“中国天眼”档案管理实践探索研究

    刘娜

    摘要：本文针对“中国天眼”这一国家重大科技基础设施建设项目，在介绍“中国天眼”档案管理体系构建的同时，重点阐述“中国天眼”在归档管理、保管利用、资源开发等方面的实践探索，以便为国家重大科技基础设施建设项目档案管理提供实践方面的参考借鉴。

    关键词：大科学工程 中国天眼 档案管理 档案信息化

    作为“十一五”期间国家重大科技基础设施建设项目，世界最大的单口径球面射电望远镜（FAST）即“中国天眼”受到了社会各界的广泛关注。在此背景下，“中国天眼”团队在关注工程实施的同时，也积极参与到档案管理工作中，以便让社会各界更全面地了解该重大科技基础设施建设项目。在不断的实践探索中，“中国天眼”团队依据国家和中国科学院的相关规范，通过规章制度建设、全过程跟踪管理、归档范围细化、信息化建设、声像资源开发等举措，完成了从预研究、立项、实施到竣工验收25年间档案的收集与整理工作。在不懈努力下，2019年5月27日国家档案专业组验收时，“中国天眼”档案管理工作获得国家档案局和中国科学院档案馆的一致好评。

一、“中国天眼”档案管理体系构建

    档案管理体系的构建是“中国天眼”档案管理的重要基础，本文主要从管理制度和组织体系两方面来探讨档案管理体系的构建。

    （一）“中国天眼”档案管理制度建设

    “中国天眼”档案严格遵循国家和中国科学院的相关档案要求，主要依据《重大建设项目档案验收办法》（档发﹝2006﹞2号）、《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》（ZKY/B 002—8—2006）、《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字﹝2015﹞176号）和《建筑工程资料管理规程》（DB11/T 695—2017）等管理制度。

    除严格遵循国标、行标和院标外，根据工程特点，“中国天眼”团队在对其进行管理的过程中，陆续制定了《FAST工程文件管理细则》（GT/ZY 08—ZT—2008—02）、《FAST工程三层次文件记录编号导则》（GT/ZY 08—ZT—2008—03）、《FAST工程档案管理办法》（GT/ZY 08—ZT—2010—06）、《500米口径球面射电望远镜（FAST）档案立卷作业指导书》（GT/ZY 08—ZT—2015—01）等管理制度。这些制度明确了文件编号规则、归档范围、归档质量等要求，有效保证了“中国天眼”档案的质量，并获得了档案验收组的一致认可。

    （二）“中国天眼”档案管理组织体系

    在中国科学院档案馆的监督指导下，在FAST经理部领导和各系统协助下，“中国天眼”团队逐步建立了相应的档案管理组织体系。具体而言，该体系主要由工程经理部常务副经理牵头，工程办公室主抓，各系统配合管理。工程办公室设置档案主管负责档案的收集、整理、保管、统计和利用；各系统总工程师是本系统档案工作的第一责任人，各系统设置兼职档案员，负责收集本系统档案。兼职档案员每季度向工程办公室移交本系统档案。工程办公室实时跟踪各单位工程进展，并将发现的问题上报工程经理部。此外，在《FAST机构岗位设置与职责》程序文件中，明确规定各层级人员的档案职责，从根本上保障了档案管理组织体系的正常运行。

二、“中国天眼”档案管理实践探索

    作为“十一五”期间的大科学工程，“天眼”档案除具有科研性与工程性相结合、合同金额大、类型复杂、参建单位多、建档周期长、学科跨度大等大科学工程档案共同的特点外，最大的特点就是异地建设。笔者将根据“中国天眼”档案的特点，详细介绍“中国天眼”档案管理方面的实践探索。

    （一）“中國天眼”档案管理在归档管理方面的实践探索

    为了保证全面完整归档，笔者所在单位主要采取了如下方式。

    1.档案交底。由于“中国天眼”合同的数量大、金额高，为保证最终移交档案的质量，笔者所在单位以合同金额作为划分标准，采用更有针对性的方式进行档案管理。档案交底主要是针对“中国天眼”1000万元以上金额的合同采取的一种工作方式。该方式利用施工技术交底的机会，将国家及中国科学院的相关档案标准告知参建单位，并监督其设置资料员岗位；对参建单位进行档案交底，以便让施工项目经理、总监、设计单位、勘察单位等了解建设单位对档案的要求，有利于后续工作的稳步推进。

    2. WBS分解。“中国天眼”档案囊括了基建档案、工艺设备档案和科研档案等多种类型。对于工艺设备档案而言，笔者所在单位并没有相关方面的标准可以参考，为了避免建设单位与施工单位、监理单位沟通不畅，主要采用了WBS任务分解法，即从“目标—任务—工作—活动”的分解开始，让参建单位将合同中的工作内容层层剖析，以分部分项的方式报送监理和建设单位审批。通过这种方式，参建各方（施工、监理、管理公司及建设单位）能够更加明确合同内容，为归档范围讨论提供牢固基础。

    3.归档范围细化。由于“天眼”建设内容复杂、学科跨度大，所以在工作任务分解的基础上，还需要根据每个单位工程施工的内容和专业特点，制定有针对性的归档范围。笔者在充分调研该单位工程所涉及的国标、行标的技术上，联合施工单位、监理单位、现场管理部及技术人员一起讨论，经过反复协商，形成针对该单位工程的资料归档范围，并经各方会签后存档。“归档范围细化”是每项单位工程档案管理中最耗费时间和精力的内容，也是关系到“天眼”档案完整性的最重要一环。“归档范围”要兼顾参建各方的立场，在保证应归尽归的前提下，还要统筹考虑后续的利用需求。只有通过讨论并确认的归档内容，才能作为档案专项验收的依据。

    4.编制作业指导书。由于“天眼”参建单位众多，档案管理工作面对上百家管理对象，所以收集和归档条件复杂。由于参建单位的档案意识和业务水平参差不齐，所以移交档案的形式千差万别。为了统一“天眼”归档文件的形式，笔者编制了《500米口径球面射电望远镜（FAST）档案立卷作业指导书》。其中包括封面著录、卷内目录著录、卷内材料整理、卷内备考表著录、案卷装盒、移交目录填写及档案工作总结七部分内容。经实践，在作业指导书推广后，各施工单位著录形式和组卷方式基本统一，大幅减轻了建设单位档案人员重复整理的工作量。

    5.档案专项验收。为确保施工单位在撤场前完整地移交档案，笔者所在单位制定了单位工程档案专项验收的工作举措。档案专项验收包括四个步骤：一是施工单位进行档案工作总结，提交档案自查报告，向建设单位、监理单位提出验收申请；二是监理单位对施工单位的档案进行审查并签署意见；三是建设单位组织专家召开单位工程的档案专项验收会；四是施工单位对照专项验收时的专家意见，进行逐条整改和回复。整改闭环后，施工单位向建设单位移交资料并撤场。

    （二）“中国天眼”档案管理在保管利用方面的实践探索

    1.档案分类附表。根据《重大建设项目档案验收办法》的要求，结合《中国科学院贵州省人民政府关于调整500米口径球面射电望远镜国家重大科技基础设施项目初步设计及概算的批复》及“天眼”建设实际情况，按照各系统和子系统的不同分工，笔者制定了“中国天眼”项目的一级类目、二级类目和三级类目。需要注意的是，由于“中国天眼”项目建设内容复杂，仅靠三级分类不能满足档案检索与利用的需求。所以在三级类目下，笔者制定了针对每个单位工程的档案分类附表。档案分类附表按照各单位工程的实施阶段或设备构成进行细分，使工程技术人员能够更容易找到所需资料。

    2.档案信息化。在工程建设初期，为解决“天眼”档案异地利用的问题，笔者尝试利用“项目管理大师”平台，将前期工程档、管理制度、会议纪要等上传至该平台，用于解决基础文档利用的需求问题。

    在工程建设中后期，由于异地科研档案、基建档案利用需求高，我们与专业公司合作开发了“中国天眼”档案管理系统，定制了针对“天眼”特点的个性化功能。按照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，笔者单位分批次将扫描后的文档进行上传和挂接，目前已完成1900余卷档案的扫描和挂接任务；通过“天眼”档案管理系统，实现了档案数据的收集、录入、检索、利用、权限管理等功能，实现了各类档案的网上整理、编目、检索、浏览、下载、编辑、打印和统计。

    （三）“中国天眼”档案管理在资源开发方面的实践探索

    在声像档案资源开发方面，通过20余年的工程筹备、建设、调试和试观测，“中国天眼”积累了丰富的声像素材，诸如开工、竣工、总体工程验收等重大节点素材，工程建设者、建设地风土人情等人文素材，建立了一整套“中国天眼”声像档案资源库。在这些资源积累的基础上，“中国天眼”团队努力用“天眼”的声像素材讲述“天眼”的故事，独立制作完成《南仁东：一眼万年》档案微视频，并与中国科学院档案馆合作，联合录制了《“天眼”之书》档案管理纪实片。《“天眼”之书》用声像档案回溯了“天眼”这项庞大、复杂、堪称奇妙的工程，是如何从科学家的大脑中被一步步搬到了大山深處的；《南仁东：一眼万年》用声像档案记录了时代楷模南仁东先生的传奇人生。这两部作品在全国355部参展项目中脱颖而出，《“天眼”之书》获得2018年度全国建设项目档案专题片一等奖（排序第1），《南仁东：一眼万年》获得建设项目档案微视频“最佳人物纪实奖”。

    在纸质档案资源开发方面，学者们正在进行“中国天眼”建设史的相关研究，编写教材和讲义等。

三、结语

    “中国天眼”作为国家重大科技基础设施建设项目，需经过国家级的档案专项验收。所以笔者所在单位在档案的收集和整理中投入了较多人力、物力，从而导致档案管理其他方面的工作开展不足，比如档案编研工作开展有限。虽然笔者所在单位完成了档案微视频，并在相关微信公众号上进行了一些大科学工程档案资源的整合与推广的尝试，但是对于存量较大的“中国天眼”档案资源而言，其挖掘和利用的力度明显不够。同时，“中国天眼”望远镜每天观测的数据量近150TB。这些科学数据关系着望远镜的科学产出和国际影响力，属于后续“中国天眼”科研档案管理的重要范畴。对上述科学数据的安全存储与有效利用，也将是未来需要深入研究的课题。

    2018年3月14日，国务院印发《积极牵头国际大科学计划和大科学工程方案》，从顶层设计、组织实施和统筹协调方面同时部署，形成了我国牵头组织国际大科学计划和大科学工程实施的宏伟蓝图。未来我国会有很多大科学工程陆续启动，“中国天眼”档案管理的实践经验可以为此贡献一些力量。同时，“中国天眼”作为进入运行阶段的大科学工程，运行内容的变化必将引起档案管理实践的变革，笔者会对此进行持续关注和研究。

    *本文系中国科学院档案馆档案专项课题“大科学工程运行阶段档案管理模式与方法研究”（项目号：2019-A03-04）的研究成果。

    作者单位：中国科学院国家天文台、中国人民大学信息管理学院