科研院所会计档案规范化管理浅析
黄晓云?肖剑钦?谭荔
摘要：科研院所会计档案连续、系统、完整地记录和反映了科研院所的经济业务，是科研院所开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。文章从科研院所会计档案管理现状、科研院所会计档案规范化管理的重要性以及加强科研院所会计档案规范化管理的措施三方面进行了阐述，指出会计档案规范化管理是会计基础规范化管理的内容之一，科研院所规范化管理会计档案可以有力地促进科研院所财务管理工作质量的提高。
关键词：科研院所；会计档案；规范；管理
会计档案是一个单位档案管理的重要组成部分。《会计法》规定单位应对会计凭证、账簿、财务会计报告和其他会计资料应建档并妥善保管。随着社会经济日益发展，会计档案管理也需要规范化，做到有章可循、有据可依，防止会计档案管理工作走样变型。科研院所会计档案作为档案管理的重要组成部分，其规范化的管理可以有力地促进科研院所档案管理工作、财务管理工作质量的提高。
一、科研院所会计档案规范化管理的重要性
科研院所会计档案连续、系统、真实、完整地记录和反映了科研院所的经济业务，是科研院所开展经济活动、进行经济分析研究、审计检查的重要依据和参考资料。作为科研院所档案管理的重要组成部分，其会计档案通过规范化管理可以有力地促进科研院所档案管理、财务管理工作质量的提高。
会计档案规范完整不但可以帮助财务审计人员有效地核查科研院所经济活动的历史，还可以为科研院所现在的经济决策服务。科研院所会计档案规范化管理，能够有效提高会计档案管理岗位人员素质，同时能够更好地为科研院所的经济决策服务，进一步促进科研院所经济管理工作效率的提高。
二、科研院所会计档案管理现状
科研院所會计档案管理普遍存在不够重视、制度不健全、不够规范的现象，主要有以下几点：
（一）科研院所对会计档案管理工作的重视程度较低
大部分科研院所对会计档案管理工作的重视程度较低，往往更关注财务报告、经济决策分析和其他财务管理工作，会计档案管理工作已成为财务管理工作中的薄弱环节。大部分科研院所会计资料的收集、整理、保管、移交与借阅等均不够规范，会计档案管理工作薄弱，未把会计档案建设纳入业务建设范围，在会计档案建设工作中缺乏有效的管理机制。对会计档案管理工作的重视程度不够，存在会计资料散落、遗失的风险。
（二）科研院所会计档案管理制度不健全
科研院所的会计资料除了会计凭证、会计账簿、会计报表、银行对账单调节表等统一归档外，部分需要归档的其他会计资料会散落在相关工作人员手里保管，没有对其他需要归档的会计资料进行界定。大部分科研院所会计档案交接内容、交接时间等无相关规定或规定不规范，缺乏制约协调机制，往往导致会计档案管理责任不清，会计资料容易未归档而出现遗失、脱节的现象。
（三）科研院所会计档案管理内容不完整、整理不规范
目前，大部分科研院所档案管理内容不完整，部分课题审计报告、基建决算报告、会计档案移交清单等散落在各会计人员手里，未能规范、统一纳入会计档案管理工作。部分科研院所整理会计资料的规范性不统一，对会计资料的整理、立卷等各环节的管理都不够规范，如存在立卷厚薄没有标准，封皮上项目内容填写不全，对于未了债权债务和重大事项未在备注中标明等现象。
（四）科研院所会计档案管理人员缺乏规范化管理会计档案的知识
大部分科研院所会计档案管理人员欠缺会计档案规范化管理的知识，规范化管理会计档案的能力不足，存在会计档案归档范围不够清晰、会计资料的整理、借阅、清理工作不够规范、对于尚未了结的债权债务的原始凭证未在立卷备注中标明等现象。如有的档案已无保管、使用的价值，超过保管期限，却没有及时清理登记。许多科研院所觉得会计资料责任重大，对一些已过保管期限、已无保管价值的会计档案不能主动鉴证、销毁。
三、科研院所会计档案规范化管理措施
鉴于大部分科研院所会计档案管理中均存在不够规范的现象，科研院所会计档案规范化管理措施应从以下几方面入手：
（一）提高科研院所对会计档案管理工作的重视程度
科研院所会计档案管理工作需要科研院所财务、档案人员在思想上重视。会计档案管理工作作为会计基础管理工作的最后环节，规范化管理会计档案能够加强科研院所财务管理工作。科研院所需要明确专人管理会计档案工作，做好科研院所会计档案防火、防盗等必备的设施建设，把会计档案管理工作纳入年度目标考核之中，明确奖惩，提高对会计档案管理工作的重视程度。
（二）建立健全科研院所会计档案管理制度
科研院所应当根据科研院所会计资料实际情况，制定相应的科研院所会计档案管理制度。科研院所会计档案管理制度应明确规定科研院所会计档案范围、管理部门、归档、移交、查阅、保管期限及会计档案的鉴定、销毁等内容，明确会计档案管理责任，规范化管理会计档案。
（三）规范细化科研院所会计档案管理
1.规范细化科研院所会计档案的内容
科研院所会计档案内容分为会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类及其他会计资料类。其中其他会计资料类内容包括银行对账单，银行存款余额调节表，现金盘点表，存货盘点表、固定资产盘点表、应收票据登记簿、发票存根联、纳税申报表、询证函、会计档案移交、保管、销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
2.规范细化科研院所会计档案的装订
科研院所会计档案装订时，要剔除金属物和空白页，要求不倒置、不串页、不掉页、牢固、美观、整齐，便于查阅。会计档案装订厚度均衡，小于等于统一印制的档案盒厚度。会计档案封面内容完整，注明会计档案名称，所属会计期间，会计档案张数，会计档案保管期限，会计档案所属单位名称，装订人姓名等。科研院所总账、明细账、现金日记账、银行日记账应单独打印装订成册，账簿每年至少打印一次，并在次年4月30日前打印装订完毕。科研院所会计报表、部门预算、部门决算等财务报告及其他会计资料应按年度、类别装订成册，按顺序编号。
3.规范细化科研院所会计档案的移交
科研院所当年形成的其他会计档案，在会计年度终了后半年内，应由相关工作人员及时移交到公共会计档案管理。科研院所当年形成的会计档案可暂由财务部门保管1年，之后应当移交档案部门统一保管。科研院所会计档案的移交手续，应由相关领导人监交，移交双方和监交人签字确认。移交清单应留存1份纳入科研院所会计档案中归档。
4.规范细化科研院所会计档案的保管期限
根据2016年新《会计档案管理办法》和科研院所会计档案保管价值的不同，科研院所固定资产卡片应为固定资产报废清理后保管5年，银行对账单、银行存款余额调节表，月度、季度、半年度财务会计报告，纳税申报表等最低保管年限为10年，原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账等会计账簿最低保管年限为30年，部门预算决算等年度财务会计报告、会计档案保管、销毁、鉴定意见书为永久保管。
5.规范细化科研院所会计档案的借阅管理
科研院所在进行会计档案查阅、复印、借出时应严格履行登记手续，会计档案管理人员要建立会计档案查、借、阅登记簿，严格按照会计法的有关规定进行查借。科研院所职工因工作需要查阅会计档案时，须经相关部门负责人批准。会计档案向外单位提供利用档案原件时须报上级主管领导批准。
6.规范细化科研院所会计档案的鉴定销毁
科院院所应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构人员定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，对保管期已满，确无保存价值的会计档案，形成鉴定意见书，可以销毁。
（四）加强科研院所会计档案管理人员的培训学习
科研院所应加强会计档案管理人员的培训学习，提高会计档案的案卷质量。科研院所会计档案管理人员应在会计档案管理实践中积极开动脑筋想办法，努力提高规范化管理会计档案的能力。科研院所会计档案管理人员要树立责任意识，增强做好会计档案管理工作的使命感和责任感，不断适应新环境、新形势，积极主动地做好科研院所会计档案管理工作。
会计档案规范化管理是会计基础规范化管理的内容之一。通过对会计档案的规范化管理，科研院所可以有效提高会计档案管理岗位人员素质，有力地促进科研院所经济管理工作效率的提高。
参考文献：
[1]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国会计法[S].1999-10-31.
[2]财政部.会计基础工作规范[S]. 1996-6-17.
[3]財政部档案局.会计档案管理办法，2015-12-11.
（作者单位：中国医学科学院医学生物学研究所计财处）
摘要：科研院所会计档案连续、系统、完整地记录和反映了科研院所的经济业务，是科研院所开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。文章从科研院所会计档案管理现状、科研院所会计档案规范化管理的重要性以及加强科研院所会计档案规范化管理的措施三方面进行了阐述，指出会计档案规范化管理是会计基础规范化管理的内容之一，科研院所规范化管理会计档案可以有力地促进科研院所财务管理工作质量的提高。
关键词：科研院所；会计档案；规范；管理
会计档案是一个单位档案管理的重要组成部分。《会计法》规定单位应对会计凭证、账簿、财务会计报告和其他会计资料应建档并妥善保管。随着社会经济日益发展，会计档案管理也需要规范化，做到有章可循、有据可依，防止会计档案管理工作走样变型。科研院所会计档案作为档案管理的重要组成部分，其规范化的管理可以有力地促进科研院所档案管理工作、财务管理工作质量的提高。
一、科研院所会计档案规范化管理的重要性
科研院所会计档案连续、系统、真实、完整地记录和反映了科研院所的经济业务，是科研院所开展经济活动、进行经济分析研究、审计检查的重要依据和参考资料。作为科研院所档案管理的重要组成部分，其会计档案通过规范化管理可以有力地促进科研院所档案管理、财务管理工作质量的提高。
会计档案规范完整不但可以帮助财务审计人员有效地核查科研院所经济活动的历史，还可以为科研院所现在的经济决策服务。科研院所会计档案规范化管理，能够有效提高会计档案管理岗位人员素质，同时能够更好地为科研院所的经济决策服务，进一步促进科研院所经济管理工作效率的提高。
二、科研院所会计档案管理现状
科研院所會计档案管理普遍存在不够重视、制度不健全、不够规范的现象，主要有以下几点：
（一）科研院所对会计档案管理工作的重视程度较低
大部分科研院所对会计档案管理工作的重视程度较低，往往更关注财务报告、经济决策分析和其他财务管理工作，会计档案管理工作已成为财务管理工作中的薄弱环节。大部分科研院所会计资料的收集、整理、保管、移交与借阅等均不够规范，会计档案管理工作薄弱，未把会计档案建设纳入业务建设范围，在会计档案建设工作中缺乏有效的管理机制。对会计档案管理工作的重视程度不够，存在会计资料散落、遗失的风险。
（二）科研院所会计档案管理制度不健全
科研院所的会计资料除了会计凭证、会计账簿、会计报表、银行对账单调节表等统一归档外，部分需要归档的其他会计资料会散落在相关工作人员手里保管，没有对其他需要归档的会计资料进行界定。大部分科研院所会计档案交接内容、交接时间等无相关规定或规定不规范，缺乏制约协调机制，往往导致会计档案管理责任不清，会计资料容易未归档而出现遗失、脱节的现象。
（三）科研院所会计档案管理内容不完整、整理不规范
目前，大部分科研院所档案管理内容不完整，部分课题审计报告、基建决算报告、会计档案移交清单等散落在各会计人员手里，未能规范、统一纳入会计档案管理工作。部分科研院所整理会计资料的规范性不统一，对会计资料的整理、立卷等各环节的管理都不够规范，如存在立卷厚薄没有标准，封皮上项目内容填写不全，对于未了债权债务和重大事项未在备注中标明等现象。
（四）科研院所会计档案管理人员缺乏规范化管理会计档案的知识
大部分科研院所会计档案管理人员欠缺会计档案规范化管理的知识，规范化管理会计档案的能力不足，存在会计档案归档范围不够清晰、会计资料的整理、借阅、清理工作不够规范、对于尚未了结的债权债务的原始凭证未在立卷备注中标明等现象。如有的档案已无保管、使用的价值，超过保管期限，却没有及时清理登记。许多科研院所觉得会计资料责任重大，对一些已过保管期限、已无保管价值的会计档案不能主动鉴证、销毁。
三、科研院所会计档案规范化管理措施
鉴于大部分科研院所会计档案管理中均存在不够规范的现象，科研院所会计档案规范化管理措施应从以下几方面入手：
（一）提高科研院所对会计档案管理工作的重视程度
科研院所会计档案管理工作需要科研院所财务、档案人员在思想上重视。会计档案管理工作作为会计基础管理工作的最后环节，规范化管理会计档案能够加强科研院所财务管理工作。科研院所需要明确专人管理会计档案工作，做好科研院所会计档案防火、防盗等必备的设施建设，把会计档案管理工作纳入年度目标考核之中，明确奖惩，提高对会计档案管理工作的重视程度。
（二）建立健全科研院所会计档案管理制度
科研院所应当根据科研院所会计资料实际情况，制定相应的科研院所会计档案管理制度。科研院所会计档案管理制度应明确规定科研院所会计档案范围、管理部门、归档、移交、查阅、保管期限及会计档案的鉴定、销毁等内容，明确会计档案管理责任，规范化管理会计档案。
（三）规范细化科研院所会计档案管理
1.规范细化科研院所会计档案的内容
科研院所会计档案内容分为会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类及其他会计资料类。其中其他会计资料类内容包括银行对账单，银行存款余额调节表，现金盘点表，存货盘点表、固定资产盘点表、应收票据登记簿、发票存根联、纳税申报表、询证函、会计档案移交、保管、销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
2.规范细化科研院所会计档案的装订
科研院所会计档案装订时，要剔除金属物和空白页，要求不倒置、不串页、不掉页、牢固、美观、整齐，便于查阅。会计档案装订厚度均衡，小于等于统一印制的档案盒厚度。会计档案封面内容完整，注明会计档案名称，所属会计期间，会计档案张数，会计档案保管期限，会计档案所属单位名称，装订人姓名等。科研院所总账、明细账、现金日记账、银行日记账应单独打印装订成册，账簿每年至少打印一次，并在次年4月30日前打印装订完毕。科研院所会计报表、部门预算、部门决算等财务报告及其他会计资料应按年度、类别装订成册，按顺序编号。
3.规范细化科研院所会计档案的移交
科研院所当年形成的其他会计档案，在会计年度终了后半年内，应由相关工作人员及时移交到公共会计档案管理。科研院所当年形成的会计档案可暂由财务部门保管1年，之后应当移交档案部门统一保管。科研院所会计档案的移交手续，应由相关领导人监交，移交双方和监交人签字确认。移交清单应留存1份纳入科研院所会计档案中归档。
4.规范细化科研院所会计档案的保管期限
根据2016年新《会计档案管理办法》和科研院所会计档案保管价值的不同，科研院所固定资产卡片应为固定资产报废清理后保管5年，银行对账单、银行存款余额调节表，月度、季度、半年度财务会计报告，纳税申报表等最低保管年限为10年，原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账等会计账簿最低保管年限为30年，部门预算决算等年度财务会计报告、会计档案保管、销毁、鉴定意见书为永久保管。
5.规范细化科研院所会计档案的借阅管理
科研院所在进行会计档案查阅、复印、借出时应严格履行登记手续，会计档案管理人员要建立会计档案查、借、阅登记簿，严格按照会计法的有关规定进行查借。科研院所职工因工作需要查阅会计档案时，须经相关部门负责人批准。会计档案向外单位提供利用档案原件时须报上级主管领导批准。
6.规范细化科研院所会计档案的鉴定销毁
科院院所应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构人员定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，对保管期已满，确无保存价值的会计档案，形成鉴定意见书，可以销毁。
（四）加强科研院所会计档案管理人员的培训学习
科研院所应加强会计档案管理人员的培训学习，提高会计档案的案卷质量。科研院所会计档案管理人员应在会计档案管理实践中积极开动脑筋想办法，努力提高规范化管理会计档案的能力。科研院所会计档案管理人员要树立责任意识，增强做好会计档案管理工作的使命感和责任感，不断适应新环境、新形势，积极主动地做好科研院所会计档案管理工作。
会计档案规范化管理是会计基础规范化管理的内容之一。通过对会计档案的规范化管理，科研院所可以有效提高会计档案管理岗位人员素质，有力地促进科研院所经济管理工作效率的提高。
参考文献：
[1]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国会计法[S].1999-10-31.
[2]财政部.会计基础工作规范[S]. 1996-6-17.
[3]財政部档案局.会计档案管理办法，2015-12-11.
（作者单位：中国医学科学院医学生物学研究所计财处）
