话物业说档案

    王书增

    物业有如人生，物业档案犹如人事档案，人事档案记载了人的成长过程，物业档案则记载了房产、设施、设备的变化历程。说物业有如人生，是因为物业也像人一样有它自己的寿命。如物业中的房产寿命按结构区分，时间长的钢结构或钢筋混凝土结构，不过百年；砖木结构楼平房，也就三五十年，维护好了，可相应延长寿命，否则届时就要成为“危房”了。一度，我们的档案工作重人轻物，对人事档案有严格要求，从参加工作到提拔使用，从奖励到评级，从考核到退休，都有详细记载，较好地反映了一个人几十年的历程。而物业档案虽说重要，但在实践中，却往往被放到次要地位。一是无专人管理。用时问谁谁摇头，一问三不知；二是无专用处所存放。尽管物业档案中，房产档案最重要，却往往杂乱无章地堆放，或与其他资料、物品混放，有时甚至难逃风吹雨淋的厄运；三是有借无还。领导一个电话，要哪几栋楼的资料，立刻就要送到，无限期、无手续，造成档案“遗失”。工作人员或领导岗位一旦发生变化，再查找资料就成了难题。

    在物业档案管理上，我们搞房管工作的，尝过甜头，也吃了不少苦头。1９７1年天安门城楼大修工程惊动国内外，如果没有相应的档案资料参考，大修这样一个复杂的木结构工程是难以想像的，而实际上只用了不到一年时间，就把这一巧夺天工的浩大工程完成了。尽管工程技术人员的作用功不可没，但档案资料在其中也发挥了特殊作用。北京市危房改造十几年方兴未艾，全市各类工程多年保持年竣工千万平米以上，其中抢救、保留了大量历史文化建筑。如果没有历史的记载，没有大量档案资料的查证，损失将是不可估量的。

    在我们日常维修管理工作中，既有因档案解决问题的例子，也有由于资料不全或档案遗失造成工作被动的例子。上世纪８0年代后期，我们所接管了两栋十八层居民住宅楼，其中一栋连续两年室温不达标，居民饱受煎熬、怨声载道。热力泵房一共负责同时竣工的三栋十八层居民楼供热，偏偏安置拆迁户的那栋楼暖气不热，热的两栋却是建设单位的宿舍。居民便以为是热力泵房搞鬼，弄得我们有口难辩。幸喜档案发挥了作用，我们从供热管道入口“按图索骥”，一节管道、一个截门都不放过。终于查出了问题，原来是给回水管道的接口在施工中安装反了。经过重新焊接调整，问题解决了，居民的误会也消除了。而我们所管理的一个四层楼房的小学校舍档案资料遗失，一次下水堵了，污水流向操场，由于没有管道图，下水管敷设比较深，只好盲目顺墙横挖，结果在楼房的四面墙外，挖了三面才找到堵塞处，既浪费了人力，又破坏了整体环境，成为档案管理的一大教训。

    物业档案管理是个复杂细致的工作，好人不愿干，懒人干不了。但物业档案的管理在物业管理工作中确实又有着举足轻重的作用，管理好了，受益的是业主；管理不好，吃亏的也是业主。物业管理从小处说，直接影响一方百姓的安居乐业、冷暖疾苦，从大里讲，则关系构建和谐社会的宏大目标。我在房管所工作多年，从一般干部到所长、支部书记，在风雨交加的夜晚值班时，最怕的就是接到百姓电话，不是房顶漏水，就是屋里进水，于是立即带领工人，顶风冒雨赶赴现场抢修。那些年，危房多，百姓意见大，什么难听的话我们搞维修的都得听着，不能还嘴，也不应该还嘴。

    现在新房多了，但新房有新房的问题，特别是开发商一走了之，遗留下的质量问题有时比危房还棘手，使物业管理再次成了躲也躲不开的众矢之的。好在这些年毕竟目睹了物业档案管理发展的全过程，有经验、有教训，在痛定思痛之余，深感物业档案管理再也忽视不得，而其关键就在领导人的档案意识。所以，如今我们所坚持从接管物业起，就要接管好相关档案资料，做到：人员再紧张，也要指定专人负责；地方再狭小，也要给档案资料找个专柜存放；再大的领导，借档也要登记，用毕归还。如今，《中华人民共和国物权法（草案）》正在广泛征求意见中。我们相信，一旦该法出台，不会说话的物业档案，在关键时刻将发挥“不鸣则已、一鸣惊人”的作用。

    作者单位：北京市朝阳区朝外房管所