一条主线，三个趋势
李甜
摘要：在对《科学技术研究档案管理暂行规定》进行修订的基础上，2020年10月国家档案局、科技部发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》，并于2020年11月1日起施行。这次修订突出“围绕中心、服务大局”的档案工作主线，精准把握档案管理的发展趋向，通过进一步完善科研档案定义，明确科研档案管理职责，优化科研档案管理流程，为加强科研档案工作、促进科研档案工作更好地为科技创新服务提供了规范与指引。
关键词：科研档案 科技政策 制度修订
Abstract： Based on the revision of the Interim Regulations on The Management of Research Ar？ chives， the State Archives Administration and the Min？ istry of Science and Technology issued Decree No. 15 in October 2020， announcing the Regulations on the Management of Research Archives which will take ef？ fect from 1 November， 2020. This revision highlights the main line of archives work of "centering on the center and serving the overall situation"， accurately grasps the development trend of archives manage？ ment. The revision further clarifies research archives definition， clears scientific research archives manage？ ment responsibility， and optimizes scientific research archivesmanagementprocess，providingbetter norms and guidelines for strengthening research ar？ chives work and promoting archives work provide ser？ vice for scientific and technological innovation.
Keywords： Research archives；Science and tech？ nology policy；Regulations revision
一、引言
科學技术是第一生产力，全球科技变革与产业转型的新局势为中国科学技术的发展带来了重要的战略机遇期，更严峻的挑战也随之而来，这迫切需要我国进一步深化科技体制改革，大力提高科技自主创新能力，充分发挥科技创新引领发展的动力。科学技术研究是科技自主创新的重要手段，科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）又是科学技术研究最真实、全面、系统的记录，加强与完善科研档案管理与服务水平，提升档案工作服务科研活动能力，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展中的重要作用是当前深化科技体制改革，实施创新驱动战略，推动创新型国家建设的时代背景下档案管理领域的重要内容。
为加强科研档案工作，促进档案工作更好为科技创新服务，2020年10月，国家档案局、科技部发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》），将于2020年11月1日起施行。《规定》是对1987年国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号，以下简称《暂行规定》）进行修订而成，也是《暂行规定》颁布实施30多年来第一次修订。《规定》相对于《暂行规定》而言，在章节拆合和条款修订中表现出更强的科学性和时代适应性，将科研电子档案管理、科研档案开放共享等新要素引入科研档案管理中，更能满足新形势下科研档案管理需求。国家档案局、科技部的有关负责人指出，《规定》的印发对于加强科研档案工作，促进我国科技创新工作具有重要的意义：一是有利于提高档案工作围绕中心、服务大局的能力；二是有利于加强新形势下的科研档案管理工作；三是有利于科研档案与科学数据的协同管理；四是有利于加强科研诚信体系建设；五是有利于减轻科研人员负担。而《规定》的有效实施是发挥《规定》价值与意义的基本前提。鉴此，本文将对《规定》主要内容变化、修订动向进行梳理与解读，用以为规定的落地推行提供参考。
二、《规定》修订的主要内容与解读
《暂行规定》共二十四个条款，全文3100余字，而修订后的《规定》条款仅增加四条，字数也只增加为近3500字，光从篇幅看，似乎变化不大。但与《暂行规定》相比，《规定》从形式到内容上都发生了巨大变化。首先，形式上，修订后的《规定》改变了体例结构，用语表述也更规范简明；其次，内容上，本次修订变化主要体现在以下七个方面：一是完善了科研档案的定义；二是进一步明确了科研档案管理责任；三是丰富了科研文件材料的归档内容；四是增加了科研电子档案的管理要求；五是对跨学科、跨领域、跨机构开展研究的科研项目的档案管理提出了要求；六是优化了科研档案验收制度；七是鼓励科研档案信息的共享利用。
（一）结构变化
《暂行规定》采用章条式的体例结构，由总则、分则和附则三个部分构成，共分六个章节，包括：总则、科研文件材料的形成和归档、科研档案的管理和检查、科研档案的开发利用、科研档案人员、附则，合计二十四个条款。新修订的《规定》的体例则为条例式，不再分章节，总计二十八个条款，按照规定制定的目的、依据、适用范围、具体规范、执行办法、奖罚措施、解释权、施行日期的大致顺序先后排列。所以新修订的《规定》虽然不再分为章条式，但仍然保证了良好的条理性。另外《规定》篇幅规模不大，不分章节也一定程度上提高了《规定》的简洁性。
（二）用语变化
1.替换时代色彩明显的表述
《暂行规定》有部分用语带有明显的其所处的计划经济体制时代特征。例如《暂行规定》第二十三条将适用范围表述为“有科研项目的全民所有制单位和集体所有制单位”，而《规定》第二条在表述适用范围时则修订为“承担科研项目研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定”，提高了适用范围的科学合理性，表述也更为符合当前的用语习惯。
2.提高语言表述的专业度
《暂行规定》部分用语存在不够简练、口语化的现象。如《暂行规定》第十五条“经过检查，对科研档案工作搞得好的单位，要给予表扬或奖励……超过期限仍未改进的，要采取不准报成果和不发成果奖等强制性措施，促其尽快改进。”再如第十九条“……搞好咨询服务工作。”大量口语化的表述会降低规定内容的专业性与规范性，新修订后的《规定》在用语的专业性、书面性、简明性方面得到了较大提升。
3.内容变化
（1）完善了科研档案的定义
《暂行规定》将科研档案定义为“科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料”。《规定》则将科研档案定义完善为“科研项目（包括科研课题）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”。该定义表述细化了科研档案形成过程中的关键节点，增加了科研档案的实物形态，音频、视频载体形态也被纳入。完善后的科研档案定义体现出与时俱进性，科学性进一步提高。
（2）明确了科研档案管理责任
《暂行规定》里关于各责任主体的权责表述散见于各章，内容分散，不够明晰。管理学的责任原理要求合理分工、明确责任，否则的话就会出现责任模糊、管理混乱。因而，分工明确、权责界限清楚、内容具体且职责落实到部门和人是实现权责明晰的第一步。修订后的《规定》按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则，从第八条到第十三条集中对科研档案管理工作中涉及的各级各类组织与个人分别进行了明确的职责规定。层次清晰、条理分明地对各级档案主管部门、科技主管部门、科研项目管理单位和科研项目承担单位、参加单位、科研项目负责人的具体责任详细说明，并对一些特殊责任事项进行了专门说明，如对财政支持的科研项目档案工作责任进行了明确，并特别提出了科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责等要求。《规定》的上述修订是科研档案管理分级管理、分工负责的一大重要进步，保证了权责界限清楚，并能落实到部门与个人。明晰的科研档案管理职责规定，有利于提高科研档案管理的规范性，保证了科研档案管理的顺畅性与执行性，有助于改善我国科研档案工作职责不明确的现状。
（3）丰富了科研文件材料的归档内容
《暂行规定》与《规定》都按照科研档案的形成特点与规律，分阶段对各个阶段科研活动应归档的文件材料进行了相应规定与说明。相较于《暂行规定》，修订后的《规定》在归档范围上更为详细全面。具体表现为：1）对科研活动阶段划分进行调整，由原有的科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段五个阶段合并调整为立项论证阶段、研究实施及过程管理阶段和结题验收及绩效评价、成果管理阶段三个阶段，调整后的阶段划分更符合当前科研内容和科研管理程序，更适合现有科研项目特点与科研档案管理流程。2）增补部分遗漏文件材料，如研究实施及过程管理阶段的科学数据与研制的样机、样品、标本等实物及其目录、图片；立项论证阶段的项目指南、立項评审材料等。增补的应归档文件材料一方面体现了对实物形态的科研档案的重视，这与此次《规定》修订时完善科研档案定义，将实物形态的原始记录纳入了科研档案的范畴协调一致；另一方面弱化了对行政性、依据性科研文件材料的强调，加强了对过程性科研文件材料的重视。
（4）新增科研电子文件与电子档案管理要求
新增科研电子文件与电子档案相关管理要求，是新修订的《规定》的重大进步。由于《暂行规定》诞生的时代背景原因，并未涉及电子文件与电子档案相关规定。新修订的《规定》根据当前科研档案管理信息化发展趋势以及电子文件单套制归档要求，新增了电子文件、电子档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等方面的相关要求。这一变化有利于加强与规范科研电子文件、电子档案的收集管理，促进科研档案管理的信息化水平的提升，是科研档案管理跟上数字化转型大趋势的重大举措。
（5）对“三跨”科研项目的档案管理提出了要求
《规定》要求科研项目牵头承担单位对跨单位开展研究的科研项目档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确了档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。《规定》还要求科研项目参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，应当将副本或复制件或所承担科研项目档案目录送交牵头承担单位集中管理。跨学科、跨领域、跨机构开展科研项目会成为科学研究的主流，《规定》的这一内容有利于及时遏制这一领域由于被忽视、权责不清等所形成的管理“真空”带来的科研档案管理失范问题。
（6）优化科研档案验收制度
《暂行规定》要求，对已完成的科研项目进行鉴定、验收之前，档案部门应对准备归档的科研文件材料加以审核验收，《规定》在根据现实科研绩效评价方式改革的基础上，提出科研档案验收时可按规定进行审查或验收。这一变化提高了科研档案验收节点的灵活性，减轻了科研活动验收对档案验收的强依附性，有利于科研活动的开展。
（7）鼓励科研档案共享利用
《规定》要求“建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发”。与《暂行规定》相比，这一规定强化了科研档案信息的开放共享与利用，是对国家科技政策的促进创新能力的有力回应。同时直接提出科研档案资源深度开发的要求，对于加强科研档案资源的科学合理利用起到直接的促进作用。《规定》同时也十分注重科研档案的保密与安全，第二十二条强调“科研档案开放利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定”。《规定》的第六条、第十八条、第二十条也分别提及科研档案的安全问题。这充分体现了《规定》坚持科研档案开放共享利用与保密安全相统一，也是科研档案开放共享利用过程需要坚持的重要原则。
三、《规定》的修订动向
《规定》的修订是科研档案管理领域的重大事件，有利于健全与完善科研档案管理的规章制度，在其修订完善的历程与重要内容变化这一明线背后，暗藏的是新形势背景下我国科研档案工作发展的重要趋势这一暗线。对这一暗线的梳理对于厘清《规定》的修订逻辑、把握《规定》实施的重点方向都具有重要意义。
（一）突出“围绕中心、服务大局”的工作主线
科研档案既是科技活动的产物，又是支撑科学研究和科技创新的产物，同时也是政府制定政策和决策的重要依据。科研档案工作历来紧跟党和国家科技工作的步伐，始终与国家的科技形势和中心任务密切相关，积极贯彻党中央、国务院对科技工作和档案工作的部署。如今，中国社会主义进入新时代，习近平总书记提出“创新是引领发展的第一动力”，中国的科技政策面临着新时代的要求，提出科技创新“三步走”战略，到2020年进入创新型国家，到2035年左右进入创新型国家前列，到2050年要成为世界科技强国。这对科研活动的规范化管理与科研档案资源的开发利用，提出了更高的要求。
《规定》的修订也已经看到科研档案工作在国家创新体系建设、创新驱动发展战略实施中的重要任务与使命，通过对科研档案管理全流程提出要求，推进科研档案工作规范化发展，正是承担任务与使命的现实体现。并且重点突出，将提升科研档案管理的信息化与数字化水平、科研档案资源的深度开发、科研档案资源的共享利用放在突出位置，以优化科研档案工作服务科学研究、服务科技创新发展大局的能力，提升科研档案工作服务科研活动的能力，与国家的科技政策、科技体制改革深化发展方向协调一致，充分体现了科研档案工作将“围绕中心、服务大局”作为始终不变的工作主线。
（二）精准把握档案管理发展主要趋向
《规定》的发展变化处于时代发展的浪潮中，有关规定条款的增删改易紧随时代发展步伐，精准把握档案管理发展主要方向，是《规定》修订变化体现出的另一显著趋势。
1.允许单套制电子文件归档管理
《规定》第十八条规定，符合条件的单位，科研电子文件可仅以电子形式归档保存，这实质就是允许符合条件的单位实行单套制电子文件归档管理。《规定》对此类单位电子文件的形成、收集、管理、接收、利用等各个环节做了详细的规定与约束，以确保科研电子文件真实、完整、可用、安全。我国在21世纪初陸续出台了电子文件双套制管理的规定，但随着信息化的进展和电子文件管理实践的推进，双套制的不适应性越来越多地显示出来，电子文件管理实行单轨单套管理已是实践发展一个不容忽视的重要趋势。2012年，国电联办先后在一些项目上开展了全流程电子化管理试点；2015年，上海自贸试验区开展了电子文件归档和电子档案单套制管理模式探索；2015年，《会计档案管理办法》率先从政策上开了电子文件单轨制管理的口子；2016年，修订发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）取消了双套制归档的要求。尽管单轨单套电子文件归档管理仍然处于实践逐步铺开、理论研究日益丰富的探索阶段，但已是大势所趋。在此种背景下，《规定》正式允许采用单套制电子文件归档管理模式，是其跟随时代发展步伐，紧抓档案管理发展趋势的重要体现。
2.鼓励开放共享，拓展开发利用深度
科学数据开放共享可追溯到20世纪50年代，近年来人们对其的重视程度日益提高，一方面是因为开放获取科学数据被认为与所有学科领域的各种数据和所有研究人员相关，另一方面国内外颁布了许多科学数据开放共享政策，启动了许多科学数据开放共享计划或项目，同时发表了相关研究成果，科学数据开放共享这一研究热点也因此成为重要的发展方向。2018年，国务院办公厅印发了《科学数据管理办法》，对进一步加强和规范科学数据管理和开放共享提出了总体要求，以更好支撑国家科技创新、经济社会发展和国家安全。科研档案是科研活动历史记录的重要载体，科学数据是科研档案的重要组成部分，科学数据的开放共享与科研档案资源的开放共享密切相关。
《暂行规定》里只提出“各单位要大力开发科研档案信息资源，面向单位领导、科研人员，面向社会，为经济建设、科技进步和技术市场服务”，《规定》在修订时敏锐地捕捉到开放共享这一发展趋向，与时俱进地将其修订为“各单位应当建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发”。这一修订体现出对科研档案开放共享的鼓励，并对科研档案资源的开发利用深度进行进一步拓展。对科研档案进行高效管理、开放共享和深度开发利用，是充分实现科研档案价值，发挥科研档案推动科技进步重要作用的重要途径，既符合科学数据管理趋势，也符合科研档案管理发展大趋势。
3.持续优化科研档案管理流程
《暂行规定》的出台对规范与优化科研档案管理流程起到了重要作用，《规定》的修订进一步体现了对科研档案管理流程的持续优化。笔者在对《规定》的内容修订变化进行解读时，通过梳理可以发现，无论是通过分级明确科研档案管理责任、重新划分科研项目阶段进而细化科研文件材料归档范围，还是新增电子文件与电子档案管理要求，允许实行电子文件单套制归档管理等，其实质都是结合现有科研活动开展与科研档案生成利用特点，对科研档案管理流程从明晰责任、改进工作方式、调整工作节点等角度入手，提高科研档案管理流程的通畅度、降低科研档案管理成本。
《规定》虽然对科研档案管理涉及的全流程都做了全面要求，但《规定》更多的是一种宏观层面的规范与引导，对微观层面的具体执行与操作的深入程度则不可避免地略显不足。可以预见的是，仅凭《规定》的出台，难以真正地将《规定》内容与精神贯彻到科研活动与科研档案工作中。应在对《规定》修订内容变化详细解读的基础上，把握修订趋势，通过制定《规则》实施细则、加强《规定》与配套政策制度的宣传贯彻工作、档案部门与科研部门协同联动管理等途径切实推动《规定》的落地实施，充分发挥《规定》的重要作用，促进我国科研档案管理工作的发展。
注释及参考文献：
[1]张永凯.改革开放40年中国科技政策演变分析[J].中国科技论坛， 2019（04）：6-12.
[2]于洋，魏益凡，王敏.国家科技体制改革后高校科研工作的主要变化——以吉林农业大学为例[J].中国高校科技， 2018 （09）：18-19.
[3]国家档案局.国家档案局、科技部发布《科学技术研究档案管理规定（征求意见稿）》[EB/OL].（2018-12-21） [2020- 10- 29].https：//www.saac.gov.cn/daj/qydagz/ 201812/8a997c0494b9425594c33c2bd40fe973.shtml
[4]国家档案局.国家档案局、科技部有关负责人就发布《科学技术研究档案管理规定》答记者问[EB/OL].（2020-10-22）[2020-10-29].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/ 202010/04f657574d344feab515711c15b17920.shtml
[5]国家档案局.《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）正式发布[EB/OL].（2020-10-09） [2020- 10- 29].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/ 202010/601f6491eabb4a2aa207685fb7a07c28.shtml
[6]國家档案局.国家科委、国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的通知[EB/OL].[2020-10-20].https：// www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/e61a4e1200c040c4a7cfb？ fc044f77a21/files/e684a91b504d472caaf78ce18f3a691e.pdf
[7]毕建新，刘卫，李东.关于《科学技术研究档案管理暂行规定》修订的思考与建议——以国家自然科学基金项目档案为例[J].档案学研究， 2018（02）：57-62.
[8]薛澜.中国科技创新政策40年的回顾与反思[J].科学学研究，2018，36（12）：2113-2115+2121.
[9]马名杰，张鑫.中国科技体制改革：历程、经验与展望[J].中国科技论坛，2019（06）：1-8.
[10]陈仰东，何丽梅.建设权责清晰医保体系的意义与建议[J].中国医疗保险，2019（12）：25-27.
[11]周玉琴，邢文明.我国科研数据管理与共享政策体系研究[J].中华医学图书情报杂志， 2018， 27（8）：1-7.
[12]曹希敬，袁志彬.新中国成立70年来重要科技政策盘点[J].科技导报， 2019， 37（18）：20-30.
[13]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究， 2019（01）：88-94.
[14]盛小平，武彤.国内外科学数据开放共享研究综述[J].图书情报工作， 2019（17）：6-14.
[15]新华网.国务院办公厅印发《科学数据管理办法》[EB/ OL].[2020-10-26].http：//www.xinhuanet.com/2018-04/ 02/c_1122627670.htm.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
