文书档案管理工作的创新策略
乔晶晶
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-094-01
摘 要 近些年来，随着国家的不断发展和企业建设的不断推进，越来越多的工作开始进行细节优化，特别是文书档案管理工作更是受到了广泛的关注，实际上，文书档案管理工作并非是一项轻松的工作，而且这项工作的难度不低，很多因素都会对其产生直接的影响，随着新时代的发展，文书档案管理工作在进行自我调整的同时，也应该进行自我创新，实现工作上的优化，或打造完善的工作体系来解决工作过程中可能存在的隱患，才能为国家的发展作出贡献，基于此，本文对该工作中的创新策略进行探讨。
关键词 文书 档案管理 工作 创新
对于企业而言，文书档案管理是其建设与发展的核心，在实际工作中表现出了较强的技术性服务性以及监督性，关于文书档案管理工作，任何企业在生产管理过程中都会有所涉及，通过文书档案管理工作可以让企业单位的文书档案更科学更规范，特别是在新时期发展过程中，为了促进企业管理水平的提升，文书档案管理工作更是必不可少，采取现代化的管理手段，使文书档案管理的合理性更强，时效性更佳对企业的未来发展有着突出作用。
一、文书档案管理工作创新重要性
在企业、事业单位变更、建立等活动开展过程中，文书档案是必不可少的记录载体，同时能够为管理工作提供原始材料，相关部门也需要通过文书档案来作为查看的依据和凭证。更重要的是在党和国家政治，经济文化等工作开展过程中，文书档案是其关键的数据支持，因此从某种程度上来讲文书档案资料，可以切实的反映出企业单位的业务范围，资源配置以及资金用度，其中所蕴含的信息价值非常高[1]。
伴随着信息时代的到来，社会各个领域中都融入了信息技术，这对于行业的发展与变革有着巨大的推动作用，文书档案管理工作亦是如此，与信息技术的结合使得档案管理人员的工作效率大大提升，特别是在收集整理以及归纳的各个环节中，效率提升的尤为明显，除此之外，档案查阅和应用方面也得到了保障，如果能够将数字化系统应用在文书档案管理工作中，那么不但可以实现在线浏览，而且可以促进各分支机构之间的交流与互动。除此以外，信息时代还为文书档案管理工作提供了云储存技术，这对于文书档案的安全性有了确切的保障，另外，外派人员如果想要使用文书档案，随时随地的也可以进行下载或传递。这些都是传统文书档案管理工作方式所无法实现的。
二、文书档案管理工作存在的问题
（一）管理制度的缺失
关于文书档案管理工作中存在的问题，主要表现在管理制度的缺失当前在该工作执行过程中，实际并没有达到预想的效果，甚至还存在诸多不足，造成的文书档案管理工作中的漏洞。管理制度的缺失是一个严重的问题，在未来的工作中应该采取有效的策略予以解决并利用科学合理的方式对其进行调整，使这一类问题能够得到有效的规避。由于文书档案管理工作制度的缺失，所以当前的工作仍然会按照过去成就的标准和方法来进行，导致实际工作中缺乏足够的支持和依据，一些制度条文与当前时代的需求之间已经背道而驰，严重影响了文书档案管理工作的正常进行，久而久之还会造成一系列的持续性损失，造成难以弥补的后果，如果短期内没有对其采取有效的措施进行控制，那么未来工作的开展会非常困难，不仅如此，文书档案管理工作制度的缺失还会对工作本身造成严重的负面影响，而且这种影响会持续加剧，譬如一些工作人员想要突破自我实现前进，但是受到这些成就制度的桎梏，导致工作频频出现阻碍，这导致文书档案管理工作本身受到了严重的打击[2]。
（二）领导缺乏重视
实际上当前的文书档案管理工作已经于过去表现出了很大的差别，但由于领导对文书档案工作仍然没有给予高度的重视，所以导致该工作在进行或部署过程中缺乏深度的沟通与交流，进而影响文书档案管理工作的进一步发展，很多领导对于基层反馈的日常工作问题或者是行业的新标准新理念，没有进行深入研究，这意味着文书档案管理工作一直长期处于原地踏步的过程中，很多根源的问题都没有得到有效的处理，这对于文书档案管理工作的长远发展是不利的。
（三）管理人员工作专业技术能力偏低
主观角度来看，关于文书档案管理工作中存在的一些纰漏，实际上并非是偶然现象，很多时候是由于管理人员的专业技术能力水平不足造成的。目前有相当一部分管理人员缺乏专业技术能力，这就导致在相关问题探讨过程中，没有有效的措施进行应对，难以实现更好的发展。管理人员需要站在正确的认知角度上来进行自我拓展和提升，如果仍用局限性的思维来进行管理工作，那么非但不会推动管理工作的进步，甚至还会造成重大损失，一些企业的管理人员工作不仅专业技术能力低，而且团队配合不够默契，协调性差，都会使工作产生恶劣的后果，除此之外，有些企业试图采用培训等手段来强化管理人员的工作专业技术，但是，针对管理人员能力不足的问题，一些单位的拓展手段仍集中在理论层面，而关于实践工作的开展，还没有进行充分的指导，这些都严重阻碍了文书档案管理工作的日后落实。
三、文书档案管理的创新策略
（一）提升文书档案管理的创新意识
文书档案工作虽然有独立的部门负责，但却需要企业各部门进行配合，同时也需要跟随时代变化进行管理模式的创新。面对逐渐加快的经济社会节奏，企业为保证工作效率必须实施现代化管理模式，而档案管理意识也必须进行创新，淘汰落后于时代的传统纸质档案管理模式。而文书档案管理意识的创新主要分为几个层面：第一，企业领导应具备创新意识，重视文书档案管理技术的更新，为其配备最先进的软硬件设施，从而实现智能化文书档案管理。如此，才能够保证资料信息加工、组织及存储的质量。第二，文书档案管理人员应具备创新意识，能够意识到传统纸质文书管理的缺陷，合理使用互联网等现代化技术，优化文书档案管理工作。第三，企业应在年初工作计划中强调文书档案创新管理模式的研发，通过制度的建立督促创新意识的落实[3]。
（二）创新文书档案管理办法
文书档案管理工作创新的重点用放在管理方法的创新上，为提升企业的管理质量，很多企业已经将创新管理方法研究作为了员工绩效考核的内容之一。但就具体工作而言，文书档案管理办法的创新应注重以下几点。第一，文书档案管理工作会涉及到企业的诸多信息，其中包含企业的商业机密。因此对文书档案的管理应注重保密性，而传统纸质档案管理方式无法很好的保障企业信息的安全。所以应该通过电子档案管理系统进行文书档案管理，一方面该系统能够对商业机密。实施加密处理，另一方面该系统能够及时销毁已处理或废弃文件。第二，建立独立的文书档案管理部门，将档案管理工作从后勤人员身上剥离出来，通过专业的人才进行文书档案管理。而在选拔文书档案管理人员时，不仅要考察其管理能力与专业技能，还要考核其创新意识与职业操守。第三，加强新职员的入职培训，在培训阶段不仅要提高新员工的专业技能，还要挖掘其创新意识及创新能力。
（三）创新文书档案管理制度
文书档案管理工作的完善与创新不能仅靠管理意识的驱动，还需要创新的管理制度推动创新方法的落实。第一，应综合考量煤炭行业的发展趋势，结合时代现状及国家法律，制定最合理的管理制度。第二，可在原有制度的基础上进行灵活化创新，从而去除原有管理制度的糟粕，使文书档案管理工作更加规范、科学、简便。第三，结合企业发展趋势对文书档案进行分类、修编及保存，并制定现代化的管理制度。
（四）自动化管理手段的创新
建立科学管理机制推动文书档案管理工作自动化发展，伴随着自动化技术的不断成熟，它确实为文书档案科学管理提供了诸多便利。但自动化管理手段并不是尽善尽美的，其中仍存在诸多缺陷，而这些缺陷合理的管理机制进行弥补。只有在科学的管理机制的协同下，才能够使自动化管理手段发挥出应有的效果，是信息技术的优势，能够在文书档案管理工作中得到充分的体现。而管理机制的建立应围绕着档案管理工作的需求，结合自动化管理的趋势及市场前景，以自动化办公为目标，在推动技术创新的同时，保障管理工作的科学性。另外，通过管理制度的建立，应使各部门各岗位更加明确自身的职责，利用自动化技术实现管理工作向现代化转变。同时，自动化管理手段的创新需要全体管理员工的共同推进，需要管理人员具备创新意识，在了解管理工作的目标的同时能够通过特色服务发挥档案资源更高的价值[4]。
（五）管理人员专业技术能力创新
若将文书档案管理工作形容为一幅画，那么管理人员的专业能力就是这幅画的细节部分，也是决定该画质量的重要部分。因此，对于管理人员专业技术能力的创新应从以下几方面入手。第一，完善专业技术能力考核制度。企业应对文书档案管理人员展开阶段性的考核，结合工作特点与需求，通过考核结果与比较分析，更加全面地了解管理人员的工作方式及特点，及时发现管理人员管理方法缺陷与不足，快速对管理工作中存在的潜在漏洞进行弥补与消除，纠正管理人员在管理方式及管理思维上存在的错误，从而保障文书档案管理工作一直保持在正确的轨道上。第二，为管理人员提供培训与进修的机会。每一个人的天赋与特长皆不同，因此企业应对管理人员的实际能力与发展空间进行判断，并为优秀人员提供进修与培训的机会。如此不仅能够挖掘管理人员的创新意识，提升管理人员的技术能力，还能够更好的挽留人才，使优秀人才能够长期的服务于企业的文书档案管理工作[5]。
四、結语
随着我国经济社会步入转型阶段，企业的建设与发展不再只注重经济效益的提升与营销策略的制定，更加重视细节工作，其中以文书档案管理工作为代表。对于企业而言，文书档案管理工作应该体现出更加的服务性及监督性，因此应不断调整其工作体系，通过创新策略完善目前文书档案管理工作中的不足，使文书档案管理工作能够为企业发展及经济建设贡献更大的助力。
参考文献：
[1]李珊慧.新时代背景下档案管理创新策略研究[J].兰台内外，2020（10）：29-30.
[2]刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2020（10）：31-32.
[3]郑红.文书档案管理工作的创新策略[J].兰台内外，2020（11）：31-32.
[4]姚翠君.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].中外企业家，2019（7）：116-117.
[5]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019，40（19）：60.
