的要求，这种内外合力必然引致档案编研工作的变革，也为档案编研工作思路的拓展和编研工作的发展提供了新契机。随着经济建设和各项事业迅速发展，社会对有价值的档案编研材料的需求越来越多，它的市场就越来越广，生命力将会越来越强。

    参考文献：

    1、毕小平：《适应时代发展 创新档案编研工作》，《档案与建设》，2004年第11期。

    2、樊如霞：《档案编研网络化生存》，《档案学研究》，2004年第3期。

    3、王保忠：《略论网络环境下的档案编研工作》，《档案学通讯》，2004年第5期。

    4、彭 坚：《关于档案“双套制”管理问题的探讨》，《档案学研究》，2002年第1期。

    作者单位：广东省佛山市佛山科学技术学院