为实物档案定个位

    段振强

    所谓实物档案，通常划分为广义和狭义两种概念，广义的实物档案一般包括：荣誉类实物、失效的印章、著名人物的题词、字画，以及产品类实物等内容；狭义的实物档案的概念则多指其中的荣誉类实物档案。我们通常使用的实物档案的概念一般为狭义概念下的实物档案（特别是基层档案管理部门）——荣誉类实物档案。

    荣誉类实物主要包括：奖旗、奖杯、奖牌、牌匾、证章、奖状、证书、聘书、任命书、荣誉册、光荣册，以及象征一个单位或城市的钥匙等带有明显荣誉性质的物品。这类档案，真实、直观地反映出一个单位在一定领域内取得的优异成绩和成果，是一个集体在某一时间段内辛勤劳动并取得成绩的缩影和有效证明。然而，多年来，由于各方面的原因，实物档案的管理工作一直远远落后于其他档案门类的管理，而且比起文书、科技档案的收集数

    量、整理方法等方面更是相差甚远。

    一、实物档案管理工作现状

    １、收集工作——相对规范，但是不能保证档案收集过程中的齐全与完整

    实物类档案作为特殊载体的一种档案门类，其独特的形成规律成为该门类档案在收集过程中，保障档案齐全、完整的一个瓶颈。众所周知，实物档案（特别是荣誉类实物档案）的形成具有明显的偶然性，这是它在形成过程中不同于其他门类档案的突出特性之一。这种档案的形成完全违背了其他门类档案在形成过程中“以自我为中心”的基本原则——即将本部门、本单位产生的独一无二的文件材料作为收集工作的中心，兼顾其他的原则，完全以外来的材料作为收集工作的全部。正是由于收集材料的不特定、不可预见性，决定了实物档案在收集过程中的齐全与完整难以保障。它根本无法像其他门类档案一样，为保障文件材料的归档率和完整率而在工作开展之初制定详细、完备的归档计划，明确归档责任人员，统一归档时间和要求，形成的偶然性是实物档案的突出特征之一。此外，有些部门对经过大家共同努力，付出辛勤劳动、汗水和心血以后获得的荣誉十分珍惜，倍加呵护，总希望时时刻刻将它放在自己眼前，似乎只有这样才放心。如果有人想把它从自己身边拿走，无异于抢走了他们的“心肝宝贝”，这样的事情是绝对不允许发生的。为防患于未然，本部门在获得珍贵荣誉实物后，不仅不会主动向机关档案部门移交，而且还会处处提防档案部门的登记工作。大概正是由于这种心结的缘故，因此，一个单位中保障实物类档案收集工作中的齐全与完整，自然便成为一件“天方夜谭”的事情了。

    ２、保管条件——有所改善，但是依然滞后，无法满足实物档案妥善保管的需要

    每一位档案工作者都知道，保管条件的优劣，直接关系到室存档案的“生命周期”和利用价值。实物档案的载体，涵盖了纸、铜、铁、铅、木、石、布类、漆类、塑胶、玻璃、水晶等诸多材质。载体的特殊性，决定了这种门类档案在保管要求上的多样与严格。目前，随着各立档单位办公条件的普遍改善，人们（特别是单位管理人员）保管、利用档案的意识普遍增强，档案保管条件也得到了明显改善，基本满足文书、科技等门类档案的保管要求。然而，将由特殊载体构成的实物档案，完全按照纸质档案的保管条件进行收藏管理，显得有些过于牵强。因此，实现实物类档案的妥善保管，便成为了一种无奈。

    ３、利用工作——开展缓慢，利用面狭窄，不能充分发挥实物档案的价值

    众所周知，档案的管理工作通常包括收集、管理、利用三个部分，收集工作是做好档案管理工作的前题和基础；管理工作是保管档案使其安全、完整的步骤；档案的利用工作是档案生命价值所在和根本目的。然而，在我们的现实工作中恰恰没能充分体现出这一点。每一件实物档案的背后都包含着本部门、本单位全体同志们的辛勤劳动，凝结着大家共同的心血和汗水，是本机关全体人员共同智慧的结晶，是上级主管（或相关）部门对本单位辛勤工作，取得突出成绩予以肯定的直接体现。这诸多因素，使得成绩的直接体现——荣誉实物获得后，理所当然应该妥善、安全保管。然而，由于所获得荣誉的载体各有不同，形状不一，规格不等，再加上一些单位中没有充裕的空间和位置来存放这些档案实体，无奈之下，另外一种现象又随之出现——荣誉实物在经过一系列的登记、汇报、展示以后，便安静地“住进”机关档案室安全（或者漂亮）的柜架上，此后便在人们的视线里消失，直到在记忆中淡忘。

    二、改变现状

    １、加强档案工作的宣传力度，争取部门主要领导关注档案工作，是做好实物档案管理工作的前提和基础。

    要做好机关档案的宣传工作，应从档案法规宣传和档案工作为经济建设服务的宣传两方面着手，从根本上提高本单位各级管理人员（特别是单位主要领导）做好档案工作的意识，使关心档案工作成为一种自觉和习惯，从而达到全机关都重视档案工作的局面。

    任何一项工作的开展，离开了单位领导的重视与支持都是难以做好的，实物档案的管理工作也是如此。各级领导要重视这项工作，年初在布置全年工作时将该项内容提到议事日程上，年终进行相应的考核与验收。切实将实物档案的管理融入档案工作范畴，明确实物档案是本机关档案全宗不可缺少的一个门类和组成部分。让每一个获得实物档案的部门或个人，时时绷紧及时归档这根弦，将实物档案取得后的及时归档工作形成一种习惯和风气。同时，加快本单位实物档案管理制度化进程，制定出具有本机关特色的各门类档案管理制度，建立并切实履行实物档案的登记、移交、归档及专人负责、专室保管制度，使实物档案的收集、整理、归档、保管都有章可循，有据可依，从而实现实物档案管理工作制度化、规范化。

    ２、加强档案从业人员的职业道德和业务素质的教育，是管理好实物档案的关键所在和基本保障。

    作为一名合格的档案工作者，不仅要有丰富的档案业务知识，熟悉、了解本单位室存各门类档案的内容，同时还应该清楚本单位本阶段、本年度的工作重心和热点问题，并且紧紧围绕中心工作，有的放矢地提供服务，发挥室存档案的作用；积极主动做好各门类档案（特别是实物档案）的收集工作，保障收集工作的齐全与完整。只有这样，才能在本单位各部门甚至每个人的心中树立档案工作的形象，以自己的“有所作为”争取到档案部门在单位中应有的“位置”和领导同志们的信赖。

    ３、加快产业化进程，是彻底改变实物档案保管条件和管理水平的一条可行之路。

    用产业化机制推动档案管理工作发展的管理模式，是一种建立在信息资料中心和档案寄存基础上的新的档案管理模式，其具体做法为将档案转化为数字化信息，实体部分由具有专业化管理水平的有关人员或部门收集、整理和保管，对于数字化档案信息部分，留存于档案形成部门保管和利用。这种管理模式的优势在于从根本上解决了档案管理工作中的诸多问题，为档案形成机关减少了保管档案所需的人员和空间，确保档案保管条件达到并符合标准要求。此种档案管理模式，如果应用于实物档案管理工作中，必将从根本上改变实物档案由于形状、大小、规格、载体等多种因素造成的保管困难的局面，从而达到全面提升实物档案管理工作整体水平的效果。同时，这种管理模式也符合电子信息档案管理规范中的档案信息应对备份资料实行“异地保存”的要求。

    ４、开辟网络数字化展室，是利用丰富的实物档案资源，充分发挥其作用的有效途径。

    随着先进的科学技术在全社会的广泛应用，互联网、信息高速路、政府信息化工程、提供信息用电子触摸屏等已经走进我们的日常工作、学习和生活之中。作为政府信息化工程中重要组成部分的档案工作，现代化程度和管理也随之得到大幅度提高。这一切都为我们开辟网络数字化展室工作提供了必要的基础和条件。

    所谓网络数字化展室，可以理解为利用现有的网络、网页，开辟出一个需要的平台（或窗口），由相关部门进行协作，制作出一个虚拟世界中的“?葚?葚单位荣誉类实物展室”或者是“?葚?葚城市建设二十年进程回顾”等综合或者专门类展览，这种展览相对于现实中的展览有着无可比拟的优势和特色，其最大优势在于扩大了展览的宣传效益和影响力，从根本上改变展览时寂寞无声（没有解说人员的情况下）的局面。同时，不受任何时间、空间、场地、人员等因素的制约，节约空间，降低成本，便于更新展览内容等诸多优势也是显而易见的。因此，建立网络间数字化展室，必将成为现在经济社会从根本上解决实物档案利用工作现状的有效途径。

    作者单位：北京市密云县档案局