大数据背景下机关单位档案管理工作创新分析
摘 要：机关单位中的档案管理工作是机关单位能否正常运行的重要参考标准，在新时期大数据背景下，对于传统的档案管理工作面临着重大转型。而大数据核心本质就是对于信息的传递和处理，这让档案管理结合大数据有了初步的设想。本文尝试在现有传统机关单位内档案管理工作的问题上，根据大数据背景进行创新分析和探索，希望能够对机关单位在实际管理操作中，有一些新的感悟和想法。
关键词：档案管理;大数据;工作创新
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.074
引大数据时代的来临，冲击着社会的方方面面，信息的广泛传播让所有跟数据相关的一切工作变得跟之前截然不同，作为同样属于资料信息储存传递利用的机关单位档案管理部门，也进入了档案电子化，智能化，信息化的历史新阶段。只有不断顺应时代发展要求，努力跟随时代脚步，利用技术和信息的不断迭代转化，才能更好地完成国家交予的新时期新任务。
1 大数据时代背景的特征分析
1）概念。大数据通常被认为是一定时间内对一个检测平台内的所有海量信息进行捕捉处理分析的数据综合，它不仅是新时期对于社会发展，企业生产，人员管理等各个方面能够做出指导意见的重要手段，大数据不仅仅是数据分析的产物，更是新时代对于信息处理的新阶段。
2）特征。大数据的第一个特征是大容量，只有存储分析的参考量足够庞大明才能够对于趋势有一个准确的判断。最终大量的数据如同万流奔海汇聚在一起成为真正的大数据海洋。大数据的第二个特征是多样性，由于数据量巨大，所以各种类型的数据都汇聚于此，信息形式也是各有不同。大数据的第三个特征是速度快，由于信息的传递瞬息万变，使得处理信息的速度必须能够跟上信息传递的速度，这也就要求大数据的信息处理速度非常快。
大数据的第四个特征是真实性，在信息传递处理之后依旧能够保证信息的正确性，虚假或者错误的信息对于信息处理没有任何意义。
2 机关单位档案管理工作现状
1）观念陈旧。机关单位对于档案管理的要求依旧处于旧的历史时期，松垮含糊的低要求使得档案管理工作出现严重的滞后性[1]。部分机关单位过分强调档案涉密，使得资料信息传递过度缓慢，尤其是行政处理时，造成大量工作时间的消耗。
2）技术滞后。当前的档案馆工作存在一个严重明显的问题，就是过分依赖人工的低效率工作方式，这导致实际的档案信息不能够物尽其用。低下的信息利用率也反过来制约了机关单位的整体的办公行政效率，反复作用下，恶性循环使得整个系统运转显得艰难闭塞。
3）服务人员缺乏。由于大多数的机关单位的档案管理人员配备较少，甚至出现兼职的情况，导致处理响应信息检索的时候，显得格外缓慢。为了应付海量的信息过滤，档案管理人员不免出现人为因素的失误和遗漏，这进一步影响了整体档案管理工作的效率。
4）容易泄密。内容写这里，传统的档案管理需要经常打扫卫生保持档案清洁，过多的人员进出使得涉密档案的安全性受到严重威胁，另外对于意外失火漏水等非自然情况造成资料的泄露和损坏也是传统档案管理工作中令人头疼的一部分。最后就是关于涉密档案管理人员的培养和选拔费时费力，有时涉密人员的无意举动也容易造成资料泄密，产生无法估量的损失。
3 大数据背景下关于档案管理的创新分析
1）顺应时代，更新管理创新观念
机关单位需要进行档案管理的重新认识和再学习，通过学习过程中对于大数据的重新认识来转变陈旧观念。从基层的岗位入手制定完善科学的岗位人员指导手册和档案管理制度[2]。利用制度的力量规范人员工作方式，约束工作人员以前陈旧落后的工作习惯和思维惯性。对于数据的存储和传递，利用电子信息的新型技术手段，并且记录和监管也在线上一并完成，形成电子信息处理资料，完成工作的线上闭环，彻底解放原有工作之中的纸笔工作。在这样的工作内容转变之中，能够帮助在岗人员提升自身效率，构建健康快捷的信息使用平台，从机关单位的实际需求出发，完成复核单位发展运行要求的新型信息处理响应部门职能。
2）与时俱进，提升价值创新技术。要解决机关单位关于档案管理工作中关于档案信息利用效率低下的最根本原因，就必须花费重大资源对现有的管理信息技术进行彻底的升级和改造。通过建立云存储，将机关单位的海量信息集合以各单位为单位存储起来，通过专有网络进行传输和传递过程最终实现各个部门的信息共享。由于信息是在云端进行传递和上下载，使得工作效率较以前得到了大幅提高。档案管理人员也不用再通过人工寻找和传递信息，浪费大量的工作时间。通过云计算，能够将不同岗位不同地方不同单位的海量信息进行统一处理，甚至对于不同行业的信息还能进行比对和关联处理。这种庞大的计算能力大大的解放了档案管理人员的工作内容，让管理人员将工作的重点转移到真正的信息管理上来。计算索引的强大功能也能够满足更多的使用者同时在线使用，这也从另一维度大大提升了整个机关部门行政的工作效率。
3）自我提升，培养人才创新服务。随着大数据发展背景下信息发展的新时代，机关单位对于档案管理工作人员的要求也步入了历史新时期，这需要机关单位对于相关岗位的管理人员进行专业技术再培训，另外也需要单位对于相关岗位相关技术的人才加大力度得以引进。只有做到以新带新的引进转化再提高的培训形式，才能够在最短的时间完成对于档案管理人员的电子信息化转型[3]。另外，对于人员的服务精神和专业态度也需要机关单位进行必要的系统培训和学习考察。让在岗的管理人员能够接受更多符合新时代发展下的观念转变，鼓励档案管理人员能够多于其他部门其他岗位的工作人员进行深入沟通和了解，从侧面间接了解档案信息传递的上下端，从而更能完成自己的本职工作。
4）查漏补缺，严格保密创新安全。对于传统机关单位的涉密档案处理，一直都是档案管理人员耗时耗力的重要工作之一。在新时期大数据发展的影响下，如果本身的资料安全就存在严重问题，那么信息时代的加速作用只会让原有问题更快更明显的暴露出来。所以在原有对于涉密管理人员的制度管理之外，应该探索研究适合机关单位自身发展需求的网络信息安全规章制度以及人员规范指导手册[4]。跟原有泄密隐患完全不同的网络隐患需要在岗人员不定时检查提升计算机的状态，必要时需要配合相关技术部门进行计算机的安全防护等级提升。配套专门的防火墙和安全防护配件，有关人员需要定时定期进行安全监测和隐患查找，避免出现安全漏洞。必要时候机关单位需要引进专门的网络信息安全专业的人才进行在岗监测，这样也便于在问题出现的时候能够第一时间进行相应的补救，将信息泄露的损失降到最低。
4 结语
结束语内容，在当前的信息高速发展时代中，无论是机关单位内部的新需求，还是社会外部整个行业技术升级的新阶段，都对档案管理人员提出更为全面的时代要求。为了打造一个更能符合国家时代要求的新型機关职能单位，能够更好更快更科学的完成国家交予的任务和使命，就需要在科学加持的大数据基础之上，结合现有信息管理工作现状进行蜕变和升级，从观念，技术，人员和安全等角度全方位为我国的新信息存储传递体系建成打下基础。
参考文献
[1]宁慧敏，大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探究[J].人才资源开发，2016，（2）.
[2]王玲玲，新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革管理，2015（18）.
[3]夏枫，新形势下事业单位档案管理创新于服务模式的改革研究，[J].办公室业务，2015（12）.
[4]刘欣欣，试析大数据时代下档案管理的价值提升[J].赤子（上中旬）.2017（3）.
作者简介
王素玲（1966-），女，内蒙古赤峰克什克腾旗人，馆员，大学本科，研究方向：档案管理。
