财务共享服务中心的搭建：来自深圳供电局的案例
张学忠 刘攀龙
【摘 要】 随着经济全球化趋势进一步加强，新技术发展日新月异，财务变革趋势不可回避。而财务共享服务中心通过规范化和流程化处理大量重复的财务会计工作，提升企业财务效率，财务管理工作从后台管理走向前台，达成业财一体化运作。但在具体建设过程中，仍存在诸如技术瓶颈等许多问题。文章从企业发展的战略需要、愈加严格的监管要求出发，在国内外相关研究的基础上，对深圳供电局进行财务共享服务中心建设的起因、面临的难点及应对措施进行研究，总结建设财务共享服务中心的推进经验，并对深圳供电局财务共享服务中心的未来发展方向进行了展望，为深入研究企业财务转型抛砖引玉。
【关键词】 财务共享; 管理会计; 财务信息化
一、引言
近年来，许多大型国有企业集团化发展的战略需求进一步扩大，为开拓市场、提升服务，不断设立分支机构。企业也随之面临着越来越庞大的经营规模、愈发多样的业务类型、更加严格的监管要求。在此背景下，管理者对会计管理职能的发挥也提出了更高的期许，而传统的财务管理以核算职能为主，无法适应高效管理的需要。财务核算基础工作的优化迫在眉睫，建立财务共享服务中心，是企业有效解决财务管控难题、提高管理水平以及实现财务转型的必然选择[1-2]。
财务共享服务中心最早兴起于美国，技术与管理上的先进经验使得许多国外大型企业成为建设财务共享服务中心的先行者。一些学者认为建设财务共享服务中心的本质在于它同时也是一种组织结构的变革[1]，是一种在标准化的基础上对大量重复的基础核算工作进行集中处理的手段，能够更有效率地实现企业价值创造[3-5]。随着信息化技术的飞速发展和国内财务管理理念的进步，财务共享服务中心在国内也应运而生，逐步得到引入和应用。本文以深圳供电局为例，对企业集团财务共享服务管理创新进行总结与思考。
二、深圳供电局会计管理现状及其不足
深圳供电局是南方电网直接管理的全资子公司，于1979年成立，2012年初正式注册为深圳供电局有限公司，承担着深圳市的供电任务（除蛇口外）。深圳供电局有限公司作为供电质量和管理水平均处于全国领先水平的电网公司之一，面临着丰富多样的电网业务、庞大的资产以及电力市场改革等重重挑战。目前，深圳供电局采用的是集约化财务管理模式。集团内各子公司都分设有独立的财务部门，其核算流程以纸质单据的流转为基础。在这种会计核算模式下，存在以下三点不足：
第一，成本高。在分散核算情况下，各子公司均需要设立财务部门，大量的人力都耗费在基础核算和内部沟通上，相应的人工成本及沟通成本较高。此外，纸质单据的保存及邮寄也大大提高了财务成本。
第二，会计信息质量较差。在目前传统的财务管理模式下，企业的会计信息质量较差，主要体现在以下三方面：一是会计信息的标准化水平低。总部与子公司的财务部门对规则的理解不同，以会计明细科目的核算口径为例，各子公司往往出现标准不一致的情况。二是会计信息的及时性差，在分散核算的情况下，集团财务部定期对财务数据进行汇总，在这种数据报送模式下，集团获取财务信息不及时，难以跟上决策分析等管理需要。三是会计信息的真实性存在风险，由于分设在子公司的财务部门直接受其所属机构领导，总部财务对其管控力度有限，存在管控风险。
第三，会计的管理职能弱。一是难以实现预算的事前事中控制。在分散核算的情况下，与预算相关的业务数据不完整，预算能够发挥的管控功能也相应弱化。二是会计的管理功能薄弱。集团财务部要求报送的管理会计资料等，基本由核算人员提供，管理会计的分工仍处于界限模糊的阶段。
三、财务共享服务中心建设的必要性、可行性及难点
（一）必要性及可行性
深圳供电局地处电力改革的前沿区域，在电力改革、国企改革的大环境下，公司急于摆脱电网行业效率不高的现状，无论是内外部都对提高运营效率和降低运行风险有着迫切的需求。在该背景下，着手完善财务共享服务以助力集团的经营管理迫在眉睫。主要体现在以下三方面：
1.业务数据量呈指数级增加，集团财务管控难度显著增大。当今大型企业资产规模快速增大，业务类型趋向复杂多样，数据量大且结构复杂、类型繁多，这就意味着所产生的大量数据必须在标准化、规范化的基础上，由财务共享服务中心集中收集处理，才能加强管控，用好数据[6]。深圳供电局是南方电网的全资子公司及管制业务单位，其经营范围广泛，包括输配电业务、电力交易及调度、电力设备及物资相关业务等，且线路长度、供电面积、客户数目、售电量、累计利税均规模庞大，所承担的深圳电网是具有省级规模的特大型城市电网，相应的业务财务数据量巨大，传统人工处理的方式已难以满足对数据处理、深度利用的需要。
2.监管层对财务业务规范性和数据质量的要求日益严格。金税三期上线，在国有企业智能化财务转型的背景下，我国从2018年开始，政府监管层对于企业财务业务的规范性以及数据质量有了更高的要求，建立财务共享服务中心将同质共性的工作集中化处理，加强企业内部复核机制，有助于提升财务管理质量，降低监管风险。就电网企业而言，自2015年新一轮电力体制改革开展以来，售电的垄断局面被打破，由此也间接对电网企业财务管理的精细化提出了要求，需要通过提高业财数据质量，加强对业务财务工作的规范管理。
3.搭建共享中心的基础环境完善。随着财务信息化系统的推广，业务层、核算层、管理層等信息系统的运用较为成熟，为数据的收集与融合奠定了基础，可支持更高效更标准化的财务流程[7]。深圳供电局依托南方电网统一的财务信息管理系统，主数据管理、集成应用监控等基础应用模块已初步实现标准管控，会计电算化程度成熟，具备进行财务共享服务管理创新的基础条件。
（二）建设中面临的主要难点
财务共享服务中心的改进是一个长期的过程，深圳供电局财务共享服务中心在建设过程中也面临人员、环境、技术等方面的困难和阻碍，主要难点如下：
1.人员能力及重新调配带来的问题。随着业财融合、信息化技术的进一步加深，深圳供电局财务共享服务中心需面对更加庞大的业务数据、创新而复杂的金融产品、各种先进的信息化智能化手段。在这种背景下，财务人员的能力也应随之提高，如较强的数据分析能力与相关专业知识的运用。而与之不相适应的是，在采用集约化、专精化的分工安排后，财务共享服务中心的人员往往只熟悉自己负责的模块，对其他财务业务却缺乏了解和实践的机会，无法满足对新型财务人员能力的需要。
财务共享服务中心的建设同时也会引起相关部门和相关岗位的职能调整，这就带来了庞大数量的员工岗位重新调配，职能重新转型。例如部分会计人员被调动至财务共享服务中心的单据审核、单据支付的专业岗位，工作内容高度重复。在这一过程中，会有一部分员工茫然，可能会短时间内影响财务人员的士气。
2.技术瓶颈的问题。首先是原有信息系统升级替换问题，基于信息技术、流程自动化（RPA）技术和人工智能（AI）技术设计的财务共享服务中心的业务流程有着较高的效率，但也需相配套的信息系统建设。许多企业财务共享服务中心的财务信息系统尽管在不断地进行版本升级和改造，但其系统功能依然是基于略显陈旧的底层代码和系统逻辑，对新技术的实现和系统改造造成了较大困难。然而若重新更换一套全新的信息系统，不但建设成本高，而且全新系统在部署阶段也需要花费大量时间和成本，因此共享中心往往不会抛弃现有的财务系统从头再来。深圳供电局在财务共享服务中心建设基础的选择上，也同样面临着是全面换新、重新部署，还是基于本公司現有系统平台的基础上“修修补补”升级再造的问题。
其次是用户能力提升问题，新系统对系统服务商人员和共享中心财务人员的技术素养也有较高要求，现有系统服务商的人员技术未必胜任，尤其是涉及到技术前沿的人工智能技术时，普通开发人员相关技能往往欠缺。而共享中心的财务人员往往是会计财务类专业出身，对具体的信息技术并不充分掌握，因此在与开发人员互相沟通合作中也会存在一定的障碍。如何筛选有充分技术素养的系统服务商人员，并且使财务人员充分参与到建设与后期完善财务共享服务中心的过程中去，是深圳供电局需要解决的问题。
四、建设财务共享服务中心的应对措施
（一）财务共享服务中心的建设理念
在财务共享服务中心的探索中，深圳供电局不断探索融入最新的信息技术和前沿的行业实践，提出了“智慧、共享、服务、创新”的四维建设理念。“智慧”是指共享中心建设始终运用新兴的信息技术和工具，建设具备一定的智能化特征的财务共享服务中心。“共享”是指基于集中式和标准化的企业管理模式，实现两个方面的共享：一是共享中心与各子公司之间的财务和信息资源的共享;二是财务、业务两个模块的信息和资源共享。“服务”是指共享中心始终秉承服务业务部门、服务决策人员、服务广大员工的理念，以服务为根本目的。“创新”是指共享中心建设中始终探索新的创新点，发扬创新精神，包括在技术上的创新、制度流程上的创新，以及在方法工具上的创新。
（二）财务共享服务中心的基础保障
1.组织架构。深圳供电局的财务管理架构主要包括财务部（战略财务）、财务共享服务中心（共享财务）和业务部门（业务财务）三部分（如图1）。其中：财务部（战略财务）部分的职责主要包括企业的财务管理活动;财务共享服务中心（共享财务）的职责主要是对基本数据的处理核算;业务部门（业务财务）主要包括资产管理、工程项目管理、物资管理、营销管理、薪酬管理和合同管理六个模块。三部分相辅相成，业务部门的各系统与财务共享服务中心的核算互相融合，财务共享服务中心主要对业务财务活动中产生的数据进行核算筛选，为财务部门的各项战略财务活动提供战略决策支持。
2.技术框架。财务共享服务中心的高度流程化运营，需要有信息化平台和系统作为技术支撑。深圳供电局财务共享服务中心依托母公司南方电网提供的先进技术平台，以南方电网统一的财务信息管理系统为核心应用，实现核算业务在共享中心的开展。如图2展示了深圳供电局跨系统多厂商的集成框架。
（三）财务共享服务中心建设的难点应对
1.人员能力及重新调配问题的应对。专业化分工面临的首要问题即人员能力及重新调配带来的问题。深圳供电局主要通过以下方式进行解决：一是在建立财务共享服务中心之前，将财务部门的分工及工作流程参照财务共享模式设置，有助于实现平滑过渡。二是深化对员工的理论及技术培训，不但让员工吸收新的知识技能，更能令其意识到新趋势下工作转变的必然性。三是增加员工轮岗力度，使员工能够胜任多种工作。四是完善绩效考核模式，重视与被调动员工的面谈。注意在情绪上安抚以及在考核上激励员工，使员工不断提升自身能力与高度信息化的财务共享模式相适应。五是结合工作流程增设专门的劳务岗位，专人专用。
2.技术瓶颈问题的应对。要想高效借助信息化手段进行建设，就要解决建设财务共享服务中心遇到的技术瓶颈问题，主要是原有信息系统替换及用户能力问题。首先，针对原有信息系统升级替换的问题，深圳供电局财务共享服务中心出于成本和技术的综合考虑，选择在母公司南方电网的统一财务管理信息系统平台上进行开发和改造，新功能均基于现有平台实现。南方电网一直致力于改进该统一财务管理信息系统平台，深圳供电局也一直与南方电网公司的平台服务商通力合作，因此深圳供电局的本地化功能需求能够在这一不断升级完善的平台基础上得到满足。其次，在系统服务商人员的技术素养方面，深圳供电局对系统服务商建立了全面细致的考核制度，基于系统功能实现的水平加以奖惩，敦促其提高自身人员素质，激发其提高技术水平的动力。而对于共享中心的人员技术能力方面，深圳供电局除了通过定期组织会议和培训学习相关技术，还积极招募具有计算机技术基础的财会与技术复合型人才充实到队伍当中去。
（四）搭建财务共享服务中心的实施路径
1.实施团队
深圳供电局有限公司作为南方电网全资子公司，每年完成本地各系统的各项开发、实施和运维工作，具备良好的科技创新基础。项目负责人为深圳供电局财务部管理人员，熟悉公司的经营管理且理解公司管理理念，业务能力强，项目主要组成人员为财务部员工。
2.实施阶段
第一阶段：财务共享服务模式分析准备阶段。一是制定审批流程优化方案，简化单据审批环节，辅之以移动办公APP审批的使用;二是设立标准化的表单模板，构建以电子化档案为核心的流程，另外进行标准化的扫描设置;三是将财务报销标准、财务内控风险点等信息植入报账平台，利用系统自动稽核初步判断问题。
第二阶段：财务共享服务中心创新应用阶段。一是应用二维码技术实现电子化档案与纸质档案的关联，通过在系统上建立电子影像和纸质单据的关联，结合物流查询实现员工单据从邮寄至扫描归档的全过程追踪;二是采购设备并外委劳务，集中建立标准化作业的票据处理中心，将票据扫描、处理、归档等工作专业化。
3.建设内容
（1）智能共享建设。智能共享是指借助流程自动化（RPA）、人工智能（AI）等技术与手段，实现诸如智能稽核、自动制证等各种自动化、智能化功能，为财务共享领域最终实现高度的机器自动化操作奠定基础。
要实现智能共享，一是融合信息化手段。深圳供电局基于母公司南方电网公司统一使用的财务管理信息系统，结合自身实际进行了扩展和应用本地化。深圳供电局通过将线下流程线上化，探索使用信息化工具提高财务业务效率。其具体应用有：实现费用报销、制证、出納等线下流程线上化，建设移动审批应用;关联商旅平台。通过互联网相关技术，在商旅平台上实现差旅车票和住宿的统一预订、统一报销和统一结算。员工和管理者只需要在手机软件上登录商旅平台进行操作，共享中心定期统一结算费用;建设资金支付的银企直连系统。通过建立银企直连系统，将银行数据及时反馈回财务系统，从线上获取回单，且无需人工干预即可按照设置的规则在规定时间内自动执行支付;建设财务结算资料相关物流配送服务的全流程跟踪。利用二维码技术和信息系统，物流投递人员在物流配送中可通过扫描二维码完成派件，接收的财务人员在系统上做好单据和票据的签收。如此便实现了结算资料的经办人、审批者、财务人员和公司领导都能随时在系统上查看纸质财务资料的实际状态和位置。
二是要融合智能化技术。当今，人工智能技术是未来财务管理的趋势，深圳供电局在未来智能稽核建设规划中，探索运用深度学习技术，建立基于人工智能技术的神经网络模型，将不断累积的庞大错误表单数据输入到机器学习的训练库中，使得机器在不断训练中自我总结出错误表单的规律和特征，从而获得可自我强化的工作能力，将进一步代替人工审批;在发票与税务管理建设系统中，正在探索运用光学字符识别技术。该技术能将图片、文档上的文字内容直接转换为可编辑文本。计划将来进一步探索将OCR技术用以识别除了专用发票以外的其他信息，比如车票船票、定额发票、合同文本等。
（2）数据共享建设。数据共享是指通过财务共享服务中心建设，获得大量标准化的有效数据，并将图片等非结构化数据转变为便于处理的结构化数据，从而进行财务数据分析与处理。
深圳供电局已经建立了完全标准化的运营方式和管理制度，每项业务都有对应的规章制度和业务指导书，在财务共享服务中心亦是如此。在财务单据的设计中，共享中心归纳梳理了常见财务单据的相关单据形式和业务制度，将原本比较宽泛的财务单据形式细化到几种更为实用和标准的形式。
除此之外，在数据管理中提出了标准化数据的概念，即通过人为手段或技术工具，将非结构化的数据转变为标准的表格化数据，也称为数据的网格化。网格化后的数据可以被分析人员充分利用。数据网格化的主要手段工具一是人为手段，通过设定表单格式、填写数据要求等方式人为地将数据转变为可利用的表格化数据;二是使用技术工具，如通过OCR、自然语义识别等技术对数据进行抽取和提炼。
（3）广域共享建设。广域共享是以先进的财务信息系统为基础，实现“业财税一体化”的共享服务模式，扩大财务系统的业务边界。
广域共享的实现路径之一是做到专业化分工。建立专业票据处理点。在费用报销和工程核算的建设中，深圳供电局意识到传统财务实务中令业务人员从繁忙的工作中抽身出来自行粘贴和扫描业务单据是非常低效的。因此通过聘请专业化的劳务人员，把员工的单据粘贴工作交由专人完成，在粘贴过程中进行单据规范性的初步检查，此环节即可减少约三分之二的常见简单错误，随后将粘贴好的业务单据交由专门的扫描岗扫描上传，单据的退回大为减少。在以上措施的基础上，通过集约化、专业化分工代替分散化、杂而不精的传统财务工作模式，将财务基础工作逐步细分，实现财务工作的流程化、标准化。
广域共享的实现路径之二是贯彻一体化思想。一体化是指在标准化的基础上，将业务发生的全过程有机地在各单位之间结合，并形成透明、真实、连贯、可控的业务管理架构。在智能共享、数据共享建设的推动下，深圳供电局财务共享服务中心形成了一体化的会计制度、会计科目、业务流程、信息系统以及数据标准，从会计科目到业务流程全面规范化，为下一步的“业财一体化”奠定了基础，使财务不再局限于核算与监督，能够结合企业目标与业务，充分实现业务部门与财务部门间的双向沟通。
4.流程优化
进行财务共享服务中心建设前的一般费用报销流程基本模式为：经办人拿着纸质报销审批单找业务领导签字审批，审批结束后在报账系统提单并将纸质报销单交给报账员，报账员在业务证明人签字结束后进行审核，审核无误将电子报销单推送至部门负责人，部门负责人完成审批后报账员再次将电子报销单与实物票据一起提交给费用报销专员，费用报销专员同步审核电子报销单与实物票据，审核完成后的电子报销单据待所有领导审批完毕后，方可报销。即“经办人→业务领导→业务证明人→报账员→部门负责人→费用报销专员→业务分管领导→财务分管领导→公司高层”。
改进后的一般费用报销流程为：经办人提单并整理票据，整理好后投递票据箱或直接通知物流公司进行票据邮寄，物流公司将票据邮寄至票据处理中心由专人负责票据签收，签收后由票据粘贴员进行票据核对（数量、金额、发票基本信息等），核对无误后粘贴票据，粘贴完毕后交予影像扫描员进行扫描，影像扫描上传后业务证明人、业务领导、费用报销专责、财务领导、公司高层领导将依次进行审批，线上审批完毕后由出纳进行付款，审核付款结束后实物票据由影像扫描员移交归档组进行归档，即经办人→证明人→部门负责人→业务分管领导→财务共享中心→财务分管领导→公司高层。
共享优化后一般费用报销流程有较大改变，主要变化点如下：一是建立了票据处理中心，实物票据的粘贴和扫描、认证将集中在票据处理中心进行标准化、流程化、规范化处理。二是简化和调整了报销单审批流程，业财审批职责进行了分离，业务集中审核业务的真实性、合理性，财务重点关注财务信息的规范性、准确性等。三是优化后审批基本为线上影像审批，纸质单据不再经过除经办人和票据处理中心以外人员，线上和线下流程一体化。
五、结论与展望
（一）主要研究结论
在世界经济一体化、企业集团化发展、智能化技术飞速发展的今天，深圳供电局以“智慧、共享、服务、创新”的建设理念，遵循智能共享、数据共享、广域共享的建设路径，建成了高度标准化、流程化、信息化的财务共享服务中心，实现了管理创新，达到了降低成本、提高效率、解放人力的效果，提高了财务的价值管理作用。这是建立企业集团财务共享服务中心的一次有益尝试，对其他企业集团财务共享服务中心建设路径的初步探索有一定的借鉴意义。
（二）不足之处及展望
深圳供电局的财务共享服务中心建设为持续健全管理机制，稳步增强风险管控能力贡献了力量，但受限于技术水平等因素，仍有许多局限之处。展望未来，深圳供电局财务共享建设的前路与愿景是建成管理型和决策型的智能财务决策系统。
数据是智能财务决策系统的核心[8-9]，深圳供电局将通过如下路径推进智能财务决策系统的建设：借助影像识别技术、自然语义识别技术及标准化手段，将非结构数据进一步转化为结构化数据;实现财务数据、内部数据到业务数据、外部数据的扩展;探索建立先进的数据模型和算法用于数据分析。通过智能财务决策系统的建设，深圳供电局将充分挖掘数据中有价值的信息，提供业财数据分析和决策参考，充分應对当前电力改革、国企改革、建设中国特色社会主义先行示范区带来的挑战。
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