企业档案托管寄存面临的主要问题及对策
胡永贺
摘要：随着档案数量的逐步增加，越来越多的企业选择通过托管寄存的方式购买档案服务，有效地优化了企业档案管理工作，实现了降本增效。但与此同时，也出现了诸如档案安全事故、档案利用服务不到位、收费纠纷等问题，亟待进一步加强行业规范。
关键词：企业 档案 托管寄存
随着经济社会快速发展以及企业档案管理职能的逐步强化，档案产生的数量日益快速增加，进而导致企业需要花费越来越多的人力、物力和财力开展档案整理、保管、利用等工作，负担较重。2014年，中办、国办联合下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出“规范并支持社会力量参与档案事务”，为档案托管寄存业务提供了有力的政策支持。但在实际工作中，企业却面临着如何遴选托管寄存服务商的难题，包括如何鉴定其安全性、服务能力、收费合理性等，加之行业乱象频出，亟待深入探讨解决措施。
一、档案托管寄存行业现状
档案托管寄存，顾名思义，是将档案交由第三方服务商，由第三方服务商提供档案整理、保管、利用、销毁等服务，档案的所有者按照约定向第三方服务商支付相应费用的服务模式。
档案托管寄存业务起源于国外，在20世纪50年代初期已有运输公司开展此项业务，如美国铁山公司已为五大洲超过39个国家的140 000家企业提供了档案托管寄存服务，并于1999年在纽约证券交易所上市。我国在20世纪90年代出现了以外企为代表的档案托管寄存公司，初期主要服务于外资企业，所采用的管理模式延续国外的仓储式服务标准。进入21世纪后，国内企业开始进入档案托管寄存行业，由于政策要求，具有外资背景的档案托管寄存公司业务受到一定制约，而国内档案托管寄存公司业务发展迅速。在我国具有档案托管寄存需求的群体主要聚集在金融、房地产、法院、医院、社保等领域，通过档案托管寄存，一方面可以减少企业资金的投入，另一方面可以获取更为优质、高效的服务。此时，档案托管寄存业务已在各行业得到广泛的认可。
但在实际开展档案托管寄存业务的过程中发现，企业与服务商之间经常会出现需求与供给之间的矛盾，比如企业档案安全保管、高效利用服务等需求得不到有效保障，存在收费争议等，仍然有待通过进一步加强行业管理予以规避。
二、企业档案托管寄存过程中存在的主要问题及对策
（一）档案库房硬件条件相关问题与对策
1.档案库房产权方面。档案托管寄存服务商的档案库房产权主要有两种性质：一是自有产权，即采取购买土地自建档案库房的方式；二是租赁，采取向第三方物流園或其他业主租赁仓库并进行改造，或租赁土地自建档案库房的方式。相比较而言，拥有自有产权档案库房的服务商更具稳定性优势，而租赁的档案库房面临合约到期、临时退租、价格上涨等不稳定性因素，可能产生档案托管业务中断、档案临时搬迁等问题。笔者在调研国内服务商时发现，目前国内拥有自有产权档案库房的服务商比例较小，绝大多数采用租赁方式，因此企业在遴选供应商时，考虑到行业现状，可将档案库房为自有产权属性的作为一项优势条件加以考虑，对于租赁产权属性的要深入了解其租赁的物流园、土地的租期、业主信誉、是否面临拆迁等问题，而其土地租期原则上应大于企业档案托管寄存服务的合同周期。
2.档案库房保管条件方面。档案“八防”条件是档案库房建设的重要内容，尤其以防盗、防火、防潮、防有害生物最为关键。笔者调研发现，通常情况下，一般具有资质、具备一定规模的服务商均能够在防盗、防火、防有害生物方面做到有效防控，出现档案被盗、着火、生物侵袭等情况的概率很小。而考虑到大部分档案库房为仓储式的大空间，实现档案库房恒温恒湿的投入极大，即便单一实现全天候恒湿也需要较大的设备投入、能源消耗，因此国内极少有仓储式的档案库房能够做到全天候恒湿。而考虑到防潮对于档案安全保管的影响较大，因此企业在遴选服务商时，尤其是南方企业，应将服务商档案库房防潮能力、防潮投入作为一项重要的考量因素。
3.档案库房布局配置方面。大型的全国性企业在各地分设有地方机构，档案的管理模式一般分为大集中式、区域集中式及分散式等，对于大型的全国性企业而言，比如采取区域集中式或分散式的管理模式，相应的档案托管寄存服务商应具备档案库房全国布局的服务能力。经笔者调研，目前国内具备全国性布局的服务商不超过三家，大多数服务商以区域或地方布局为主。因此，大型的全国性企业在遴选服务商时，一方面要结合档案业务布局去进行服务商匹配，另一方面也要做好同时遴选多家服务商按区域服务的准备。
（二）服务商服务能力相关问题与对策
在常规的档案托管寄存服务项目中，档案保管、调阅为最主要的两项服务，其中档案保管与档案硬件条件直接相关，而档案调阅服务主要体现服务商的服务能力。按照客户的不同需求，档案调阅一般可分为线下调阅和线上调阅，其中线下调阅指客户需要调阅档案原件，由服务商调取实体档案并及时快递或由专人送达。笔者调研发现，大部分服务商是将客户档案集中存放在同一档案库房中，而有的服务商为节省空间按照档案入库的时间顺序混放不同的客户档案，这对于服务商的库房管理能力提出了较高的要求，需要强大的信息管理系统支撑和有经验的档案调阅人员，一旦信息管理不善以及档案调阅人员频繁更换或人员不足，将会难以保障客户调阅档案的时效性，且容易造成档案混乱散失。线上调阅指客户需要档案的电子扫描件时，由服务商负责现场扫描并线上传递给客户，这同样考验服务商的调档效率。
除了调档效率外，服务商的响应速度同样是关键的服务能力。有的服务商设立全国档案调度中心，可以提供7×24小时全天候调档服务，能够在最短时间内响应客户需求。而一些服务商因档案调阅人员有限，往往不能第一时间响应客户需求，造成档案调阅需求受挤压，严重影响客户业务。
鉴于通常情况下对档案调阅的时效性要求较高，无法及时有效满足调档需求可能给企业带来损失和危害，因此企业在遴选服务商时，应着重考察服务商的服务能力，并在合作协议中明确服务内容和时效等硬性要求。
（三）服务商收费模式相关问题及对策
档案托管寄存是一项周期性较长的业务，收费模式决定了企业在一定时期内档案托管寄存方面的费用支出。通常情况下，档案托管寄存的主要收费项目包括档案保管费、档案装具费、调阅物流费、入库运输费、档案上下架费等。其中，档案保管费为所有费用的主体部分，其余费用占比相对较小。目前行业上没有固定的收费模式与标准，具体的收费模式和标准由企业与服务商商定。收费模式和标准的决定因素包括地区经济发展水平、档案数量、档案调阅频率、檔案托管寄存周期等。
不同情况的企业适用不同的收费模式和标准。比如档案数量大、周期长、调阅少的，适合档案保管费单价低、其余费用高的收费模式；档案数量少、周期短、调阅频繁的，适合档案保管费单价高、其余收费低的收费模式。同时，考虑到档案托管寄存数量越多，对服务商的收益越有利，档案数量较多的企业具备较强的议价能力。因此，企业应根据实际的托管需求，与服务商协商最有利的收费模式和标准，以便降低整体的托管寄存费用。
（四）服务商信誉相关问题及对策
档案托管寄存业务对于服务商而言，是一项投入大、周期长、短期回报率较低的业务，因此在开展档案托管寄存业务的前期阶段，服务商在完成土地、库房等建设投入后，财务压力较大，急需提高档案库房的满载率，快速回收成本。目前国内服务商大多一方面需要留住现有客户，另一方面还要面临其他服务商因自身库房空置而出现的低价竞争，从而导致市场竞争无序，乱象丛生。例如，一些服务商在合作协议中设有不良条款，设置各种条件限制客户将合作协议到期后的档案移出，或在移出的过程中收取不合理费用。
企业在进行商务谈判的过程中，一方面应做好行业对标，做好服务商的背景调查，争取对自身最有利的收费模式和标准，将档案托管寄存的费用降到最低；另一方面应加强对合同条款的审核，尤其要关注合同到期后不再继续合作并进行档案移库的约定，避免被恶意“套牢”，受制于人。
三、结语
随着企业档案意识的觉醒和档案管理精细化程度的提高，档案收集的完整性将得到进一步提升，档案数量也将逐步增加。与此同时，从经济社会发展的趋势来看，企业信息化、无纸化办公的程度将越来越高，档案的产生方式也在同步发生巨大变化，未来电子档案将逐步取代纸质实体档案成为库藏档案的主体部分。考虑到档案保管期限普遍较长，档案销毁较为慎重，因此在未来一段时期内，档案托管寄存业务仍然具有较好的发展前景，这也是当下共享经济在档案管理中的具体应用。
从长期发展的角度来看，存量业务的竞争核心是服务商的服务能力与性价比，增量业务的关注点应逐步从纸质实体档案的托管寄存转移到电子档案的异地异质备份，以及从档案托管寄存业务向档案收集、档案整理与数字化、档案信息开发等其他业务领域延伸。档案托管服务商应该用更为专业的管理、更为灵活的用工方式、更为经济的费用支出协同企业开展更为科学的档案管理。
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作者单位：中化商业保理有限公司
