《企业数字档案馆（室）建设指南》内容及相关问题思考
王逸凡
摘要：《企业数字档案馆（室）建设指南》是2017年国家档案局为规范和指导企业数字档案馆（室）建设工作而发布实施的档案行业重要规范，本文对该指南的突出亮点、基本内容进行解读，并就存在的不足提出改进建议。
关键词：企业数字 档案馆 企业档案 电子档案
2017年9月1日，国家档案局组织印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知，标志着我国数字档案馆的建设进入了一个全面发展阶段。以往关于档案馆的标准和规范，诸如：《档案馆指南编制规范》（DA/T 3—1992）、《档案馆建设标准》（建标103—2008）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25—2010）都是针对保管纸质等传统载体介质档案的传统档案馆的建设提出相关规范要求。随着信息技术的广泛应用，档案对象的管理空间从“模拟态”向“数字态”和“数据态”转变。[1]“数字态”下档案对象脱离了传统介质的载体，“换装”成以离散的、由计算机识别的数字信号，这给“数字态”档案在保证真实、完整、可用和安全（四性）的前提下进行长期保存带来了巨大挑战。因此，数字档案馆在管理“数字态”对象空间的要求中应运而生了。正是基于这种新形勢的发展需要，国家档案局为指导和规范电子档案的管理和长期保存，使数字档案馆的建设更加适应现实要求，先后组织制定了《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）、《数字档案馆系统测试办法》（档办发〔2014〕6号）、《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）。本文选取具有主体特色的《企业数字档案馆（室）建设指南》（以下简称《指南》）进行分析和思考，着重介绍其亮点、主要内容，并对存在的一些问题进行探讨并提出修改建议。有不妥之处，还望读者斧正。
一、《指南》的内容亮点分析
《指南》内容的主要亮点体现在以下三个方面：
第一，《指南》明确提出了企业档案和企业档案工作的资产属性。同其他对这两个概念进行界定的规范文件相比，《指南》对企业档案和企业档案工作的界定更加明晰，内涵和外延把握得也更加精准。《指南》规定：企业档案“是指企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素”；企业档案工作“是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用”。
其他规范文件将企业档案定义为：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”；将企业档案工作定义为：“企业履行档案管理职责的行为和活动”。[2]因此，其亮点就在于《指南》抓住了企业主体的商业或经济特征，其产生的企业档案和对企业档案实施管理活动的企业档案工作自然继承了该特征。企业档案作为有形资产的凭证，表明了企业档案内容具有资产价值，如房产证明；作为无形资产的组成要素，表明其外延属于资产组成部分，即作为无形资产同样具有资产价值。因此，企业档案的资产价值体现在内涵和外延上。企业档案工作管理对象为企业档案，其工作内容除了收、管、存、用等，还包括助力资产保值、增值，这里的“值”属于经济学范畴，即通过企业档案工作可将企业档案等资产转化为经济效益，获得经济利益回报。《指南》这样的界定与国家档案局发布的《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）中的理论思想是一致的，T42明确指出：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分”“企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准”。对企业档案和企业档案工作资产价值的认识，有助于企业在资产管理的具体实践中，重视档案发挥的作用。
第二，《指南》首次在规范性文件中，通过新旧对比的方式明确事物的基本特征。《指南》在1.2中将企业数字档案馆与企业传统档案馆进行对比，从三方面提出前者的特征：“档案资源数字化”“档案管理信息化”“档案服务知识化”，以更准确地指导信息技术环境下的企业档案工作。
《指南》提出的第一个特征——“档案资源数字化”，从企业数字档案馆的管理对象角度，指出档案信息以数字形式进行存储，馆藏档案来源渠道有两个，包括信息系统原生的增量电子文件和传统载体档案数字化派生的存量数字档案。由此看来，数字档案馆是在传统档案馆的建设架构上进行管理理念以及手段的升级和改造，是对传统档案馆的继承和发展。这一特征能帮助企业解答数字档案馆需要“管什么”的问题。
《指南》提出的第二个特征——“档案管理信息化”，从企业数字档案馆的管理方式角度，指出运用信息技术手段实现档案自动化管理，实现方式是将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中。对比模拟态的传统档案管理方式，数字档案馆将档案管理业务流程链条转变成电子档案管理系统功能进行一站式自动化管理，是信息技术赋能企业档案工作的具体体现。这一特征能指导企业解决数字档案馆应“如何管”的问题。
《指南》提出的第三个特征——“档案服务知识化”，从企业数字档案馆的服务模式角度，指出运用知识管理、大数据等数据关联技术，对档案信息深层次加工和知识化组织，提供有针对性的、主动的、个性的、决策性的知识服务。对比传统服务模式，数字档案馆可以利用信息技术和数字档案馆藏的优势，创新档案服务方式和内容，变被动为主动、变单一档案提供为多样知识决策支持。这一特征能激励企业通过数字档案馆消除“利用难”的问题。
以上三方面特征反映了数字档案馆具备收集、管理、共享利用的功能，正如《指南》最开始提出的：“建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平”。
第三，《指南》详尽列举了7类企业传统载体档案数字化的方法，为企业建设数字档案馆提供了较为全面的参考性建议。与其他参照性文件相比，《指南》对企业传统载体档案几乎所有职能类别都提出了相应的有序数字化建议，包括管理类档案、产品和业务类档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、职工档案等，这在为企业解决各主要业务传统载体档案的数字化问题上提供了具有实用性和针对性的方法。
在9.3.6部分，《指南》还提出按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”（五性）的原则，“结合实际分步推进传统载体档案数字化工作”，并以“外包与自主完成相結合的方式进行”。从数字化原则到手段再到方法，《指南》尽可能详细地为企业建设数字档案资源提供帮助。
二、对《指南》内容的理解和认识
《指南》共有9个部分，可归纳为三个方面的内容，分别是“朝哪建”“建什么”“怎么建”。具体如下：
（一）明确了企业数字档案馆的建设目标与原则
《指南》在第一部分为企业指出数字档案馆“朝哪建”，即建设目标是“通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑”。这一目标从五个递增层级表达企业对数字档案馆建设的长远规划：提高企业档案工作质量和效率—提升档案管理和开发共享服务能力—促进企业管理水平—增强核心竞争力—支撑企业持续健康发展，这五个层级是环环相扣、层层递进的。企业对建设数字档案馆最基本的要求和初衷是实现档案工作提质增效和创新发展；通过档案工作质量和效率的提升，带动档案管理能力和开发共享服务能力增强，这是企业建设数字档案馆的过程目标；档案管理和服务水平的提高助力企业整体管理水平的升级，从而增强企业的核心竞争力，为企业健康可持续发展提供条件，实现企业数字档案馆建设的终极目标。这五个层次体现了目标的科学合理性，为企业建设数字档案馆规划了完整的发展愿景。
《指南》指导企业数字档案馆建设应坚持三项原则：一是“统筹规划，分步实施”，二是“需求导向，利用优先”，三是“安全保密，合法合规”。这三项原则从顶层部署到中层操作再到底层托底，为企业数字档案馆的建设提供了全方位的指导。
顶层部署上，《指南》指出：“企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划。”企业信息化建设是运用信息技术提高企业生产、经营、管理现代化水平，确立网络环境中企业生产、经营和管理的基本框架与基本办法。将企业数字档案馆建设纳入信息化建设规划，即将数字档案馆建设作为企业信息化建设的一部分，通过企业数字档案馆的建设，有效支持和加快企业整体的信息化建设；同时，企业数字档案馆建设能搭企业信息化建设这辆“顺风车”，在企业全面信息化覆盖的范围内，布控和延伸数字档案馆管理和服务“触角”。坚持这两个规划相互成全、同步进行，能保证自动化、智能化档案管理和服务有效开展和实施。除此之外，《指南》还要求在建设过程中，档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。这是企业建设数字档案馆关键的基础之一，尤其在电子档案管理系统与业务系统的对接上，档案部门要协调统一其他部门的功能需求，保证电子档案在收集、管理、长期保存以及利用服务过程中的真实、完整、可用和安全。
中层操作上，《指南》指出：“企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。”企业档案资源建设内容除了增量的电子文件，还包括大量的存量档案需要数字化后由数字档案馆接管。在存量档案数字化工作上，要坚持“五优先”（五性）原则：重要档案优先（重要性）、利用频繁档案优先（常用性）、急用档案优先（急用性）、年代较早档案优先（抢救性）、价值珍贵档案优先（珍贵性）。另外，针对企业业务领域较广、管理层级众多的特点，建设企业档案资源要围绕企业中心业务，以需求为导向，优先保证重要档案资源的利用。在共享利用方面，《指南》强调：“电子档案储存格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。”存储格式的选取直接影响电子档案能否具备真实性、完整性、可用性和安全性以及长期保存利用，因此，国家档案局发布了一系列关于电子档案或档案数据的存储格式规范，如《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57—2014）等。除了规范存储格式以保证电子档案能够长期保存并利用，企业还要注意数字档案馆的服务质量和用户体验，在管理系统功能和界面的设计上，以用户需求为导向，方便用户利用，提升用户体验。
底层托底上，《指南》以档案信息安全和保密为出发点，提出：“企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。”以法律法规为准绳建设数字档案馆是实现档案管理秩序井然、科学合理的前提，而实现档案有序管理要以确保档案信息安全为红线。档案信息安全的实现包括档案内容安全和技术环境安全，需要档案部门与信息技术部门和保密部门协作共同建立安全保密管理制度，确保档案安全可靠。
（二）明确了企业数字档案馆的建设内容
《指南》在第二部分为企业指出数字档案馆“建什么”，即建设内容包括“基础设施、电子档案管理系统、数字档案资源、制度规范、安全保密体系、经费与人才保障”。具体如下：
1.基础设施是企业信息化建设的开展基础与基本条件，“应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备”，即按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应馆藏档案在当前规模和今后增长规模的数据管理和安全保密需要、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。[3]
2.电子档案管理系统是制约企业信息化建设水平的主要因素，是企业档案信息资源管理、共享、开发与利用的软件保障，要实现“收集、整理、保存、统计、利用、系统管理”六项基本功能支持。
3.数字档案资源建设是“企业数字档案馆（室）建设的重点任务，包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设”，数字档案资源的覆盖率和覆盖面直接影响用户利用体验。因此，要以用户需求为导向，坚持“三优先”原则，提升用户档案利用满足感。
4.制度规范是企业信息化建设的实施前提和重要手段，信息化环境需要大量标准制度规范消除业务中的人因因素。[4]制度上，“应制定数字档案馆（室）人员岗位职责，系统运行維护管理制度，机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆（室）安全与保密管理制度等”。标准规范上，“应参考国家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆（室）的电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求”，包括“企业传统档案数字化标准规范建设”“电子文件归档标准规范建设”“档案分类规范建设”“各类档案管理及业务流程规范建设”“档案利用标准规范建设”“安全与保密管理系列规范建设”等。
5.安全保密体系建设是数字档案馆建设的基础工作，主要涉及数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全，“严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；应制订完善的数据接收、移交、销毁等管理规范，制定备份规范”。“管理涉密档案的电子档案管理系统，应按照涉密信息系统分级保护管理的要求进行安全设计和建设。”“管理非涉密档案的电子档案管理系统应根据系统重要程度及其实际安全需求，参照《计算机信息系统安全保护等级划分准则》（GB/T 17859—1999）确定电子档案管理系统应达到的安全等级。”
6.经费与人才是保障企业信息化建设顺利实施的必要支撑条件，经费方面，“企业数字档案馆（室）建设应按照整体规划，制定相应的经费计划，确保软硬件设备购置、实施经费及管理经费的落实，为企业数字档案馆（室）的建设工作提供必要的保障”；人才方面，“应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员的业务技能、信息化技能的培养。在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进，以满足数字档案馆（室）建设和运行的需求”。
（三）明确了企业数字档案馆的建设步骤
《指南》在最后一部分为企业指出数字档案馆“怎么建”，即“按照项目化运作，经过规划、立项、实施、验收、维护等步骤分阶段进行”。具体操作内容包括：
1.明确项目规划阶段企业需要完成的基础工作内容，如成立项目工作组织、制订项目方案等。其中，项目工作小组“主要由企业档案部门人员、信息化部门人员、保密部门人员等组成”，主要负责：（1）建设工作规划、计划、实施方案、制度制定；（2）建设工作实施推进；（3）建设工作检查、总结与考核。另外，制订项目方案要先进行“现状调研与分析”“可行性研究”和“需求分析”，最后“编写数字档案馆（室）建设方案”。
2.指导项目立项阶段企业应“组织专家对项目可行性研究报告或建设方案进行论证评审，通过评审后提交本企业有关部门申请立项”。
3.明确项目实施阶段企业需要完成工作的顺序和详细内容，依次是“人才队伍建设”“基础业务完善与规范化”“制度标准规范制定”“硬件设备配备”“电子档案管理系统实施”“传统载体档案数字化实施”“档案专题数据库建设”“电子文件归档实施”等内容。其中，电子档案管理系统实施方面，《指南》从系统开发、基础数据准备、系统测试、人员培训、系统切换和试运行以及系统评价与验收等方面展开，为企业提出了明确的建设方向和工作内容。
4.明确项目验收阶段企业“应形成数字档案馆（室）建设总结报告、试运行报告、系统检测报告和用户报告等”，组织内、外部专家参照《数字档案馆系统测试办法》要求进行验收。
5.指出项目运维阶段“应参照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56—2014）的要求开展”工作，内容包括：（1）结合企业实际建立数字档案馆（室）运维工作的组织机构，明确其职责。（2）根据企业实际确定数字档案馆（室）运维对象和内容，选择适当的运维模式。电子档案管理系统宜采用外包模式运维，并将运维费用纳入采购费用。（3）根据运维制度开展数字档案馆（室）的基础设施、电子档案管理系统、数据等的运维工作。
三、《指南》存在的问题及修改建议
（一）术语和定义问题及修改建议
第一，对专业术语的定义维度有待提升。例如，《指南》对企业数字档案馆的定义为“企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台”。这个定义的属概念是“集成管理系统平台”，种差包括：形成主体——企业、实现方式——运用现代信息技术固化档案工作业务流程、管理对象——本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源、基本功能——收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用。就总体来看，这个术语定义并未揭示出“企业数字档案馆”和企业电子档案管理系统或系统平台的差异。因为，无论从属概念还是种差的角度看，这个定义都将企业数字档案馆等同于具体的信息管理系统平台，即将数字档案馆仅看作单一维度的系统概念。然而，从前面内容的概述可以看出，电子档案管理系统平台只是企业数字档案馆建设的核心内容之一，前者包含于后者建设内容之中，两者绝不是等同关系。其实，企业数字档案馆概念术语可以对比数字档案馆的概念进行界定，两者除了形成主体不同之外，其他种差和属概念都基本一致。数字档案馆的概念术语，经历了从机构概念、系统概念到体系概念的发展[5]：2010年，国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》首次明确：“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”2014年，国家档案局发布的行业标准《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014）中在数字档案馆的定义维度上进行了升级：“运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系。”可以看出，这个概念将其定位升级为一种管理体系。因此，2017年发布的《指南》将企业数字档案馆术语定义为管理系统平台，是一种理论思维的倒退，不符合概念的发展进程。可见，企业数字档案馆的术语定义应该是：企业运用现代信息技术对本企业所属的电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理体系。
第二，术语和定义的数量有待补充。《指南》的第一部分只对企业档案、企业档案工作和企业数字档案馆（室）三个术语进行了界定，术语和定义的欠缺，会直接影响《指南》质量和實施效果，不利于对企业数字档案馆建设进行规范，不便于企业实际操作和具体执行。因此，笔者建议《指南》应对企业建设数字档案馆过程中涉及的术语和定义进行详尽补充，或采用参见的形式，在《指南》中注明需要参照的标准规范文件，从概念上入手指导企业读懂《指南》、依照《指南》、会用《指南》。
第三，对专业术语定义有待梳理。如《指南》多次使用“电子文件”和“电子档案”术语，却没有对两个术语进行区别和梳理，在一定程度上影响了《指南》的整体质量。因此，应该在概念部分明确定义电子文件为企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频等不同数字格式的信息记录；电子档案是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关过程信息的集合。
第四，对术语的命名存在歧义。《指南》在2.2建设原则部分提出“电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要”，其中“档案数字化复制件”概念的命名存在歧义。数字化是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将传统载体的模拟态文件转换为数字信号的数字态的变迁过程。那么，可以将档案数字化复制件理解为：传统载体档案电子复制件，即传统载体档案经过数字化的电子档案；也可以理解为：电子档案的数字备份，即档案数字化后电子档案的备份。前者包含在电子档案中，与上述原文中的“电子档案”存在概念重复的问题；后者与电子档案不在一个概念层级上，还缺少原生电子文件的内容。因此，将“档案数字化复制件”换成“电子档案数字备份”更为合适。
第五，个别内容表达上含糊其词。如4.1的（1）中的“元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减”以及（4）部分中“对电子档案的有关属性进行检测”都用到“有关”这样的模糊表达方式，既没有对这些国家标准进行列举，也没有对需要检测的属性进行说明，这不利于《指南》的指导价值发挥。因此，笔者建议《指南》中少用“有关”或“相关”等模糊表达的方式，应通过列举等方式将需要参照和检测的内容明确标注出来。
第六，个别术语表达缺乏严谨性。如《指南》多处提到“归档文件”的表达方式，这不是规范的术语表达，应采用“档案”或“电子档案”进行表达，增强《指南》术语的规范性和严谨性。
（二）简称表达的规范性问题及改进建议
《指南》中有诸多简称表达不够清晰，缺乏具体解释，存在指向不明的问题，容易给企业档案工作者造成疑惑。如4.6.3和6.2.6均提到“三员”，两个“三员”都指向不明，建设企业数字档案馆涉及的相关人员主要有档案部门人员、信息化部门人员、保密部门人员以及业务部门人员等，这两个“三员”一样吗？这两个“三员”是指哪三员？类似的问题还出现在4.1检测电子文件的“四性”上，未经过电子文件理论学习的企业工作人员可能对这“四性”根本不了解。即使了解“四性”指的是电子文件的真实性、完整性、可靠性和安全性，但对于如何定义电子档案的真实、完整、可靠和安全，检测结果应满足何种标准要求或参照哪些标准规范文件要求才能达标，《指南》均未做出详细说明。因此，笔者建议在《指南》的概述部分对涉及的术语和简称进行详尽解释和具体说明，如明确电子档案的真实性、完整性、可靠性和安全性的概念界定，并进一步明确真实性检验、完整性检验、可靠性检验和安全性检验的具体含义、检验方式和检验标准。另外，还可采用参见的形式，在文件中注明需要参照的标准规范文件。
（三）参见的标准规范文件问题及改进建议
《指南》中标注了很多需要参照的标准规范文件（详见表1），甚至有的条目全部都是需要参照的文件，这种目录式的《指南》给企业建设数字档案馆在具体应用和实施操作上造成了很大的不便。因此，笔者建议将所有参照标准规范文件作为附件随文附注在最后或以链接的方式在《指南》电子版本中将需要参照的文件进行数据关联，方便《指南》的一站式规范指导。
（四）系统功能实施问题及改进建议
《指南》的4.2.1分类的实施内容为：“按照企业确定的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。”这一阐述并未突显出电子环境中数字档案馆的系统利用信息技术实现电子档案分类的过程，反而类似于纸质环境的档案分类过程。笔者建议表述为按分类方案对电子档案进行自动标识和整理，通过元数据维护档案和形成档案的业务活动之间的关联。再如4.3保存功能中未提到电子档案的元数据保存方法、保存过程等相关内容，元数据的抓取和保存是确保电子档案真实、完整、可靠和安全的关键和核心，这种缺失给企业档案人员保证电子档案的真实性、完整性、可靠性和安全性带来了极大的隐患。因此，《指南》应加强对建设企业数字档案馆关键内容的严谨性和规范性，尤其是在数字环境下需要特别强调的实施方法和关键环节，需在保证准确、严谨的前提下进一步完善和规范。
总之，《指南》作为信息化建设进程中，我国第一个关于企业数字档案馆建设的档案行业标准，它的发布和实施，将会进一步推进企业和国家信息化发展进程，助力企业档案效益最大化，有力推动企业甚至社会信息资源共建、共享和共用等愿景的实现。
注释及参考文献：
[1][4]钱毅.基于三态视角重新审视档案信息化建设[J].浙江档案，2019（11）：18-21.
[2]国家档案局.GB/T 42—2009企业档案工作规范[S].2009.
[3]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2017：74.
[5]刘越男，杨建梁.从机构、系统到体系：数字档案馆概念的发展.档案学通讯，2015（4）：50-55.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
