企业历史遗留问题档案清理策略研究
胡永贺
摘要：本文首先论述了企业历史遗留问题档案当前的现状，通过现状透视问题产生的原因，据此总结开展企业历史遗留问题档案清理工作需要坚持区分价值原则、尊重历史原则以及适度清理原则，并提出在档案清理过程中的工作要点。
关键词：企业 历史遗留问题 档案 清理
企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。企业档案产生于企业创立、发展、改革、兼并、破产等各个阶段，是企业全生命周期的最真实、最完整的见证。由于各种原因，许多企业存在早期档案不完整、不系统、不规范等历史遗留问题，导致无法有效满足企业当前发展需要，不利于档案整体工作水平的提升。
一、企业历史遗留问题档案当前现状
（一）企业历史遗留问题档案普遍存在
在创立初期，企业的重心一般在发展核心业务上，很少能够把“精力”和“财力”投入到档案工作中，往往对档案工作不够重视，很长一段时期没有建立健全的档案工作制度，导致档案疏于管理。而档案的产生是伴随企业创立的那一刻开始的，例如企业营业执照、章程、财务资料、技术及业务资料、合同协议等，因此企业发展早期阶段产生的一系列资料很有可能存在归档不完整的问题。
据不完全统计，我国超过150年历史的企业有同仁堂、张小泉、王老吉等诸多“老字号”，中华人民共和国成立以来开设的国有企业更是不胜枚举，很多“老字号”企业的早期历史档案普遍存在数量偏少、内容零散等问题，少数保存完好、整理规范且收集完整的档案被视为“国宝”，艰难地拼凑起企业历史记忆。改革开放以来，民营企业如雨后春笋般出现，海尔、联想、华为等企业创立历史均已超过30年。通常来说，民营企业相较国有企业而言，经营和生存压力更大，初期对档案工作的投入程度更为不足。因此，绝大多数民营企业的早期档案存在着或多或少的历史遗留问题，成为后繼档案工作者难以回避的现实问题。
（二）一些历史档案仍然存在着重要的保存价值
一般常见的历史遗留问题档案涉及会计档案、文书档案、业务档案、工程档案等，其中文书档案、会计档案的保管期限属于长期或永久保管，具有较为重要的保存价值。笔者调研发现，某拥有70年历史的国有企业在清理历史遗留问题档案时，从库房中堆放的大量档案中，清理出许多有价值的文书档案、会计档案、海外机构档案等，为全面还原企业历史面貌提供了客观依据，在企业70周年庆典中发挥了重要的历史文化见证、传播的作用。其中，海外机构档案是在海外机构关闭时被运输回国并长期堆放未加以整理的档案，通过及时清理为后续清算核资提供了重要依据。
此外，国家档案局联合财政部于2015年12月共同修订出台了《会计档案管理办法》，将会计档案的保管期限由过去的中短期保管改为中长期保管。事实证明，企业经营过程中出现的一些法律诉讼所需要的会计档案，可能要追溯到20年以前甚至更久，历史档案的长期完整保管就显得十分重要。
（三）历史档案清理任务较为繁重
历史档案的清理面临着诸多现实问题，难度较大。一是一些企业建司时间较长，历史遗留问题档案的数量巨大，动辄数万卷，需要进行鉴选、分类、整理、著录、扫描、上传档案系统等。笔者调研发现，某国有企业在2019年开展历史遗留问题档案清理时，涉及档案超过7千卷、8万余件、100余万页，组建由8人组成的项目组耗时7个月方才顺利结项，平均每人每天能够全流程清理5卷历史遗留问题档案。二是档案整理状况普遍不佳，绝大多数档案缺少准确、完整的档案清单，需重新整理、录入，还存在一些繁体字、毛笔字，难以辨认；另外，一些历史档案纸张强度较差，出现泛黄、碎末化等情况，对档案整理、辨认造成极大困难。三是因时间久远，在分辨档案内容时，当时的经办人往往早已离职、退休甚至过世，历史问题无法求证。
二、企业历史遗留问题档案清理原则
（一）区分价值原则
档案的不同价值属性，具体反映在档案的不同保管期限上。通常来说，档案价值属性较高的，保管期限较长，反之则较短。历史遗留档案一般分为文书档案、会计档案、业务档案等大类，每大类下具体又会划分为各项小类，如公文类档案、审计类档案等，分别具有不同的保管期限。在对历史遗留问题档案进行清理前，首先要根据其保管期限判断当前有关档案是否已经超过保管期限，对于已超过保管期限的档案应梳理形成清单实施销毁，无须开展额外的整理工作。
（二）尊重历史原则
不同的历史阶段，与档案工作有关的国家政策、行业标准和企业要求会打上时代的烙印，特定历史时期具有相应的工作要求和标准，在不影响当前档案基本管理要求的前提下，应本着保持原有历史面貌的原则，尽量避免对历史管理状况进行过度调整。
（三）适度清理原则
笔者调研发现，一些历史悠久的企业历史遗留问题档案数以万计，档案清理工作量巨大，需要投入大量人力、物力、财力开展工作，才能达到档案规范管理的标准与要求。考虑到档案投入产出比，对于重要的、利用频繁的档案，可以采取充分清理的方式；对于价值一般、利用率低的档案，可以采取基本清理的方式，即通过清理满足档案的基本调阅与保管，无须进行诸如更换档案盒、补充档号章、数字化加工扫描等，通过适度清理达到成本与收益的平衡。
三、企业历史遗留问题档案清理工作要点
（一）工作方案要周全
历史遗留问题档案清理工作是一项量大、繁杂、细致的系统性工程，因此在正式开展清理工作之前，制订周全、翔实的工作方案显得十分重要。笔者调研发现，因为前期工作方案不完善、不细致，导致清理工作开展一段时期或者在进行项目最终验收时，发现大量问题而需要推倒重来的情况并不少见，如此将极大地影响项目进度，并对项目参与者造成重大的时间损耗、经济损失。对此，项目参与者要充分结合实际，因地制宜，编制一套翔实、适用的工作方案用于指导日常工作。同时，要面向全体参与者进行项目培训，包括负责人及普通员工，以确保清理行动整齐划一。在项目进展过程中遇到新的问题时，不回避、不隐瞒、不想当然进行处理，要及时研究并制定新的解决办法，并在工作方案中予以完善和体现，使工作方案始终是唯一权威的工作指南。
（二）人员安排要合理
通常来看，囿于企业档案部门人手有限，对于历史遗留问题档案数量较多的企业，较多采取外包服务的方式组织推进项目。在甲乙双方的合作中，甲方主要负责编制工作规范、验收标准以及给予项目资源支持，乙方主要负责做好工作任务的执行和项目标准的落地。同时，乙方内部应按照清理工作流程和内容进行合理化分工，包括档案的清点、整理、录入、质检等，优化工作流程，确保工作质量。注重确立项目考核奖惩机制，在项目合同中明确甲乙双方责任，重点是乙方的违约责任和处罚措施。同样，在乙方内部，要重视制定与工作量、工作质量相挂钩的考核机制。笔者调研发现，乙方项目人员大多数年龄较小、工作经验较少，如缺少严格的奖惩措施进行约束，工作的细致程度和积极性将大打折扣，工作质量难以保障。
（三）解决问题要及时
甲方要实时监督项目的进展，不能当“甩手掌柜”，甲方不宜在项目的最后阶段才开展验收，应进行阶段性检查和验收。笔者调研发现，多数在最后验收过程中发现大量问题的企业，一方面是因为方案不够翔实或乙方执行不力，另一方面是甲方未能及时发现问题，提出整改意见，导致项目的方向性错误未能及时得到纠正。因此，甲方要加强实时监督，及时解决过程中出现的问题，针对错误的情况要灵活做出调整。将验收工作分解在平时，一方面有利于问题得到及时解决，另一方面有利于对问题进行深入检查，避免集中在最后阶段进行验收，工作量巨大而导致工作不细致。同时，要将问题情况与项目结算挂钩，以合同协议为约束，将处罚措施作为项目保驾护航的重要手段。
企业历史遗留问题档案清理工作关乎企业档案工作总体质量和水平，关乎企业权益的长久保护，因此妥善把握清理工作的原则，采取有效的清理措施，对于及时、全面、集约地完成历史档案清理工作至关重要。
参考文献：
[1]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
[2]曹中伟，肖可.档案清理移交工作存在问题剖析[J].兰台世界，2002（2）：23-24.
作者单位：中化商业保理有限公司
