影响档案馆馆藏资料管理的诱因分析
孟晓华
我国各级档案馆都收藏了大量的资料,且收集工作仍在进行,但在收集以及后期的管理中存在着资料收集的“图书馆”化,分类方法?标准的多样化,管理的“档案”化,利用的内部化等诸多问题?出现这些现象其原因是多方面的,既有深层的历史原因,也有现实因素?
一?缺乏可以借鉴的经验
在古代,由于阶级等级?印刷技术的限制,形成的档案?典籍远不如今日浩瀚,又因为战乱或其他原因,保存下来的有限?同时,档案馆(库)是作为统治者进行有效统治的一个有力工具存在的,其收藏是以“占有”?控制为目的的,只强调收藏,不强调利用,其管理不成为一个问题?在国外,档案馆与图书馆等信息服务机构有着很好的合作关系,档案馆的馆藏以档案为主,图书?实物或其他用品占的比例很小,关于资料方面的论述很少?可见,如何对档案馆的资料进行管理,无论是国内还是国外,除了借鉴档案管理和图书管理外,没有可借鉴的现成经验?
二?体制的局限
由于我国档案馆的行政管理采用了集中统一?分级管理的 “条块分割”的格局,馆际之间并无职能上甚至协作上的必然联系,各个档案馆是一些各自独立且相互封闭的“点”,造成了中央级?省级?地级?县级档案馆之间并没有形成一个有规划的档案馆网,而是相对封闭的 “自给自足”,表现在馆藏建设方面,片面地强调“大而全”?“小而全”,各级档案馆之间缺乏必要的合作?协作意识,这种体制直接影响着馆藏资料的收集工作?
三?制度的不足
制度是一项工作开展的保证?制度不健全直接影响着工作开展状况,而制度制定的不科学或不随着时间?环境的变化而变化,则会成为阻碍工作发展的桎梏?影响档案馆资料工作发展的制度方面原因主要包括三个方面:
(一)档案法规规章将各级档案馆的编制直接与馆藏量挂钩是影响档案馆资料量的一个直接原因?1985年2月,劳动人事部?国家档案局联合下发《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》规定,档案馆的“编制人数应随馆藏档案(包括具有档案价值的资料)数量的增减而相应增减”,在经费方面规定,以每卷档案保管?保护费不低于2元计算?这些规定使档案馆无形中扩大了资料收集范围,并抑制了档案馆资料淘汰的动力?
(二)制度制定的不科学?不少档案馆在确定收集资料范围?制定资料收集制度时,没有进行全面的调查?分析和选择,使得收集资料范围不明,收集工作比较盲目?
(三)制度不健全?制度的缺位是档案馆资料后期工作(即管理?利用等)跟不上的一个重要原因?关于资料的收集,各档案馆或与档案收集部门联合,或单独均制定了资料收集制度,有的还将资料的收集列入单位的工作计划和工作人员的目标责任制,但关于资料的后期管理如采用何种分类方法?淘汰标准?提供利用等方面没有做出具体的规定?
四?理论研究滞后
在档案界,无论是国内还是国外,档案管理及理论研究一直是人们关注的重点和焦点?而资料一被收集进馆,好像就万事大吉了?关于资料的研究,处于被人忽视的角落?而且即使有研究,一般也是实践人员(从事资料管理人员)探讨如何进行收集,重点应该收藏什么资料,很少有人研究档案馆收藏的图书资料与图书馆的图书资料?单位资料室的图书资料有什么区别,以及如何对档案馆的图书资料进行科学的管理,如何开发利用等问题?截至目前,在档案系统内,对档案馆应该收藏什么资料认识不一,档案馆的馆藏资料没有一个公认的界定标准,关于它的分类管理?提供利用也是参照档案或资料进行的?
五?“丰富馆藏”之累
建国之初,我国档案工作的基础十分薄弱,存在诸多的问题,其中一个很重要的问题就是馆藏问题,即馆藏档案数量少?质量不优?结构不合理?尤其是在20世纪80年代初,我国普遍进行的拨乱反正?落实政策?编史修志使档案利用出现了一个高潮,更把馆藏问题突显出来,“丰富馆藏”自此成为各级档案馆的一个中心工作,一直延续至今?经过20多年的努力,各级档案馆取得很大的成绩,馆藏档案量的增长速度很快?同时,我们也看到,在大力丰富馆藏过程中,由于没有可依据的标准,加上急于求成心理,出现了扩大接收范围?档案不足资料凑等做法,档案馆的资料量突飞猛涨?举例来说,丰台区档案馆的资料量1984年为5878册,到1990年则增至15859册,短短七年的时间增长了3倍之多?
六?人的因素
(一)对资料认识不清?关于档案馆的馆藏资料是什么,具体包括哪些类别,在档案系统内没有一个统一的认识,直接把馆藏资料等同于资料的大有人在?
(二)求多?求全心理?几千年的小农经济意识?“万事不求人”意识在人们的头脑中根深蒂固,在资料的收集上缺乏资源的共享和协作意识,一味地追求多?全?
(三)功利思想?在数量与质量控制对比中,数量更容易让人控制,也很能说明一定的问题?因此,在资料收集中,收集人员往往过多重视数量因素,忽略了档案馆资料收集的根本原则,扩大档案资料的征集范围,盲目追求馆藏数量,使收集的资料出现过多?过滥现象?
(四)分类知识缺乏?档案馆的资料工作人员很少接受过资料及分类方面的培训,馆际之间也很少进行交流?
(五)资料意识薄弱,既包括档案馆工作人员的资料意识也包括社会的资料意识?人们对馆藏资料的认知程度深浅不一,多数人认为档案馆是档案的保管利用基地,资料是图书馆的事?在档案系统内,资料工作长期以来一直处于补充?辅助地位,其工作条件也没有得到充分的保障?社会上很多人对档案馆保存资料及什么样的资料的情况不了解,其中不乏高素质人群,如学者?公务员等?
作者单位:北京市丰台区档案局
