电力企业档案的归档与利用探讨

    谢湛婷

    摘 要 档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案信息及其实体进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。文章主要围绕电力企业档案室档案的管理工作进行分析，重点对档案归档中的档案收集、档案整理、档案保管进行探讨，并提出了提升档案利用服务质量的几点建议。

    关键词 电力企业 档案管理 归档 利用

    企业档案能够较好的对其经营过程中的相应工作进行真实的记录，能够为后续工作的开展提供一定的借鉴与参考。同时，也能实现对过往事件进行研究、分析与查阅。电力企业档案是各项工作开展的重要环节及重要基础，它是电力企业重要的财富与资源，做好企业档案管理对企业的发展有着十分重要的意义。因此，应对电力企业档案管理工作进行重视，对其归档与利用过程进行全过程的管理与监控、并完善相应的管理流程，建立标准化、规范化的管理制度，以提升管理服务质量，确保资料归档的安全性、完整性。并对其借阅、销毁制定相应的审批流程，确保资料按照相应的机密等级进行管理，增强档案销毁的严谨性。对于档案管理人员而言，应不断的对其工作方式进行创新与改进，以提升管理效率，发挥出企业档案应有的价值。

    一、档案的归档

    档案的归档包括档案的收集、整理、归档等多项工作。

    （一）档案的收集

    档案资料是否齐全、完整、以及质量是否符合归档文件要求，会对档案的归档、整理带来很大影响，对于不符合归档要求的档案应予以拒收并退回整改。因此，在进行档案收集时，首先应对归档文件的归档范围进行明确，对于不属于企业归档范围内的资料，应加以剔除。此外，还需对档案的质量进行严格的审查，确保其制成材料符合耐久性保存的要求，同时，归档材料应完整、齐全且皆为原件、内含审批流程的文件必须全部流程闭环。

    （二）档案的整理

    为确保档案的有序性、规范性，应首先将收集到的档案资料进行分类、组合以及排列编目。应根据企业的管理职能和运营模式，结合档案内容及其形成特点，对不同类型的档案采用不同的分类方法，较好地揭示档案的内容、维持档案来源、产生时间及内容上的相互联系，适合档案的立卷、排架，便于计算机管理档案及多用途径的档案建设和综合开发利用。同一个企业对同一分类层次或同一档案门类的分类标准必须保持一致。分类层次不宜过多，对现有类目层次或类目范围不能满足实际需要时，可根据情况适当拓展类目或延伸分类层次。为了更好的开展后续档案的著录及利用工作，档案目录应具备准确、全面的检索要点，案卷题名及卷内题名尽可能详细，抓住重点、明确关键词等，在进行整理过程中还需特别注意的是，应使用一些耐久性好的装订材料及装具进行整理，以便为后续档案的保管起到一定的保护作用。

    （三）档案的保管

    为保证企业档案资料的安全性及完整性，可采取以下防治措施：第一，档案存放系统化、条理化，并保存档案的有机联系，对档案进行按管理职能和生产运营活动所产生的不同类别进行分类、分区域保管。第二，对档案室内环境进行控制管理，档案入库后，严格按照国家的“八防”规定，切实加强档案的保管、保卫和保密工作，做好防火、防盗、防虫、防霉、防尘、防潮、防高温、防光等“八防”工作，防止档案受到影响出现损坏。如，购入一些温湿度控制设备，对档案管理室内温度、湿度进行控制，以避免纸质档案出现变色、发霉、或是变脆等问题。又如，为避免害虫侵蚀档案资料，我们可以在档案库房内放置一些防虫的樟脑丸，以加强对档案资料的保护。第三，购置缩微设备，将档案进行缩微，同时编制相应的检索工具，供利用者使用，以减小对档案原件的使用率，从而降低其损耗程度，有效的对档案原件资料进行保护。第四，部分利用频繁且不涉密的档案可以对其加以扫描，并将其共享到相应的档案管理软件或自动化办公系统中，并设立权限，实现网络共享的同时，也能对档案原件起到一定的保护作用，减少档案原件因过度使用而造成磨损。此外，还应对计算机等相应管理设备进行定期维护，以避免因设备故障而给档案资料的安全性保管带来隐患。

    二、档案利用

    档案管理人员对于档案收集、整理、保管其最终的目的就是能为利用者提供相应的服务，即档案利用。提供企业档案利用时，须严格遵守相关保密制度，积极的做好相应服务工作，探索档案利用新途径。为凸显档案的利用价值，做好档案的利用工作，档案管理人员应注意以下几点：1.提升编研材料利用价值的同时，应处理好档案利用与保密的关系。档案的编研应以不造成企业商业机密泄漏，不造成相应档案信息泄漏为前提，并充分了解檔案利用需求，使档案的编研与企业工作相协调、相适应。档案管理人员在提供档案利用工作时，应针对不同档案保密等级履行不同的审批手续，做好档案信息的保密工作。2.完备档案检索体系。档案的检索能够让利用者快捷的、方便的获取所需档案信息，在建立档案检索时，应以计算机检索系统为主，并辅以其他形式的检索工具以进一步完备档案检索体系。3.加强档案数字化建设。在做好电子档案、纸质档案归档工作的同时，有计划的对档案进行数字化加工，增加信息数据库中的内容，以为档案利用者提供更为快捷、方便的服务。4.树立主动服务意识。档案管理人员在做好档案利用工作前提下，应结合企业经营发展动向，对企业档案信息进行需求分析，以准确把握档案的利用服务方向。

    三、结语

    做好档案的归档与利用管理有利于确保档案的安全性以及查阅、借阅的方便性。电力企业针对档案管理室档案的归档与利用应将各类文件进行归类及分区域存放，同时做好相应的安全管理工作，对档案的接收、保管、借阅以及销毁建立完善、健全的管理制度，使档案管理规范化、程序化。此外，还应加强自动化系统建设，为档案的查询提供便利性。

    参考文献：

    [1] 徐春燕.基层档案管理室档案的归档与利用探讨[J].企业文化（下旬刊），2018（1）：174.

    [2] 赵容.谈企业电子档案的归档管理[J].卷宗，2017（31）：23-23.

    [3] 刘伟珍.档案归档管理和利用方式之研究[J].城建档案，2017（8）：63-64.