基于文档一体化管理的电子公文档案管理系统建设与实践
李飞荣 邓振华 朱国庆
摘要：通过分析梳理国防科技大学电子公文档案管理系统的建设背景及面临的困难，文章提出了基于文档一体化的电子公文档案管理系统建设目标，并从电子公文文档数据流向和系统业务处理流程角度进行分析设计，给出了详细的系统分析与设计过程，一起助力各部门实现文档一体化管理目的。
关键词：电子公文 档案管理系统 文档一体化
国防科技大学2009年9月开始试运行网络办公信息系统，2013年1月正式采用无纸化办公，每年办文数量稳定在1万余件。办公信息系统的应用提高了工作效率和公文流转速度，与此同时，如何对电子公文档案有效管理也成了一个新课题。
一、系统建设背景介绍
2013年，原总参办公厅保密档案局计划在军队档案系统开展文档一体化建设试点，国防科技大学被列为3个试点单位之一，试点单位建设经验为全军电子文件归档和电子档案管理提供思路借鉴。确定试点后，国防科技大学邀请专家对办公自动化系统（OfficeAutomation System，以下简称“OA系统”）电子公文归档问题进行研讨，经专家分析认为学校文档一体化建设和电子公文归档工作存在以下问题：[1]
一是OA系统电子公文质量存在先天不足。OA系统的开发设计单位是学校的信息化部门，档案部门没有前端介入OA系统的开发设计过程。信息化部门在建设OA系统时没有意识到OA系统的设计及电子公文生成与管理有档案管理的专业需求，以致OA系统不能完整地將电子公文的内容信息和背景信息移交给档案部门归档，电子公文的真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称“四性”）和长期保存需求得不到保障。
二是原有档案管理系统与OA系统之间无法实现数据交换。军队档案部门管理文书类档案，使用的都是总部配发的“军队公文档案信息管理网络系统4.0”（以下简称“公文档案4.0系统”），该系统只适用于传统纸质文件的管理，不能接收、管理和保存OA系统电子公文。学校OA系统在设计时追求的是文件运转流畅、军令政令畅通，在归档时只对生成的电子公文简单打包存储，这与档案学专业的“归档”概念有很大差距。OA系统设计的归档功能做不到对电子公文及元数据的自动捕获、记录和预处理，也不能对电子公文进行整理、组卷、著录、检索等操作，更不能接收、整合OA系统外的数字化文件。军队的公文档案4.0系统与学校OA系统之间无法实现数据交换，导致文档一体化管理流程中断。
二、基于文档一体化管理的电子公文档案管理系统建设目标
“文档一体化”又称文件、档案管理一体化，其核心是将文件和档案视为同一事物，不能把二者割裂开来管理，必须做到文件和档案“生成一体化、管理一体化、利用一体化”[2]。也就是在生成电子文件阶段，即在开发设计电子文件管理系统时，必须要把电子档案的管理要求考虑进去；电子文件与电子档案的管理要统筹规划、全程管控；文档利用要打破文件利用和档案利用之间的界限，对用户来说他只要求查到所需信息即可，不会纠结它是文件还是档案，也不关心它到底处于什么管理系统中。
为达到文档一体化建设目的，在无法对OA系统进行改动的前提下，“电子公文档案管理系统”的开发建设成了文档一体化建设的关键一环。该系统要实现以下两个目标：
一是电子公文档案管理系统与OA系统要处于同一系统平台，保证从电子公文到电子公文档案流程不能中断，即OA系统流转完毕后的文件要能完整转入档案管理系统中去，通过中间接口程序，最终实现文件的无缝链接。
二是保证电子公文的“四性”。电子公文从生成、运转、办结到归档管理全过程都必须要遵循国家、军队电子文件管理的有关制度、标准，要将“四性”理念形成系统策略，融入电子公文档案管理系统的开发设计中。
三、电子公文档案管理系统的开发设计
（一）系统的文档处理流程图分析
学校电子公文管理系统建设的首要目标是确保文档一体化流动，要实现这一目标必须对电子公文的文档流向全过程进行控制。图1介绍了学校电子公文管理系统是如何控制文档流向的。接下来，本文将对其中的重要环节进行介绍。
1.捕获电子公文：电子公文捕获分OA系统在线归档和现有档案管理系统（公文档案4.0系统）传统档案数据收集两种情况。
一是OA系统在线归档。OA系统在线归档可以采取“推送”和“抓捕”两种方式：“推送”式，即由OA系统主动推送归档电子文件数据；“抓捕”式，即由电子公文档案管理系统从OA系统中抓取拟归档电子公文数据。经过两种方式捕获数据后进行“四性”校验，对校验合格的文件连同元数据转换成SIP包[3]（即信息形成者提交的信息包），封装归档保存；对“四性”校验不合格的电子公文登记后返还。
二是公文档案4.0系统管理的档案及对数据的处理。公文档案4.0系统的管理对象是传统纸质档案，系统对纸质档案进行数字化加工后，将数字化全文数据上传到电子公文档案管理系统，并重新补充相关元数据，然后将上传和补充的信息转换成SIP包供系统验证，对“四性”校验合格的文件封装归档保存，对不合格的文件提供相应的处置方法。
2.版式转换：将OA系统和公文档案4.0系统的各种格式电子文件统一转成PDF版式文件。
3.设置文件处置策略：公文运转处理完毕后在正式归档前，处于半现行文件阶段即预归档阶段，系统要有意识对其初步分类，这需要设计一个文件处置策略，以减轻人工分类工作量。一般按照“年度—保管期限—来源—文件编号”的方法设置文件夹，系统自行判断并自动将文件归类到相应的文件夹中。
4.初次鉴定：主要是鉴定文件是否有保存价值，对无保存价值的文件在档案员系统中进行登记并暂存5年，5年后系统提醒是否销毁，确认后即销毁，5年期内如认为有保存价值也可撤回重新鉴定。
5.预归档：根据文件处置策略，将校验合格的电子公文归入相应的文件夹中，但此时并不赋予档号。
6.归档：半现行期满后（一年），电子公文进入归档环节，档案员再次进行鉴定审核，审核合格后赋予文件档号。
7.检索与利用：归档后的文件，通过利用审批手续后可根据文件名、发文字号、责任者、发文时间、文种等检索字段进行检索，最终提供给查档人查阅利用。
（二）电子公文档案管理系统业务流程分析
电子公文档案管理系统总体业务流程涉及以下几个关键环节。
1.OA系统业务：OA系统办结的电子公文如果为非版式PDF文件，通过系统转换程序转换成PDF版式文件，并将转换后的PDF文件、原电子公文以及各类元数据一并生成SIP包，将SIP包存入指定的服务器（NFS服务器）下。电子公文档案系统通过开发的接口程序自动访问NFS服务器，提取SIP包数据。
2.公文档案4.0系统（现有档案管理系统）业务：最终进入学校档案部门归档的文件，既有办公信息系统产生的原生电子公文，也有上级单位及非隶属关系外单位文件（即非OA系统文件）。非OA系统文件又分电子公文和纸质公文，这些公文都不能直接进入系统，须经处理：对于电子公文，先转换为PDF版式文件，再通过电子公文档案管理系统上传功能，上传到电子公文档案管理系统；对于纸质公文，先进行电子化，同样转换成PDF版式文件，再通过电子公文档案管理系统上传，这样就将OA系统文件、非OA系统文件统一整合到电子公文档案管理系统当中了。
3.档案室管理业务：第一步，档案收集。外部的原始电子档案都以统一的SIP包形式进行封装（其中从OA系统收集到的SIP要包含OA运转阶段的元数据，公文档案4.0系统上传的SIP包要补录元数据），再将SIP包上传到电子公文档案管理系统解包，并按照设计好的分类策略初步分类。第二步，档案管理。经过初步分类后（预归档后），进行文件价值鉴定，对无保存价值的文件进行登记、审核、销毁；对有保存价值的文件，区分保管期限后分别进行归档，归档前还需审核元数据，对缺少元数据的文件补录元数据，然后正式归档为电子公文档案。电子公文档案经系统生成AIP包（即处理后档案信息包），档案室再将AIP包存储处理后转换成DIP包（传递信息包），移交到档案馆。第三步，档案检索与利用。档案室对经过授权的用户在权限范围内提供检索与利用服务，并将检索与利用情况生成相关报表记录备查。
4.档案馆管理业务：接收档案室移交的DIP包，并对包内档案逐一进行审核，审核通过后将档案保存到档案馆的档案库中；如有部分档案审核未通过，将反馈给档案室重新提交DIP包。档案馆将DIP包处理后，再进行检索与利用等其他档案业务操作。
电子公文档案管理系统的开发设计立足于OA系统环境，与学校OA系统、现有档案管理系统有机结合，实现了办公信息系统电子公文生成、运转、归档、整理、保存或销毁的全过程管理以及外部纸质公文电子化后的统一管理，达到了文档一体化管理目的。
参考文献：
[1]朱国庆，邓振华，李飞榮.国防科技大学文档一体化试点建设进展及评述[J].解放军档案，2016（3）：26-29.
[2]黄霄羽.文件、档案一体化管理的科学含义[J].档案学通讯，2002（3）：29-32.
[3]李明娟.OAIS参考模型与数字信息长期保存[J].图书情报知识，2007（9）：119-120.
作者单位：国防科技大学档案馆
