为有特色高水平的奥运会留下历史
赵丽萍 张益民
伴随着2006年春天的步伐，奥运工程建设如火如荼，奥运工程档案工作也将进入关键性发展阶段。回眸过去，在北京市委、市政府领导下，各级档案部门齐抓共管，以保护历史文化遗产、维护国家利益为己任，以服务奥运工程建设为中心，确保了奥运工程档案工作开局良好、起步平稳。
领导高度重视，档案工作得以保障
奥运工程档案工作是实现奥运工程建设科学组织、强化管理的基本条件，是世界奥运文化遗产的重要组成部分。北京市委、市政府领导极为重视奥运工程档案工作，多次做出重要批示，在各类专题会上提出具体要求，并将奥运工程档案工作纳入《奥运会前重点工作倒排工期折子工程》，明确目标，落实责任，提出任务，加强监督。国家档案局对奥运工程档案工作予以了高度关注，以行政执法检查的手段，加强对奥运工程档案工作的监督指导。自奥运工程开工以来，北京奥组委信息中心、北京市“2008”工程建设指挥部办公室、北京市档案局等管理部门密切配合，齐抓共管，通过制发文件、执法检查、开展培训、表彰先进等各种方式，认真监督指导奥运工程参建各方建立和完善档案工作。市档案局还选派业务骨干到奥运工程建设主管部门直接负责档案管理工作。
在各级主管部门的有力监督管理下，奥运工程参建各方领导的档案意识明显提高，普遍加强了档案工作组织领导，并与各级主管部门构建了逐级监督、层层落实的管理体系。目前，各奥运工程相关单位已配备200余名档案管理人员，累计投入经费千万余元，设置2000余平方米档案管理用房及相关设施，逐步完善了档案工作条件，确保了档案工作正常开展。
主管部门联动，各项档案管理工作日趋规范
规范档案工作及时到位。2003年，国家体育场、国家游泳中心等首批奥运场馆开工建设伊始，北京市档案局与北京市“2008”工程建设指挥部办公室就及时制发了《关于加强奥运场馆建设项目档案管理工作的通知》，全面部署奥运工程档案工作。之后不久，北京奥组委信息中心、北京市“2008”工程建设指挥部办公室、北京市档案局、北京市规划委员会、北京市建设委员会联合印发《北京奥运工程档案管理指南》，对奥运工程档案工作提出规范化要求。近两年，面对奥运工程建设不断发展的新形势，有关管理机关又补充印发了《关于做好奥运工程档案安全保管工作的通知》、《北京市奥运工程声像档案管理整编办法》等系列文件，不断加大对奥运工程档案工作宏观管理力度。同时，还示范指导奥运工程相关单位建立健全了档案工作各项制度，并将档案工作纳入工程建设合同制管理，使奥运工程档案工作有法可依、有章可循，规范开展。
档案法制宣传教育活动逐步深入。几年来，北京市“2008”工程建设指挥部办公室与北京市档案局等单位连续组织召开17次不同类型的档案工作专题会，并经常深入奥运工程施工一线，宣讲《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈档案法〉办法》，国家游泳中心、国家体育场等奥运工程项目业主单位也开展了相应的宣传教育活动。广泛的档案法制宣传教育活动，提高了各级领导和广大职工依法做好档案工作的自觉性。
目前，绝大多数参建单位都明确了档案工作的领导，建立了档案收集、保管、利用等方面的管理制度和岗位责任制，设置了档案管理部门和档案人员，配备了库房和档案装具，使档案管理工作基本做到了有序收集、科学整理、安全保管。
以人为本，档案干部整体素质不断提高
针对奥运工程档案工作的重要性、特殊性以及不同培训群体的不同需要，2005年，北京市“2008”工程建设指挥部办公室、北京市档案局等单位举办了不同形式的档案管理专题培训班，还组织召开了14次档案工作经验交流会与观摩活动，适时推广档案工作先进经验。通过培训与交流，各参建单位档案管理人员初步掌握了档案工作理论知识，具备了实际工作技能，形成了一支适应奥运工程档案工作的干部队伍。
跟踪检查，全程服务奥运工程建设
奥运工程建设到哪里，档案工作就延伸哪里。北京市奥运工程主管部门与市档案行政管理单位不断深化档案工作业主单位负责制与工程档案管理合同制，自每个奥运工程开工建设起，按照工程建设计划，全过程跟踪指导档案工作。几年来，相继在奥运工程施工现场组织召开80余次各类档案工作现场会，及时协调解决各种问题。与此同时，督促各奥运工程业主单位切实履行职责，对其所辖项目参建单位档案工作实施监督管理。广大奥运工程业主单位积极配合，开展了卓有成效的工作。2005年，国家体育场国家游泳中心、项目相关单位以迎接国家档案局行政执法检查活动为契机，在施工现场配置了符合要求的档案管理设施与设备，广泛开展了档案工作自查与互查活动，同步规范整理各类档案，档案工作水平明显提高。
真抓实干，确保档案材料齐全完整
档案工作是奥运工程建设的重要内容，档案工作质量直接关系奥运文化遗产的完整程度。几年来，北京奥运主管部门与档案行政管理部门督促奥运工程各有关单位从3个方面完善档案基础管理工作：一是完善档案基础管理设施，加强档案安全保管工作；二是将档案编制责任详尽列入工程合同制管理与建设程序，确保档案工作与工程建设同步进行；三是从文件形成“源头”控制档案归档质量。按此要求，各奥运工程参建单位普遍加强了档案基础管理工作。比如：国家体育场、国家游泳中心、国家会议中心等奥运场馆业主单位积极探索实时归档移交管理模式，实现了工程档案的集中管理，并及时向档案行政管理部门办理了档案登记备案手续。一些市政设施业主单位正继续向北京市城建档案馆移交竣工档案。
截至2005年末，各奥运工程档案部门已收集到15．6万余件各类档案材料，并且保管措施得当。
不断创新，提高档案信息化管理水平
运用现代化技术手段，加强档案信息资源管理，实现共享，为社会各界监督奥运工程建设提供优质服务，是奥运工程档案工作的重要任务。目前，北京市“2008”工程信息管理平台业已运行，并纳入北京市电子政务管理系统。北京市“2008”工程建设指挥部办公室以此为依托，完成了本机关3698条档案目录的数字化工作。北京城建集团国家体育场总承包项目部、国家体育总局奥体中心工程项目部等一批奥运工程参建单位也购置了档案专用软件或开发档案管理系统，对工程档案实施现代化管理，档案工作效率明显提高。
利用服务，档案工作发挥重要作用
围绕奥运工程建设中心任务，奥运工程参建单位档案部门积极开展档案提供利用工作。奥运工程各项目档案利用率逐年提高。据统计，2005年，各相关单位档案部门查档利用1．14万余人次，1．71万余件次。与2004年同期相比，增幅65％以上。国家游泳中心参建单位规范整理的9020件工程档案，为该项目创建“长城杯”精品工程提供了翔实依据。2005年，奥运场馆相关单位接受有关部门检查时，4000余件各类档案发挥了重要凭证作用。
回顾过去，展望未来，今年，《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》全面实施，各项奥运工程建设进入关键阶段，奥运工程档案工作具有承前启后的重要意义。
为全面推进奥运工程档案工作，使其成为北京市工程建设档案工作的典范。2006年新年伊始，北京奥组委信息中心、北京市“2008”工程建设指挥部办公室、市档案局、市建委、市规委适时联合召开专题会议，明确了今后奥运工程档案工作的主要任务。
1、树立学习观念，提高档案工作法制意识
要以举办展览、普法宣传和专题培训等形式，继续开展档案法制宣传教育活动，提高不同层次奥运工程管理人员的档案意识，进一步优化奥运工程档案工作环境。
2、强化责任意识，确立档案安全保障体系
要以对历史高度负责的态度，重视并抓好档案工作，牢固树立“档案安全第一”的观念，完善档案安全保管责任追究制度，完善相关目标管理与经济考核体系，认真落实档案工作各项制度，确保奥运工程建设档案实体与信息的安全。
3、适应形势需要，加强档案干部队伍建设
要针对奥运工程项目经济成分、组织形式、利益关系多元化以及管理体制创新等新变化，采取有力措施，继续加强档案业务培训，深入开展业务交流与考察活动，增强档案人员工作能力，开拓知识视野，全面提高档案干部队伍综合素质。
4、夯实基础工作，确保档案完整、准确、系统
深化档案收集、管理等环节的工作，既要广泛收集传统档案材料，还要注意收集新型载体档案材料，按照奥运工程建设计划，同步完成规范整理与归档移交工作。要将反映奥运工程建设“四新技术”及“三大理念”的文件材料列入归档范围，形成完整的奥运工程科研档案。要建立健全奥运工程监督工作档案，保留完整的“阳光办奥运”、“廉洁办奥运”的历史记录，全方位、多角度地保留完整的奥运工程建设的历史记忆。
5、创新管理手段，为奥运工程及相关工作服务
抓住电子政务发展的机遇，以奥运工程信息化建设为契机，将档案工作纳入各单位的信息化建设规划。依据国家及北京市相关规定，抓紧建立健全电子文件归档、保管与利用制度，实现电子文件与纸质文件同步归档与有效管理。要不断拓展档案工作服务功能，围绕奥运工程建设以及编纂奥运会志等项工作任务，积极开展档案提供利用工作。
2006年的钟声催人振奋，令人鼓舞。一年之计在于春，奥运工程档案工作时间紧、任务重，档案工作者惟有策马扬鞭、努力进取，才能圆满完成党和人民赋予的历史重任，为有特色、高水平的奥运会留下辉煌历史。
