办公室文秘工作效率的提高策略
车美琪
中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-078-02
摘 要 如何提高效率，这是办公室文秘岗位工作人员首先必须解决好的问题，在实际工作中，作为企业办公室的文秘人员，就要时刻保持冷静和理性，并要不断提高自己的综合能力，从而来提升办公室文秘的工作效率。办公室文字秘书要分清工作的主次，要把主要时间与精力放在企业大事处理上，而不是像陀螺一样，在繁杂的事务堆里拼命地转，成天被琐事缠着脱不开身。这就需要文秘人员挖掘自身潜力，从提高工作效率着手。任何工作都有它的自身的运作规律，企业运作与办公室事务也一样，都有其固定的做法。聪明的文秘人员必须根据这些规律寻找出更有效的工作方法，设计一套适合文秘习惯的操作程序，帮助文秘人员驾轻就熟地开展工作。
关键词 履职尽责 规范运作 有效规律 分门别类
企业办公室的文秘人员要经常、广泛、深入的同企业各部门的精英进行深度交流，既要学会听，也要学会讲，应使双方互动起来，不然，自己在本职工作岗位上很难发现新的东西，没有创新就无法提高效率，这就要求办公室文秘要加强与相关单位人员的协作，并要在创新上不断进取，办公室文秘人员只有在创新上发挥聪明才智，才能不断提高工作效率。在文字书写方面，如果写完即可达到让相关领导满意的程度，就需要在书写前把相关情况摸准，对相应问题要提出自己的思路和良策，還能够解决办公室工作上的一切问题，只有文秘人员把相关情况搞透，思路对路、措施得当，就会创造出令企业领导满意的材料来，但相关材料书写应有自己的新思路[1]。
一、应熟练履行本职工作通过提升效率来获得领导及同事对自己工作的认可
办公室文秘应当熟练履行本岗职责，对于每日必需完成的工作，应当保持文秘人员必须具备的有条不紊与优雅神态。每天上班时首先要定格观察办公室内有无异样，如有异样，应迅速锁门保护现场，等候相关人员前来相助。如无异样，就应当按照日常规律安排当天的工作，办公室文秘人员应当具备眼观六路，耳听八方，眼明手快，干净利落的能力。并要用心记住当天应完成的相关事物和信息，养成记笔记与迅速分门别类办理事务，起草文件、打电话、打印文件、接待客户等等。
办公室文秘人员要在领导到岗前，做到迅速合并同类项，先做什么、后做什么，能够作出正确及时的反应，把事先已定妥的事儿归类，迅速排序，办公室文秘人员要关于运用优选法，运用熟练的工作技巧和方法，要把有用的文件拷贝下来，在工作中加以复制使用，特别是企业的规章制度和一些格式文件，办公室文秘人员要做好储存工作，遇到企业领导需要时，可以随时随地从电脑里拷贝出来，并加以局部修改与调整，形成领导满意的相关资料。这样即降低了办公室文秘的工作量，也会大大提高工作效率，同时，还会获得领导对其工作能力与实际表现的认可与信赖。
除了文秘人员提高自身职业技能外，办公室文秘还要善于调动与发挥相关部门及本部门同事的工作积极性，帮助同事探求更好更迅速有效的工作方式，使本职工作做到紧张有序、忙而不乱、井井有条，以阳光心态去创造高效率的工作氛围。当前，办公室文秘应提前对文件进行筛选，使领导接收到的文件都是重要必须阅读的文件。
在办公室公文写作和办公自动化方面，办公室文秘要掌握批转性、转发性等通知写作方法，熟练掌握工作报告、答复报告、情况报告的写作异同，并对相关请示、报告、讲话稿、总结的写作特点、难点、要点不断强化，文秘人员能够认真把握企业相关会议主题，能够切实领会领导意图，把握好上级规定和要求，真正做到领会上情、了解下情，清楚听讲受众，成稿后还要和相关领导进行沟通，并要注意流行用语等生动词汇的应用。
二、加大对办公室文秘人员的培训力度 全面提升文秘人员的综合素质
培训前，要针对文秘人员自身情况，在加强文秘人员培训过程中，要通过理论知识培训，指导文秘适应本岗位工作。文秘培训工作的原则和重点是为了提高办室室文秘人员的整体工作能力，提升文秘人员对公文处理、公文写作及办公自动化操作水平。培训内容突出“典型”和“实用”原则，主要通过幻灯片演示、实例分析和讨论点评的形式，对公文处理规则、公文写作要点等内容进行深入浅出的阐述。通过培训，规范文秘人员日常公文写作及处理程序，使文秘人员能够深入细致地从概念到分类，从处理原则到细则要求，再从公文格式到行文规则，进主全面、系统、纵深的了解，对参培人员提出的各自工作中遇到的问题，进行分析、讨论[2]。
办公室文秘人员提升工作效率，就要定期开展岗位培训，通过培训使办公室文秘人员知识水平得到显著提升，使办公室文字秘书公文写作能力不断增强，使文字秘书有更加清晰明白的条理和思路，这对推动办公室人员文书处理、公文写作和办公自动化系统日常应用起到了有效地规范和推动作用。因此，企业不管是从深化对经济高质量发展的规律性认识来看，还是从企业秘书专业化队伍建设来看，都需要办公室方书在培训中要主动学、带头学，在把准目标中强化学习意识，不断提升服务企业服务中心大局的责任意识和履职能力。
企业办公室文书在培训过程中，要力学笃行，务实重行，在学思践悟中不断砥砺前行。要学会审时度势，认清当前面临的国内企业发展的形势、及企业生存所面临的机遇和挑战，努力把握大势，顺势前行；要学会斗争精神，坚定斗争意志，掌握斗争方法，在斗争的磨砺中勠力前行；要学会干事本领，着力提升优质服务的能力、抓重点关键的能力、路径化落实的能力，在能力提升中稳步前行。
企业秘书通过培训，使自己有一个清醒的头脑，从而认清形势，提高认识，落实责任，深入一线用真心、热心、诚心积极破解企业在创新方面的难题，积极服务；要建立企业常态化机制，建立服务企业管理制度，全面跟踪管理企业秘书工作和思想状况，采取用有效考核机制，确保秘书通过培训能够有责有为。
三、制定合理奖惩制度提高工作效率培养出一支过硬的文秘队伍
文秘岗位上不敢懈怠，严格合理的规章制度是来约束文秘人员的，同时奖励措施也可以让文秘人员对付出的努力得到相应的报酬，从而提高文秘人员工作积极性，即可以保证办公室文秘人员的工作效率，还可以帮助企业避免文秘人员的流失。企业秘书要加强主动作为，按照企业党委的统一决策部署，认真做好企业秘书工作。要注重学习提能，在企业办公室材料书写过程中，要善于总结企业先进工作经验，不断提升自己的能力和水平，不断优化经济发展环境，从而助推企业做大做强。
在建立健全办公室文秘人员奖惩制度的同时，企业还要培养出一支高素质的文秘人才队伍，办公室文秘要具备文秘岗位专业素养，要通过提高文秘人员的职业素养，就会大幅提长升工作效率。企业还要加强对办公室文秘岗位员工应实行人性化管理，即要让文秘人员积极用心工作，也要及时洞察文秘人员自身出现的不良情绪，对文秘人员要及时心理疏导和关怀安慰，确保在本职工作中，实施高标准、严要求。
办公室文秘工作是一项综合性、专业性、技术性很强的工作，这就企业要文秘队伍，办公室文秘要善于在工作中碰撞出灵感，从而不断创新自己的工作思路。要知道，难免会被圈在既定的框框内无法自拔，这就需要办公室文秘要善于同其他领域、其他部门的同志适时进行思想交流，通过交流为自己工作创新。
利润是企业生存的必要条件，是达成更各项目的的手段。这就需要企业办公室文秘要高瞻远瞩，应该有超前的思想观念，未来企业的所有行动和决策，都应该反映出对社会的诚挚关怀，这就需要企业文秘人员要不断传承历史文化 历，要把社会责任的思想融入文秘的血脉之中。改革开放以后，国有企业得到全面发展 。企业的社会责任被纳入全面深化改革大局，形成了多元共促社会责任发展的格局。这就要求企业办公室文秘思想认识同时发生变化，文秘人员要有长远眼光业，在承担责任方面培养出一支过硬的文秘队伍[3]。
四、要有创新意识即要汲取别人的优点也要有自己独特的工作思路
目前，企业在谋求发展的同时纷纷进行改革，建立起了现代化的企业制度，对企业提出了更高要求。而办公室文秘作为企业中的复合型人才，在市场经济下随着对企业的要求提高，對办公室文秘的要求也越来越高，办公室文秘在企业发展中发挥着重要职能。在新形势下，办公室文秘人员要及时随着企业的发展转变自己的工作职能，坚持与时俱进的思维方式。办公室文秘要不断适应新的挑战由于经济的发展，企业压力的增加，这就要求企业的秘书必须成为企业的智囊人物，领导的得力助手，要求企业的秘书必须是复合型的人才，只有复合型的人才才能帮助企业领导开拓新的经营领域，适应新时期经济发展的需要。
企业办公室秘书要不断学习，不仅要掌握现代化的知识，使自己的知识结构永远超前，还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备，同时要积极适应电子商务时代的需要，主动了解计算机、网络技术的发展状况，将最新技术用于秘书业务，及时准确地把握瞬息万变的商机，搜集整理信息资料，为领导提供高效服务，适应新时期的新的挑战。办公室文秘要不断拓宽工作领域。
随着市场经济的高速发展，企业的市场压力也越来越大，企业要和政府、用户建立和谐的关系，以利于企业的发展，这就要求企业秘书不仅要有良好的口头表达能力，写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力，而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关能力。以适应工作要求，拓宽工作领域。与此同时，企业办公室秘书还要具备良好的道德修养。办公室文秘的职责就是提供服务，改良企业的机关作风，提升办公效率等。新环境下，办公室文秘的道德修养在企业中被赋予了新的内涵，要具备高度的责任感。
办公室文秘陪伴领导参加各项活动，有着很大的作用和影响，这就要求办公室文秘要不断规范自身的职业素养，提高责任感。要有强烈的法律意识和保密意识，使企业在新时期的经济市场避免一定的经济损失。办公室文秘在为领导提供服务的同时做好参谋助手的工作，对领导工作中的纰漏与失误要敢于进谏，不好的行为习惯不能因为是领导就推波助澜，这样不仅会影响领导个人的发展，也会损害企业的利益。办公室文秘的工作要求服从但并不是要求顺从，因此，办公室文秘人员要具备良好的道德修养，以高洁的作风和原则为领导和企业所用。
五、结语
综上所述，随着市场经济的迅猛发展和改革开放的不断深入，秘书工作也越来越向着开放型发展，秘书工作的领域也大大的拓宽，不仅要处理企业的内部事务，还要处理好企业的外部事务，对企业内部事务的处理，接人待物、协调工作、各部门的沟通等等，使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展，对外部事务的处理包括：收集和交流信息、呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动。办公室文秘在工作岗位上，要积极完成企业领导下下达的各项任务，文秘人员要本着“开拓、进取、务实、创新”的原则，使自己真正成为办公室主任的好助手，企业要注重对办公室文秘的严格管理和素质培训，不断提高办公室文秘的创新能力和理论水平，办公室文秘要通过不断改善工作方法。
参考文献：
[1]夏书章.中国办公室效率问题刍议[J].中国办公室管理，1991（10）.
[2]郑明珍.尽快实现公文处理的法制化[J].中国办公室管理，1995.
[3]谭一平.汇报工作讲究多[J].秘书，2014（12）：27.
