档案的起点鉴定

    郜　静　王　倩

    档案鉴定既是文件过渡到档案的起点，又是决定档案最终存毁的终点，同时还是划分档案控制使用的界点。因此，在工作程序上可以分为起点鉴定、终点鉴定和界点鉴定。在此笔者想着重论述的是档案起点鉴定。

    一、档案起点鉴定的三个过程

    （一）初始鉴定

    文件办理完毕后，首先要由文件形成部门对其保存价值进行初始鉴定，因为只有直接办案人最了解文件形成的始末，能够最客观地评价出每份文件是否将在今后的工作中发挥作用。

    （二）归档鉴定

    对档案的内容及其实体进行价值鉴定与质量鉴定，依据鉴定标准，使职能活动中形成和使用的文件转化为规范的档案。它是划分档案与非档案文件的分水岭，必须由文件形成部门和档案部门共同完成。

    （三）进馆鉴定

    档案馆对移交进馆的档案进行复查性鉴定，判定其是否符合进馆范围和标准。笔者认为，进馆鉴定工作更贴近于验收，是档案馆按照预先制订的进馆范围和接收标准对移交进馆的档案所做的鉴定工作，是文件成为长期保存的档案资料的最后一道关口。

    二、档案起点鉴定在现实工作中存在的问题

    （一）文件形成部门进行初始鉴定时容易出现对《文件归档与不归档范围》的具体标准掌握不够准确的问题

    从客观上讲，档案鉴定的标准难以把握，程序相对复杂，人们对于收集来的文件材料常常“从宽执行”，产生有文必归的现象；从主观方面讲，文件形成部门的人员对于档案鉴定专业知识掌握十分有限，往往根据工作经验进行判断，有时只注重当前工作的需要而忽视档案的长远利用价值，致使该归的文件没有归；有时则把仅对现实工作有一定参考意义，但不具备长期保存价值的文件也留存下来。

    （二）归档鉴定阶段存在着对《档案保管期限表》中的划分标准难以掌握和档案部门指导力度不够两个问题

    第一，文件形成部门和机关档案管理部门在对《档案保管期限表》的理解上会出现分歧和矛盾。目前各单位的《档案保管期限表》普遍存在着内容不具体、用词不精确的问题，如经常出现“重要的”、“一般性的”、“涉及重要内容的”等语义含糊的形容词，在实际操作中极易受主观因素的影响，产生因人而异的后果。由于具体鉴定标准是由档案管理部门制订的，在执行过程中容易与希望减轻归档工作量的文件形成部门发生矛盾。

    第二，档案部门存在一定程度上的“重检查、轻指导”，致使归档鉴定时查错工作所占比重过大。一直以来，人们普遍认为在归档鉴定时查找出问题是无可厚非的，检查工作理应成为归档鉴定的一项重要内容。现实的情况是：文件形成部门对归档过程中的反复修改疲于应付，档案部门也因归档时居高不下的返工率而头疼。笔者认为，造成这种局面的关键是业务指导工作相对滞后，没有事先堵住工作中会出现的漏洞，以致后期问题积压，需要投入大量的精力来弥补，影响了整体的工作效率。

    （三）进馆鉴定的难点是制订合理的档案进馆范围和标准

    档案进馆单位的业务在不断拓展，而有些永久性档案馆的档案接收标准与范围还原地踏步，不能适应新时期的新变化，致使许多本应进馆的档案无法进馆。

    三、改进起点鉴定工作的几点想法

    （一）改进和完善起点鉴定工作的操作标准

    做好起点鉴定工作的前提和关键就是要有详细具体、便于操作的鉴定标准，因此，应该把制订鉴定标准作为起点鉴定工作的首要任务。笔者认为，美国制订文件处置期限表的方法值得借鉴。“美国的文件处置期限表通常由行政单位的行政官员拟定，大多送档案当局审查，由档案当局做出书面决定，最后由一个文件审查委员会批准，从而成为一份法律文件。由于它提供了销毁文件或把文件移交档案馆的权利，常被称为文件处置许可证。”① 该表内容全面具体、条目清晰，对文件保管期限进行细化和量化，保管时限的跨度从一个月到永久不等，同时规定了文件到期后的处置方法，准确地划定了档案的生命周期。

    目前，我国起点鉴定工作的标准可谓种类繁多，但是这些标准往往是针对起点鉴定三个过程分别制订的，如《文件归档与不归档范围》、《档案保管期限表》适用于初始鉴定与归档鉴定，《档案进馆范围和标准》则仅适用于进馆鉴定。这些阶段性的标准，使起点鉴定工作不能形成有机的整体，导致重复劳动。因此，我们应该借鉴美国档案部门的做法，建立起文件全程鉴定的观念，将起点鉴定的三个阶段结合在一起通盘考虑，对现有的标准进行提炼整合，充实内容，细化条目，增强整体性，概括各类文件的价值判定依据及其保存时限和相关要求，制订出能够直观反映出各类文件的生命周期的文件处置期限表，使之适用于初始鉴定、归档鉴定和进馆鉴定全过程。同时注意根据实际情况定期进行调整，提高文件处置期限表的时效性，使其真正成为起点鉴定工作的指导性文件。

    （二）积极实施《归档文件整理规则》

    笔者认为，在进行档案文件级管理的基础上应同时引进数字化技术，对归档文件的原件进行扫描，经过数字化转换将信息内容存储于计算机，最终通过网络提供档案的查询和利用，档案原件只作为凭证留存，归档文件可不再装订成案卷，以件为单位按档号、时间等逻辑顺序装盒保存即可。这种新的管理方式不但对档案的保管和利用具有重要的意义，为电子文件的科学管理奠定了良好的基础，而且对档案的起点鉴定工作尤为有利。首先，新的管理方式降低了人的主观因素给起点鉴定工作带来的不利影响，可以有效地避免组卷不合理造成的查找档案困难。其次，新的管理方式减少了起点鉴定中的许多技术性工作，从而有效地缓解了文件形成部门与档案部门在归档技术环节上产生的操作标准不统一的矛盾。

    （三）强化档案工作人员在起点鉴定过程中的指导职能

    档案工作人员既是鉴定工作的执行者，又是检查人，同时还是鉴定标准的制订者，在起点鉴定过程中占有主导地位。笔者认为，档案工作人员应充分发挥专业优势，把工作的重点切实放在“业务指导”而不是“检查问题”上。以“公文用笔”这一简单的技术问题为例：如果事先没有明确要求，各单位就会依据以往的习惯随意选择，文件上的字迹种类五花八门，到检查时才发现那些不符合耐久性要求的笔迹，为了保护档案信息，文件形成部门和档案部门只能采取补救措施，有的在原笔迹上涂上一层保护液以确保其持久，有的将文件复制后与原件一并留存，但这些做法只能起到亡羊补牢的作用。笔者所在单位则从文件形成时入手，专门发文对公文规范用纸用笔做了具体要求，这种“指导在先、要求在先”的做法在实际工作中收到了很好的效果。

    由此可见，“检查问题”就意味着返工，“指导到位”则可以减少问题，提高效率。档案工作人员必须有效行使业务指导职能，提高工作的前瞻性和预见性，及时发现问题隐患，从源头入手找到解决办法，将工作做在前面，做到细微之处，从而推动起点鉴定工作不断完善和提高。

    （四）加强对档案鉴定人员的培训

    档案在起点鉴定时，参与鉴定工作的人员主要有两部分：一部分是文件形成部门的人员，另一部分是档案部门人员。二者都是档案鉴定的主体，在实际鉴定过程中各有优势和自身的局限性。

    从文件形成部门来看，他们熟悉文件的形成过程，了解文件的现实有用性，但是他们对于档案鉴定专业知识和鉴定标准不熟悉，无法站在社会整体效益的立场上看待档案的鉴定，因此需要对该部分人员进行相应的档案鉴定知识的培训，使他们认识到档案起点鉴定对于整体档案工作的基础性作用，了解档案在起点鉴定时的内容、标准，逐步掌握档案鉴定的理论、方法。

    对档案部门工作人员来讲，他们控制档案鉴定工作的流程，参与档案保管期限表的制订，具有档案鉴定工作的知识，熟悉档案鉴定的标准。然而档案的起始鉴定要求档案人员对于被鉴定的文件材料所包含的专业知识有所了解，如科技档案、外交档案、气象档案等，这些档案都有各自相应的业务领域，如果要顺利地开展鉴定工作，必须掌握相关领域的专业知识。因此档案工作者在提高自身档案业务水平的同时，还要加强相关领域知识的培训，不断丰富自身的知识内涵，完善自身知识结构，提高分析判断能力，从而对文件的历史价值、现实功能及潜在效益做出比较准确的评估。

    注释：

    ①刘维荣：《档案鉴定工作在欧美》，《北京档案》 ２００４年第１期。

    作者单位：外交部档案馆