企业档案工作的润滑剂——档案公关

    李蕴华

    “公关”即公共关系，专业的定义是“公共关系是一种独特的管理职能，它能帮助建立和维护一个组织与其他各类公众之间传播、理解、接受和合作的相互关系”。可见，公关是一种管理功能，它建立并维护一个组织和其相关者之间的互利互惠关系。具体到日常工作，公关是一种“认知管理”，它既能够帮助组织让其相关方更好地了解自己，同时，也帮助组织更好地了解相关方。

    档案工作者给人的印象往往相对封闭，每日驻足于办公室或是档案库房内，除了提供借阅似乎就很少有与外界接触的机会。事实上在企业档案工作中，档案人员经常需要与其他企业、机构以及企业内各部门的工作人员沟通交流，可以说档案工作从本质上就具有服务性质，妥善处理与方方面面的工作关系，对做好档案工作至关重要。新世纪的企业公关已摆脱公众的偏见并逐渐为企业所重视，而档案工作者可以借鉴有益的公关经验与技巧，通过开展积极合理的档案公关，使企业档案工作的重要性广为人知，吸引更多人的关注，同时也使档案工作的日常交流与合作更顺畅，真正起到档案工作润滑剂的功用。

    本文提出“档案公关”的概念，将专业领域的公关内涵引申至档案工作范畴。就企业档案工作领域而言，档案公关的内涵相对简单，其主要目的是通过宣传使档案部门的工作职能为更多行外人所了解，并建立有效的沟通渠道，使档案部门与其他企业、机构以及企业内部其他部门能顺畅交流，及时解决工作中的各种问题，避免不必要的误会和损失。要达到这一目的，企业档案公关应着重注意两项工作的开展：一是树立档案部门形象，二是建立顺畅的档案工作交流渠道。

    树立档案部门形象，不只是简单地发发宣传稿件，还应考虑宣传渠道的有效性，如在企业内部，宣传栏、内刊、内部网等哪一种宣传方式更受大家欢迎，效果更显著。积极沟通不必经常发邮件、打电话，而应该掌握关键时间点，有针对性地适时交流，既保证工作的顺利执行，又不会太繁琐，让人有不堪其扰之感。

    一、从内外两方面树立档案部门自身形象

    外在方面，档案部门首先应积极开展宣传，扩大档案工作的影响，力求树立良好的整体形象。可以选择的宣传阵地包括黑板报、宣传栏、内刊、内部网等等，当然所宣传的内容应与大多数同事的工作、生活相关，不能完全讲解档案专业理论知识，还应有一定的实践指导性，如可以在讲解企业归档范围及要求等工作内容的同时，也介绍一下家庭档案的管理等生活常识，拉近大家与档案的距离，将档案管理知识融入人们的日常生活。当档案管理逐渐成为一种工作习惯，其他部门人员也就不会觉得由自己完成立卷归档有多么繁琐了，毕竟有序管理的方便高效是显而易见的。其次，为体现档案人的职业特点，档案工作者着装虽然不要求统一高档，但也应端庄大方、整洁清爽。得体的装扮是对他人的尊重，也会有助于在工作中建立档案人员的专业形象。

    内在方面，档案人员应不断提高自身素质，至少应熟练掌握各项档案规章制度，这样在为各部门人员解答档案相关问题时才能清晰流利。只有具备优秀的专业素养，才能得到他人的尊重，也才能获得理解和支持。涉外企业档案工作者还应注重外语学习，有时档案利用者查询外文档案，会直接说出外文原名，即便有中文对照，如果对外文一窍不通也可能会阻碍查找利用，进而降低档案部门的工作效率，对档案部门的形象产生不利影响。在计算机知识方面，档案人员更应紧跟时代步伐，不论是企业自身发展还是档案信息化建设的需要，计算机知识都是工作交流中必不可少的，如果能够精通计算机知识，在工作中将无往而不利。一个专业知识过硬又有良好计算机、外语能力的档案人员，更容易被大家所接受，也就能更好地开展档案公关。

    二、在企业内部建立畅通的档案工作交流渠道

    在档案收集工作中，档案部门应随时关注企业动态、了解企业发展现状，在重要合同签署、大型项目执行完毕或重要人员离职时，及时与相关部门和责任人联系，通过认真诚恳地沟通，建立稳固的合作关系，敦促其将重要文件收集归档，防止不必要的档案流失。当然，如果企业已建立了严密的档案管理规章，各项档案工作本就应有序进行，档案人员似乎不必主动出击，但在实际工作中，适时的提醒常常可以避免一些不愉快事情的发生，防患于未然比事后惩罚对企业更有利，所需的只是档案工作者以更积极的工作态度，在自己力所能及的范围多与有关部门、人员交流，收集信息并多加注意，如此而已。

    在档案利用工作中，档案人员通过与档案利用者的接触、访问，可以随时了解哪些种类的档案资料有更高的利用率，对这些档案可以投入更多的精力加深了解，同时进行相关的档案编研工作，从而有针对性地提高档案工作效率，更好地满足档案利用者的需求，并可促使利用者更积极地提供参考建议，进而形成档案利用的良性循环。

    在档案工作的各个环节，档案人员都应重视与相关人员的工作交流，积极认真地听取意见和建议。这样，在档案工作水平得以不断提高的同时，也能有力保证档案工作充分适应企业业务发展的需求。只有与企业发展同步，档案资料的无形价值才有更大可能转化为实实在在的经济效益，档案工作的价值也才能得到真正体现。

    企业档案公关，除了上述两大要点，在工作细节方面也时常要运用到一些公关技能。档案人员不是专业的公关人士，不需要具备所有素质，但有些基本公关技能是各行各业的专业人士都应具备的，比如接、打电话的技巧，接待来访者的态度及用语，与同事商谈工作时是否细致耐心等等，这不仅仅是个人涵养与素质的体现，也关系到部门乃至企业形象。一句问候、一个微笑做起来并不困难，却可以营造融洽的工作氛围，在使工作心境更开朗的同时也让工作运行更流畅，与人为善总是会有回馈的。

    档案公关可以说是档案工作者为进一步提高档案工作质量而采取的一系列措施，也许并不显得那么必须和迫切，但确实有益无害值得尝试。档案公关与档案工作整体的关系，就象润滑剂与机械设备一样，没有润滑剂也许机器仍能运转，但其效率会在无形中降低，更不用说一些看不见的损耗会导致机器的停转甚至崩溃，因此每个技术人员都知道润滑剂的重要，而每位档案工作者也应重视档案工作的润滑剂——档案公关。

    作者单位：中国水利电力对外公司