数字档案建设项目刍议
摘要：传统档案管理方式以手工作业为主体，以手工台账为工作枢纽，效率低、损耗高、误差大等弊端日益显现。实施档案数字化转型成为诸多中小型单位提高档案管理水平的必由之路。本文分析了基层实施数字档案建设项目的现实问题，以项目管理技术为基点，阐释了数字档案建设项目的关键环节以及基层单位实施数字档案建设的项目化管理经验，以期为数字档案建设提供支撑。
关键词：档案管理 数字档案 档案资源
伴随档案管理事业深入推进和信息技术水平不断提高，建立科学、高效的数字档案管理体系是档案管理现代化的趋势。通过全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。[1]据《2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》，县（区、旗、市）级档案已达56779.2万卷/件[2]，较2018年增长了6214.7万卷/件，基层单位管理的档案量逐年递增，对管理能力提出了更高的要求。“十四五”时期是档案事业深入转型和推进高质量发展的关键时期，在更高层次上建设和应用数字档案系统，管理好档案资产，挖掘好档案价值，迫切需要新技术赋能档案管理。建设数字档案“新基建”，适应新时代档案管理工作新要求，有利于推动网络强国和数字中国进程。[3] [4]然而基层实施数字档案建设不仅难度大，实施过程也不够规范，档案管理者的项目管理水平存在明显差别。基于此，本文以项目管理为基点，探索基层数字档案建设项目实施路径。
一、基层实施数字档案建设的现实问题
基层档案管理部门开展数字档案建设有很多成功案例，但数字档案建设工作不平衡不充分的问题仍存在，档案工作面临从传统载体向数字管理转型升级的巨大挑战。[5]
一些地方档案工作中存在履职不到位、工作机制不顺畅、基层档案工作力量薄弱、无专人负责档案工作、管理混乱等问题。[6]有的地方档案管理机制与新时代新要求不匹配，重系统建设轻运营维护的观念依然存在。基层档案管理者对项目管理技术、信息技术了解不足，在档案系统建设过程中找不准项目管理重点。更有甚者认为自己不懂没关系，项目供应商（承建者）做好就万事大吉了。殊不知，这是非常严重的错误认知，直接忽视了档案管理者所应承担的主体责任，更直接增加了质量风险和安全隐患。一些单位虽已上线档案管理系统，但应用效果却不佳，“不好用不会用不善用”、档案资源分散、利用效率低下、创新能力不足、系统同质化等问题亟待解决。
新时代档案工作正在发生深刻变化，拥抱发展机遇的同时也面临诸多挑战，这需要攻坚克难持续推进档案事业发展，需要档案工作者增强机遇与风险意识，主动作为，破解档案事业发展难题。
二、把握数字档案建设项目关键环节
数字档案建设需要科学的项目管理理论做支撑，善于运用相关工具、方法可以达到事半功倍的效果。项目管理是一项系统且复杂的工作，其体系涵盖：整体、范围、进度、成本、质量、人力资源、沟通、风险、采购、合同、文档与配置、知识与流程等诸方面。下面我们将以基层档案管理者视角，简述基层数字档案建设项目的关键环节。
（一）精准把握数字档案建设需求
建设数字档案系统，首先要从需求分析入手，做好需求管理将为数字档案建设全生命期奠定基础。
1.采用“SWOT方法”开展数字档案建设战略分析。所谓“SWOT”是S（Strengths）优势、W（Weak？ nesses）劣势、O（Opportunities）机会、T（Threats）威胁四个英文单词的首字母组合。档案机构可以利用此方法从以上四个维度进行分析，研究档案系统建设的可行性、必要性。
2.立足实际重点考虑数字档案系统功能需求和非功能需求。基层档案管理部门要从档案实际工作着手，细化需求、优化流程、推演进程。其建设的档案系统除了要具备传统的收集、存储等功能外，更要捕捉痛点和难点，综合考虑用户与角色权限。此外，数字档案建设过程中不能忽视非功能需求，要综合考虑系统运行性能与效率、数据吞吐量与网络环境的关系，确保数字档案系统的可用性、可靠性、保密性、可控性、完整性等属性既符合国家有关标准又满足部门应用实际。
3.形成需求分析报告，做好需求跟踪。需求分析是一个思维火花四溢的过程，可采取头脑风暴、德尔菲式问卷、思维导图等方法，广泛吸纳建议，及时整理离散需求，分析并提炼形成《需求分析报告》。在数字档案建设项目实施全程中，基层档案管理部门还要做好需求的双向跟踪，确保全程可控，杜绝需求“蔓延”“镀金”现象。
（二）科学实施数字档案建设项目
1.围绕法规制度，遵循建设标准。数字档案建设项目的开展应围绕《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、信息化建设相关标准以及电子政务项目管理相关规定展开。新修订的《档案法》提出：“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”此外，新修订的《档案法》增设“档案信息化建设”“监督检查”两章，加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；明确监督检查事项，完善监督检查措施。[7]这为各方开展数字档案建设提供了法律保障和根本遵循。
2.提高風控意识，做好风险应对工作。基层档案管理部门应用新技术开展数字档案项目，要兼顾各种安全风险和挑战。风险管理主要包括：规划风险管理、识别项目风险、实施定性风险分析、实施定量风险分析、制订风险应对计划和控制风险。风险管理贯穿项目全程，在数字档案项目计划阶段，风险规划工作是重头戏，需认真分析档案项目已知风险、未知风险和不可预测的风险，制订风险应对计划，密切跟踪风险才能更好地实施控制。实践表明：档案原始介质专项数字化的过程，如扫描、拍摄、拷贝等过程都会对原始档案产生影响，要制订切实可行的保护计划，采取有力的保护措施，力争不给或者少给原始档案资料造成伤害。再如，数字化档案系统要重视保密工作，严防信息数据泄露。基层档案管理部门要综合考虑互联网、办公内网以及与外网物理隔离的网络边界，严格按照档案定级范围实施操作。数字档案成果应用要基于完备的规章和内控制度，确保人员、操作、权限、环境的适用性。
3.把握关键环节，平稳推进项目。一是质量管理。基层档案管理部门要基于ISO质量体系开展数字档案建设，在项目启动时就要明确质量方针，做好质量计划；在项目实施中要善于运用质量控制和质量保证工具，如经典的直方图、雷达图、亲和图等图表类工具，既强调数据意义上的质量，也重视文字分析方面的质量；适时采取检查、测试、评审等方法，确保数字档案建设项目符合质量要求。
二是进度管理。基层档案管理部门对于数字档案建设进度超前或滞后都要警觉，做好分析研判，可以采取进度控制指数SPI与进度计划的对比计算，衡量进度状态；也可以采取里程碑控制法，在理清项目主要任务关系的基础上，对项目重大节点、重大事项设定里程碑并将其分级，应用关键链法将里程碑相连。
三是沟通管理。数字档案项目涉及的干系人十分广泛，各方都有自己的动机和目的。常见的沟通障碍包括因职责职位不同而形成的角色障碍、因思想观点价值观念不同而形成的个性障碍、因组织机构不同而形成的渠道障碍等。现代社会沟通方式多元，沟通类型也复杂多样，在数字档案建设项目中，档案相关人员除了要掌握沟通技巧外，还要考虑沟通方向与模式，如面对领导可多采取正式沟通方法，而平级或与承建单位沟通可考虑采用非正式沟通更高效。
四是文档和配置管理。若数字档案建设项目偏重面向结果而忽略文档和配置管理，将对后期的运维工作造成困扰。经过评审的重要项目文档本身就是档案，因此要在项目执行全生命周期注重文档的规范流转、签批与归档。基层档案管理部门对数字档案项目实施过程产生的计划、需求分析说明书、项目设计、验收文件等重要文档要列入配置项，建立基线并严管版本与变更控制，必要时还应进行配置审计。
（三）做实做优数字档案建设项目收尾与运维工作
数字档案建设项目经过试运行后就进入收尾阶段，此时基层档案管理部门既要做好项目收尾工作，也要做好产品收尾工作。伴随建设成果的最终交付，项目也随即完成了转移，基层档案管理部门要避免项目“虎头蛇尾”，认真做好数字档案建设项目总结，对项目涉及的技术、成本、进度、人员、知识、文档等工作内容进行总结与评估。
进入运维阶段后，基层档案管理部门要统筹做好运维规划设计，可以就关键指標设计服务，列举需要重点维护的清单，如档案接收、扫描、校核、打印、格式转换、过滤、数据备份、档案室管理、编研查询等，并对其方法进行描述；设计好服务方案，使人员、资源、技术、过程等要素与工作模式和要求相匹配；要保障系统正常运行，确保连续性、可用性和能力等方面可持续，让数字档案系统更好地服务档案工作。
三、结语
综上，本文基于项目管理技术开展数字档案建设探究，使项目实施过程更为科学，并且对需求分析、进度、质量、风险等在内的项目管理要素进行合理管控，以有效改进项目建设效能。数字档案建设是新时代档案工作的重要课题，是基层档案管理人员提高管理效能的重要手段，也是发挥档案价值的重要载体。档案机构要坚持守正创新，抓住“新基建”的风口，积极推进数字档案建设。
注释及参考文献：
[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].（2016- 04- 07）[2021- 02- 16].http：// www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/ 4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.
[2]国家档案局. 2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要[EB/OL].（2020-09-04）[2021-02-19]. https ： // www. saac. gov. cn / daj / zhdt / 202009 / 23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.
[3]曲强，等.区块链：构建韧性数字档案馆的新基建[J].中国档案，2021（1）：37-39.
[4]马悦先.区块链赋能政务服务研究[J].秘书之友，2020（7）：8-11.
[5][6]陆国强.推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐[J].中国档案，2021（1）：19-25.
[7]新华网.新修订的档案法明年1月1日起施行[EB/OL].（2020-06-20）[2021-02-20].http：//www.xi？ nhuanet.com/legal/2020-06/20/c_1126139840.htm.
作者单位：北京市朝阳区招生考试中心
