从“死档”成因谈附件的著录与编目（４则）

2023.02.16

从“死档”成因谈附件的著录与编目

《浙江档案》2005年第11期上卞咸杰的文章，指出了档案网站宣传与推广要注意的几个问题。一、要明确档案网站宣传与推广的目的。1、提升网站的知名度。通过各种方式在各种媒体上广泛宣传，培养用户对档案网站及其相关服务的认知程度及利用意识，使档案网站从同类型的网站中显现出来，以特定的身份展现给档案用户，达到增加品牌效应的目的。2、增加档案用户的数量。通过各种推广渠道留住用户的眼球，让用户有机会看到档案馆（室）的基本情况，才有可能使用户成为该馆（室）的真正用户。3、架构档案服务的新平台。让广大浏览者和用户了解这一服务的新形式，借助于互联网的优势开展服务，满足更多的利用者各种不同的利用要求。

二、要注意档案网站宣传与推广的策略。1、横向整合档案网站的宣传与推广策略。按照用户获取档案网站信息的来源分，档案网站的宣传与推广也有网上与网下之分；按照用户获取档案网站信息的主动性和被动性来分，档案网站的宣传与推广也有主动与被动之分；按照用户了解档案网站信息所利用的具体手段分，有搜索引擎、新闻组、ＢＢＳ、邮件列表、友情链接等。2、纵向整合档案网站的宣传与推广策略。档案网站发布初期、发展期和稳定期三个不同阶段所采用的宣传与推广方法有一定的差别。3、借助用户数据库，实现沟通的“一对一”。了解用户的上网动态和需求。4、要掌握档案网站所处的特定环境。

三、档案网站宣传与推广要坚持一定的原则。1、树立服务第一的理念。2、处理好保密与开放的关系。3、网站内容更新要及时。4、尽量使用免费登录服务。

四、要选用适宜的宣传与推广方法。1、注册搜索引擎是档案网站宣传与推广的首选方式，可以提高档案网站被访问的机率，从而扩大档案网站的影响力。2、与相关网站权情链接，网站链接首先要注意相关站点的质量和访问者的类型，因为这在很大程度上直接影响到由链接而产生的访问量。3、在ＢＢＳ上作宣传。一是选择最为适合的信区进行散发；二是充分利用好主题行的作用，把要发布的档案网站用言简意赅的句子表达出来，以增强帖子的可读性；三是掌握技巧避免广告之嫌，宜选用讨论问题的方式在有意或无意中推广档案网站。4、利用网上广告。

档案网站宣传与推广要注意的几个问题

从一条新闻谈开放档案的程序

2005年第12期《中国档案》张彦杰的文章指出，近日甘肃省档案馆将其保存已久的五封“密档”公布于众。以档案工作常识来看，像这样毫无涉密内容的民国档案，在档案馆是不可能定上密级的，更不会成为“密档”。然而在网络媒体和平面媒体的宣传中，却因为使用了“密档”、“内幕”等词汇而迅速传播。出现这样的情况，主要反映出三个问题。

第一，“密档”一词，在档案界和在公众媒体的理解和使用上是完全不同的两个概念。档案界所说的“密档”，是指带有密级的档案，而公众媒体所说的“密档”，大意是指不为公众所熟知且能解开历史事件之谜团的档案文献。前者侧重于档案管理中的解密程序和利用范围，而后者则侧重于档案内容对于历史事件之拨云见日的利用效果。这一点对我们的启示就是，档案界应以宽容的心态对待公众媒体，我们不必苛责新闻媒体在使用“密档”一词时与档案界专业角度理解上的那份差异，如果仅从档案宣传和社会传播效果去看，我们更应当持欢迎的态度。

第二，档案工作者阅读和解析档案文本的能力问题。事实上，档案馆的工作者大多不具备阅读和解析档案文本的能力。管理档案者把自己的职责有意无意地定位在管理上，而很少有人去下工夫阅读和研究档案文本，所以才有了一份重要档案在档案馆存放了几十年突然被“发现”的情形。国外的档案界情况也有所不同，如德国、英国等档案工作较为发达的国家，公共档案馆配备有专门的高级职员，其主要职责就是解读档案文本。我国应汲取国外档案工作较为成熟的经验，在省级以上国家综合档案馆建立档案文本分析员制度，配备一定数额的高级职员专门负责解读档案文献。

第三，档案的解密与开放程序问题。公布开放档案的目录，是档案开放程序中不可或缺的一个环节。遗憾的是，绝大多数档案馆在档案开放中忽略了这一环节，我们极少能从公众媒体上看到开放档案的目录。

作者认为，现在是到了进一步完善开放档案程序的时候了。1、满30年的档案，档案馆应按严格规定进行解密工作，同时在当地的政府信息网和档案专业网站同时公布开放档案的目录，每年进行一次，并形成惯例和制度。2、档案馆应每年定期召开开放档案新闻发布会。档案部门的最大优势就是馆藏的档案，只有首先利用好自身的优势，使公众媒体对馆藏档案信息发生兴趣，才能把档案工作的社会宣传效果表现出来。

电子文件利用新模式

——电子文件中心

胡杰、张照余在2005年第12期《档案与建设》上撰文，指出了目前电子文件管理与利用中面临的两大矛盾：1、电子文件非科学管理与电子文件需求的矛盾。大多数单位的电子文件处于自生自灭状态，正式电子文件往往只进行了逻辑归档，电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标准，电子文件生成的设备环境数据缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。2、电子文件的网络化利用趋势与电子文件信息安全的矛盾。现实状态下，单个单位无论从财力还是精力上都很少有条件达到上述要求。因而成立一个专门的电子文件中心，负责政务网和公共网有限制的利用现行电子文件，并代为保管接收的电子文件，已经成为很多单位的实践需要。

作者认为，电子文件中心与传统文件中心并不是一个概念。电子文件中心的建设初衷应该是网络现行文件的利用中心。电子文件中心的收集范围应该是具有利用价值的现行电子文件。功能目标除了科学管理外，主要扮演的是文件安全的守护者和政府信息的传播者的角色。电子文件中心确切地说是网络现行文件的利用中心，以解决开放主体不统一的矛盾。因为它提供的只是一个平台，负责汇总政务部门的电子文件并提供利用。而利用中所涉及的咨询问题、专业问题或法律问题，可以通过政务网反馈到形成部门加以解决。自此电子文件中心的幕后是谁显得不那么重要，重要的是开放主体要能够扩大公开信息来源、科学管理电子文件、保证电子文件信息安全并及时提供政府的内部网和外部网利用。