国外人事档案管理的特点及启示

    黄霄羽

    人事档案管理是为现代社会人力资源管理和利用创造条件?提供相关人事数据和信息支持的重要活动?当前随着全球信息化进程的加快,特别是在我国加入WTO之后,与国外的信息沟通变得十分必要?因此,了解世界各国,特别是发达国家人事档案管理的做法并借鉴其中有益的经验,对改革和完善我国现有的人事档案管理具有重要意义?

    国外对人事档案定义的表述尽管不尽相同,但大多是指国家机构?社会组织在人事活动中形成的,记述和反映人员经历?德才水平和工作表现的,保存备查的文字?表格及其他各种形式的原始记录?另外,某些专业部门形成的公民状况文件?健康状况文件?财产和收入文件?刑事和犯罪处理案卷?基本统计文件等涉及个人秘密的档案文件也被视为人事档案的组成部分?

    一?代表性国家人事档案管理的做法

    受人事管理制度和档案管理体制的影响,国外人事档案管理的具体方法各有特色?大多数国家的共同做法是对现职和非现职人员的人事档案进行区分管理?一般来说,现职人员的人事档案由任职机构的人事部门集中保管;退休或离职人员的人事档案,往往由文件中心或档案馆集中保管?下面选择美国?法国和日本三个代表性国家,分别介绍其人事档案管理的主要做法?其中,美国的做法比较有代表性,是重点介绍的对象?

    (一)美国

    由于社会制度的原因,美国的人事档案管理因雇员任职机构的所有制差别,可以分为公有系统与私立系统两大块?在不同的系统,人事档案采取了不同的管理模式?

    公有系统的人事档案一般采取的是集中管理模式?各级政府机构和其他公立组织的现职人员,其人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管?“人事管理总署”(Office of Personnel Management)就是联邦政府管理公务员的中枢机构,总体负责联邦政府所属公务员的任用?考核?培训?晋升和退休等事宜?联邦政府各机构都统一设置了人事部门负责管理本单位现职人员的人事档案?州政府以及其他地方政府中也类似地设有管理现职公务员人事档案的机构?管理现职人员人事档案的机构有的叫“人事办公室”,有的称“人力资源办公室”,虽然名称不尽一致,但工作职责和范围基本相同?

    美国联邦政府系统的非现职人员,其人事档案则由“国家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管?该中心设在密苏里州的圣路易斯,由“军职人员文件中心”和“文职人员文件中心”组成?非现役军人,不管是军官还是士兵,在死亡?离职或调动工作120天后,其人事档案都统一向军职人员文件中心移交?其他政府雇员,无论职务高低,在死亡?离职或调动工作120天后,其人事档案也统一向文职人员文件中心移交?可见,国家人事文件中心就是联邦政府集中保管非现职人员人事档案的机构,其管理和利用方法可以说代表了美国人事档案管理的典型做法?

    在美国,利用人事档案的程序主要包括三步:第一步,提交书面授权?如果是相对人本人,提交一份附有正式签名和日期的申请信?如果利用者不是本人,并且相对人健在,提交相对人授权的签名信?如果相对人死亡,提交死亡证明?假如相对人年龄已超过百岁,则无需提交死亡证明?第二步:提交便于文件中心确认文件所需的信息,包括相对人任职期间使用的全名?出生日期?社会保障号?任职机构的名称,任职开始时间和离职时间?第三步,列出所需利用的文件或信息,说明利用目的?

    私立系统的人事档案一般采取分散的社会化管理模式?企业?公司或其他私立组织的雇员,其人事档案往往由本单位的人事部门保管?如果雇员出现死亡?辞职或工作调动等情况,其人事档案仍然保留在原供职单位?有的情况下,企业?公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存?雇员进入新的单位,就建立起新的人事档案?可见,这种做法的突出特点是“人档分离”?

    此外,美国人事档案管理的特色之处还在于一些专业部门也保存着大量的个人数据,如社会保障署建立的社会保障号和人事档案记录?美国所有成年人都有一个由国家社会保障署颁发的社会保障号,社会保障号如同身份证一样重要,如果公民有违规行为,就会被记录在号码中,对他的切身利益产生影响,以此作为日后获取退休金?老年医疗保险?退伍军人福利等各种社会保障的凭证?这种号码可以随时调出,起初仅用于社会保障服务体系,后来逐渐发展成为社会各界共享的?全国联网的大型计算机数据库系统?它超越了档案的运用范围,在控制社会秩序方面具有良好的作用?国家人事文件中心保存的人事档案也记录有社会保障号,这样就可以结合利用?

    (二)法国

    法国公务员管理体制是统一领导下的分级负责制,公务员管理以政府各部门为主,因此公务员的人事档案也均由政府各部门自行保管?法国中央公务员领导机构不像美国人事管理总署那样职权范围广泛,机构设置也不够庞大,而且中央层次的公务员管理机构分别由四个平行的职能机构承担,不像美国人事管理总署权力集中?“行政和公职总局”负责管理公务员的综合协调工作;“内政部地方权力机构总局”负责协调地方公务员管理工作和制定地方公务员管理规则;“卫生部医院局”负责制定医疗卫生人员的管理规则;“经济财政和预算部预算局”负责公务员的编制和退休金发放管理工作?至于人事管理,政府各部门都设立有专门的人事司,司下还设有处?科两级,负责公务员的考试录用?考核?任用?奖惩?培训?工资?福利等管理工作,并将这些方面的内容计入人事档案进行管理?可见,法国政府系统人事档案采取的也是集中管理模式,现职人员的人事档案都集中保存在各供职单位的人事部门?

    法国非现职人员人事档案的管理机构和方式与美国相似?政府机关和社会组织的雇员在退休或离职后,其人事档案也要移交到文件中心或档案馆集中保管?特别是高级官员或职员的人事档案,更加受到重视?例如法国规定,高级外交官和军官的人事档案,在他们去世后一律由国家档案馆负责保管?总统的私人文件,也要寄存在国家档案馆,但总统或其后代有权提出利用限制?在这一点上,美国的总统图书馆有着更值得借鉴的成功经验?

    (三)日本

    日本的人事管理机构主要有中央人事院?省厅人事机构与地方人事机关?中央人事院主要负责掌管公务员的待遇改善?考试?任免?福利?进修?奖惩等相关事务?各省厅人事机构的名称不一,有的称为“人事局”,有的称为“人事课”,也有的叫“人事部”,它们负责保管各省厅机关的人事档案;地方政府的人事机构多为“人事委员会”,负责保管同级机关的人事档案?

    长期以来,日本人事管理的基础主要是年功序列制度和终生雇佣制度?年功序列制度的主要内容是按照年龄和就职年数来升职?升级和加薪,工资的高低主要取决于工龄的长短?职员在单位的任职时间一般都相当长,因此人事部门要对职工进行全面的人事记录?人事档案包括关于员工的录用条件?录用经过?职务?能力?资格?待遇?健康状况?履历?身世?奖惩等所有资料?由于人事档案的内容相当多,因而有些单位采取集中归档的方法管理;有些单位则采取卡片式的管理方法?人事档案不仅是涉及职工录用?调配?晋升?培训?待遇?福利和保健等人事管理的基础资料,而且也是在职员工必不可少的资历证明?因此一般来说,各单位都会妥善保管人事档案,即使员工退休或离职后也会保存相当长一段时间?

    二?国外人事档案管理的特点

    从以上代表性国家人事档案管理的做法不难看出,国外对人事档案是十分重视的,在管理体制?机构设置和开放利用等方面表现出一些共同特点?