美国的人事档案管理及其启示

    郑美虹

    一、 美国的人事档案管理

    美国的人事档案管理工作与其人事制度和档案管理体制密切相关。强调地方政府自主的意识形态和政治制度与强调自立、自强与自助的社会文化相互促进，相互渗透，使美国的人事档案管理工作有其鲜明的特点。

    1、 美国人事档案的内容

    美国人事档案是指国家机构、社会组织在人事活动中形成的，记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录；还有某些专业部门形成的公民信誉状况、健康状况、财产和收入状况，刑事和犯罪处理案卷等与个人秘密有关的档案文件，也被看作是人事档案的重要组成部分。具体内容包括公民个人履历情况、诚信状况，公民在录用、考核、晋升、培训、工资福利、退休等方面情况的记录，以及社会保险、医疗保险交付情况、工作中受奖惩情况的记载等。人事档案袋中的材料少而精，且不断更新。

    2、 美国人事档案管理体制

    在美国，联邦政府各部门、各机关的档案由联邦档案机构负责集中管理，各州、市、企业、公司、财团、科研、文教等非联邦机关的档案由归属者自行管理。美国的人事管理总署直接对总统负责，是联邦政府管理雇员的中心机构，具体负责联邦政府所属雇员的录用、考核、培训、晋升和退休等事项。联邦政府各个部门都统一设置人事机构，负责该部门的人事档案管理。州政府、地方政府中也有具体管理人事档案工作的机构，虽然名称不尽一致，但工作范围和内容基本上是相同的。无论是联邦政府还是地方政府，“为纳税人服务，使纳税人满意”的工作原则，在人事档案的管理和利用上得以充分体现。

    在美国，人事档案管理工作是在政府部门与档案管理部门的密切合作下进行的。档案管理部门对机关人事档案管理工作的监督和指导是通过各种渠道进行的，如日常的工作接触，举办文件管理人员培训班，为联邦机关提供标准的人事档案管理程序，以及直接进行工作检查。机关人事档案管理工作与移交后的文件中心和国家档案馆的工作丝丝相扣，形成相互衔接的工作程序。政府部门的人事档案一直保存在各机关，当某个工作人员离职或退休后，便移交到密苏里州圣路易斯的全国人事文件中心。这时的人事档案仍被视为由各形成单位所有的现行文件或半现行文件，文件中心不能泄露有关内容。人事档案一般要到当事人去世后才能算作非现行文件，经鉴定后大部分销毁，少数具有历史价值的保存下来，并逐步向社会开放。

    3、 美国公民的信用档案

    在美国，无论人怎样自由流动，都有一个终生的社会安全号，通过这个无法伪造的号码，每个人拥有一份信誉局做出的信用报告，任何银行、公司或业务对象都可以付费查询这份报告。个人信用状况通过一系列有效的数据、事实来支撑，由此获得支付能力而进行消费、投资和经营。一旦某人被信誉局记录在案，此人的信誉就有污点，在以后的诸多领域均受到限制。信用档案的管理十分严密，它使得任何有良知、想体面的人都不敢胆大妄为，不讲信用将会付出很大的代价，因此美国的公民非常重视培养自己的信用。

    4、 美国的社会保险档案

    美国的一些专业部门也保存着公民的一部分人事档案，社会保险号码（SOCIAL SECURITY NUMBER，简称SSN）就是一例。美国所有的成年人都有一个非常重要的社会保障号，其作用类似于我国的个人身份证，但却有所不同。1935年，美国为了保护失业者颁布的社会保险法就规定，在全国范围建立统一的失业人员补偿机制和统一的退休金计划，这两个机制的资金都来源于工人和雇主定期交纳的费用。社会保险管理局负责给每个公民分配9位数的社会保险号码，联邦政府通过这个号码可以追踪雇员和雇主交纳保险金的情况，以此作为日后获取诸如退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。

    5、 美国人事档案的管理和利用

    随着计算机技术等现代技术的推广应用，美国不断地开发人事档案管理的自动化系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化管理，与此同时，还采用先进的缩微技术来存储档案信息，实现了人事档案管理工作现代化。

    美国公民非常重视个人隐私权，这一思想也贯彻在人事档案管理工作中。人事档案内容部分地向个人开放，但不向公众提供利用。以密歇根大学为例，每个雇员都可以上网查阅自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等。在美国的某些州，让未经人事档案主体授权的人查看人事档案是违法的，对执法部门也不例外。例如：如果联邦调查局或当地警察想要查看某人的档案，他们必须向法庭提出申请，得到搜查证后才可查阅。

    二、 美国人事档案管理对我们的启示

    美国的人事档案管理，在很多方面都给我们留下了极为深刻的印象。尤其是美国所创建的公民信用档案等给我们以启示，值得我们借鉴。

    启示一：建立公民诚信档案

    目前我国的人事档案在诚信建设方面还存在着许多问题，造假现象屡屡发生，人事档案的可信度在大幅度降低。美国为公民建立个人信用档案的做法启示我们：应加强信用档案建设，在人事档案中增加个人信用情况的记录，包括公共机构形成的个人信用记录和用人单位建立的职业信用记录。前者包括个人贷款及偿还记录、民事和刑事诉讼记录及有关不守信用处罚的记录等；后者我们可以借鉴国外公司，通过供职单位对员工的绩效以及信誉做出评估，建立员工翔实的个人职业信用记录，并予以存档，使之成为个人职业生涯的信用资本。建立个人信用档案系统迫在眉睫，有助于政府、企业、个人在经济往来中提供令对方信服的证据，有助于我国加入ＷＴＯ组织后在国际贸易中遵循“信用经济”的法则。

    启示二：人事档案信息部分向个人开放

    目前我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人不能查阅自己的人事档案，人事档案对每个人来讲都是非常神秘的，大家不知道自己的档案袋里究竟有什么。在实际工作中，经常会遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊、本人要求查档的情况，但按照目前的人事档案提供利用制度是绝对不允许的，这种提供利用制度与民主、公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案提供利用制度应与时俱进。美国的人事档案管理“为纳税人服务”、人事档案内容向当事人部分开放的做法启示我们：人事档案管理工作应当以人为本，对于只要不属于保密范围的，个人应享有对自己档案的知情权，个人可以知道自己档案的目录内容，使自己的合法权益不受侵犯。人事档案信息数据库中一些非保密的信息可以向个人开放，但对这些信息个人只有查看权利，没有修改权利。人事档案信息部门向个人开放，不仅大大方便了公民，而且可增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务。

    启示三：加强人事档案现代化管理

    计算机与网络已成为现代化技术的核心。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理工作研究的重要课题。美国采用缩微技术存储人事档案内容的做法启示我们：我国的人事档案管理应由传统的控制性管理向服务性管理转变，尽快建立全国人事档案信息通用数据库，加快全文数据库建设和“三网“建设。

    第一，建立全国人事档案信息通用数据库。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用实现优质服务、主动服务的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，人员流动日趋频繁，建立全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事档案信息库，为今后实现信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实的基础。力争避免各系统各单位自行设计、硬件配置不统一、软件不兼容的做法。

    第二，加快全文数据库建设和“三网”建设。人事档案信息数据库虽能够快速、高效进行人员信息的查询、检索、统计、分析，生成各种名册和表格，但人事档案信息数据库无法提供档案中的鉴定、考核材料等内容。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作效率，保护实体档案，借鉴美国缩微技术在人事档案管理的应用，我们有必要建立人事档案全文数据库，通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中，建立人事档案全文数据库。利用部门可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等。在数据库建设的基础上加强域网、广域网和互联网“三网”建设，建成技术先进、功能完善的人事信息服务网络。努力做到全国人事档案信息资源的共享，既方便了利用者，又大大提高人事档案利用工作的效率和质量，从而实现人事档案的信息化和现代化管理。

    参考文献：

    ① 崔晶：《国外的人事档案管理》，《中国人才》2002年第6期。

    ② 王纪敏：《美国的人事档案管理》，《中国档案》2003年第4期。

    ③ 李群：《美国的文件中心》，《湖北档案》2004年第1－2期。

    ④ 梅 园等：《人事档案诚信面面观》，《档案学通讯》2004年第3期。

    ⑤ 王宇晖：《中美档案专业教育比较研究》，《秘书之友》2004年第5期。

    ⑥ 马小彬：《赴美培训见闻》，《四川档案》19９9年第6期。

    作者单位：山东临沂师范学院