重大科技项目归档工作挑战与对策
孙琛辉
摘要：重大科技项目由于实施周期长、参与机构多、涉及专业广，对归档工作带来了很大挑战。本文分析了影响重大科技项目档案完整性与真实性的原因，并从建立档案工作责任体系、落实同步跟踪机制、制定统一的归档制度三方面提出了建议。
关键词：重大科技项目 归档 档案工作责任体系同步跟踪机制
当前，我国正处于建设创新型国家的关键时期，国家发改委、财政部、科技部和中科院等部门围绕国家目标，筛选出若干重大战略产品、重大工程和重大基础设施进行建设，取得了一批标志性成果。重大科技项目档案，对于完整记录这些重大科技项目部署和实施的全过程，留存珍贵科研记录和关键数据，以及为后续科学研究提供知识储备，都具有重要意义。
重大科技项目档案是指重大科技项目在预研、立项、建设实施、验收、运行等各阶段直接形成的，且具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和形态的原始记录。可以说，一套完整的重大科技项目档案，就是一部科技项目建设史。做好重大科技项目归档工作意义重大。
但是，由于重大科技项目投资规模大、实施周期长，通常具有工程和科研的双重性，再加上参与机构和人员多，具有跨学科、跨领域、跨机构、多目标等特点，重大科技项目归档工作面临很大挑战。每套重大科技项目档案，几乎涵盖一个全宗所涉档案，涉及的专业多、门类广、载体复杂。重大科技项目建档周期长，责任主体多，建档难度大。
笔者以参与过的部分“国家重大科技专项”“重大科技基础设施”“战略性先导科技”档案工作为例，谈谈归档过程中要面对的问题以及改进建议。
一、重大科技项目档案管理现状
随着国家对重大科技项目投入经费越来越多，重大科技项目档案管理也越来越受到相关管理部门的重视。在重大科技项目管理办法中都有专门针对档案管理的要求，并且相关部门明确下发了档案管理的具体规定。例如，国家档案局、发展改革委制定了《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）；科技部、发展改革委、财政部三部门制定了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》（国科发专〔2017〕348号）。目前几乎所有重大科技项目验收时都有档案专项验收，而且档案验收是项目验收的必经环节，通过了档案验收才能申请项目验收。
但是，实际建档过程中，仍存在一些问题，具体包括：（1）归档责任不明确，科研、管理等一线人员主动归档的意识不强，还有不少人认为档案工作是档案人员的事情，或者仅仅是为应付验收不得不做的一项工作，在档案验收时随意提供一些手头资料，突击归档。（2）实验数据、关键件等过程资料收集不全，甚至有些人认为关键的数据是个人的劳动成果，不愿意归档，更不愿意分享给其他人或其他项目组。实际上，利用国家投资的经费进行的科研活动，其成果归国家所有。这里的成果不仅仅指劳动成果，在研究过程中形成的信息资產同样归属于国家，同样应归档。（3）档案重后期验收、轻前期管理的现象依然存在，验收前档案管理人员工作量激增，档案验收执行标准也不统一。有的重大科技项目持续十几年甚至几十年，其间形成的大量材料在档案验收前才整理、移交，给档案管理人员带来了巨大的工作量。若档案材料质量不合要求，比如缺少签字盖章、不是原件等，还需要查找、补充、完善，而这些工作又会耽误归档的时间，使完成归档的时间延后。（4）跨部门的档案管理标准有些不统一，且项目研制期间建档规范可能会有新的调整，这都给后期的归档工作带来了困难。
这些问题的存在，影响了整套项目档案的完整性与真实性，降低了档案的使用价值，制约了后期科研项目成果的开发和利用。
二、重大科技项目归档问题产生的原因
上述问题的存在，主要是因为项目主管部门、参与人员的归档意识不强、重视不够。具体原因则是档案管理组织体系不够完善、归档工作未随项目实施同步推进、各参与单位的归档标准尚未统一。
（一）档案管理组织体系不够完善
重大科技项目参与单位众多，任务层级复杂，需要跨单位、跨部门协调配合，参与人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参与人员以及相关管理人员。其档案收集的主体，除了档案管理人员和兼职档案人员，还包括参与项目的每个人，即人人都是建档责任人。重大科技项目档案收集工作需要各单位、各部门人员职责明确、相互配合，因此必须建立完善的档案管理组织体系，明确参与人员的归档责任，设计科学合理的归档流程，并以档案管理制度的形式下发、明确。
然而，目前一些重大科技项目的档案组织管理体系不够完善，归档收集工作缺少沟通机制，人员职责不够明确，参与人员归档的主动意识不强，档案人员只能被动接收项目参与人员移交的归档材料，参与人员对归档过程中的材料质量审核把关不严，项目负责人也没有履行对所承担项目形成档案的完整性、真实性、准确性进行检查的义务。待档案管理人员审核发现问题时，往往找不到工作对接人，处于“无人应答”状态。这导致档案管理人员往往不得不承担大量本该由前期项目参与人员完成的归档工作，成为影响档案工作效率的一个重要制约因素。
（二）归档工作未随项目实施同步推进
按照档案管理要求，必须将档案工作纳入项目管理计划和建设流程，重大科技项目管理层要自上而下地推动，在向各参与单位下达任务书的同时，必须将档案工作的内容和要求明确写入任务书中，保证归档工作与科技工作同步进行，并将档案工作的完成作为判断研制任务完成的重要依据。
目前，虽然很多重大科技项目的参与人都意识到重大科技项目档案的重要性，项目负责人也经常提醒大家注意归档，但是由于缺乏强有力的监督管理以及同步归档的流程设计和节点控制，使得同步归档大多流于口号，很难落到实处，大多数项目在立项、年度检查、中期验收等关键节点未同步开展档案工作检查。加上档案工作本身处于项目的末端环节，各参与单位在完成繁重的科研任务过程中，如果不能有意识地进行阶段性归档和档案监督检查，那么档案工作在项目进行过程中必然很大程度上被忽视，导致很多重要的研究过程文件丢失。
（三）各参与单位的归档标准尚未统一
重大科技项目的参与单位众多，涉及研究机构、企业和高校，这些单位都有各自的档案管理标准、业务规范和工作流程且不相一致，各个单位的档案管理水平参差不齐。重大科技项目档案管理水平通常取决于各个参与单位的档案管理水平。
因此，每个重大科技项目均需根据项目特点和管理实际，制定一套完整统一的建档规范。各参与单位的档案管理部门需依据统一的建档规范进行档案工作的监督、检查和指导。
三、重大科技项目归档相关建议
（一）建立“自上而下、协同合作”的档案工作责任体系
重大科技项目归档工作需要构建工作网络，坚持统一领导、分级管理的原则，由项目牵头单位负责向有关单位和参与人员明确建档责任，建立自上而下、协同合作的档案工作责任体系。基本原则包括：重大科技项目管理办公室负责档案工作的各方沟通协调；各任务层级（项目、课题、子课题）负责人是档案工作的直接责任人，在任务层级内下达建档任务，负责组织、协调和检查建档工作；各任务层级（项目、课题、子课题）设兼职档案员，收集科研技术人员形成的归档材料并初步整理，同时负责审核归档材料是否符合质量要求，将符合要求的归档材料按时移交上一层级兼职档案员或本单位档案部门；科研技术人员是归档材料的实际形成人，需对所形成的材料按照归档范围和学术价值做归档价值判断，并按照归档要求及时将有归档价值的材料移交兼职档案员。
在项目实施过程中，各级重大科技项目组织实施管理部门要从立项时就把档案管理工作纳入重大专项整体工作，切实加强对重大专项档案的管理。项目参与各方要理清各自的归档职责并做好接口管理，依据项目管理价值，建立档案管理组织体系，明确各个层级的归档责任；要通过领导推动、档案业务培训等方式，利用项目例会、验收会等机会宣传档案工作的重要性，培养全员的归档意识，尤其是科研技术人员。科研技术人员是一手资料的形成者，要让他们真正意识到归档工作的重要性和必要性，而不能仅仅将目标设定为应对档案和项目验收。
（二）落实档案工作的同步跟踪机制
通过制度保障，真正将科技档案管理制度的传统经验落到实处，实现档案管理与项目管理的深度融合，以最大程度保障归档材料的完整性、准确性、系统性。
1.档案工作管理部门应通过参加重大科技项目工作例会、设备验收会、课题验收会等活动了解项目进展，监督、指导并推动相关制度的实施。
2.应针对不同的项目阶段，明确相应的文件材料归档范围和管理责任主体，体现“谁拥有、谁负责”，构建清晰、完善的文件材料归档范围体系和文件材料管理责任体系，减少漏归档、误归档现象，做到应归尽归。
归档的过程并非只發生在项目开展的后期或项目结题后，在项目进行的任何阶段，都有需要归档的文件材料。重大科技项目一立项，档案工作即需同步启动。项目牵头单位或管理部门在下达科研任务的同时，即需下达建档任务，并任命一名主管领导主管档案工作。项目管理办公室需全面组织和协调开展建档工作，将档案工作纳入项目管理计划和建设流程。在向各参与单位下达任务书的同时，将档案工作的内容和要求明确写入任务书中，并将档案工作的完成作为判断研制任务完成的重要依据。档案工作还要被纳入各任务层级的工作例会，作为常规议事议题，相关单位根据项目进展及时布置、检查和推进。各任务层级负责人在分配研制任务、建设任务的同时，就应布置建档任务，让各级责任人注意文件材料的收集，待研制工作阶段结束或通过鉴定验收后，向兼职档案员移交积累的文件材料。档案工作还要被纳入各任务层级比如设备开箱验收、鉴定验收、入库报销等流程，与业务程序捆绑，实行节点控制，使文件材料全程受控。
3.要将重大科技项目档案与参与人员的职称考评、岗位职责、离职交接挂钩，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。
（三）制定统一的归档制度和规范标准
各重大科技项目需根据项目特点，制定统一的归档制度和规范标准。可以由项目牵头单位档案管理部门依据主管部门归档要求，研究并初步设计报告和任务书，依据项目内容及批复情况，搭建建档责任人体系，草拟档案一级、二级分类方案和具体归档范围，并与档案管理部门、项目管理部门和各层级项目负责人、科研技术人员沟通讨论，探讨每个研究阶段可能产生的文件材料以及应归档文件材料，以此确定正式的归档分类方案、归档范围和归档责任人，形成文件下发执行。各参与单位的档案管理人员原则上必须遵照执行，如果因为与本单位实施的档案管理标准有较大差异导致无法完全遵照，必须报告主管部门档案机构，在项目实施前进行协调统一。
此外，由于重大科技项目实施周期长，在实施过程中有相关的档案管理规范出台，与之前的档案规范不符的，要随时调整，并告知全体归档责任人。
总之，重大科技项目完善的工程管理体系为重大科技项目档案管理工作的开展创造了条件，重大科技项目档案的严格把关也促进了重大科技项目工程的规范管理。只有真正将科技档案工作纳入科技项目管理，才能确保两者互相促进、相得益彰。
参考文献：
[1]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.
[2]张艳梅.国家重大科研项目档案归档的前端控制与过程控制[J].黑龙江档案，2017（3）：51.
[3]李盛楠，王芳.e-Science背景下重大科技项目档案收集归档研究[J].北京档案，2018（9）：15-18.
[4]杨燕.散裂中子源国家重大科技基础设施项目建档实践[J].中国档案，2019（6）：66-67.
作者单位：中国科学院微电子研究所
